正確的智慧型 內容管理解決方案 應該不只是儲存文件。它們應該讓非結構化資訊可以在您的企業中搜尋、連結和執行。在評估廠商時，請尋找能讓您的組織超越基本文件管理並釋放企業智慧的功能：無縫整合：它是否與您的團隊已經使用的系統和應用程式相連結，例如 ERP、CRM 和 HCM 平台，以消除孤島？可執行的智慧：它是否能利用人工智能和智慧文件處理，浮現洞察力、建議下一步行動，以及自動執行例行任務？使用者在任何地方的生產力：是否允許員工從任何裝置或應用程式安全地存取、分享和協同處理內容？統一治理：它能自動對儲存庫和整個內容生命週期的資訊進行分類、保護和治理嗎？內建的合規性：是否開箱即符合您產業的法規、隱私與安全要求？體驗影響：如何透過簡化工作流程和情境資訊存取，改善員工和客戶的體驗？合作夥伴的專業知識：供應商是否提供規劃、遷移和持續最佳化的成熟服務，以確保長期成功？

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概述

智慧型內容管理不只是儲存和管理資訊。它結合了一整套端對端內容服務，並將 GenAI、智慧型文件處理、流程自動化和資訊治理等先進技術層層納入，讓組織能夠發揮資訊的潛力。有了 AI 就緒的內容管理、廣泛的業務整合和可捍衛的治理，企業可為資訊導向的轉型建立可信賴且安全的資訊基礎。

智慧型內容管理

為什麼智慧型內容管理很重要？

各行各業不同規模的組織都面臨日益嚴峻的資訊管理挑戰。大量的內容和資料、多種應用程式以及低效率的工作流程，讓企業疲於奔命，他們正在尋找更好的方式來使用資訊、消除數位摩擦，以及最佳化業務運作。透過利用 GenAI 和智慧型文件處理等功能，組織可以超越傳統的文件管理，建立一個可適應和擴充的未來平台。因此，他們從靜態的文件儲存轉變為智慧型內容管理方式，以展現洞察力、建議下一步的行動，並將例行工作自動化，從而賦予員工能力、提升客戶體驗，並讓企業在瞬息萬變的世界中保持敏捷。

智慧型內容管理如何協助您的企業？

大多數的商業資訊都是非結構化的 - 埋藏在文件、電子郵件和協作工具中。智慧型內容管理可將資訊轉換為可行的洞察力，將內容與情境連結起來，讓員工可以更快做出更好的決策。透過將智慧化與自動化導入內容流程，組織可以

將資訊轉化為行動：打破各自為政的局面，並連結系統中的非結構化內容，以建立單一、受管轄的真相來源。
自動化知識流程：使用 AI 驅動的分類和智慧型文件處理功能，即時路由、總結資訊並採取行動。
強化每個決策：在上下文中提供洞察力，讓使用者可以直接在其日常工具中尋找答案、產生摘要並採取行動。
釋放全新的生產力：將員工從搜尋、整理及重新製作內容的工作中解放出來，讓他們可以專注於更高價值的工作。
在不減慢工作速度的情況下加強管理：自動保護、分類及保存關鍵資訊，以降低風險，同時維持敏捷性。

智慧型內容管理的關鍵要素是什麼？

智慧型內容管理包括內容生命週期內的各種功能。

文件管理

智慧型內容管理的核心是文件管理解決方案，提供一個安全組織、儲存及管理數位內容、記錄及資料的場所，橋樑孤島並創造一個使用、分享及管理整個企業資訊的基礎。

商業整合

將內容連結至流程，並將內容管理與員工所依賴的應用程式 (例如 Salesforce、SAP、Guidewire 和 Microsoft) 整合，是非常重要的。以熟悉的介面提供內容，讓員工快速取得資訊並深入瞭解，進而提升流程效率並提高生產力。

生成式 AI

知識工作者希望減少重複性工作，利用 GenAI 等先進技術更快地找到相關資訊。智慧型內容管理結合 GenAI，可讓使用者瀏覽大量內容；總結、分析和翻譯內容；以及獲得智慧型洞察力，以改善決策。

資料歸檔

組織需要管理和保留關鍵資訊，同時汰換過時的應用程式和老化的資料。資料歸檔解決方案有助於在資料的整個生命週期中保存和保護資料，支援以符合成本效益的方式將資料轉換至雲端，並降低基礎架構和管理成本。

