¿Qué es la facturación electrónica?

¿Qué papel desempeñan las facturas en las transacciones comerciales?

Las facturas son documentos jurídicamente vinculantes que constituyen la base de las transacciones comerciales y el mantenimiento de registros financieros. Desempeñan un papel crucial en la contabilidad, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y las pistas de auditoría. En muchas jurisdicciones, las facturas deben cumplir requisitos específicos para ser consideradas válidas a efectos fiscales, entre ellos contener información obligatoria como el número de registro fiscal, la descripción de los artículos y los tipos impositivos aplicables.

Perspectivas de la administración fiscal
Las autoridades fiscales consideran cada vez más la facturación electrónica (e-factura) como una poderosa herramienta para reducir la evasión fiscal y mejorar la eficacia de la recaudación. En consecuencia, cada vez son más las autoridades fiscales que están abandonando las tradicionales facturas manuales en papel y PDF y exigiendo el uso de la facturación electrónica totalmente automatizada. La mayoría de los países latinoamericanos cuentan desde hace tiempo con sistemas obligatorios de facturación electrónica, y casi la mitad de los Estados miembros de la Unión Europea (UE) han implantado la facturación electrónica obligatoria o han anunciado un calendario claro para hacerlo, con un mandato para toda la UE fijado para 2032. Muchas otras regiones siguen su ejemplo.

La facturación electrónica permite una visibilidad en tiempo real o casi real de las transacciones comerciales, lo que permite a las autoridades fiscales:

Automatizar la validación y verificación de facturas
Las administraciones tributarias pueden cotejar automáticamente los datos de las facturas con las declaraciones fiscales declaradas, identificando discrepancias y posibles fraudes de forma más eficaz que con los procesos tradicionales basados en papel.

Mejorar sus capacidades de auditoría
Los datos digitales de las facturas permiten un análisis y una evaluación de riesgos más sofisticados, lo que permite a las autoridades fiscales orientar mejor sus recursos de auditoría y mejorar el control del cumplimiento.

¿Cuáles son los fundamentos de la facturación electrónica?

La facturación electrónica cambia radicalmente la forma en que las empresas gestionan sus procesos de facturación al digitalizar todo el ciclo de vida de las facturas. A diferencia de las facturas tradicionales en papel o PDF, la verdadera facturación electrónica implica la generación, transmisión y procesamiento de los datos de las facturas en un formato electrónico estructurado que permite el procesamiento automatizado y la integración directa con los sistemas contables. Esta automatización reduce significativamente la intervención manual, incluida la impresión y el envío de facturas, minimizando los errores y acelerando los ciclos de pago.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es más que una simple versión digital de una factura en papel. Representa un archivo de datos estructurado que contiene toda la información de la factura en un formato estandarizado, lo que permite el procesamiento automatizado y la integración con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). La estructura de los datos sigue normas específicas, como Peppol BIS, Factur-X, o formatos específicos de cada país, lo que garantiza la interoperabilidad entre distintos sistemas y el cumplimiento de los requisitos normativos.

¿Qué no se considera factura electrónica?

Para aclarar conceptos erróneos comunes, varios tipos de documentos digitales no se consideran verdaderas facturas electrónicas:

Envío de facturas en PDF por correo electrónico
Aunque se trata de una práctica habitual, los documentos PDF enviados por correo electrónico no pueden considerarse verdaderas facturas electrónicas porque carecen de datos estructurados que permitan un tratamiento automatizado. Estos documentos siguen requiriendo manipulación manual e introducción de datos.

Facturas en papel escaneadas
Las imágenes digitales de facturas en papel, aunque se almacenen electrónicamente, no constituyen facturas electrónicas, ya que carecen del formato de datos estructurados necesario para el tratamiento automatizado y la validación del cumplimiento.

¿Cuáles son las ventajas de implantar una solución de facturación electrónica?

La facturación electrónica ofrece numerosas ventajas que van más allá de la simple digitalización. Las organizaciones que implantan la facturación electrónica suelen experimentar un ahorro de costes del 60-80% en comparación con los procesos basados en papel. Este ahorro se debe a la reducción del procesamiento manual, la disminución de los costes de impresión y envío, la reducción de los costes de almacenamiento relacionados con las políticas de conservación de datos y el menor número de errores que requieren corrección. Además, la facturación electrónica mejora drásticamente la visibilidad del flujo de caja y la gestión del capital circulante, lo que permite mejorar la planificación financiera y la toma de decisiones.

¿Cómo han evolucionado los modelos de facturación?

