OpenText 隱私權中心

OpenText 已建立全面的隱私權計劃，以確保個人資料或個人資訊（個人資訊）受到保護。為了有效運作目前的隱私權計畫，OpenText 採用了基於領先標準和法規的隱私權框架，包括通用資料保護條例 (GDPR)、經加州隱私權法案 (CPRA) 修訂的加州消費者隱私權法案 (CCPA)，以及業界標準，例如 AICPA/CICA 的隱私權成熟度框架、Nymity 的隱私權框架和美國國家標準與技術研究院 (NIST) 的隱私權框架。

OpenText 的隱私權計畫建構在一個責任框架上，我們的使命聲明是：「建立並維持一個可持續發展的資料隱私& 規範計畫，將客戶權利、合乎道德的資料使用以及法律規範義務納入其中」。

目的

本聲明概述了 OpenText 全球隱私權計劃、我們的管理以及我們為確保公平、合法和安全地處理個人資訊而代表客戶或消費者作為控制者和處理者所進行的活動。

就本頁面而言，我們使用下列「一般資料保護條例」(GDPR) 條款來概述我們履行適用義務的策略。

控制者：對個人資訊的處理做出決策的自然人或法人，無論是公共或私人。
處理者：由控制者指定，代表控制者執行個人資訊處理的自然人或法人。
個人資料和個人識別資訊 (PII)「個人資訊」應具有適用的資料保護法所定義的涵義。

遵守資料保護和隱私權法律

在 OpenText，我們致力於確保遵守適用的資料保護和隱私權法律，只要這些法律適用於作為控制者或處理者的 OpenText。我們認識到保護客戶、合作夥伴和網站訪客託付給我們的個人資訊的重要性。OpenText 的以下做法旨在遵守相关数据保护和隐私法律规定的要求，如通用数据保护条例 (GDPR) 和其他适用的地区或国家立法。隱私權部門負責追蹤和監控法規和法律的變更，並確保隱私權計畫得到定期審查和更新。

我們的方法摘要

OpenText 用於保護個人資訊的隱私權計劃的支柱包括以下幾點：保護資料當事人的權利、設計隱私權、在合約中納入隱私權條款，以及實施和維護適當的安全措施，以保護個人資訊不被授權存取、遺失或濫用：

資料當事人的權利
OpenText 實施的政策與程序可讓資料當事人輕易行使其個人權利。任何資料當事人均可要求 OpenText 存取、更正、更新和/或刪除其個人資訊，或在特定情況下反對使用或分享其個人資訊，並根據適用的資料保護法行使其他資料當事人權利。有關如何行使您的隱私權的詳細資訊，請參閱OpenText 隱私權政策。

隱私權設計
OpenText 在每個產品或服務中建立隱私權，並從一開始就將保護措施納入產品、服務和系統的設計與開發中。我們的開發和產品管理團隊與安全團隊和隱私權功能密切合作，以確保開發流程中包含適當的專業知識。此外，隱私權風險評估也會針對適用的專案、新系統採購和流程變更進行。

合約承諾
我們與客戶合作，確保將隱私權的義務納入產品和服務的合約承諾中，建立符合法規的資料處理架構。若要瞭解 OpenText 建立的資料處理協議的更多資訊，我們提供客戶資料處理協議和供應商資料處理協議的存取權限。

安全性
OpenText 採用業界實務模式，例如 ISO/IEC 27001 資訊技術安全技術和美國國家標準與技術研究院 (NIST) 網路安全框架。OpenText 將 ISO 27002 資訊安全控制集納入基於 ISO/IEC27001 的資訊安全管理系統 (ISMS) 內。如需詳細資訊，請參閱 OpenText 網站上的資訊治理。OpenText 會定期進行稽核，例如服務組織控制 (SOC) 報告。為確保持續遵守並報告業界標準，我們提供 ISO 27001、ISO 27017、ISO 27018、SOC 1 Type II、SOC 2 Type II 的網路安全合規性證明（如適用於某項服務）。根據所選擇的產品或服務，可能會提供 OpenText 產品和服務的第三方稽核報告。

資料保留
當 OpenText 是控制者時，我們已制定保留準則，以提供員工如何根據健全的業務、營運和法律實務管理 OpenText 記錄的指引。這些指導方針的目的是確保必要的 OpenText 記錄、文件和其他材料得到充分的維護，並且在 OpenText 不再需要時，在適當的時間安全地丟棄（受任何適用的法律或組織保留要求的限制）。如果 OpenText 是處理器，並儲存了個人資訊作為服務的一部分，在適用法律要求的服務結束時，根據客戶的書面指示，OpenText 將退回和/或刪除資料（除非適用法律另有規定）。在某些情況下，保留時間表會在客戶合約中定義，在這種情況下，將遵循該時間表。

隱私權訓練與意識
OpenText 長久以來的慣例是強制所有員工參加企業資訊安全、資料保護與合規，以及道德訓練課程。我們會定期檢視課程內容，以增加必要的新內容，提高員工對適當使用和保護個人資訊責任的意識和教育。在入職期間，所有新員工都必須完成這些課程。所有員工必須每年參加複習課程。

隱私權政策

OpenText 持續檢閱相關的內部和外部政策，以確保這些政策反映新的隱私權要求，並更新政策以符合規定，包括與安全、IT、隱私權和人力資源相關的政策。請參閱 OpenText 網站上的 OpenText隱私權政策和Cookie 政策。

