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技術主題

什麼是電子發票？

以問號為重點的 IT 項目說明

概述

了解更多有關 OpenText Trading Grid e-Invoicing 的資訊

電子發票 (e-invoicing) 將傳統的紙張發票流程數位化，讓企業可以自動化建立和管理發票的方式。隨著組織尋求精簡其財務作業並適應不斷演進的法規要求，電子發票變得越來越重要。電子發票可加快付款週期、提高財務流程的能見度，以及減少手動錯誤和處理成本。越來越多增值稅制度下的稅務機關強制要求公司改用電子發票，以減少稅務詐騙並提高其經濟的能見度。目前有超過 80 項電子發票的規定，涵蓋公共採購（企業對政府交易）、企業對消費者或企業對企業發票，還有更多的規定正在規劃中。

電子發票

發票在商業交易中扮演什麼角色？

發票是具有法律約束力的文件，是商業交易和財務記錄保存的基礎。它們在會計、稅務合規和審計追蹤方面扮演重要角色。在許多司法管轄區，發票必須符合特定要求才能被視為有效的稅務用途，包括包含稅務登記號碼、項目說明和適用稅率等必須資訊。

稅務管理觀點
稅務當局日益將電子發票 (e-Invoicing) 視為減少逃稅及提高收稅效率的有力工具。因此，越來越多的稅務機關正逐步淘汰傳統的手動紙張和 PDF 格式的發票，並強制使用完全自動化的電子發票。大多數拉丁美洲國家早已建立強制性電子發票系統，而所有歐洲聯盟 (EU) 成員國中，也有近半數已實施強制性電子發票，或宣布了實施的明確時間表，並將全歐盟的強制性電子發票實施時間定在 2032 年。許多其他地區也在效仿。

電子發票可實時或近實時檢視商業交易，讓稅務機關：

自動化發票驗證及核實
相較於傳統的紙本流程，稅務管理機關可自動核對發票資料與報稅表，更有效率地找出差異與潛在詐欺。

增強其稽核能力
數位發票資料可進行更精密的分析與風險評估，讓稅務機關能更有針對性地運用稽核資源，並改善合規性監控。

電子發票的基本原理是什麼？

電子發票透過將整個發票生命週期數位化，從根本上改變了企業處理帳務流程的方式。與傳統的紙本或 PDF 發票不同，真正的電子發票是以結構化的電子格式來產生、傳輸及處理發票資料，使其能自動處理並直接與會計系統整合。此自動化大幅減少人工介入，包括列印和郵寄發票，將錯誤降至最低並加快付款週期。

何謂電子發票？

電子發票不只是紙張發票的數位版本。它代表一種結構化的資料檔案，以標準格式包含所有發票資訊，能夠自動處理並與企業資源規劃 (ERP) 系統整合。資料結構遵循特定標準，例如 Peppol BIS、Factur-X 或特定國家的格式，確保不同系統間的互通性，並符合法規要求。

什麼不被視為電子發票？

為了澄清常見的誤解，有幾種數位文件類型不被視為真正的電子發票：

透過電子郵件傳送 PDF 發票
透過電子郵件傳送的 PDF 文件雖然是常見的做法，但卻不符合真正電子發票的資格，因為這些文件缺乏可進行自動處理的結構化資料。這些文件仍然需要人工處理和資料輸入。

掃描的紙張發票
紙張發票的數位影像，即使以電子方式儲存，也不構成電子發票，因為它們同樣缺乏自動處理和合規驗證所需的結構化資料格式。

實施電子發票解決方案有哪些好處？

電子發票提供了許多優勢，這些優勢不僅限於簡單的數位化。與紙本流程相比，實施電子發票的組織通常可節省 60-80% 成本。減少人工處理、降低列印和郵寄成本、減少與資料保留政策相關的儲存成本，以及減少需要更正的錯誤，都是節省成本的動力。此外，電子發票可大幅提升現金流量及營運資金管理的能見度，使財務規劃及決策更臻完善。

開票模式是如何演變的？

從紙張式發票到現代化的電子發票系統，已歷經數十年的發展。早期的數位化工作從透過電子郵件傳送基本 PDF 文件開始，但提供的自動化功能有限。現代電子發票包括精密的平台，可實時處理交易、自動合規檢查，並與全球供應鏈的業務系統進行無縫整合。

