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什么是内容管理?

以问号为重点的信息技术项目图示

概述

内容管理是对网站或企业业务内容进行组合、组织、交付、检索和管理的实践。如果没有内容管理流程,数字内容生命周期(创建、分发、存储、废弃)就会失控,导致内容无序、无法访问和混乱。

企业每天都会产生大量数据。如今,很少有企业能够应对企业数据在数量、速度和种类上的指数级增长。而有能力对数据进行管理和说明,并使整个组织都能访问由此产生的记录的组织则更少。虽然信息治理在政府实体中是一种成熟的做法,但私营部门组织历来没有投资企业内容管理(ECM)系统的冲动。随着生成式人工智能的兴起、对个性化用户体验的需求以及其他因素的影响,企业内容管理正在成为一种需求,而不仅仅是 "有就好"。

在本内容管理概述中,您将了解内容管理的各个方面及其在构建网络和企业内容及业务数据方面不可或缺的作用。

内容管理

内容管理的重要性

内容管理使您能够控制数字信息的创建、出版和分发。换句话说,它可以帮助你组织你的想法和创意,以便他人可以找到并使用你的内容。

如果没有内容管理,互联网就会成为一个没有韵律和理由的信息大杂烩。同样,如果您的企业与当今大多数企业一样,也会在多个系统和信息库中存储数据--过去二十年来,随着信息技术的飞速发展,这种方法已成为一种常态。

遗憾的是,随着数据量的不断增加,您将面临巨大的业务风险和效率损失,因为您根本无法控制筒仓式存储库中的所有信息。寻找未得到适当管理的特定文档会浪费时间,而且您可能并不完全了解您实际拥有的其他信息。有了内容管理解决方案,您就可以将所有信息归入一个有序的系统,方便访问和浏览。

内容管理通常分为八个步骤:

  1. 计划:决定要创建什么样的内容以及在哪里发布。
  2. 创造:开发创意,并将这些创意转化为内容,如视频和博客文章。
  3. 存储:一旦有了内容,就需要将其存储起来,以便他人访问。企业通常将内容存储在网站、存储库或博客上。
  4. 建立工作流程: 创建符合组织政策并保持质量一致性的内容。
  5. 编辑:编辑是创建可供用户和搜索引擎爬虫浏览的内容的最关键阶段之一。
  6. 发布:向用户(包括网站访客或使用企业内部网的员工)提供内容。
  7. 治理和控制: 降低风险并保护信息,在整个内容生命周期内保持合规性和安全性
  8. 归档或删除: 当内容不再相关时,将其删除或存档。

内容管理有哪些好处?

内容管理为企业带来的好处包括

  • 提高效率:内容管理可帮助企业实现内容发布和编辑流程的自动化和组织化。从而提高效率和生产力。
  • 改善客户服务:通过内容管理,企业可以创建自助服务门户,客户无需联系客户服务部门就能找到问题的答案。
  • 降低运营成本:利用内容管理策略实现任务自动化可帮助企业节省人力成本。
  • 提高在线知名度:简化内容管理流程更容易提高搜索引擎排名,使网站更有可能接触到潜在客户。 

内容管理对个人的好处包括

  • 便捷的信息:有了内容管理,个人无需在杂乱无章的数据中搜索,就能找到所需的信息。
  • 更强的内容控制:个人可以使用内容管理来决定谁可以访问他们的内容以及如何使用这些内容。
  • 简单传播:内容管理可让个人通过社交媒体、电子邮件和其他渠道轻松分享内容。

什么是内容管理策略?

由于管理在线和企业业务内容是一个深入的过程,企业必须制定控制数字内容的策略。遵循这些战略对于确保任何内容管理框架的成功都至关重要:

  • 绘制优先事项地图: 必须了解什么对贵组织最重要,然后根据这些优先事项调整内容管理策略。您是想教育用户,还是想让他们了解贵组织的产品或服务?
  • 确定目标受众:确定内容的相关受众对于确保准确传播和参与度至关重要。您可以通过市场调研、关键词研究和社交媒体平台上的情感分析来确定目标受众。
  • 确定内容渠道: 确定哪些内容渠道对受众至关重要。无论是通过电子邮件还是社交媒体,找到相关的内容渠道有助于创建适当的内容管理框架。
  • 建立内容创建流程: 这应包括创建内容的所有阶段,从构思到发布。
  • 利用正确的技术: 需要网站开发平台、分析工具和其他资产管理工具来协助网站内容的创建、组织、传播和性能分析。

什么是内容管理框架?

