OpenText Content Management for SAP SuccessFactors
Automatiza las operaciones de RRHH con la gestión de documentos de RRHH
El Impacto Económico Total™ de las Plataformas de Nube PrivadaObtenga el estudio de Forrester
¿Quiere ofrecer un servicio a los empleados más rápido y uniforme?
Los equipos de recursos humanos se esfuerzan por ofrecer experiencias excepcionales a los empleados, pero el trabajo manual, los documentos desconectados y los requisitos de cumplimiento en constante cambio lo hacen difícil. Necesitan una solución de gestión de documentos de RRHH que conecte el contenido y automatice los procesos.
¿Por qué OpenText Content Management para SAP SuccessFactors?
Optimice la eficiencia operativa, reduzca la carga administrativa y mejore el servicio a los empleados con un software integrado de gestión de documentos de RRHH adaptado a los desafíos únicos del departamento de RRHH.
- Más de 9 millones
archivos electrónicos de registros de empleados gestionados
Apoye las operaciones globales de RR.HH. con expedientes electrónicos consolidados de empleados, tal como lo hizo una organización sin ánimo de lucro para mantener registros consistentes en sus más de 100 sedes.
Lea la historia del cliente - Global
cumplimiento y gobernanza
Asegure la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo en 24 idiomas localizados con retención certificada de registros. - Integrado
con SAP SuccessFactors y SAP HCM
Amplíe su ecosistema de RR. HH. con nuestra integración única para una incorporación más rápida, operaciones simplificadas y una automatización eficiente.
Además de ser totalmente compatible con nuestras soluciones SAP SuccessFactors, OpenText nos permite definir políticas automatizadas de retención y eliminación de documentos, lo que supone una enorme ventaja para el cumplimiento del RGPD.
Lea la historia del cliente
Casos de uso
Proveer a los equipos de RRHH, cumplimiento y operaciones con un software de gestión documental de RRHH para que puedan gestionar los documentos de los empleados con automatización, visibilidad y control, apoyando todo el ciclo de vida del empleado y reduciendo riesgos en todas las regiones.
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Racionalice y consolide las plantillas de documentos de los empleados para agilizar la incorporación, clarificar la comunicación y mejorar el cumplimiento.
Haz un recorrido por el proceso de traslado laboral -
Centralice los documentos desde la contratación hasta la desvinculación, y estandarice el acceso y el manejo en todos los departamentos, asegurando la coherencia y el cumplimiento.
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Aplica programas automatizados inteligentes de retención de documentos y bloqueos legales para cumplir con las normativas globales de RRHH y reducir la exposición al riesgo.
Haz un recorrido por el proceso de retención de registros -
Utiliza las pistas de auditoría para rastrear el acceso a documentos y proporcionar evidencia de manejo seguro cuando los empleados soliciten sus registros personales bajo las normativas GDPR o CCPA.
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Evite la exposición innecesaria a archivos de empleados no relacionados alineando el acceso a los documentos con los roles organizacionales de SAP SuccessFactors y HCM.
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Utiliza paneles de control para supervisar las brechas en la integridad de los documentos y detectar firmas atrasadas o formularios legales que falten.
Características clave
Ofrezca una mejor satisfacción de los empleados con un software de gestión documental de RRHH que respalde el cumplimiento y la automatización.
Integración de SAP SuccessFactors
Integra el software de gestión de documentos con los procedimientos de candidatos, empleados y nuevos contratados para garantizar una comunicación y controles de validación uniformes en toda la organización.
Repositorio de contenido de RRHH basado en la nube
Centraliza los archivos de RRHH en la nube para reducir el manejo de papel, minimizar pérdidas o daños, y ayudar a los equipos a encontrar rápidamente los registros, ahorrando tiempo, esfuerzo y costos de almacenamiento.
Flujos de trabajo completamente digitales
Optimiza la gestión de documentos de RR.HH. mediante flujos de trabajo automatizados para aprobaciones y firmas, tanto masivas como individuales, respaldados por una auditoría exhaustiva.