目前使用的電子發票系統有哪些類型？

電子發票系統根據業務需求、法規要求和技術能力而有很大差異。這些系統大致可分為幾種主要類型：

直接整合系統，可透過既定的協議和標準，讓供應商和買方系統直接溝通。此方法通常需要大量的技術基礎架構，但可為處理大量發票的大型組織提供最高等級的自動化與效率。

雲端平台，無需大量內部基礎架構即可提供電子發票功能。這些平台通常包含額外的功能，例如文件管理、工作流程自動化和合規性監控，因此特別適合中小型企業使用。

混合系統結合了直接整合與雲端解決方案的元素，提供彈性以適應不同的交易夥伴能力與需求。這些系統可以處理多種發票格式和傳輸方式，同時保持集中控制和可視性。

使用哪些常見的電子發票格式和標準？

瞭解各種電子發票格式和標準對成功實施至關重要：

結構化格式
基於 XML 的格式，如 UBL（通用商業語言）和 CII（跨行業發票），可實現自動處理和合規性驗證。這些格式包含結構化的資料欄位，系統可以自動解釋和處理。

混合格式
ZUGFeRD 和 Factur-X 等格式結合了人類可讀的 PDF 文件與內嵌的 XML 資料，在提供彈性的同時維持自動化功能。

特定產業標準
某些產業擁有自己的電子發票標準，以滿足特定產業的需求，例如零售和汽車產業的 EDIFACT。

持續交易控制 (CTC)
CTC 代表了稅務當局監控和規範企業交易方式的重大轉變。這些系統需要即時或接近即時地向稅務機關報告發票資料，從而改善稅收並減少詐騙。實施 CTC 模式的國家通常會要求企業透過政府平台驗證發票，才能視為合法有效。

數位時代的增值稅 (ViDA)
歐盟的 ViDA 倡議代表了一種透過數位轉型實現增值稅系統現代化的全面方法。此框架旨在統一歐盟各成員國的電子申報要求，提高收稅效率，並透過增強的數位功能減少增值稅差距。

實施電子發票有哪些最佳作法？

要成功實施電子發票，必須仔細規劃並考慮幾個關鍵因素：

策略方法
組織應制定全面的策略，考慮目前的流程、技術能力和未來的擴充性需求。此策略應配合更廣泛的數位轉型計畫，並顧及所有利害關係人的需求。

合作夥伴的參與
在實施過程的早期與交易夥伴合作，有助於確保順利採用和實現最大效益。這包括建立明確的溝通管道，並在過渡期間提供必要的支援。

技術選擇
選擇正確的電子發票解決方案需要仔細評估各種因素，包括技術需求、合規能力和總擁有成本。組織在選擇解決方案時，應同時考慮當前的需求和未來的擴充性要求。

什麼是 B2B、B2C 及 B2G 電子發票？

不同的業務關係需要不同的電子發票方式：

企業對企業 (B2B)
B2B 電子發票通常涉及複雜的整合需求，並且必須依據產業和地理需求，容納各種標準和格式。這些系統通常包含採購訂單比對、貨物收據驗證及付款對帳等功能。

企業對消費者 (B2C)
B2C 電子發票主要是透過消費者入口網站或電子郵件傳送系統，將發票傳送給個人消費者。這些解決方案通常強調友善的使用者介面和行動存取性。

企業對政府 (B2G)
政府的電子發票要求通常會規定特定的格式和傳輸方法。許多國家要求供應商透過指定的平台或網路提交發票，並有嚴格的驗證和合規要求。

電子發票有哪些常見的實施挑戰？

考慮實施電子發票的組織應處理幾個關鍵領域：

技術基礎架構需求
成功的實施需要足夠的技術基礎架構，包括安全的通訊管道、資料儲存系統，以及與現有業務系統的整合能力。

變更管理
組織必須制定全面的變更管理策略，以確保成功採用，包括內部使用者和交易夥伴的訓練計畫、文件和支援流程。

成本效益分析
徹底的分析應同時考慮直接成本（軟體、執行、維護）和間接效益（流程效率、改善現金流、減少錯誤），以證明投資電子發票解決方案的合理性。

OpenText 如何協助開立電子發票？

OpenText 是電子發票解決方案的全球領導者，提供全面的商業網路功能，將組織與全球的貿易夥伴連結在一起。OpenText 的 Trading Grid 電子發票解決方案結合了先進的技術與深厚的領域專業知識，可提供端對端電子發票解決方案，滿足現代企業的複雜需求，每年可安全、合規地處理超過 260 億筆交易。雲端解決方案。

