智慧型文件處理透過資訊擷取、AI 和流程自動化，將效率發揮到極致。客戶和員工都能從更快速的上線和個案解決中獲益 - 即使是客戶溝通的語氣，也能觸發系統指派誰來處理支援單。這兩個組別也減少了因手動工作和遺失文件所造成的挫折感。無論資訊以何種方式進入組織，都會立即轉換內容，使其可用且可搜尋。它提供自動化的業務流程，免除使用者手動檢閱內容、新增標籤，以及決定是否啟動下一個工作流程的負擔。因此，組織可從以下方面獲益：速度和效率提升到新的水準：智慧型文件處理縮短了處理文件所需的時間，將手動工作自動化，減少關鍵流程的延誤。提高準確性：自動化資料擷取將錯誤降至最低，確保準確擷取資訊。更高的客戶滿意度：透過精確的資料提供更快的回應時間和更個人化的互動，進而提高客戶滿意度和保留率。節省成本：透過減少手動工作，智慧型文件處理解決方案可降低作業成本並提高整體效率。嚴格的法規遵循與資訊管理：跨結構化、半結構化及非結構化內容的自動文件分類、歸檔及存檔功能，簡化合規性。

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概述

智慧型文件處理 (IDP) 透過加入 AI 與自動化功能，提升智慧型文件擷取的層次，將檔案轉換為有組織的資訊，以改善營運效率、客戶服務、員工生產力與投入度。無論資訊是以何種方式進入組織，智慧型文件處理解決方案都能辨識內容何時應該啟動自動化工作流程、擷取重要的元資料，並確保人類或 AI 內容助理都能搜尋資訊並採取行動。

智慧文件處理

為什麼智慧型文件處理很重要？

組織處理的入站內容比以往更多，包含許多格式，例如 PDF、附有附件的電子郵件、行動影像等。手動處理檔案需要花費時間、金錢，而且經常導致錯誤。

發票、銷售訂單、客戶通訊和員工記錄等檔案包含寶貴的資訊，但如果無法找到、瞭解和處理其中的資料，就會延遲重要的工作流程。有效使用內容的重擔往往落在個人身上，需要額外的步驟來手動檢閱內容、新增標籤，以及管理內容密集的工作流程。

為此，各行各業的組織都在使用智慧型文件處理解決方案取代手動資料輸入和檔案標記。透過自動化文件擷取、分類、處理和資料萃取，可減少手動工作，讓員工和團隊能騰出時間處理更高價值的工作、減少錯誤並提高資料利用率。

智慧型資料處理可讓組織利用最新的人工智慧技術和業務流程自動化工具，擴大資訊擷取的範圍，加速收入工作流程，創造更好的客戶和員工體驗。當組織優化自動化時，一切都會變得更快、更一致，這對於保持競爭力和合規性至關重要。

智慧型文件處理如何運作？

智慧型文件處理可加速下游工作流程，透過三個核心階段提高效率和生產力：

資訊擷取：智慧型文件處理可收集來自不同來源的內容，例如電子郵件和行動應用程式，自動標記及整理文件。
AI 驅動的資料擷取與文件理解：AI 可協助智慧型文件處理解決方案瞭解文件內容、擷取關鍵細節、識別模式，以及理解語氣和情感。此外，AI 模型會隨著時間學習，持續改善結果和效能。
工作流程自動化：擷取資料後，智慧型文件處理解決方案會將資料傳送到正確的地方，以觸發工作流程，例如財務系統、人力資源工具或客戶服務平台內的工作流程。這種自動化可節省時間並減少出錯的風險。

常見的智慧型文件處理使用案例有哪些？

智慧型文件處理解決方案非常適合需要快速組織、搜尋及處理的檔案。這使得智慧型文件處理成為為許多產業和重要業務功能帶來新效率的重要工具。一些例子包括

財務： 自動化發票和付款。
醫療保健：將病患記錄數位化。
政府：加快執照和許可證的簽發。
HR： 讓上線更快速、更容易。
保險： 以更少的錯誤更快地處理理賠。
客戶上線： 自動化身份和地址驗證。
客戶服務： 路由請求並更快回應。
合規性： 整理並保護法規文件。