Comunicación automatizada de RR. HH.
Acelera la creación de documentos de empleados para ofrecer una comunicación precisa y personalizada, eliminando al mismo tiempo los errores de tecleo.
Retención y disposición inteligentes
Garantiza el cumplimiento al automatizar las políticas de retención creadas en eventos de la vida de los empleados, basándose en las leyes regionales y las directrices de la empresa, eliminando así el seguimiento manual.
Paneles de análisis e informes
Supervisa la actividad, el estado de retención y las métricas de cumplimiento con paneles visuales adaptados a las necesidades de recursos humanos y legales.
Integraciones
Garantice servicios sin fisuras para empleados integrándose con las soluciones que ya son parte de sus procesos de RR.HH.
Acelere el valor de OpenText Content Management para SAP SuccessFactors
Despliegue
OpenText ofrece opciones de implementación y flexibilidad para OpenText Content Management para SAP SuccessFactors.
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Tu nube, tu control
Nube privada de OpenText
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Desarrolle, conecte y amplíe sus capacidades de gestión de la información
API de OpenText Developer Cloud
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Libera recursos, optimiza el rendimiento y aborda rápidamente el problema
Servicios gestionados de OpenText fuera de la nube
Servicios profesionales
OpenText Professional Services combina la implementación de soluciones de extremo a extremo con servicios tecnológicos integrales para ayudar a mejorar los sistemas.
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Consigue un socio de confianza que guíe tu camino de gestión de la información
Tu camino hacia el éxito
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Acelera tu viaje de gestión de la información
Servicios de consultoría
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Los Servicios Profesionales de OpenText proporcionan una base sólida para el crecimiento de RRHH al combinar la configuración de soluciones de extremo a extremo con consultores cualificados y certificados
Servicio de lanzamiento de OpenText
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Impulsa tu negocio hacia el futuro con soluciones modernas
Servicios de próxima generación
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Desbloquea todo el potencial de tu solución de gestión de la información
Servicios de éxito del cliente
Socios
OpenText ayuda a los clientes a encontrar la solución correcta, el soporte adecuado y el resultado óptimo.
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Busca en el directorio de socios de OpenText
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Explore el catálogo de soluciones de socios de OpenText
Mercado de aplicaciones
Formación
OpenText Learning Services ofrece programas completos de capacitación y aprendizaje para acelerar el conocimiento y las habilidades.
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Suscripción a SAP SuccessFactors Cloud Learning para OpenText Content Management
OpenText Learning Services ofrece programas extensivos de aprendizaje y capacitación para ayudar a profesionales, usuarios de recursos humanos y trabajadores a avanzar en sus conocimientos y habilidades, disponibles como formación individualizada, a ritmo propio, en línea, dirigida por un instructor y presencial.
Soporte Premium
Optimiza el valor de tu solución OpenText con expertos dedicados que proporcionan soporte crítico para tu complejo entorno de TI.
OpenText Content Management for SAP SuccessFactors
Transform HR with employee document management best practices
Get the guideTop 5 reasons centralized HR document management is essential
Read the top reasonsThe foundation of AI-powered HR starts with document management
Read the report10 ways to master modern work
Read the reportRethink employee engagement and effectively manage the new digital workforce
Read the product overviewTransform HR with employee document management best practices
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Read the product overview-
OpenText Content Management for SAP SuccessFactors provides pre-delivered, certified integrations with key SAP SuccessFactors modules, including Employee Central, Recruiting, and Onboarding. These integrations connect directly to SAP SuccessFactors HCM data, enabling documents to be generated, stored, and managed as part of core HR workflows.
OpenText integrations are tested and supported by SAP, ensuring reliable operation within SAP SuccessFactors environments.
By enabling a seamless flow of employee, candidate, and new hire data, organizations can automate HR communications, accelerate business processes, and support compliance with regional and regulatory requirements.
