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¿Qué es el cobro de pedidos (O2C)?

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Ilustración de elementos informáticos centrados en un signo de interrogación

Descripción general

Order to cash (también conocido como O2C u OTC) se refiere al proceso de negocio de principio a fin que comienza cuando un cliente realiza un pedido y termina cuando una empresa recibe el pago por ese pedido. Es una parte fundamental de la cadena de suministro y de las operaciones financieras de la mayoría de las empresas.

En una cadena de suministro digital, especialmente con plataformas como OpenText™ Business Network, muchos de estos pasos se automatizan e integran entre socios comerciales mediante tecnologías de integración B2B (como EDI, API y portales de autoservicio), lo que mejora la velocidad, la precisión y la visibilidad.

Pedido al cobro

¿Qué es el pedido al cobro?

El paso del pedido al cobro es el proceso empresarial integral que comienza cuando un cliente realiza un pedido y concluye cuando una empresa recibe el pago. Abarca todo, desde la gestión y el cumplimiento de pedidos hasta la facturación y los cobros. Dentro de una cadena de suministro, O2C es un flujo de trabajo crítico que conecta la demanda del cliente con la entrega del producto y la conciliación financiera.

Para las organizaciones B2B, especialmente las que operan en cadenas de suministro complejas, el proceso O2C es esencial para mantener la satisfacción del cliente, optimizar el flujo de caja y garantizar la eficiencia operativa.

¿Por qué es importante el orden de caja?

El paso de pedido a caja es algo más que una transacción financiera: es un proceso estratégico que afecta a la experiencia del cliente, al reconocimiento de ingresos y a la agilidad de la cadena de suministro. Un ciclo O2C racionalizado ayuda a las empresas:

  • Acelere la realización de ingresos reduciendo los retrasos en la tramitación de pedidos y el cobro de pagos.
  • Mejorar la satisfacción de los clientes mediante el cumplimiento preciso de los pedidos y la facturación puntual.
  • Aumente la eficacia operativa automatizando las tareas manuales y reduciendo los errores.
  • Obtenga visibilidad del estado de los pedidos, los niveles de inventario y los ciclos de pago.
  • Reforzar el cumplimiento de la normativa fiscal, las normas de facturación y los requisitos de auditoría.

¿Cuál es la diferencia entre "order to cash" y "procure to pay" (P2P)?

El cobro de pedidos y el pago de compras son dos procesos empresariales distintos que sirven a lados opuestos de una transacción. O2C es un flujo de trabajo orientado al cliente que comienza cuando éste realiza un pedido y finaliza cuando la empresa recibe el pago. Incluye pasos como la gestión de pedidos, comprobaciones de crédito, cumplimiento, facturación y cobros. Este proceso es esencial para generar ingresos, mantener la satisfacción del cliente y garantizar un flujo de caja saludable.

Por otro lado, P2P es un proceso de cara al proveedor que comienza cuando una empresa identifica una necesidad e inicia un pedido de compra y concluye cuando se paga al proveedor. Implica la selección de proveedores, la realización de pedidos, la recepción de mercancías, la tramitación de facturas y la ejecución de pagos. El P2P es fundamental para gestionar los costes, mantener las relaciones con los proveedores y garantizar la eficiencia operativa.

O2C consiste en vender y cobrar, mientras que P2P consiste en comprar y pagar. Ambos son vitales para la salud financiera y de la cadena de suministro de una empresa, pero operan en extremos opuestos del espectro de transacciones.

¿Cuáles son los pasos del proceso "order to cash"?

El ciclo del pedido al cobro es la columna vertebral de las operaciones de ingresos. Abarca desde el momento en que un cliente hace un pedido hasta que se cobra y se concilia el pago. Si se hace bien, la O2C garantiza un flujo de caja saludable, relaciones más sólidas con los clientes y eficiencia operativa. Si se hace mal, se producen errores, retrasos y se pierden oportunidades de ingresos.

El proceso suele incluir estas etapas clave:

  1. Gestión de pedidos
    • El cliente realiza un pedido (a través de EDI, portal, correo electrónico, etc.)
    • El pedido se captura y valida (disponibilidad del producto, precio, condiciones)
  2. Gestión del crédito
    • Se realiza una verificación de crédito para garantizar que el cliente puede pagar
    • Se fijan o verifican los límites de crédito
  3. Cumplimiento de pedidos
    • Los productos se recogen, embalan y envían
    • Seguimiento de las entregas y coordinación logística
  4. Envíos y logística
    • Gestión del transporte y la entrega, como la selección del transportista, la ejecución del envío y la confirmación de la entrega.
    • Documentación como conocimientos de embarque y formularios aduaneros (si procede)
  5. Facturación
    • Se genera la factura y se envía al cliente
    • Puede incluir facturación EDI o formatos de facturación electrónica
  6. Cuentas por cobrar
    • Se recibe y registra el pago
    • Conciliación de pagos con facturas
  7. Cobros y resolución de litigios
    • Seguimiento de los pagos atrasados
    • Resolver disputas o discrepancias en la facturación o la entrega
  8. Informes y análisis
    • Métricas de rendimiento (por ejemplo, días de ventas pendientes)
    • Información sobre el comportamiento de los clientes, el flujo de caja y la eficacia de los procesos

Etapas del proceso order to cash (o2c)

¿Cuál es un ejemplo de O2C?