内容管理框架是一个支持数字内容创建、管理和交付的平台。它包括在整个生命周期内管理数字内容所需的流程、政策、人员和技术。

数字内容管理框架主要有五种类型:

  1. 企业内容管理系统(ECM):企业内容管理系统是一个存储、管理和提供企业级内容的平台。这包括文档、图像、视频和其他形式的内容,这些内容对一个组织都很重要。企业内容管理平台应与重要的企业应用程序和系统(如企业资源规划、客户关系管理、人力资本管理和供应链管理解决方案)无缝集成,以加快业务流程并利用其生成的数据。企业内容管理包括可快速部署的云内容管理,使企业能够在云中存储、管理和协作数字内容。
  2. Digital Asset Management 系统 (DAM):DAM 是一种 CMS,用于存储和管理数字资产,如图像、视频和音频文件。它可以帮助企业跟踪其数字内容,并确保其有序和可访问性。
  3. 社交媒体内容管理:该框架涉及在 Facebook 和 X(前 Twitter)等社交媒体平台上规划和发布内容。社交媒体内容管理的目标是帮助创建一个目标明确的强大社交媒体营销战略。
  4. 移动内容管理(MCM):移动内容管理平台可在智能手机、平板电脑和其他智能设备上提供信息。
  5. 网站内容管理系统(CMS): 网站内容管理系统(CMS)是一个帮助您创建和管理网站的平台。它提供了一种存储网站文件、跟踪对这些文件所做更改以及将更改发布到实时网站的方法。

结构化内容与非结构化内容

内容可以是结构化的,也可以是非结构化的。结构化内容格式化程度高,计算机可以轻松读取。它包括数据库、电子表格和存储在关系数据库中的 XML 文件。非结构化内容没有特定的预定义格式,计算机更难阅读。它包括存储在数据湖中的文本文档、图像和视频。

大多数内容管理工具既能处理结构化内容,也能处理非结构化内容。不过,有些系统更适合处理其中一种类型的内容。例如,DAM 系统更适合处理图片和视频等非结构化内容。另一方面,内容管理系统更适合管理结构化内容。

所有组织都有不同的需求和优先事项,因此,选择适当的结构取决于个人喜好。


内容管理示例

企业使用内容管理策略的目的多种多样。例如,公司可以利用内容管理来:

  • Share 内部信息:企业使用内容管理策略,通过公司内联网在内部共享信息,如文档、图片和视频。
  • 发布网站:您可以使用内容管理来存储网站文件,跟踪对这些文件所做的更改,并将更改发布到实时网站上。
  • 创建网上商店:公司可以使用内容管理来创建在线商店,管理产品信息,如描述、定价和可用性。
  • 开发移动应用程序:企业可以使用内容管理来开发移动应用程序,管理应用程序的内容,如文本、图片和视频。

什么是人工智能内容管理?

人工智能内容管理使用生成式人工智能和大型语言模型(LLM)来自动化、优化和增强数字内容的创建、组织和分发。它利用机器学习算法、自然语言处理和其他技术来简化工作流程、提高内容质量,并跨平台提供更高效、更个性化的用户体验。

以下是人工智能内容管理为企业带来益处的几种方式:

内容组织
  • 自动标记、分类和索引内容
  • 提高内容管理系统(CMS)的可查找性
  • 识别内容片段之间的关系,以获得更好的洞察力
分析与洞察
  • 确定趋势主题和情感分析
  • 提供可操作的见解,支持业务决策
  • 汇总或翻译文件
工作流程自动化
  • 与 CRM、ERP 或 HCM 等其他工具集成
  • 创建工作流程或代表用户行事
  • 作为业务流程的一部分,启动任务通知等响应
安全与合规
  • 识别内容中的敏感信息
  • 确保遵守 GDPR 等法规
  • 自动管理访问权限和版本控制
  • 主动标记潜在风险
创建内容
  • 根据请求生成内容或文件
  • 协助撰写电子邮件、提案和社交媒体帖子等内容
  • 核实文本并提出修正建议,以改善可读性或抄袭等问题
内容策划
  • 聚合各种来源的相关内容
  • 根据质量和相关性对内容进行过滤和排序
  • 为用户创建个性化内容馈送

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内容管理对于在正确的时间向正确的用户提供信息至关重要。使用企业内容管理系统是快速跟踪这一过程的理想选择。

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