以下是一個常見的客戶上線情境範例：申請銀行帳戶。為了驗證客戶的身份，該人上傳了一份 PDF 文件，其中包含水電費帳單、租房協議和駕駛執照掃描。在幕後，OpenText™ Capture等智慧型文件處理解決方案會開始工作。它會自動分開這三種文件，將每種文件分類，並擷取主要資料，例如姓名、地址和帳號。如果有任何資訊遺漏或不清楚，系統會標示出來，以便使用簡單的 Web 介面進行快速人工審查。智慧型文件擷取完成後，IDP 解決方案會自動匯出檔案和元資料至銀行系統，觸發客戶上線流程中的下一個工作流程。

智慧型文件處理解決方案的主要優勢是什麼？

智慧型文件處理透過資訊擷取、AI 及流程自動化，將效率發揮到極致。客戶和員工都能從更快速的上線和個案解決中獲益 - 即使是客戶溝通的語氣也能觸發系統指派誰來處理支援單。這兩個組別也減少了因手動工作和遺失文件所造成的挫折感。

無論資訊以何種方式進入組織，都會立即轉換內容，使其可用且可搜尋。它提供自動化的業務流程，免除使用者手動檢閱內容、新增標籤，以及決定是否啟動下一個工作流程的負擔。

因此，組織可從以下方面獲益：

速度和效率達到新的水準：智慧型文件處理減少處理文件所需的時間，將手動工作自動化，減少關鍵流程的延誤。
提高準確性：自動化資料擷取將錯誤降至最低，確保準確擷取資訊。
更高的客戶滿意度：透過精確的資料提供更快的回應時間和更個人化的互動，進而提高客戶滿意度和保留率。
節省成本：透過減少手動工作，智慧型文件處理解決方案可降低作業成本並提高整體效率。
嚴格的法規遵循與資訊管理：跨結構化、半結構化及非結構化內容的自動文件分類、歸檔及存檔功能，簡化合規性。

OpenText 如何協助您進行智慧型文件處理？

OpenText 透過 OpenText™ Content Cloud 提供完整的智慧型文件處理解決方案，結合智慧型擷取、AI 驅動的自動化，以及與企業系統的深度整合，協助組織更智慧、更快速地工作。

OpenText 提供端對端的功能，從文件擷取、分類到資料萃取、工作流程自動化，以及安全歸檔，與只處理文件生命週期其中一部分的點解決方案不同。這種統一的方法可降低複雜性、提高精確度，並加快實現價值的時間。

以下是 OpenText 的與眾不同之處：

單一供應商提供所有功能：OpenText 在單一解決方案中提供擷取、IDP、內容服務、歸檔與分析功能。這樣就不需要管理多個供應商或互不相連的工具。
AI 驅動的自動化：OpenText 使用機器學習和大型語言模型來持續改善資料擷取、分類和工作流程決策。這可減少人工審查，並隨時間推移提高準確性。
深度整合：OpenText 可與 SAP 和 Salesforce 等系統原生整合，讓 IDP 更容易嵌入現有的業務流程，而無需客製化開發。
彈性部署：無論您需要 SaaS、私人雲端、混合或內部部署，OpenText 都能支援您的策略。您可以按照自己的步調，使用您偏好的超級分級器移動到雲端 - Google® Cloud、AWS™ 或 Microsoft® Azure™ 。
全球規模與支援：OpenText 的營運據點遍及 180 個國家/地區，員工人數超過 23,000 名，可提供支援複雜的全球部署所需的規模與專業技術。

透過 OpenText，組織可減少手動工作、改善資料品質、加速數位轉型，同時維持對內容和工作流程的控制。

瞭解企業選擇 OpenText 進行智慧型文件處理的原因

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