資訊治理

資訊治理對於資料保護、風險減緩和合規性至關重要。智慧型內容管理解決方案提供保護和管理資訊的架構。因此，組織可以自動化並確保有效的法規遵循、識別敏感資訊和強制執行安全控制，以及監控和適應全球法規遵循規定。

智慧文件處理

智慧型文件處理 (IDP) 解決方案結合整合式資訊擷取、人工智慧及流程自動化，可擷取可操作的資料，並加速下游工作流程。因此，組織可以將資料整合至任何應用程式、將重複性工作和手動流程自動化，並將內容轉換為可搜尋的可用資訊。

流程自動化

流程自動化可讓企業克服與手動流程和資訊檢索相關的挑戰。透過將流程自動化與內容管理平台整合，組織可跨系統整合人員、流程和資料，提供流程的可視性和即時洞察力。

智慧型內容管理會帶來什麼成果？

採用智慧型內容管理的組織從單純管理資訊轉變為積極使用資訊，將其視為洞察力與創新的來源。透過連繫人員、流程和內容，他們在整個企業中取得了可衡量的成果：

加速決策：員工可快速、依據情境存取所需的資訊，減少搜尋時間，並能做出有自信、資料驅動的選擇。
降低營運成本：自動化流程、雲端部署和資料歸檔可減少手動工作、傳統維護和基礎架構開銷。
降低法規遵循風險：透明、自動化的管理可確保政策和安全控制一致地應用於所有儲存庫。
改善客戶與員工的體驗：簡化、連結的工作流程可提供更快的回應時間、個人化服務及更簡單的協作。
更高的敏捷性和可擴展性：統一的 AI 內容平台可提供彈性，以適應新的法規、商業模式和技術。

智慧型內容管理將非結構化資訊轉化為可衡量的業務優勢 - 協助組織在快速變化的數位環境中，以更快的速度、更高的準確性和更強的應變力來運作。

您應該從智慧型內容管理解決方案中尋找什麼？

正確的智慧型內容管理解決方案應該不只是儲存文件。它們應該讓非結構化資訊可以在您的企業中搜尋、連結和執行。在評估廠商時，請尋找能讓您的組織超越基本文件管理並釋放企業智慧的功能：

無縫整合：它是否與您的團隊已經使用的系統和應用程式連接，例如 ERP、CRM 和 HCM 平台，以消除孤島？
可執行的智慧：它是否能利用人工智能和智慧文件處理，浮現洞察力、建議下一步行動，以及自動執行例行任務？
使用者在任何地方的生產力：是否允許員工從任何裝置或應用程式安全地存取、分享和協同處理內容？
統一治理：它能自動對儲存庫和整個內容生命週期的資訊進行分類、保護和治理嗎？
內建的合規性：是否開箱即符合您產業的法規、隱私與安全要求？
體驗影響：如何透過簡化工作流程和情境資訊存取，改善員工和客戶的體驗？
合作夥伴的專業知識：供應商是否提供規劃、遷移和持續最佳化的成熟服務，以確保長期成功？

OpenText 如何協助您進行智慧型內容管理？

OpenText™ Content Cloud提供一整套端對端智慧型內容管理解決方案，將 AI、自動化和資訊治理統一在一個安全的環境中。它可協助組織將分散、非結構化的內容轉化為連結的知識，提升生產力、洞察力和應變能力^[1]。

統一和管理跨系統的資訊。將內容與 Salesforce、SAP 和 Microsoft 365 等關鍵業務應用程式無縫整合，以消除孤島並減少數位摩擦。
透過設計確保安全性與合規性。將治理、存取控制和保留政策嵌入日常工作流程，以支援隱私權和法規要求。
透過智慧型發現，強化您的工作團隊。使用 AI 從結構化和非結構化資料中發掘洞察力，改善決策並加速協作。
自信地在雲端進行擴充。利用 OpenText™ Core Content Management 和 OpenText™ Content Aviator™ 來提供具有內建 GenAI 功能的 SaaS 基礎 - 因此您可以在保持敏捷性的同時進行現代化，並延長您的產值實現時間。

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我們能如何幫助您？

[1]由 OpenText 贊助的 Foundry Research，MarketPulse Survey：GenAI 在內容管理現代化中的作用，2025 年 5 月