El paso de la facturación en papel a los modernos sistemas de facturación electrónica abarca varias décadas. Los primeros esfuerzos de digitalización comenzaron con documentos PDF básicos enviados por correo electrónico, pero ofrecían capacidades de automatización limitadas. La facturación electrónica moderna incluye plataformas sofisticadas que permiten el procesamiento de transacciones en tiempo real, controles de conformidad automatizados y una integración perfecta con los sistemas empresariales en todas las cadenas de suministro mundiales.

¿Qué tipos de sistemas de facturación electrónica se utilizan hoy en día?

Los sistemas de facturación electrónica varían considerablemente en función de las necesidades de las empresas, los requisitos normativos y las capacidades tecnológicas. Estos sistemas pueden clasificarse en varios tipos principales:

Sistemas de integración directa, que permiten la comunicación directa entre los sistemas del proveedor y el comprador mediante protocolos y normas establecidos. Este enfoque suele requerir una importante infraestructura técnica, pero ofrece el máximo nivel de automatización y eficiencia para las grandes organizaciones que manejan grandes volúmenes de facturas.

Plataformas basadas en la nube, que ofrecen funciones de facturación electrónica accesibles sin necesidad de una gran infraestructura interna. Estas plataformas suelen incluir funciones adicionales como gestión de documentos, automatización de flujos de trabajo y control del cumplimiento de la normativa, lo que las hace especialmente adecuadas para pequeñas y medianas empresas.

Los sistemas híbridos, que combinan elementos de integración directa y soluciones basadas en la nube, ofrecen flexibilidad para adaptarse a las distintas capacidades y requisitos de los socios comerciales. Estos sistemas pueden gestionar múltiples formatos de factura y métodos de transmisión, manteniendo al mismo tiempo el control y la visibilidad centralizados.

¿Qué formatos y normas de facturación electrónica se utilizan habitualmente?

Comprender los distintos formatos y normas de facturación electrónica es crucial para el éxito de la implantación:

Formatos estructurados
Los formatos basados en XML, como UBL (Universal Business Language) y CII (Cross-Industry Invoice), permiten el tratamiento automatizado y la validación de la conformidad. Estos formatos contienen campos de datos estructurados que los sistemas pueden interpretar y procesar automáticamente.

Formatos híbridos
Formatos como ZUGFeRD y Factur-X combinan documentos PDF legibles por humanos con datos XML incrustados, lo que ofrece flexibilidad al tiempo que mantiene la capacidad de automatización.

Normas específicas del sector
Algunos sectores mantienen sus propias normas de facturación electrónica para responder a las necesidades específicas del sector, como EDIFACT en el comercio minorista y la automoción.

Controles continuos de las transacciones (CTC)
Los CTC representan un cambio significativo en la forma en que las autoridades fiscales controlan y regulan las transacciones comerciales. Estos sistemas exigen la comunicación en tiempo real o casi real de los datos de las facturas a las autoridades fiscales, lo que permite mejorar la recaudación de impuestos y reducir el fraude. Los países que aplican modelos de CTC suelen exigir a las empresas que validen las facturas a través de plataformas gubernamentales antes de considerarlas legalmente válidas.

El IVA en la era digital (ViDA)
La iniciativa ViDA de la Unión Europea representa un enfoque global para modernizar los sistemas de IVA mediante la transformación digital. Este marco pretende normalizar los requisitos de información electrónica en todos los Estados miembros de la UE, mejorar la eficiencia de la recaudación de impuestos y reducir la brecha del IVA mediante la mejora de las capacidades digitales.

¿Cuáles son las mejores prácticas para la implantación de la facturación electrónica?

El éxito de la implantación de la facturación electrónica requiere una planificación cuidadosa y la consideración de varios factores clave:

Enfoque estratégico
Las organizaciones deben desarrollar una estrategia global que tenga en cuenta los procesos actuales, las capacidades técnicas y los futuros requisitos de escalabilidad. Esta estrategia debe alinearse con iniciativas de transformación digital más amplias y tener en cuenta las necesidades de todas las partes interesadas.

Compromiso de los socios
La colaboración con los socios comerciales en las primeras fases del proceso de implantación ayuda a garantizar una adopción sin problemas y la máxima obtención de beneficios. Esto incluye establecer canales de comunicación claros y proporcionar el apoyo necesario durante el periodo de transición.

Selección de tecnología
La elección de la solución de facturación electrónica adecuada requiere una evaluación cuidadosa de varios factores, como los requisitos técnicos, las capacidades de cumplimiento y el coste total de propiedad. A la hora de seleccionar una solución, las organizaciones deben tener en cuenta tanto las necesidades inmediatas como los requisitos futuros de escalabilidad.

¿Qué es la facturación electrónica B2B, B2C y B2G?