整合能力
OpenText Trading Grid 平台是統一的 B2B 交易夥伴管理與整合平台，可讓組織一次連線至 OpenText 超過 100 萬家預先連線公司的網路，提供彈性的整合選項，以因應不同的技術環境與業務需求：

  • 與 SAP、Oracle 和 Microsoft Dynamics 等主要系統的原生ERP 整合，實現無縫資料交換和流程自動化。這些預先建立的連接器可大幅減少實施時間和複雜性。
  • 支援多種資料格式和標準，包括 EDIFACT、X12、XML 和 JSON，讓組織能維持現有的文件格式，同時透過自動翻譯服務，讓交易夥伴能以其偏好的格式接收發票。

全球合規管理
OpenText 的Trading Grid 電子發票透過即時監控和 50 多個國家的法規要求更新，確保持續合規。該平台可處理各種合規模型，包括清關、後審計和混合方法，同時支援企業對企業 (B2B) 和企業對政府 (B2G) 交易，包括：1：

  • 數位簽名管理和歸檔，符合國家對電子簽名和長期儲存的特定要求。這包括支援歐盟及其他適用特定數位認證要求的地區的合格電子簽章。
  • 稅務機關整合與即時報告功能，可與政府平台直接溝通，例如歐洲的 PEPPOL、墨西哥的 Carta Porte 以及其他各國的系統。這些整合可確保發票在提交前符合所有驗證要求。

供應鏈優化
OpenText 的 Trading Grid 電子發票超越了基本的發票處理，提供全面的供應鏈管理功能：

  • 先進的分析和報告工具，提供發票狀態、付款趨勢和合規指標的即時可見性。這些洞察力可協助組織找出瓶頸、優化付款條件，並改善營運資金管理。
  • 供應商登入和管理功能可簡化與新貿易夥伴建立聯繫和維護現有關係的流程。該平台包括自助服務工具和管理服務選項，可加速供應商採用。

針對特定產業的解決方案
OpenText Trading Grid e-Invoicing 提供針對特定產業需求量身打造的專門電子發票解決方案，舉例來說：

醫療保健和製藥業必須確保符合特定產業的法規，並支援專門的文件類型，包括回扣處理和扣款。

哪些是政府電子發票法規和合規要求？

隨著全球各地政府陸續實施數位轉型計畫，電子發票的法規環境也持續快速演進。許多司法管轄區目前規定企業對政府交易必須開立電子發票，有些司法管轄區更將規定延伸至企業對企業的交易。了解並維持符合這些法規，對於在多個地區營運的企業而言至關重要。

OpenText 可協助您的組織在貴國的生效日期前，實施符合規定的電子發票。立即聯絡我們瞭解詳情。

核心全球電子發票法規和要求
歐盟指令 2014/55/EU

  • 規定所有公營部門實體接收和處理電子發票
  • 要求符合歐洲標準 EN 16931
  • 指定電子發票核心元素的語意資料模型要求

增值稅指令 2006/112/EC（含 2010/45/EU 修正案）

  • 建立紙張和電子發票之間的平等待遇
  • 要求保證來源的真實性、內容的完整性和可讀性
  • 允許業務控制或技術解決方案（如 EDI、QES）以符合規定

拉丁美洲
巴西（NF-e 系統）

  • 透過 Nota Fiscal Eletrônica 系統進行強制性 B2B 電子發票開具
  • 即時審核模式，要求在發票簽發前獲得政府授權
  • 數位簽章需求和標準化 XML 格式
  • 不同交易類型（NF-e、NFS-e、CT-e）的獨立要求

墨西哥 (CFDI)

  • 強制使用 Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
  • 透過授權認證供應商 (PAC) 進行即時驗證
  • 不同文件類型（收入、薪資、付款）的特定要求
  • 具備數位簽章和政府指定對照號碼的 XML 格式

Asia-Pacific
新加坡

  • 以 Peppol 為基礎的電子發票網路 (InvoiceNow)
  • 自願採用，但政府提供強大的獎勵
  • 符合 Peppol BIS Billing 3.0 標準
  • 透過 UEN 進行獨特商業識別的要求

印度

  • 超過特定營業額門檻的企業必須開立電子發票
  • 即時發票註冊入口網站 (IRP) 驗證
  • 生成發票參考號碼 (IRN) 和 QR 代碼
  • 與 GST 合規要求整合

