資訊技術治理架構的目的是建立組織在業務、法律和法規背景下的資訊管理方法。有效的框架涵蓋以下領域。範圍與章程 建立資訊治理計劃的範圍。列出建立、共用、儲存和處理資訊的程序。定義所有影響企業法律和法規義務的資訊和相關系統的管理。角色和職責 定義資訊治理中的主要角色和職責。這包括資訊治理委員會、資訊治理團隊、資訊風險管理團隊、資訊資產管理團隊、記錄管理團隊、業務線經理和員工。資訊政策與程序 資訊治理包括多種不同的政策與程序。此架構應明確列出影響資訊治理的政策，包括資訊安全政策、保留政策、處置政策、歸檔政策、隱私權政策、資訊與通訊科技政策、遠端工作政策，以及資訊分享政策。然後，資訊程序決定並定義組織和員工如何根據規定的每項政策與資訊互動。第三方 某些企業資訊將由第三方建立並儲存。此架構確立組織如何與合作夥伴、供應商及利害關係人管理資訊。定義資訊治理如何影響合約義務和供應商關係。建立評估第三方的指標，以確認是否符合資訊治理目標。業務、連續性、災難恢復和應變 框架應列出報告資訊遺失、報告資訊外洩、事故管理、事故上報、災難恢復和業務連續性的流程。稽核與審查 持續監控資訊存取、資訊使用、法規遵循、資訊安全、基礎架構效能及儲存效能。定期進行風險評估、稽核和審查。

概述

資訊治理為您的資訊混亂帶來秩序。這是關於設定政策和最佳實務，以及自動化資料的建立、使用、儲存和刪除。資訊治理包含資料生命週期管理、資料治理和 AI 治理等智慧型實務，可確保您的資訊能有效運用，以達成您的目標。將其視為讓您的資料保持在正軌上的路線圖，可協助您的組織保持合規、安全和領先。

資訊治理

資訊治理不只是將資訊視為策略性資產，而是賦予組織權力，使其接受高層級的協調與監督。這種賦權可確保全企業資訊的問責性、完整性、保存和保護。作為一種規範化的方法，其目的在於全面處理任務，消除孤島和分散的情況，並改善資訊管理所需技術和資源的適當、有效和安全使用。

資訊治理計畫有哪些好處？

資訊治理計畫為組織帶來許多重要的好處。在許多情況下，資訊治理是由法律、法規和產業最佳實務所規定。即使沒有強烈的法規要求，資訊治理對於資訊管理系統的有序運作仍是不可或缺的。

一致性與完整性：有了文件化、一致的資訊管理政策與程序，組織就能確保資料更精確、完整且最新。
強化安全性與風險管理：必須使用最新的網路安全標準和最佳實務，保護敏感、專屬和私人資訊免於未經授權的存取。
法規遵循：大多數組織對於資訊保留、安全性、隱私權保護、可存取性和稽核都有法律和特定產業的要求。
提高效率：有了組織良好的資訊，更容易找到和使用，可以節省時間和資源，讓工作流程更簡化、更方便。
決策支援：有了更可靠、更容易取得的資料，領導者就能做出更明智的策略性決策。
降低成本：組織可消除多餘或過時的資料，並簡化流程，從而降低儲存和管理成本。
改善合作：明確的資訊分享政策可促進部門與外部合作夥伴之間更好的合作。
提升聲譽：展現負責任的資訊管理可提升利害關係人的信任度和組織的信譽。
保存有價值的資訊：適當的管理可確保重要的歷史和作業資料得以保留，並可長時間存取。
促進數位轉型：穩固的資訊治理架構可為採用新技術和資料驅動的方案奠定基礎。

資訊治理有賴於自動化

在現代，即使規模不大的組織也擁有 TB 甚至 PB 級的資訊。如果沒有高度的自動化以及資訊管理系統與其治理能力之間的密切關係，要實現資訊治理是不切實際的。所有類型的資訊管理系統都必然包含一些治理功能。

資訊治理自動化的一些範例包括

內容與記錄管理系統通常包含高度先進的資訊治理控制與自動化，而輔助系統通常會整合至資訊治理計畫中或加強其功能。
智慧型文件處理可自動擷取、標籤、處理及儲存大量資訊，省去將數百萬頁硬複本、表格、傳真、醫療表格等轉錄至安全且可存取的資訊管理系統的繁瑣勞動。
內容分析與風險降低 軟體可以掃描大量現有與傳入的資訊，找出敏感資訊、個人識別資訊、健康資訊和其他風險標記，以辨識需要在內容管理系統中進行檢閱、安全保護、適當標籤和保護的內容。
歸檔和儲存管理 軟體可將資料和內容移至更簡單、更經濟的儲存平台，同時有效保存資料和內容，並在必要時保持可存取性，從而降低長期保留資料和內容的成本。
eDiscovery 和早期案件評估系統可協助調查和法律團隊針對法律案件、FOIA 請求和風險評估，封存和檢閱大量內容。這些系統運用 AI、搜尋和工作流程，在遵守披露請求、法律保留以及其他需要文件檢閱的重要流程方面，提供無價的協助。