Diferentes relaciones comerciales requieren diferentes enfoques de la facturación electrónica:

Empresa a empresa (B2B)
La facturación electrónica B2B suele implicar complejos requisitos de integración y debe adaptarse a diversas normas y formatos en función de los requisitos sectoriales y geográficos. Estos sistemas suelen incluir funciones de cotejo de pedidos de compra, verificación de entrada de mercancías y conciliación de pagos.

Empresa a consumidor (B2C)
La facturación electrónica B2C se centra en la entrega de facturas a consumidores individuales, a menudo a través de portales de consumidores o sistemas de entrega por correo electrónico. Estas soluciones suelen hacer hincapié en las interfaces fáciles de usar y la accesibilidad móvil.

Empresa-gobierno (B2G)
Los requisitos gubernamentales en materia de facturación electrónica suelen imponer formatos y métodos de transmisión específicos. Muchos países exigen a los proveedores que presenten las facturas a través de plataformas o redes designadas, con estrictos requisitos de validación y cumplimiento.

¿Cuáles son algunos de los retos habituales de la implantación de la facturación electrónica?

Las organizaciones que se plantean implantar la facturación electrónica deben abordar varias áreas clave:

Requisitos técnicos de infraestructura
El éxito de la implantación requiere una infraestructura técnica adecuada, que incluya canales de comunicación seguros, sistemas de almacenamiento de datos y capacidad de integración con los sistemas empresariales existentes.

Gestión del cambio
Las organizaciones deben desarrollar estrategias integrales de gestión del cambio para garantizar el éxito de la adopción, incluyendo programas de formación, documentación y procesos de apoyo tanto para los usuarios internos como para los socios comerciales.

Análisis coste-beneficio
Un análisis exhaustivo debe tener en cuenta tanto los costes directos (software, implantación, mantenimiento) como los beneficios indirectos (eficiencia de los procesos, mejora de la tesorería, reducción de errores) para justificar la inversión en soluciones de facturación electrónica.

¿Cómo puede ayudar OpenText con la facturación electrónica?

OpenText es un líder mundial en soluciones de facturación electrónica, que ofrece capacidades integrales de redes empresariales que conectan a las organizaciones con sus socios comerciales en todo el mundo. La solución de facturación electrónica Trading Grid de OpenText combina tecnología avanzada con una profunda experiencia en el sector para ofrecer soluciones integrales de facturación electrónica que responden a las complejas necesidades de las empresas modernas, y procesa de forma segura y conforme más de 26.000 millones de transacciones al año. solución basada en la nube.

Capacidad de integración
La plataforma OpenText Trading Grid , una plataforma unificada de gestión e integración de socios comerciales B2B que permite a las organizaciones conectarse una sola vez a la red de OpenText de más de 1 millón de empresas preconectadas, ofrece opciones de integración flexibles que se adaptan a diversos entornos técnicos y requisitos empresariales:

• Integraciones ERP nativas con los principales sistemas, como SAP, Oracle y Microsoft Dynamics, que permiten un intercambio de datos y una automatización de procesos sin fisuras. Estos conectores preconstruidos reducen considerablemente el tiempo y la complejidad de la implantación.
• Compatibilidad con múltiples formatos de datos y estándares, incluidos EDIFACT, X12, XML y JSON, lo que permite a las organizaciones mantener los formatos de documentos existentes y, al mismo tiempo, permite a los socios comerciales recibir las facturas en su formato preferido mediante servicios de traducción automática.

Gestión global del cumplimientoTrading
Grid e-Invoicing de OpenText garantiza el cumplimiento continuo mediante la supervisión en tiempo real y la actualización de los requisitos normativos en más de 50 países. La plataforma gestiona varios modelos de cumplimiento, incluidos los enfoques de autorización, posauditoría e híbridos, y admite transacciones entre empresas (B2B) y entre empresas y administraciones públicas (B2G):

• Gestión y archivo de firmas digitales que cumple los requisitos específicos de cada país en materia de firmas electrónicas y almacenamiento a largo plazo. Esto incluye la compatibilidad con firmas electrónicas reconocidas en la Unión Europea y otras regiones en las que se aplican requisitos específicos de certificación digital.
• Integración con las autoridades fiscales y funciones de información en tiempo real que permiten la comunicación directa con plataformas gubernamentales como PEPPOL en Europa, Carta Porte en México y otros sistemas nacionales. Estas integraciones garantizan que las facturas cumplan todos los requisitos de validación antes de su presentación.

