Forrester Total Economic Impact 研究進一步發現，正在尋找文件管理解決方案的組織對於所選擇的供應商，主要著重於五項要求：與主要應用程式 (如 ERP 和生產力工具) 的關鍵任務整合。擁有複雜合規要求的地理位置和當地專業知識。開箱即用的自動化功能可提高生產力，並內嵌安全性和資訊管理。精通資料安全準確性、災難復原和備份。安全、合規且持續可用的集中式工作空間，可供整個組織使用。評估文件管理解決方案時，還需要考慮其他功能。為了讓您的資訊和現有的業務工具發揮最大價值，解決方案應該具備以下條件：簡單、直覺、易用的介面導覽，以提升採用率。端對端內容管理，支援內容擷取、文件產生、分享與協作、企業應用程式整合，以及工作流程自動化。AI 準備功能，例如內建元資料標籤、索引和分類，可組織內容以改善 GenAI 結果。自動化的幕後管理，可在整個生命週期中保護資訊安全。平台和部署的靈活性，可選擇在機房內部署、混合部署或在雲端部署。

概述

文件管理在組織中扮演著重要的角色，可確保資訊被有效地擷取、編入索引、組織、儲存及存取，以支援業務目標。

文件管理解決方案是企業成功的基本要素，可讓企業充分利用資料的價值、保持合規性、改善安全性，並提高跨團隊、部門、業務線和整個組織的效率。

Foundry Research 的一項調查顯示，企業持續面臨與資訊管理方式相關的挑戰，影響員工投入度與生產力的前三大障礙如下：

尋找與現有技術和系統整合的解決方案。
複雜的流程和工作流程。
難以獲得可用的知識。

投資於強大文件管理系統的企業可消除數位摩擦，創造環境以連結、分享和管理整個企業的內容。因此，這些組織獲得了競爭力和生產力的優勢，在上下文中提供內容，並大規模地進行安全資訊管理。

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文件管理

為什麼文件管理很重要？

根據Forrester Total Economic Impact™ 的研究，成功的文件管理計畫可平衡資訊工作者對生產力的需求與內部利害關係人對自動化例行活動及管理數位文件以符合法律或法規要求的需求。而且，如果做得好，結果會令人印象深刻 - 對資本和營運成本、員工和客戶體驗以及資料完整性產生正面影響。

然而，許多組織仍然仰賴分散在不同平台上的各種業務工具和應用程式，因此難以有效率地找出資訊，尤其是非結構化內容。透過將文件管理解決方案與領先的業務應用程式 (例如 SAP® 、Salesforce® 、Microsoft® 、Guidewire 和 Google Workspace) 整合，組織可以在關鍵應用程式之間建立橋樑，確保知識工作者無論使用何種偏好的介面，都能獲得制定關鍵業務決策所需的所有資訊。

有效的文件管理解決方案至關重要，因為它們可讓組織：

消除龐大技術堆疊間的整合問題。
針對獨特的使用個案擴充內容服務。
強化員工尋找、參與及分享資訊的方式。
促進員工、團隊和外部利害關係人之間的合作。
確保資訊管理、資料隱私及合規性。
提升敏捷性，快速回應不斷變化的業務需求。

企業如何從文件管理解決方案中獲益？

完善的文件管理解決方案可為組織帶來多項優勢，包括：

發展數位轉型：利用人工智能、雲端運算和知識管理的最新進展，刺激持續創新和成長。
提高生產力：透過整個組織可信賴的單一真相來源，減少尋找文件的時間。
實現資料驅動的決策：將精確、即時的資料放在使用者的指尖上，讓他們做出明智的商業決策。
將 AI 應用於日常工作：使用生成式 AI 輕鬆發現相關的洞察力、趨勢和分析。
提高作業效率：利用工作流程和程序自動化，減少冗餘和手動步驟。
促進知識分享：以最新的文件、無縫的協作和嚴密的版本控制，促進無縫的資訊交流。
改善法規遵循與風險管理：透過自動執行嚴格的存取控制、記錄管理及資料安全政策，遵守法律及產業法規。
降低營運成本：整合資訊管理系統和流程，以簡化 IT 基礎架構，並減少技術管理和監督。

GenAI 如何強化文件管理平台？

有了可直接在文件管理平台中使用的 AI 驅動的會話式搜尋和生成式 AI，組織可以將其文件管理解決方案和生產力提升到新的水準。直覺式AI 內容助理可協助使用者更輕鬆地識別、建立、翻譯和總結內容，透過自然語言發問，開啟理解和使用資訊的新方式。動態 AI 代理將超越內容助理的層級，代表知識工作者執行跨系統與工具的複雜任務，以加速流程。

在文件管理解決方案中需要尋找哪些核心功能？

Forrester Total Economic Impact 研究進一步發現，尋找文件管理解決方案的組織對於所選擇的供應商，主要有五項要求：

與主要應用程式的關鍵任務整合，例如 ERP 和生產力工具。
擁有複雜合規要求的地理位置和當地專業知識。
開箱即用的自動化功能可提高生產力，並內嵌安全性和資訊管理。
精通資料安全準確性、災難復原和備份。
安全、合規且持續可用的集中式工作空間，可供整個組織使用。

評估文件管理解決方案時，還需要考慮其他功能。為了讓您的資訊和現有的商業工具發揮最大價值，解決方案應該具備以下條件：

簡單、直覺、易用的介面導覽，提高採用率。
端對端內容管理，支援內容擷取、文件產生、分享與協作、企業應用程式整合，以及工作流程自動化。
AI 準備功能，例如內建元資料標籤、索引和分類，可組織內容以改善 GenAI 結果。
自動化的幕後管理，可在整個生命週期中保護資訊安全。
平台和部署的靈活性，可選擇在機房內部署、混合部署或在雲端部署。

不同部門和行業如何使用文件管理解決方案？

文件管理解決方案支援跨部門和跨產業的多種使用個案，每種個案對於儲存、存取和保護資訊都有獨特的需求。透過集中內容並將其嵌入核心業務應用程式，組織可讓知識工作者減少數位摩擦，並做出更好的決策。

以下是不同團隊和部門的受益方式：

銷售：簡化提案建立、自動化合約核准，並直接從 CRM 平台存取最新的資料，以改善銷售週期和客戶回應能力。
人力資源 (HR)：安全地管理員工記錄、入職材料和績效文件，同時確保符合勞工法規和資料隱私要求。
客戶服務：讓代理員能快速存取最新的知識庫、服務記錄和客戶溝通歷史，以改善解決時間和客戶滿意度。
法律：透過版本控制、電子簽署支援和稽核追蹤，集中管理法律文件、案件檔案和合規材料，以維持法律的完整性和就緒狀態。
工程：管理大量的技術圖紙、產品文件和變更記錄，同時支援全球團隊之間的協作，並維持版本的精確性。
生命科學：在研究、臨床試驗和製造過程中維護符合法規的文件，確保準確性、可追溯性以及符合業界標準的稽核準備。
政府：實現公民記錄、許可證和法規文件的安全、合規管理，同時支援透明度、可審計性和公共服務效率。

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