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技術主題

什麼是資訊管理？

試用示範

概述

在現今資訊驅動的商業世界中，資訊管理是一門重要的學科。它包含組織內資訊的系統化組織、儲存、保護和利用，涉及安全、雲端和人工智慧 (AI) 等技術。隨著企業越來越依賴資料來制定策略性決策，有效的資訊管理已成為各行各業成功的基石。

資訊管理提供 AI 所需的安全資料管理。它提供跨主要業務應用程式的整合，可靈活部署於企業內部、公有 雲 、私有雲或 雲 API 。它提供先進的端對端安全性所帶來的信心。

資訊管理的主要方面：

  1. 資料管理
  2. 知識管理
  3. AI 資訊管理
  4. 為 AI 準備資料
  5. IT 安全與風險降低
  6. 資訊安全與治理
  7. 雲端
  8. 內容管理
  9. IT 作業
  10. 供應鏈運作
  11. 客戶體驗
  12. DevOps

資訊管理

資訊管理如何讓您的企業獲益？

有效的資訊管理可為組織帶來以下效益：

  1. 知情決策：獲得準確、及時的資訊可做出更好的策略選擇。
  2. 營運效率：簡化資訊流程，減少冗餘並節省時間。
  3. 法規遵循與風險降低：適當的資訊管理可防止資料外洩，並有助於遵守特定產業的法規，避免懲罰和聲譽風險。
  4. 競爭優勢：有效利用資訊可以帶來創新和市場領導地位。
  5. 知識保留：擷取和保存機構知識可支援延續性和成長。
  6. 更好的 AI 成果：AI 專案的成功很大程度上取決於所使用資料的品質。資訊管理可組織、管理、保護及整合資訊，使其為 AI 準備就緒。

以下是一些關於資訊管理的重要問題的答案。

資料管理與資訊管理有何差異？

資料管理特別著重於原始資料的處理，即構成資訊基礎的事實、數字和統計。它涉及資料收集、儲存和維護等過程。

另一方面，資訊管理是超越資料管理的更廣泛概念。它涉及如何將資料轉換為有意義的資訊，以及如何在組織內使用這些資訊。這包括更具策略性的功能，例如保護資料、確保合規性、自動化流程及強化決策。

例如，資料管理可能涉及在資料庫中儲存客戶購買記錄。然後，資訊管理工具會使用這些資料來洞察客戶行為、建立目標行銷策略，並為產品開發決策提供資訊。

本質上，資料管理是資訊管理的子集。資料管理可確保原始資料的準確性和可得性，而資訊管理則著重於使資料對組織有用且可操作。

知識管理如何融入資訊管理？

知識管理是資訊管理的重要組成部分，著重於擷取、組織和利用組織內的集體智慧與經驗。它超越了明確資訊的管理，也包括隱性知識 - 儲存在員工心智中的洞察力、技能和專業知識。

在資訊管理的大範圍內，知識管理有幾個主要功能：

  1. 保存機構知識：這有助於確保員工在離職或退休時，不會遺失寶貴的見解和經驗。
  2. 促進學習與創新：透過讓知識容易取得，可支援持續學習，並促進組織內的創新。
  3. 強化決策：它可讓決策者獲得豐富的經驗和最佳實踐，從而做出更明智的選擇。
  4. 提高營運效率：共享知識有助於避免重蹈覆轍，同時簡化流程並減少多餘的工作。

