企業內容管理軟體需要與市場需求同步，提供新功能以協助企業提升資訊管理並提高投資報酬率。進階功能包括雲端 ECM：許多機構正朝向 雲端 ECM 解決方案邁進，因為雲端 ECM 解決方案 提供更大的靈活性、可擴充性及可存取性。人工智慧 (AI) 工具：透過 AI 內容助理 和機器學習，組織可以改善內容分類、搜尋能力和流程自動化，並利用進階分析以獲得新的內容洞察力。廣泛的整合：企業內容管理系統與 Microsoft Teams 和 Slack 等熱門協作工具的整合越來越多，以改善工作流程和使用者採用率。多雲端支援：領先的 ECM 平台支援混合與多雲環境，讓組織可靈活優化效能、避免廠商鎖定，並維持跨雲端供應商的合規性。

概述

企業內容管理 (ECM) 是組織、儲存和利用組織內各種資訊資產的全面方法。它涵蓋了用於擷取、管理、儲存、傳送和管理整個企業內容的策略、方法和工具。這些內容可能包括文件、影像、視訊、電子郵件，以及對企業營運至為重要的任何其他形式的數位資訊。

ECM 系統可作為組織所有內容的集中儲存庫，為管理整個資訊生命週期 (從建立到存檔或刪除) 提供結構化的架構。這些系統的設計目的在於簡化工作流程、加強協作、確保符合法規，以及提高整體運作效率。

企業內容管理

企業內容管理是如何演進的？

ECM 平台是從 1990 年代的文件管理系統發展而來，最初的設計目的是為核心後端文件流程的自動化提供企業層。儘管 ECM 針對的是重要的業務功能，但許多 ECM 實作卻未被充分利用，原因在於解決方案最初著重於技術，而非使用技術的業務流程和人員 - 組織對於控制其內容更感興趣，而非啟動人員使用內容的功能。

這導致系統在擷取、儲存和管理內容方面表現優異，但對終端使用者而言卻難以使用且耗費大量人力--通常需要他們改變工作流程以適應系統。結果，企業內容管理系統成為主要的記錄系統，這對於正式業務記錄的控制和治理非常有利，同時，由於使用者在其偏好的系統中創建了新內容，孤立的資訊孤島在整個組織中蔓延。

這些解決方案創造了一個儲存庫 - 單一的真相來源 - 可以儲存、管理、搜尋和擷取內容。隨著越來越多的內容（結構化和非結構化）被創建，企業內容管理軟體也在不斷演進，以便在使用者需要的時候，在他們偏好的應用程式中為他們提供所需的內容，確保內容是可搜尋的，並可供使用者、稽核人員和法規遵從人員存取。此外，現今的工具允許彈性部署 (佈建、託管或 SaaS)，並提供進階分析，以根據內容中的資料驅動洞察力和行動。

為什麼企業內容管理對企業很重要？

提高效率：ECM 系統可集中資訊，讓員工更容易找到並使用所需的文件。
提高生產力：透過集中內容並使其易於存取，員工花在搜尋資訊上的時間更少，而有更多時間進行增值活動。
更好的決策：ECM 可快速存取精確、最新的資訊，讓使用者更快做出更明智的決策。
更優質的客戶服務：透過快速存取客戶資訊及相關文件，企業可以提供更快速、更個人化的客戶服務。
加強協作：企業內容管理提供團隊一個中央平台，可同時處理文件和無縫分享資訊，同時維持版本控制。
強化資訊治理：取得管理內容從建立到棄置的整個生命週期所需的工具。這可確保資訊得到妥善管理，降低資料外洩或不符合法規的相關風險。
更嚴格的法規遵循：透過安全儲存、存取控制和稽核追蹤，滿足文件保留和資料隱私的要求。
可擴充性：ECM 支援每天安全處理所需對象數量的能力 (可能達到數百萬個)。

您應該在 ECM 解決方案中尋找哪些核心功能？

組織持續需要企業內容管理軟體所提供的核心功能。擴展至內容服務方式則讓 ECM 更進一步，為組織提供連接內容與數位業務的新方式 - 提供終端使用者可用來輕鬆處理、分享及協同處理內容的工具。

最有效的企業內容管理解決方案使用內容整合，讓使用者能夠存取目前已在使用的應用程式中的正確內容，例如 SAP® 、Microsoft® 365、Salesforce、Guidewire 和 SAP SuccessFactors® 。與此同時，先進的 ECM 工具建立在控制與治理功能之上，可在企業內部以及與外部合作夥伴進行安全的資訊分享與協作。

其他可利用的內容服務包括

內容擷取：可讓您將實體文件數位化，並從各種來源收集數位內容。內容擷取可包括將掃描文件轉換為可搜尋文字的光學字元識別 (OCR) 等技術。
深度、開箱即用的整合：透過將 ECM 工具與團隊每天使用的主要應用程式整合，將應用程式切換的需求降至最低。
工作流程/業務流程管理：自動化並優化涉及內容的業務流程，例如核准流程或發票處理。
協作工具：促進文件和專案的團隊協作，通常包括同步編輯和評論等功能。
搜尋與檢索：可讓使用者利用強大的搜尋功能快速找到內容，包括全文檢索、元資料檢索和分面檢索。
行動與遠端存取：可從任何裝置或地點安全存取內容，這在混合工作環境中日益重要。
記錄管理：確保長期的內容保存、保留時間表，以及符合法律與法規要求的合理處置。
資訊治理與法規遵循：支援政策執行、稽核追蹤及角色式存取控制，以管理風險並符合法規標準，例如「一般資料保護規範」(GDPR) 或「健康保險可攜性與責任法案」(HIPAA)。
分析與報告：提供對內容使用、使用者行為和流程效率的深入瞭解，以指導持續改善。

企業內容管理有什麼新功能？

企業內容管理軟體需要與市場需求同步，提供新功能以協助企業提升資訊管理並提高投資報酬率。

進階功能包括

雲端 ECM： 許多機構正朝向雲端 ECM 解決方案邁進，因為雲端 ECM 解決方案提供更大的靈活性、可擴充性及可存取性。
人工智慧 (AI) 工具：透過AI 內容助理和機器學習，組織可以改善內容分類、搜尋能力和流程自動化，並利用進階分析以獲得新的內容洞察力。
廣泛的整合：企業內容管理系統與 Microsoft Teams 和 Slack 等熱門協作工具的整合越來越多，以改善工作流程和使用者採用率。
多雲端支援：領先的 ECM 平台支援混合與多雲環境，讓組織可靈活優化效能、避免廠商鎖定，並維持跨雲端供應商的合規性。

OpenText 提供哪些企業內容管理工具？

OpenText 提供全面的企業內容管理工具套件，可協助組織提高效率、降低成本並加強合規性。OpenText 為數位內容提供集中式儲存庫、自動化工作流程，並支援安全存取，讓企業能更好地運用資訊資產。

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