Optimización de la cadena de suministro
Trading Grid e-Invoicing de OpenText va más allá del procesamiento básico de facturas para ofrecer funciones completas de gestión de la cadena de suministro:

• Herramientas avanzadas de análisis e informes que proporcionan visibilidad en tiempo real del estado de las facturas, las tendencias de pago y las métricas de cumplimiento. Esta información ayuda a las empresas a identificar cuellos de botella, optimizar las condiciones de pago y mejorar la gestión del capital circulante.
• Funciones de incorporación y gestión de proveedores que agilizan el proceso de conexión con nuevos socios comerciales y el mantenimiento de las relaciones existentes. La plataforma incluye herramientas de autoservicio y opciones de servicios gestionados para acelerar la adopción por parte de los proveedores.

Soluciones específicas para cada sector
OpenText Trading Grid e-Invoicing ofrece soluciones especializadas de facturación electrónica adaptadas a los requisitos específicos del sector, por ejemplo:

• Fabricación / Automoción que da soporte a requisitos complejos de la cadena de suministro, incluido el soporte para recibos de evaluación, autofacturación y procesos de inventario en consignación.
• Comercio minorista y bienes de consumo que gestionan el procesamiento de transacciones de gran volumen, acuerdos promocionales y escenarios de precios complejos.

El sector sanitario y farmacéutico debe garantizar el cumplimiento de las normativas específicas del sector y admitir tipos de documentos especializados, como la tramitación de reembolsos y devoluciones de cargo.

¿Cuáles son las normativas gubernamentales sobre facturación electrónica y los requisitos de cumplimiento?

El panorama normativo de la facturación electrónica sigue evolucionando rápidamente a medida que los gobiernos de todo el mundo ponen en marcha iniciativas de transformación digital. Muchas jurisdicciones exigen actualmente la facturación electrónica para las transacciones entre empresas y administraciones públicas, y algunas amplían los requisitos a las transacciones entre empresas. Comprender y mantener el cumplimiento de estas normativas es crucial para las empresas que operan en múltiples regiones.

OpenText puede ayudar a su organización a implantar la facturación electrónica conforme a la normativa antes de la fecha de entrada en vigor en su país. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información.

Normativa y requisitos básicos de la facturación electrónica mundial
Directiva 2014/55/UE de la Unión Europea

• Obliga a todas las entidades del sector público a recibir y tramitar facturas electrónicas
• Exige el cumplimiento de la norma europea EN 16931
• Especifica los requisitos del modelo semántico de datos para los elementos básicos de las facturas electrónicas

Directiva 2006/112/CE sobre el IVA (con las modificaciones de 2010/45/UE)

• Igualdad de trato entre facturas en papel y electrónicas
• Exige que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad.
• Permite controles empresariales o soluciones tecnológicas (por ejemplo, EDI, QES) para el cumplimiento de la normativa

Latinoamérica
Brasil (Sistema NF-e)

• Facturación electrónica B2B obligatoria a través del sistema de Nota Fiscal Eletrônica
• Modelo de autorización en tiempo real que requiere la autorización del gobierno antes de la emisión de la factura
• Requisitos de firma digital y formato XML normalizado
• Requisitos separados para los distintos tipos de transacciones (NF-e, NFS-e, CT-e)

México (CFDI)

• Uso obligatorio del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
• Validación en tiempo real a través de proveedores de certificación autorizados (PAC)
• Requisitos específicos para los distintos tipos de documentos (ingresos, nóminas, pagos)
• Formato XML con firmas digitales y números de folio asignados por el Gobierno

Asia-Pacific
Singapur

• Red de facturación electrónica basada en Peppol (InvoiceNow)
• Adopción voluntaria, pero con fuertes incentivos públicos
• Cumplimiento de la norma Peppol BIS Billing 3.0
• Requisito de identificación empresarial única a través de UEN

India

• Facturación electrónica obligatoria para las empresas que superen determinados umbrales de facturación
• Validación en tiempo real del Portal de Registro de Facturas (IRP)
• Generación del número de referencia de la factura (IRN) y del código QR
• Integración con los requisitos de cumplimiento del impuesto sobre bienes y servicios

Requisitos básicos de conformidad
Normas técnicas

1. Document formats
• XML (más común)
• PDF/A-3 (para archivado a largo plazo)
• UBL 2.1/2.2
• Formatos específicos de cada país
2. Firmas digitales
• Firmas electrónicas reconocidas (FER)
• Firmas electrónicas avanzadas (AES)
• Certificados digitales de proveedores autorizados