知識管理通常包括建立鼓勵知識分享的系統和文化。這可能包括實施指導計畫、建立知識庫或維基、培養實踐社群，以及使用技術解決方案來獲取、整合和分享知識。

例如，軟體開發公司可能會使用知識管理實務來記錄最佳編碼實務、疑難排解技巧和專案管理心得。之後，這些知識就可以在團隊之間共享，從而提高整體生產力和工作品質。

什麼是 AI 資訊管理？

AI 資訊管理是指應用人工智慧技術來強化和優化組織內部資訊的收集、組織、儲存、分析和利用流程。它通常包括以下內容：

  1. 資料收集與整合：AI 驅動的資料爬蟲及連線器可從各種來源收集資訊，並提供自動化的資料清理及規範化。
  2. 智慧型分類與標記：使用機器學習演算法自動對文件和資料進行分類。自然語言處理 (NLP) 提供內容分析和元資料產生。
  3. 進階搜尋與檢索：這些功能可提供人工智能驅動的語意搜尋，以及對使用者查詢內容的上下文理解。
  4. 預測分析：機器學習模型可預測趨勢和模式，並偵測資料流中的異常現象。
  5. 自動產生洞察力：AI 驅動的資料分析可萃取有意義的洞察力，並自動產生報告和資料可視化。
  6. 建立知識圖表：AI 可協助映射不同資訊之間的關係，並動態更新知識庫。
  7. 自然語言處理：總結文字並擷取主要資訊，並可分析文字資料的情感。
  8. 智慧流程自動化：根據預先定義的規則和機器學習，提供 AI 驅動的工作流程最佳化和自動化決策
  9. 強化安全性與合規性：AI 可改善威脅偵測與資料隱私保護，同時自動化合規性檢查與報告。
  10. 個人化資訊傳遞：根據使用者的行為和偏好，提供人工智能驅動的內容建議。
  11. 會話式 AI：聊天機器人和虛擬助理可協助資訊存取和基本查詢處理，而自然語言介面則可方便資料庫查詢。
  12. 持續學習與改進：AI 系統可從使用者互動與回饋中學習，並自動更新分類模型與知識庫。

AI 資訊管理的目的在於減少人工、提高準確性，並提供更智慧、更能感知情境的資訊處理方式。它可以大幅強化決策流程、提高營運效率，並在資料驅動的商業環境中提供競爭優勢。

舉例來說，電子商務公司可以使用 AI 資訊管理來自動化產品目錄管理的各個層面、利用聊天機器人改善客戶服務、預測需求並最佳化庫存水準，以及從互動中學習以隨時間改善搜尋結果。

資訊管理如何為 AI 準備資料？

資訊管理在為 AI 準備資料時扮演重要角色，其方式如下：

  1. 資料收集：從各種來源收集相關資料。
  2. 資料清理：清除錯誤、不一致和重複。
  3. 資料整合：將來自多個來源的資料整合為統一格式。
  4. 資料縮減：選擇相關特徵並降低資料維度。
  5. 資料標籤：註解資料以提供監督學習的情境。
  6. 資料儲存：在有效率的資料庫或資料倉庫中組織資料。
  7. 資料安全：實施保護敏感資訊的措施。
  8. 資料品質保證：確保資料的正確性、完整性和一致性。
  9. 資料治理：建立資料管理的政策與程序。

這些步驟有助於建立高品質、有結構的資料集，讓 AI 系統能有效利用這些資料集產生更好的結果。

舉例來說，一家電信公司若要使用 AI 協助預測客戶流失率，可以先使用資訊管理工具從各種來源收集資料、清理資料、識別高度相關的資料、將資料整合成單一資料集，並確保資料受到保護且符合規範。如此一來，該公司在應用 AI 幫助您瞭解哪些客戶可能有流失的風險以及原因時，就能獲得更好的結果。

資訊管理如何有助於 IT 安全和降低風險？

資訊管理透過多種方式協助強化 IT 安全性並降低風險：

  1. 存取控制與認證：強大的資訊管理系統實施細緻的存取控制，確保只有授權人員才能存取敏感資料。這可能包括多因素驗證、以角色為基礎的存取控制，以及定期的存取稽核。
  2. 資料分類與保護：透過根據資料的敏感度和重要性進行分類，組織可以實施適當的保護措施。舉例來說，高度敏感的資料可能在靜止和傳輸過程中都會加密，而較不重要的資料可能會有標準的保護。
  3. 威脅偵測與回應：集中式資訊管理可更有效地監控及分析安全事件。安全資訊與事件管理 (SIEM) 系統可以關聯來自不同來源的資料，以偵測潛在威脅並啟動快速回應。
  4. 合規管理：資訊管理系統有助於追蹤和執行各種法規標準（如 GDPR、HIPAA 或 PCI-DSS）的合規性。它們可以自動執行合規性報告，並提醒管理員注意潛在的違規行為。
  5. 事件回應與復原：在發生安全事故時，管理完善的資訊系統能夠做出更快速、更有效的回應。詳細的日誌和系統資訊有助於識別外洩的範圍，而備份和復原程序則可確保業務的連續性。
  6. 修補程式管理：透過維護所有系統和軟體版本的最新資訊，IT 團隊可以確保及時應用安全修補程式，減少漏洞。
  7. 第三方風險管理：資訊管理系統可協助追蹤及管理與第三方廠商相關的風險，確保他們符合組織的安全標準。

