整合且嚴謹的資訊治理解決方案，能讓組織安全且有信心地將資訊轉化為營運優勢。透過針對資訊的建立、儲存、存取及使用方式，實施相關政策、自動化措施及最佳實務，資訊治理為高品質、可靠且值得信賴的資料奠定了基礎。以嚴謹管理的内容為核心，企業得以運用資訊來提升業務成果——將生產力提升至新高度、擴展內容豐富的流程，並改善人工智慧的效能與可靠性。

資訊治理

資訊治理基礎知識

資訊治理是一套由政策、流程及技術所構成的策略性框架，旨在確保資訊在其整個生命週期中均能保持安全、準確且符合規範。資訊治理解決方案能協助組織實現政策自動化、保護敏感資料，並支援可信賴的人工智慧與數位轉型。隨著知識工作在人工智慧與智慧型內容管理的推動下持續演進，確保企業範圍內資訊的問責制、完整性、保存與保護，對每個組織而言至關重要。

為何資訊治理軟體如此重要？

資訊治理解決方案透過定義組織如何管理與使用資訊，確保正確的資訊受到信任、受到保護，並能在適當的時間提供給適當的人員。而且，若缺乏強有力的資訊治理，資訊便會從資產變成負債。

資訊治理解決方案透過提供以下工具，協助組織控制風險、維持合規，並充分釋放其資訊的價值：

防範安全與隱私風險：敏感 資料——例如個人資訊、財務資訊及專有資訊——必須受到保護，以防遭未經授權的存取及資料外洩。資訊治理軟體透過實施存取控制、分類及監控，以保護關鍵資產。
支援法規遵循：資訊治理解決方案透過執行保存政策、隱私權管控措施以及具有法律辯護力的處置政策，協助組織符合法律與法規要求。
減少資訊混亂：未經管理的內容會導致資訊重複、版本過時以及政策不一致。治理機制透過建立架構與自動化流程，確保員工能接觸到準確、相關且最新的資訊。
提升資料完整性以支援決策：值得信賴且高品質的資訊，能促進更強大的分析、報表編製及數據驅動的決策。
推動安全且負責任的人工智慧應用：人工智慧工具需要準確、相關且管理得當的資料——否則結果將大打折扣。資訊治理軟體可確保生成式人工智慧（GenAI）使用經授權、最新且相關的資訊，同時保護敏感資料並降低偏見。
提升營運生產力：基於政策的自動化可減少手動作業，協助員工更快找到資訊，並消除使用過時或不完整資料的風險。
降低成本：組織可透過清除冗餘或過時資料，並簡化流程，從而降低儲存與管理成本。
保存寶貴資訊：完善的治理機制可確保重要的歷史與營運資料得以長期保存，並隨時可供查閱。
簡化法律保留、證據蒐集及電子證據開示流程： 必須迅速且高效地執行法律保留及資料彙整，以便為電子證據開示（eDiscovery）及資料提交進行內容整理。

資訊治理常見的挑戰有哪些？

隨著資訊量不斷擴大，加上人工智慧加速了資料的運用，組織所面臨的複雜性也日益增加。若缺乏合適的資訊治理軟體，組織將難以應對以下問題：

內容分散：雲端應用程式與各不相同的業務系統會產生分散且零碎的內容，導致難以進行全面監管。
日益嚴格的隱私與法規要求：組織必須在遵守不斷演變的全球法規的同時，保護個人及敏感資料。
安全風險與過度曝光：若缺乏強效的資訊治理解決方案，敏感資料可能會遭到不當存取或分享。
Shadow AI：員工可能會將敏感內容輸入未經授權的 AI 工具中，而這些工具不受任何資料保留或保護政策的規範。
資訊品質問題：過時或冗餘的內容會降低生產力，並削弱對分析結果及人工智慧產出結果的信任。
新的 AI 治理要求：AI 系統必須在結構完善、安全且受管控的數據支持下，以最佳效能運作，以防止錯誤或濫用。
大規模的手動流程：若資料無法在各系統與團隊之間順暢流動，數位摩擦與資料衝突便可能拖慢營運成長的步伐。
作為紀錄的 AI 生成內容：聊天記錄、會議紀錄及客服人員的回應，均屬於一個快速成長的新型內容類別；在大多數組織中，這類內容目前既無分類標準、也無保存期限，更無處置流程。
資料主權與資料駐留：跨境人工智慧處理正與主權要求產生衝突，特別是在歐洲及受監管的產業中。