En el sector minorista, un ejemplo habitual del proceso "del pedido al cobro" comienza cuando un gran minorista realiza un pedido de compra a un proveedor. El pedido se transmite electrónicamente, se valida con las existencias disponibles y los precios acordados y, a continuación, se libera para su cumplimiento.

El proveedor prepara, empaqueta y envía la mercancía, mientras que el minorista recibe actualizaciones en tiempo real sobre el estado de la entrega. Una vez confirmado el envío, el proveedor emite una factura electrónica que cumple la normativa fiscal regional.

El minorista tramita el pago, que se coteja automáticamente con la factura, y ambas partes obtienen visibilidad de la transacción desde la creación del pedido hasta el cobro en efectivo.

Este ciclo continuo reduce el trabajo manual, acelera los pagos y ayuda a minoristas y proveedores a mantener relaciones comerciales sólidas y eficaces.

¿Cuáles son los retos de la O2C?

Muchas organizaciones se enfrentan a retos a la hora de gestionar el proceso O2C, entre ellos:

  • Introducción manual de datos y sistemas desconectados que ralentizan el procesamiento de pedidos.
  • Facturas inexactas o retrasadas que dan lugar a litigios sobre los pagos.
  • Visibilidad limitada del estado de los pedidos y de los plazos de pago.
  • Riesgos de cumplimiento debido a la evolución de la normativa fiscal y de facturación electrónica.
  • Elevados días de ventas pendientes (DSO) que afectan al flujo de caja.

Para hacer frente a estos retos suele ser necesario digitalizar y automatizar la cadena de suministro. Las soluciones modernas de gestión de cobros agilizan los flujos de datos entre sistemas, reducen los errores con la facturación electrónica, ofrecen visibilidad en tiempo real de los pedidos y los pagos, y garantizan el cumplimiento de las obligaciones fiscales internacionales.

Al sustituir los procesos manuales y fragmentados por herramientas digitales integradas, las empresas pueden acelerar el cobro en efectivo, mejorar la satisfacción del cliente y reforzar el rendimiento financiero.

¿Qué es OpenText O2C y cómo ayuda a la integración de los clientes?

Las soluciones order to cash de OpenText automatizan y optimizan la cadena de suministro de cara al cliente, desde la gestión de pedidos hasta la facturación y los cobros. Estas soluciones facilitan la integración de los clientes:

  • Procesamiento fluido de los pedidos mediante captura y validación electrónicas.
  • Facilitar la comunicación en tiempo real con los clientes a través de canales digitales.
  • Aceleración de los ciclos de facturación y pago con facturación automatizada y facturación electrónica.
  • Aumentar la satisfacción de los clientes mediante el cumplimiento preciso y puntual de los pedidos y la asistencia.
  • Proporcionar análisis y perspectivas para mejorar la previsión y el servicio al cliente.

Al integrar a los clientes en la cadena de suministro digital, las empresas pueden mejorar el flujo de caja, reducir los errores y establecer relaciones más sólidas con los clientes.

¿Qué soluciones ofrece OpenText para ayudar con O2C?

OpenText ofrece un conjunto de soluciones dentro de OpenText™ Business Network Cloud que ayudan a las organizaciones a digitalizar, automatizar y optimizar el proceso de pedido a caja:

OpenText Business Network Cloud

Conecta a los socios comerciales mediante una integración B2B segura y escalable, lo que permite un intercambio fluido de pedidos, facturas y documentos de envío. Admite múltiples formatos y protocolos, incluidos EDI y API, para garantizar la interoperabilidad en todas las cadenas de suministro mundiales.

Integración OpenText B2B

Automatiza el intercambio de documentos O2C, como pedidos de compra, confirmaciones de pedido, notificaciones previas de envío (ASN) y facturas. Reduce la intervención manual, mejora la precisión de los datos y acelera los ciclos de las transacciones.

Facturación electrónica OpenText

Garantiza el cumplimiento de los mandatos globales de facturación electrónica y la normativa fiscal. Permite la creación, validación y presentación de facturas electrónicas en todas las jurisdicciones, lo que ayuda a las empresas a evitar sanciones y agilizar las cuentas por cobrar.

Juntas, estas soluciones ayudan a las empresas:

  • Reduzca los cobros pendientes y mejore la tesorería.
  • Mejore la experiencia del cliente gracias a una ejecución de pedidos más rápida y precisa.
  • Garantizar el cumplimiento de las normas globales de facturación.
  • Obtenga visibilidad en tiempo real de las métricas de rendimiento de O2C.

¿Cómo podemos ayudar?

Notas al pie