舉例來說，醫療保健提供者可能會實施一套全面的資訊管理系統，該系統不僅能依照 HIPAA 法規保護病患資料，還能監控存取模式以偵測潛在的資料外洩。該系統可自動標示不尋常的存取嘗試，讓 IT 安全團隊能夠調查潛在威脅並迅速回應。

資訊管理如何支援資訊安全與治理？

資訊安全與治理是資訊管理的重要組成部分，其重點在於保護資訊資產，並確保資訊資產的使用符合組織目標與法規要求。

資訊安全涉及：

  1. 保密性：確保只有獲授權者才能存取資訊。
  2. 完整性：保障資訊和處理方法的正確性和完整性。
  3. 可用性：確保授權使用者可在需要時存取資訊。

資訊安全的主要方面包括：

  1. 存取控制：實施使用者驗證與授權系統。
  2. 加密：保護傳輸中和靜止的資料。
  3. 網路安全：防範外部威脅和入侵。
  4. 實體安全：保護儲存或處理資訊的實體資產。
  5. 事件回應：制定應對安全漏洞或資料遺失的計劃。

另一方面，資訊治理是一個更廣泛的概念，包含：

  1. 政策與程序：針對資訊在其整個生命週期中應如何處理，制定指導方針。
  2. 合規管理：確保遵守相關法律法規。
  3. 風險管理：識別並降低與資訊處理相關的風險。
  4. 資料品質管理：確保資訊的正確性、完整性和可靠性。
  5. 資訊生命週期管理：監督資訊從建立到廢棄的整個過程。

資訊安全與治理的重要性再怎麼強調也不為過：

  1. 降低風險：它們有助於防止資料外洩、網路攻擊及其他可能導致財務損失或聲譽受損的威脅。
  2. 法規遵循：許多產業都受到資料保護和隱私權方面的嚴格規範。適當的安全性和管理可確保遵守這些法規。
  3. 建立信任：展現強大的資訊安全與治理實務，可建立與客戶、合作夥伴及利害關係人之間的信任。
  4. 營運效率：管理完善的資訊更可靠、更易於使用，可支援更佳的決策與作業。
  5. 競爭優勢：在資料成為重要資產的時代，強大的資訊安全與治理可以成為與眾不同的關鍵因素。

例如，金融服務公司會實施健全的資訊安全措施，以保護敏感的客戶資料不被洩露。與此同時，他們也會制定治理政策，以確保這些資料的使用符合道德、遵守 GDPR 或 CCPA 等法規，並與公司的策略目標一致。

資訊管理如何利用雲端？

資訊管理以多種方式運用雲端技術，以提升效率、擴充性和可存取性：

  1. 儲存擴充能力：雲端平台提供幾乎無限制的儲存容量，讓組織能依需求擴充資料儲存需求。
  2. 成本效益：隨用隨付的模式可降低前期基礎建設成本，並可進行更佳的預算分配。
  3. 存取性：雲端儲存的資料可從任何有網際網路連線的地方存取，方便遠端工作與協同合作。
  4. 資料備份與復原：雲端服務通常會提供自動備份與災難復原解決方案，強化資料保護。
  5. 改善協作：雲端工具可讓各團隊和地點之間進行文件和資料集的即時協作。
  6. 自動更新：雲端供應商可處理軟體更新與安全修補程式，減少 IT 維護負擔。
  7. 整合能力：雲端平台通常會提供 API 和工具，以便與其他軟體和服務輕鬆整合。
  8. 強化安全性：領先的雲端供應商在安全措施上投入大量資源，可能比內部部署解決方案更強大。
  9. 全球分佈：雲端服務可將資料分散至多個地理位置，以改善效能並確保備援。