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SAP SuccessFactors HCM supports basic document handling, but is not designed for long-term employee document management. OpenText extends SAP SuccessFactors with advanced HR digital document management capabilities that go beyond the platform’s basic storage options, including:
- Unlimited centralized content storage.
- Automatic capture of documents generated during HR processes.
- Enterprise-grade security, governance, and compliance.
- Legal holds and records retention.
- Cross-process visibility across the employee lifecycle.
SAP recommends using SAP SuccessFactors’ native document management service alongside OpenText document management to give HR departments a comprehensive system of record that meets regional retention and enterprise archiving requirements.
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OpenText Content Management for SAP SuccessFactors supports flexible deployment options to match different IT and HR strategies. Organizations can choose fully managed cloud deployment, with OpenText handling hosting, performance, updates, and security, or deploy hybrid or on-premises environments when greater control or customization is required.
Large enterprise clients that choose a private cloud deployment of SAP SuccessFactors also often select the extended OpenText private cloud service to secure their long-term success and align to their SAP support contract, MaxAttention.
This flexibility allows organizations to modernize HR document management at their own pace while supporting HR digital transformation, compliance, and long-term governance requirements. Deployment options also support regional data residency requirements, helping organizations meet local privacy and regulatory obligations.
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Document types, templates, and retention policies are managed centrally by HR within the OpenText interface. Using intelligent document processing, historic employee records can be quickly imported, classified against the correct document type, then stored in the employee file with applied records management. This allows teams to streamline how they deliver consistent compliance for current and ex-employees.
For configuration partners or HR business users, we provide best practice configurations in the Launch Service package giving teams a strong starting point. After go live, HR and compliance teams can update templates, adjust retention rules, and manage document structures as needs evolve. This strengthens HR document management practices and reduces reliance on external support.
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OpenText delivers two semi-annual product releases per year, giving HR teams the flexibility to choose which release to adopt and when based on their operational calendar. We recommend organizations plan to update the platform every 12 months, with a maximum interval of 18 months. Regular updates ensure continued access to the latest integration capabilities that support AI, automation, and ongoing business improvements. The flexible release schedule allows HR teams to plan updates in line with their operational calendar, align internal resources, and maximize business value.
All upgrades are performed by the OpenText cloud services team, and each release is fully tested to avoid disruption. This approach supports HR digital transformation by ensuring continuous improvement without burdening internal IT or HR staff.
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OpenText provides global implementation support, including an assigned onboarding manager from contract signing to go live. Deployments are handled by certified consultants to ensure best practices are followed. Training is available for HR and IT teams, and organizations can add premium support during or after deployment. This ensures teams are fully prepared to manage their employee document management processes long term.
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Automated document generation and AI are key tools for HR departments looking to reduce manual effort. OpenText Content Management for SAP SuccessFactors provides standard integration to ensure communications are automatically triggered by events in SAP SuccessFactors, which deliver personalized, timely communication at scale. For example, a relocation event can automatically produce a contract amendment or change-of-employment letter, ensuring employees receive the right information instantly.
AI can help business users and service center staff find document templates, then automatically create documents based on AI conversations.
Business workflows can bulk generate offer letters, contracts, and hiring communications for large recruitment cycles, enabling HR teams to execute mass hiring activities efficiently.
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OpenText™ Content Aviator, our AI content management solution, can integrate with SAP’s AI solution (SAP Joule) in an agent-to-agent integration pattern. These agents will deliver faster record discovery from the SAP SuccessFactors UI, allowing HR to answer questions and perform complex multi-step tasks across both environments.
Real-world HR scenarios include:
- AI talent acquisition by reusing historic application data to tailor new job applications, reducing recruiter efforts.
- Automated onboarding package assembly and compliance validation.
- Combined employee performance data, manager feedback, and historical content to support HR and people managers during performance review cycles.
Integration of OpenText Content Aviator and SAP Joule will reduce manual effort, improve accuracy, and accelerate HR service delivery.
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