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什麼是雲端內容管理？

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概述

AI 驅動的雲端內容管理可無縫整合至您的關鍵業務應用程式中

正在考慮將內容管理移至雲端嗎？內容管理解決方案持續演進，變得更智慧、更整合。探索 SaaS 內容管理的生產力與效率優勢、雲端內容管理解決方案的注意事項，以及生成式 AI 的重要作用。

內容管理系統已有長足的發展。第一批系統是為記錄管理和法律部門所建立，主要著重於合規性和風險最小化，很少考慮到知識工作者如何使用他們所持有的內容。

如今，新一代的內容管理解決方案在設計上以使用者為本，讓內容更容易取得，以最大化資訊價值，並提升效率和生產力。這些系統管理資訊的生命週期，從建立、儲存到檢索和散佈，同時應用所需的安全控制和治理最佳實務。由於人工智慧 (AI) 工具的進步，內容很容易被搜尋、分析和總結，從而發掘隱藏的洞察力。

雲端內容管理

雲端內容管理是內容服務的下一個演進，將內容管理轉移到雲端環境，以提供更高的存取權、敏捷性、安全性和成本控制。根據 IDC 的資料，企業正積極向雲端轉移，三分之二的調查對象在過去 12-18 個月內進行了內容服務投資，其中 31% 的投資是由技術現代化計畫（包括向雲端轉移）所推動[1]。

雲端內容管理系統有哪些優點？

雲端內容管理平台持續演進，為組織提供更多的功能和優勢，打破資訊孤島，促進跨系統和應用程式的內容整合。

主要優勢包括

  • 透過匯集資訊和業務流程，減少資訊擴散和孤島。
  • 藉由改善工作流程處理時間和文件擷取速度來提高效率，減少瓶頸並加速作業。
  • 隨時隨地快速存取內容，推動業務連續性與生產力。
  • 透過確保使用者能存取最新的文件和資料來改善協作。
  • 從內容和資料中擷取價值，以推動準確而及時的決策。
  • 以多層安全防護加強安全性，包括進階存取控制、自動內容分類及持續安全監控。
  • 自動化並加速新建立內容的分類與歸檔。
  • 快速部署，內容管理系統可快速導入，並可視需要擴充，以支援不斷成長的業務和內容需求。

雲端內容管理解決方案需要注意什麼？

根據 Forrester 的調查，企業期望內容管理平台處理的最重要用例集中於以文件為中心的協作、以文件為中心的流程自動化和資訊治理[2]。

具體來說：

以文件為中心的協作： 透過專案協作空間的內容共創及分享，以及與生產力應用程式的整合，提升員工的生產力。

以文件為中心的流程自動化： 透過數位流程自動化、電子簽署以及應用程式設計與開發工具等功能，簡化例行性工作、將手動工作數位化，以及自動化業務工作流程。

資訊治理：透過政策導向的存取控制和生命週期管理來保護和保存文件，以遵守法律、法規和規則。

其他用例可能包括：

  • 智慧型文件擷取
  • 適用於以內容為中心的應用程式的低程式碼開發平台
  • 安全的內容分享
  • 知識工作自動化
  • 以內容為中心的橫向和縱向應用程式

然而，並非所有的雲端內容管理系統都是一樣的，有些系統專注於基本的檔案分享服務和雲端儲存，有些則是專為廣泛、多功能的企業用途而設計。

企業雲端內容管理解決方案可針對組織複雜且獨特的需求，提供所需的效能、管理、安全性、合規性及整合功能。

    • 安全性：先進的加密、多因素驗證、詳細的稽核記錄，以及可自訂的安全政策。
    • 合規性：全面的法規遵循架構、自動化保留政策以及法律保留管理。
    • 業務整合彈性：廣泛的 API、預先建立的連接器以及自訂整合功能。
    • 可擴充性：企業級基礎架構、全球內容遞送、無限擴充。

雲端內容管理的核心功能是什麼？

在評估雲端內容管理供應商時，選擇正確的合作夥伴可以讓一切都變得不同。以下是四種頂級功能，可協助優化和豐富數位內容，並為組織建立長期成功的基礎：

  • 解決任何使用個案的能力： 每個企業都有獨特的內容需求。詢問供應商是否有能力超越企業內容分享，解決記錄管理、內容擷取和資訊歸檔等挑戰。
  • 與任何地方的任何東西整合，以消除流程摩擦： 評估內容服務和內容協作解決方案是否能輕鬆嵌入使用者已使用的應用程式，例如 SAP® 和 Microsoft.- 等。
  • 保護資料並確保合規： 保護和管理重要資訊的必要架構和控制。
  • 全球靈活部署： 組織在進行雲端部署時需要彈性。詢問可從私有雲、公有雲或混合雲環境中選擇的選項，以及來自全球資料中心的支援，以確保安全、中斷的存取。

IDC 提供了更多建議，說明在進行內容服務應用程式現代化時，需要從供應商解決方案中尋找的功能：

    • 為所有與應用程式互動的使用者（例如人力資源、財務、行銷、銷售、客戶支援、供應商和合作夥伴）提供直覺的使用者介面
    • 以 API 為基礎的現代化架構，可確保效能與整合的簡易性，以及對開發人員的支援
    • 支援與鄰近應用程式的連接器，例如編寫應用程式、CRM、ERP 和 HR 應用程式，或協作工具，以盡量減少所需的客製代碼
    • 工作流程設計器、工作流程範本和腳本功能，可執行更複雜的工作流程
    • 支援 GenAI 的創新策略
    • 具有創新記錄，並顯示有能力以順暢的方式定期提供增強功能
    • 強大的合作夥伴和開發人員生態系統，可提供實施、支援和技術整合服務

GenAI 在雲端內容管理中扮演什麼角色？

利用 GenAI，組織可以延伸雲端內容管理平台的價值，將直覺式 AI 內容助理交到使用者手中。透過AI 內容管理解決方案，組織可以釋放全新層級的理解力、生產力和控制力。其優點非常廣泛，可提供一系列功能，例如：

  • 建立新內容
  • 識別多種來源的內容
  • 翻譯內容
  • 總結內容
  • 建議相關內容
  • 情緒分析
  • 自動標籤和分類

OpenText 如何協助您進行雲端內容管理？

OpenText™ Core Content Management 是一套智慧型雲端 內容管理 解決方案，可將 SaaS 內容管理與領先的商業應用程式整合在一起，讓您發現更多可能。

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註腳

  1. [1]IDC，《內容服務狀況》： 投資於企業內容管理和內容分享與協作，2024 年 1 月
  2. [2]Forrester， The Content Platforms Landscape，Q3 2024