舉例來說，一家全球零售商可以利用雲端資訊管理，在旺季擴充產能、允許即時存取庫存資料、與採購等其他系統整合，並輕鬆將營運範圍擴展至不同國家，從而更有效率地管理庫存。

內容管理在資訊管理中扮演什麼角色？

內容管理是建立現代資訊管理策略的關鍵。它提供了一種結構化的方式來建立、管理和散佈數位內容，而這些內容正逐漸成為許多企業的主要資訊形式。

內容管理通常提供幾個主要功能：

  1. 內容建立與編輯：它提供友善的使用者介面，可建立和修改從文字到多媒體等各種類型的內容。
  2. 版本控制：這可追蹤變更，並在需要時回復到先前的版本。
  3. 存取控制：這些系統可以管理使用者權限，確保只有授權的個人可以檢視或編輯特定內容。
  4. 組織與分類：它們通常包含標記、分類和以邏輯方式組織內容的功能。
  5. 出版與發行：無論是在網站、內部網站或其他數位管道上，這些系統都能促進將內容提供給目標受眾的流程。
  6. 與其他系統整合：現代系統通常會與其他業務工具整合，例如客戶關係管理 (CRM) 系統或分析平台。

在更廣泛的資訊管理中，內容管理是組織數位內容的中心樞紐。它有助於保持一致性、提高可訪問性，並確保資訊是最新和相關的。

例如，大型電子商務公司可能會使用內容管理來管理產品說明、部落格文章、客戶支援文章和行銷資料。此集中式方法可確保所有面向客戶的資訊一致、準確，並可輕鬆地在多個平台上更新。

為什麼資訊管理對 IT 作業很重要？

IT 運作中的資訊管理是指在組織的 IT 基礎架構中，用於收集、儲存、處理和散佈資料與資訊的策略、流程和技術。這是一種全面的方法，可確保在正確的時間向正確的人提供正確的資訊，以支援決策和營運效率。

在今日的數位時代，資訊管理與 IT 作業的融合對於致力於優化效能、安全性和敏捷性的組織而言至關重要。

IT 作業中資訊管理的主要組成部分包括：

  1. 資料治理：建立資料處理、品質和生命週期管理的政策與程序。
  2. 基礎架構管理：監督支援資訊流通的硬體、軟體和網路元件。
  3. 服務管理：確保 IT 服務符合業務需求並有效率地交付。
  4. 安全性與法規遵循：實施保護資料和符合法規要求的措施。
  5. 效能監控：追蹤系統效能並找出需要改善的地方。

IT 作業中的資訊管理是提供有效率且有效的 IT 服務的支柱。

例如，跨國企業可能會實施集中式資訊管理系統，讓其 IT 作業團隊能夠監控和管理全球多個地點的資料。此系統可提供網路效能、安全威脅及資源利用率的即時洞察力，讓團隊能夠主動解決問題並優化作業。

資訊管理如何強化供應鏈作業？

資訊管理透過提供可視性、改善協調及實現資料驅動的決策，在優化供應鏈作業方面扮演著重要的角色。以下是它如何增強供應鏈管理的各個方面：

  1. 可見性與透明度：
  2. 供應鏈合作與溝通：
    • 供應商、製造商、經銷商和零售商之間的無縫資訊分享
    • 加強協調準時 (JIT) 存貨管理
    • 更快回應供應鏈中斷
  3. 供應鏈最佳化：
    • 識別供應鏈中的瓶頸和低效率問題
    • 例行任務和工作流程的自動化
    • 改善資源分配與能力規劃
  4. 風險管理：
    • 及早偵測潛在供應鏈風險
    • 為供應鏈中斷做好更充分的準備
    • 更符合法規與標準
  5. 客戶服務：
    • 精確的訂單追蹤和送貨預估
    • 提高產品可用性並減少缺貨
    • 以資料洞察為基礎的個人化客戶體驗