核心合規要求
技術標準

  1. Document formats
    • XML (最常見)
    • PDF/A-3 (用於長期歸檔)
    • UBL 2.1/2.2
    • 特定國家的格式
  2. 數位簽章
    • 合格電子簽名 (QES)
    • 進階電子簽章 (AES)
    • 來自授權供應商的數位憑證

製程需求

  1. 存檔
    • 最短保留期限（通常為 5-10 年）
    • 保證在整個保留期間的可讀性
    • 具有存取控制功能的安全儲存空間
    • 審計追蹤維護
  2. 驗證與完整性
    • 業務控制可確保可靠的稽核記錄
    • 電子資料交換 (EDI) 系統
    • 數位簽章驗證程序
    • 保管鏈文件

資料安全

  1. 保護措施
    • 傳輸與儲存期間的加密
    • 存取控制機制
    • 定期安全稽核
    • 事件回應程序
  2. 隱私權規範
    • 歐盟相關交易符合 GDPR 規範
    • 個人資料保護措施
    • 資料最小化原則
    • 跨境資料傳輸控制

有哪些新興的電子發票趨勢和未來需求？

即時報告

  • 持續交易控制 (CTC)
  • 即時或接近即時報稅
  • 與稅務機關系統整合
  • 自動化合規性檢查

標準化倡議

  • Peppol 網路擴充
  • 全球採用 EN 16931
  • 跨境互通性
  • 格式融合工作

環境考量

  • 減少碳足跡的要求
  • 可持續實踐文件
  • 環境影響報告
  • 綠色技術採用措施

重要的實施時間表 2024-2026
歐盟

  1. 法國
    • 2024 年 1 月 1 日：強制大型企業使用 B2B 電子發票
    • 2025 年 1 月 1 日：中型公司必須遵守
    • 2026 年 1 月 1 日：強制適用於所有剩餘企業
    • 所有公司必須使用政府平台 Chorus Pro
  2. 波蘭
    • 2024 年 7 月 1 日：強制所有納稅人使用 KSeF (Krajowy System e-Faktur) 系統
    • 透過政府平台的即時通關系統
    • 適用於 B2B 國內交易
  3. 德國
    • 2025 年 1 月 1 日：要求聯邦機構的所有供應商使用 XRechnung/Peppol
    • 預計於 2024 年宣佈 B2B 授權

Asia-Pacific

  1. 印度
    • 2024 年 4 月 1 日：營業額達>₹5 億的企業必須開立電子發票
    • 分階段實施持續至 2024-2025 年
  2. 越南
    • 2024 年 7 月 1 日：強制性電子發票實施的第二階段
    • 所有企業必須與稅務機關系統整合 (HDDT)
  3. 日本
    • 2023 年 10 月 1 日至 2024 年 3 月 31 日：合格發票系統的過渡期
    • 2024 年 4 月 1 日全面執行合格發票制度

拉丁美洲

  1. 哥倫比亞
    • 2024 年 1 月：強制性電子薪資文件
    • 2024 年 7 月：擴大需要以電子方式提交的文件類型
  2. 智利
    • 2024 年下半年：DTE 系統的新技術要求
    • 2025 年 1 月：更新驗證規則的實施

北美洲

  1. 美國
    • 2024 年 1 月 1 日：商業支付聯盟 (BPC) 電子發票交換框架試點
    • 2025:聯邦電子發票要求的預期擴大

重要的合規截止期限

  1. 技術整合
    • 新格式的系統更新：授權日期前 3-6 個月
    • 測試期間：啟用前 1-2 個月
    • 向稅務機關登記：提前 2-3 個月通知
  2. 文件要求
    • 歸檔系統更新：新規定前 1 個月
    • 流程文件：實施時到期
    • 建立稽核記錄：必須從第一天開始啟動
  3. 貿易夥伴管理
    • 合作夥伴通知：最少 3 個月
    • 測試協調：1-2 個月
    • 備用程序：發射時需要

風險緩解期限

  1. 系統準備
    • 完成影響評估：授權前 6 個月
    • 軟體更新：授權前 3 個月
    • 員工訓練：授權前 1-2 個月
  2. 合規文件
    • 內部政策更新：授權前 2 個月
    • 程序文件：授權前 1 個月
    • 緊急應變計劃：在發射時需要

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