Requisitos del proceso

1. Archivo
• Periodos mínimos de conservación (normalmente de 5 a 10 años)
• Legibilidad garantizada durante todo el periodo de conservación
• Almacenamiento seguro con controles de acceso
• Mantenimiento de registros de auditoría
2. Autenticación e integridad
• Controles empresariales que garantizan una pista de auditoría fiable
• Sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI)
• Procesos de verificación de firmas digitales
• Documentación de la cadena de custodia

Seguridad de los datos

1. Medidas de protección
• Cifrado durante la transmisión y el almacenamiento
• Mecanismos de control de acceso
• Auditorías de seguridad periódicas
• Procedimientos de respuesta a incidentes
2. Protección de datos
• Cumplimiento del GDPR para transacciones relacionadas con la UE
• Medidas de protección de datos personales
• Principios de minimización de datos
• Controles de transferencia transfronteriza de datos

¿Cuáles son las nuevas tendencias en facturación electrónica y las necesidades futuras?

Informes en tiempo real

• Controles continuos de las transacciones (CTC)
• Informes fiscales en tiempo real o casi real
• Integración con los sistemas de las autoridades fiscales
• Controles de conformidad automatizados

Iniciativas de normalización

• Ampliación de la red Peppol
• Adopción global de la norma EN 16931
• Interoperabilidad transfronteriza
• Convergencia de formatos

Consideraciones medioambientales

• Requisitos de reducción de la huella de carbono
• Documentación sobre prácticas sostenibles
• Informes de impacto ambiental
• Medidas de adopción de tecnologías ecológicas

Plazos críticos de aplicación 2024-2026
Unión Europea

1. Francia
• 1 de enero de 2024: Facturación electrónica B2B obligatoria para las grandes empresas.
• 1 de enero de 2025: Las medianas empresas deben cumplir
• 1 de enero de 2026: Obligatorio para el resto de empresas
• Todas las empresas deben utilizar la plataforma gubernamental Chorus Pro
2. Polonia
• 1 de julio de 2024: Obligatoriedad del sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur) para todos los contribuyentes.
• Sistema de autorización en tiempo real a través de una plataforma gubernamental
• Se aplica a las transacciones nacionales B2B
3. Alemania
• 1 de enero de 2025: XRechnung/Peppol obligatorio para todos los proveedores de organismos federales.
• Anuncio del mandato B2B previsto para 2024

Asia-Pacific

1. India
• 1 de abril de 2024: Facturación electrónica obligatoria para las empresas que facturen >₹5 crore.
• Aplicación progresiva hasta 2024-2025
2. Vietnam
• 1 de julio de 2024: Fase 2 de implantación obligatoria de la facturación electrónica
• Todas las empresas deben integrarse en el sistema de la Agencia Tributaria (HDDT)
3. Japón
• 1 de octubre de 2023 - 31 de marzo de 2024: Período transitorio para el sistema de facturas cualificadas
• 1 de abril de 2024: Plena aplicación del sistema de factura cualificada

América Latina

1. Colombia
• Enero de 2024: Obligatoriedad de la documentación electrónica de las nóminas
• Julio de 2024: Ampliación de los tipos de documentos que requieren presentación electrónica
2. Chile
• Segundo semestre de 2024: Nuevos requisitos técnicos para el sistema DTE
• Enero de 2025: Aplicación de las normas de validación actualizadas

Norteamérica

1. Estados Unidos
• 1 de enero de 2024: Piloto del marco de intercambio de facturas electrónicas de la Business Payment Coalition (BPC).
• 2025: Ampliación prevista de los requisitos federales de facturación electrónica

Plazos de cumplimiento críticos

1. Integración técnica
• Actualizaciones del sistema para nuevos formatos: 3-6 meses antes de las fechas de mandato
• Periodos de prueba: 1-2 meses antes de la puesta en marcha
• Alta en Hacienda: 2-3 meses de antelación
2. Requisitos de documentación
• Actualizaciones del sistema de archivos: 1 mes antes de los nuevos mandatos
• Documentación del proceso: En el momento de la aplicación
• Establecimiento de un registro de auditoría: Debe estar activo desde el primer día
3. Gestión de socios comerciales
• Notificación a los socios: 3 meses como mínimo
• Coordinación de las pruebas: 1-2 meses
• Procedimientos de emergencia: Requeridos en el lanzamiento

Plazos de reducción de riesgos

1. Preparación del sistema
• Finalización de la evaluación de impacto: 6 meses antes del mandato
• Actualizaciones de software: 3 meses antes del mandato
• Formación del personal: 1-2 meses antes del mandato
2. Documentación de conformidad
• Actualizaciones de la política interna: 2 meses antes del mandato
• Documentación del procedimiento: 1 mes antes del mandato
• Planes de respuesta en caso de emergencia: Requeridos en el lanzamiento