例如，全球電子製造商可能會實施整合式供應鏈管理系統，以提供元件可用性、生產時間表和出貨狀態的即時可見性。此系統可協助公司優化庫存水準、縮短交貨時間，並快速回應需求變化或供應中斷。

資訊管理如何有助於客戶體驗工作？

資訊管理 在 多方面 提升客戶體驗方面 扮演著重要的角色：

  1. 個人化：有效的資訊管理可讓公司收集、儲存及分析客戶資料，以創造個人化的體驗。這包括針對個人偏好量身打造產品建議、通訊和服務。
  2. 跨渠道的一致性：透過集中管理客戶資訊，公司可確保不同接觸點的體驗一致，無論是店內、線上或行動應用程式。
  3. 有效率地解決問題：快速存取相關的客戶資訊，讓支援團隊能更快、更有效率地解決問題，提高客戶滿意度。
  4. 主動服務：分析客戶資料有助於預測潛在的問題或需求，讓公司在問題發生之前主動解決。
  5. 明智的決策：全面的客戶資料分析可以引導產品開發、行銷活動和服務改善的策略性決策。
  6. 增強自助服務選項：組織良好的資訊可以強化知識庫和聊天機器人，讓客戶能夠自行快速找到答案。
  7. 合規性與隱私權：適當的資訊管理可確保客戶資料得到安全處理，並符合相關法規，建立信任。
  8. 持續改善：有系統地收集和分析客戶回饋與互動資料，有助於持續改進產品和服務。

舉例來說，公用事業公司可以使用資訊管理工具來有效地提供網頁和其他數位體驗，為客戶管理數位資產提供個人化的溝通和建議，並從多種管道收集客戶回饋，以改善服務發展。

資訊管理可以改善 DevOps 嗎？

DevOps 結合了軟體開發 (Dev) 與 IT 作業 (Ops)，非常依賴有效率的資訊流程與管理。以下是資訊管理對DevOps 解決方案的貢獻：

  1. 改善協作：集中化的文件和知識庫可確保所有團隊成員都能存取最新資訊。共用儲存庫可提供更好的程式碼管理和版本控制。
  2. 更快的回饋循環：高效的記錄和監控系統可快速存取效能資料。自動化報告工具有助於更快地識別和解決問題。
  3. 持續整合/持續部署 (CI/CD)：自動化的建置與部署程序有賴於妥善管理的組態資訊。版本控制系統可追蹤變更，以便在需要時輕鬆回復。
  4. Infrastructure as Code (IaC)：將基礎結構配置儲存為程式碼，可提高可重複性與一致性。基礎架構程式碼的版本控制可以更好地追蹤變更。
  5. 事件管理：集中化的事件日誌和死後分析有助於從過去的問題中學習。根據過往事件建立的知識庫可加速問題的解決。
  6. 安全開發：妥善管理存取控制和機密可增強整體安全性。稽核追蹤有助於追蹤變更並維持合規性。
  7. 效能最佳化：彙總的效能資料有助於找出瓶頸和需要改善的地方。歷史資料分析有助於容量規劃。
  8. 組態管理：集中式組態管理可確保各種環境的一致性。配置的版本控制可輕鬆追蹤變更。
  9. 自動化測試：管理完善的測試資料和情境可提高自動化測試的成效。測試結果管理有助於長時間追蹤品質。
  10. 發行管理：適當的版本與變更日誌有助於更順利的發行。發行說明和文件管理可改善與利害關係人的溝通。

例如，一家為客戶開發行動銀行應用程式的金融服務公司可以使用資訊管理工具來集中管理專案文件、控制版本、優化效能以及管理事故。

OpenText 如何協助企業進行資訊管理？

OpenText 是資訊管理領域的全球領導者，提供廣泛的解決方案，協助組織有效地擷取、管理和運用其資訊資產。OpenText 專注於為資訊提供動力和保護，提供解決資訊管理各方面問題的工具和平台，使企業能夠簡化運作、提高生產力和推動創新。

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