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什麼是訂單轉現金 (O2C)？

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以問號為重點的 IT 項目說明

概述

訂單到現金（也稱為 O2C 或 OTC）是指從客戶下訂單開始，到公司收到訂單付款為止的端對端業務流程。對大多數公司而言，這是供應鏈和財務運作的重要部分。

在數位供應鏈中，尤其是使用OpenText™ Business Network 等平台時，這些步驟有許多都會自動化，並透過B2B 整合技術 (如EDI、API 和自助服務入口網站) 在各貿易夥伴之間進行整合，從而提高速度、準確性和可視性。

訂單至現金

什麼是現金訂單?

Order to Cash（訂單到現金）是指從客戶下訂單開始，到公司收到付款為止的端對端業務流程。它涵蓋了從訂單管理和履行到開票和收款的所有內容。在供應鏈中，O2C 是連接客戶需求、產品交付和財務對帳的關鍵工作流程。

對於 B2B 組織而言，尤其是那些在複雜供應鏈中運作的組織，O2C 流程對於維持客戶滿意度、優化現金流和確保營運效率至關重要。

為何現金訂單很重要？

從訂單到現金不只是財務交易，更是影響客戶體驗、收入確認和供應鏈敏捷性的策略流程。簡化的 O2C 週期有助於企業：

  • 減少訂單處理和收款的延誤，加速收入實現。
  • 透過準確履行訂單和及時開具發票，提高客戶滿意度。
  • 透過自動化手動工作及減少錯誤，提升作業效率。
  • 取得訂單狀態、庫存水位及付款週期的可見性。
  • 加強遵守稅務法規、發票標準和審計要求。

訂單到現金和採購到付款 (P2P) 有何不同？

從訂單到現金和從採購到付款是兩個截然不同的業務流程，服務於交易的對立面。O2C 是一個面向客戶的工作流程，從客戶下訂單開始，到企業收到付款為止。它包括訂單管理、信用檢查、履行、開發發票和收款等步驟。此流程對於創造收入、維持客戶滿意度和確保穩健的現金流來說至關重要。

另一方面，P2P 是一個面向供應商的流程，從公司確認需求並發出採購訂單開始，到供應商獲得付款為止。它涉及供應商的選擇、訂單的下達、貨物的接收、發票的處理以及付款的執行。P2P 對於管理成本、維持供應商關係及確保營運效率至關重要。

O2C 是關於銷售和收款，而 P2P 則是關於購買和付款。這兩者對公司的財務和供應鏈健康都很重要，但它們在交易光譜的兩端運作。

訂單到現金流程的步驟是什麼？

訂單到現金的週期是收入營運的支柱。它涵蓋了從客戶下訂單到收款和對帳的所有過程。如果做得好，O2C 可確保健康的現金流、更穩固的客戶關係和營運效率。如果做得不好，會導致錯誤、延誤和錯失收入機會。

此流程通常包括這些關鍵階段：

  1. 訂單管理
    • 客戶下訂單 (透過 EDI、入口網站、電子郵件等)
    • 擷取並驗證訂單（產品可用性、定價、條款）
  2. 信用管理
    • 進行信用檢查，以確保客戶有能力付款
    • 設定或驗證信用限額
  3. 訂單執行
    • 產品的挑選、包裝和運送
    • 交貨追蹤與物流協調
  4. 航運與物流
    • 管理運輸和交付，例如承運人選擇、貨運執行和交付確認
    • 提單和海關表格等文件（如適用）
  5. 開票
    • 產生發票並寄送給客戶
    • 可能包括 EDI 發票或電子帳單格式
  6. 應收帳款
    • 收到付款並記錄
    • 核對付款與發票
  7. 收款與爭議解決
    • 跟進逾期付款
    • 解決帳單或交貨的爭議或差異
  8. 報告與分析
    • 績效指標（例如：未完成銷售天數）
    • 洞察客戶行為、現金流量和流程效率

從訂單到現金 (o2c) 流程的步驟

什麼是 O2C 的範例？

在零售業中，當大型零售商向供應商發出採購訂單，訂單到現金流程的一個常見範例就開始了。訂單以電子方式傳送，根據可用庫存和協定價格進行驗證，然後發佈執行。

供應商準備、包裝及運送貨物，而零售商則會收到即時更新的送貨狀況。出貨一經確認，供應商就會發出符合區域稅務規定的電子發票。

零售商處理付款，付款會自動與發票對應，雙方都能看到從訂單建立到現金收取的整個交易過程。

這種無縫循環減少了手動工作，加快了付款速度，並幫助零售商和供應商保持穩固、高效的貿易關係。

O2C 的挑戰是什麼？

許多組織在管理 O2C 流程時面臨挑戰，包括

  • 手動資料輸入和系統斷線導致訂單處理速度減慢。
  • 不準確或延遲開票導致付款爭議。
  • 對訂單狀態和付款時間的可視性有限。
  • 由於稅務和電子發票法規不斷演進而導致的合規風險。
  • 高未完成銷售天數 (DSO)影響現金流量。

要解決這些挑戰，往往需要供應鏈數位化和自動化。現代的訂單到現金解決方案可簡化跨系統的資料流程、利用電子發票減少錯誤、提供訂單與付款的即時可見性，並確保符合全球稅務規定。

透過以整合式數位工具取代手動、零散的流程，企業可以加速現金收款、提高客戶滿意度，並強化財務績效。

OpenText O2C 是什麼？它如何協助客戶整合？

OpenText 訂單到現金解決方案可自動化並優化供應鏈中面對客戶的一端 - 從訂單管理到開票和收款。這些解決方案透過以下方式支援客戶整合

  • 透過電子訂單擷取與驗證，實現無縫訂單處理。
  • 透過數位管道促進與客戶的即時溝通。
  • 利用自動化帳單和電子發票加速開票和付款週期。
  • 透過準確、及時的訂單履行與支援，提升客戶滿意度。
  • 提供分析和洞察力，以改善預測和客戶服務。

透過將客戶整合到數位供應鏈，企業可以改善現金流、減少錯誤，並建立更穩固的客戶關係。

OpenText 提供哪些解決方案來協助 O2C？

OpenText 在 OpenText™ Business Network Cloud 內提供一套解決方案，可協助組織將訂單到現金的流程數位化、自動化及最佳化：

OpenText Business Network Cloud

透過安全、可擴充的B2B 整合連接貿易夥伴，實現訂單、發票和出貨文件的無縫交換。它支援多種格式和協定，包括 EDI 和 API，以確保全球供應鏈的互操作性。

OpenText B2B 整合

自動交換 O2C 文件，例如採購訂單、訂單確認、預先出貨通知 (ASN) 和發票。它可減少人工干預、提高資料準確性，並加快交易週期。

OpenText 電子發票

確保符合全球電子發票規定和稅務法規。它可以跨司法管轄區建立、驗證和提交電子發票，幫助企業避免罰款，並簡化應收帳款。

這些解決方案共同幫助企業：

  • 降低 DSO 並改善現金流量。
  • 透過更快、更準確的訂單執行，提升客戶體驗。
  • 確保符合全球發票標準。
  • 獲得 O2C 績效指標的即時可見性。

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