什麼是資訊治理架構？

資訊技術治理架構的目的是建立組織在業務、法律和法規背景下的資訊管理方法。有效的框架涵蓋以下領域。

範圍與章程

建立資訊治理計畫的範圍。列出建立、共用、儲存和處理資訊的程序。定義所有影響企業法律和法規義務的資訊和相關系統的管理。

角色與責任

定義資訊治理的主要角色和責任。這包括資訊治理委員會、資訊治理團隊、資訊風險管理團隊、資訊資產管理團隊、記錄管理團隊、業務線經理和員工。

資訊政策與程序

資訊治理包括多種不同的政策與程序。此架構應明確列出影響資訊治理的政策，包括資訊安全政策、保留政策、處置政策、歸檔政策、隱私權政策、資訊與通訊科技政策、遠端工作政策，以及資訊分享政策。資訊程序則決定並定義組織和員工如何根據規定的每項政策與資訊互動。

第三方

某些企業資訊將由第三方建立並儲存。此架構確立組織如何與合作夥伴、供應商及利害關係人管理資訊。定義資訊治理如何影響合約義務和供應商關係。建立評估第三方的指標，以確認是否符合資訊治理目標。

業務、連續性、災難恢復和緊急應變

該架構應列出報告資訊遺失、報告資訊外洩、事故管理、事故升級、災難恢復和業務連續性的流程。

稽核與審查

持續監控資訊存取、資訊使用、法規遵循、資訊安全、基礎架構效能及儲存效能。定期進行風險評估、稽核和審查。

強大的人工智慧策略從資訊管理開始

資訊管理正隨著產生式人工智慧 (GenAI) 工具的導入而快速發展，以加速資訊發現和以資訊為基礎的生產力。為了確保 GenAI 在組織內的成功使用案例和進展，請考慮專案規劃和治理政策制定中的以下六項最佳實務，以提高 AI 的可信度和實用性：

編輯值得信賴的內容。GenAI 的優點在於它擁有可用的資訊。有目的性地精選內容，可以讓您快速獲勝。推出人工智能試點專案，明確核准需求量大的內容。例如已完成的合約、RFP、FAQ、專利庫、SOP 和法規內容。
控制內容蔓延。雜亂無章的內容指的是電子郵件、聊天訊息和 OneDrive 中的雜亂無章的方便複本和被遺棄的文件編輯版本。這種類型的內容在短期內可能有用，但因為它很嘈雜，所以容易將 AI 的回應引向更遠的歧途。管理完善的資訊管理流程自然會改善人工智慧產生式回應的準確性與相關性。
標籤資料。 當有更精確的接地資料時，AI 接地程序會更有效。提供標籤資料，或透過妥善管理的內容服務和自動化流程所收集的豐富、精確的元資料，以便更精確地建立基礎，讓人工智能進展能更好地推斷原始資料。
建立更好的安全控制。商用大型語言模型無法自動瞭解流程以及必須保障的事項。他們可以揭露任何他們可以接觸到的東西。勤勉地保護內容儲存庫和避免影子 IT 是必要的。
提供背景資料。上下文是關鍵。理想的情況是，我們希望從使用者目前的工作情境推斷出 AI 接地情境。如果接地集中在單一的業務交易，例如新客戶、專案檔案、人力資源檔案或保險索賠，則上下文視窗最有價值。
納入 AI 治理。AI 治理是一個快速演進的公共與組織政策、立法與風險緩解議題。AI 治理（資訊治理的子類別）的一些原則包括透明度與可解釋性、公平與非歧視、隱私與資料保護、問責與監督，以及安全性與穩健性。

GenAI 是可用性和生產力的一大躍進，尤其是對於龐大的資訊儲存庫而言。遵循這六個重要的管理實務，創造性人工智慧系統就更有可能安全、穩妥且富有成效。

開始您的資訊治理之旅

資訊治理是成為資訊賦權組織的必要做法。但是，它必須根據健全的實務、規模、安全，以及與其他流程和資訊系統的協同運作來進行管理。

現在幾乎所有的大型組織都聲稱自己是資料驅動型的。實施健全資訊治理策略的企業可提高資訊可用性、降低風險、控制成本並遵守法規。

OpenText資訊治理解決方案提供智慧型、政策驅動的自動化與整合，協助組織降低風險並保護資訊，以維持合規性、安全性與生產力，同時為現代工作提供動力。

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