資訊治理的關鍵原則有哪些？

有效的資訊治理奠基於一系列原則，這些原則旨在保護紀錄、滿足監管機構的要求，並為知識工作者和人工智慧提供值得信賴的資訊，作為未來工作的依據。

問責

指定的管理員負責在每個記錄的完整生命週期中，對資訊資產及人工智慧產出的內容承擔責任。

透明度

政策、保存期限表及人工智慧行為均已記錄並公開可見，且所有存取與變更皆有紀錄，以便稽核人員掌握證據鏈。

誠信

資訊從建立到銷毀的整個過程中，始終保持完整、準確且未經竄改。可辯護的紀錄與值得信賴的 AI 輸出皆仰賴於此。

保護

資訊會依據其敏感程度與商業價值進行分類，並採取相應措施防止未經授權的存取及資料外洩，相關管控措施亦會根據實際風險程度進行調整。

合規

治理計畫符合相關法律、法規及標準，藉此降低法律風險並滿足稽核要求。

供應狀況

正確的資訊會在需要時傳遞給授權的使用者及系統。良好的治理能讓資訊易於查找，而非僅將其封鎖起來。

留存率

資訊會保存至預先界定且具有合理依據的期限，藉此使法律保留要求得以妥善管理，並證明組織已保留依法應予保存的資料。

處置

當保存期限屆滿時，相關資訊將依照時程表，以符合法律要求的方式予以銷毀。

資訊治理如何支持值得信賴的人工智慧？

資訊治理軟體為值得信賴的人工智慧奠定了資訊基礎，因為它能確保用於訓練、校準及產生人工智慧輸出結果的資料，既準確、安全，又符合情境需求。人工智慧的可靠性取決於其所依據的資訊品質，因此，完善的內容管理、元資料以及政策執行，對於確保結果值得信賴至關重要。透過在資料整個生命週期中（包括分類、存取控制、保留期限及品質管理）對資料進行管理，組織能建立適合人工智慧運用的資訊，藉此提升回應準確性，並降低產生「幻覺」或誤導性結果的風險。

資訊治理解決方案能保護敏感資料，並落實安全與合規政策，這些措施對於建立對人工智慧系統的信任至關重要。治理框架可確保人工智慧系統尊重使用者權限、防止未經授權的資料外洩，並符合監管及隱私要求。這種以政策為導向的方法，使人工智慧工具能在既定的管控框架內運作，確保人工智慧無法繞過安全規則，並使專有資料保持機密性。

治理範圍也必須延伸至人工智慧代理。代理程式必須受到與人員相同的政策和安全措施保護，並須向授權其運作的使用者負責。資訊治理軟體會強制執行「最低權限原則」，因此代理程式僅能繼承授權使用者的權限，且絕不會超越該權限範圍。它透過追蹤級別的稽核日誌，監控代理程式的工作狀況，並透過分類代理程式產生的輸出內容，並套用與其他所有紀錄相同的保存與處置規則，來管理代理程式所產生的資料。將治理範圍擴展至代理程式，可確保自動化活動保持透明、受控且具有可辯護性。

此外，資訊治理透過將問責制、可稽核性及監督機制融入人工智慧運作中，藉助能確保輸出結果符合組織價值觀的治理框架，從而支持符合倫理且具透明度的人工智慧發展。透過提供可追溯性、監控及政策執行功能，資訊治理軟體能協助組織展現負責任的人工智慧應用，並建立長期的信任——從而將人工智慧轉化為可靠且值得信賴的企業資產。

OpenText 如何協助貴組織落實資訊治理？

OpenText 的資訊治理解決方案提供智慧型、基於政策的自動化與整合功能，協助組織落實資訊安全、降低內容風險，並確保內容能支援值得信賴的人工智慧。

我們的解決方案包括

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