我們為員工所制定的內部隱私權政策，讓員工概略了解收集他們哪些資料、如何使用這些資料，以及他們在維護公司資料安全方面的角色。

處理活動記錄

OpenText 會為 OpenText 作為控制者和處理者代表客戶處理個人資訊的功能區域保存處理活動記錄 (ROPA)。ROPA 概述了 OpenText 或其 (子) 處理者處理的個人資訊的類型和類別、接收者類別、資料傳輸、處理位置、保障措施等。已制定流程以確保 ROPA 保持完整和準確。

隱私影響評估

OpenText 全心全意致力于保护其客户、员工、供应商和其他利益相关者的个人信息。我們非常重視個人資訊的隱私權，並已制定各種方法和控制措施，以確保我們知道我們收集和處理哪些資料，以及如何保護這些資料。作為此承諾的一部分，OpenText 確保在適當的情況下，涉及使用個人資訊的業務活動和專案都要經過資料保護影響評估（也稱為「隱私影響評估」）。本評估的目的是確保：

完全瞭解個人資訊的使用。
因個人資訊處理而對自然人權利和自由造成的風險會經過仔細檢查。
在處理的整個生命週期中，都會採取適當的措施來降低隱私風險。

同意書管理

OpenText 已建立同意管理流程，包括針對 B2B 行銷必須取得明確同意的國家/地區，收集對任何行銷活動的同意，包括網路表格、活動、協力廠商綜合行銷。OpenText 在所有來自 OpenText 的行銷通訊中提供退出選項，並在該實體收集個人資訊時，提供指向我們隱私權政策的連結。

跨境資料傳輸

OpenText 是一家全球性公司，在歐盟以外的國家/地區（包括加拿大、美國、印度和菲律賓）執行部分處理活動。當個人資訊在歐洲經濟區 (EEA)、英國和瑞士的成員國以外處理時，OpenText 已確保有下列其中一項保障措施：(1) 進口國的充分性決定，或 (2) 出口商和進口商之間的歐盟標準條款。若要進一步瞭解 OpenText 在國際資料傳輸方面的運作方式，客戶可參閱 OpenText 的立場書，以深入瞭解我們在跨境傳輸過程中保護個人資訊的承諾。OpenText International Data Transfers 立場書可應要求提供。

供應商管理

OpenText 可能會在必要時與代表我們提供 OpenText 產品和服務的廠商分享個人資訊。OpenText 在將服務外包給廠商時有一套盡職審查程序，其中包括在共用個人資訊時執行安全/隱私風險評估，並在合約中建立適當的資料保護條款。如果供應商所經營國家/地區被認為無法提供《一般資料保護條例》（(EU) 2016/679）（GDPR）所規定的適當資料保護水準，OpenText 將與供應商一起採取適當措施，以確保資料傳輸符合適用的資料保護規定。

治理與責任

OpenText 資料隱私權策略由專門的全球隱私權團隊領導，該團隊向資訊安全資深副總裁 (CISO) 報告。該團隊包括一名資料保護主任 (DPO)。DPO 辦公室電話：DPO@opentext.com。

隱私功能
隱私權團隊成員在資料保護、隱私權及法規遵循領域的平均經驗超過 10 年，團隊中多位成員擁有 CIPP、CIPM、CISA、CISM 或 CISSP 等專業認證。

該組織由內部和外部的主題專家網路提供支援。

向資料與隱私權主管機關註冊
在適當的情況下，我們會向特定國家的資料保護和隱私權監管機構註冊，而這些註冊會由 OpenText 隱私權部門進行審核和維護。

本隱私權聲明的變更

OpenText 保留不時更新本隱私聲明的權利，恕不另行通知，以納入我們的實務、技術、隱私承諾以及任何其他相關考慮因素的變更。我們建議您定期檢閱本隱私權聲明，以隨時瞭解 OpenText 的最新作法。

本隱私權聲明的最後更新日期為 2023 年 9 月。

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政策& 程序

OpenText 隱私權政策& Procedures 描述 OpenText 資料處理實務，並定義 OpenText 在個人資料收集、使用和揭露方面的角色和責任。以下是 OpenText 實施的主要規則和原則，以供進一步瞭解：

OpenText 隱私權政策適用於 OpenText Corporation 及其關係企業，其中涉及我們收集、使用和分享的個人資訊。這包括透過我們的網站和入口網站（以下稱「網站」）、我們的產品、服務收集的個人資訊，或直接向您收集的個人資訊，例如親自、透過電話或電子郵件，或在我們的業務過程中間接透過第三方收集的個人資訊。

OpenText 中國隱私政策涉及我們如何處理中國居民的個人資訊。

有關 OpenText 中國隱私政策的更多資訊，請參閱以下連結：

OpenText 應徵者隱私權政策處理我們在線上和/或離線招募時可能收集的資訊。

OpenText Cookies 政策針對我們如何在網站和行動應用程式中使用 Cookies 和其他類似技術。

隱私權事件回應程序：Open Text 承諾遵守當地法規，以確保事件和違法行為的法律得到遵守。Open Text 已定義了安全事故回應程序 (SIRP)，以規範和指導資訊安全事故的回應。如果資訊安全事件被認為涉及未經授權存取個人資料/資訊，SIRP 將援引「隱私事件與外洩回應程序」(PIBRP)。

OpenText 政府存取請求政策：OpenText 維護政府存取政策，定義回應的標準作業程序，並在適當的情況下，挑戰公共機關的存取請求。

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資料處理附錄

為了支援客戶符合全球資料保護的需求，OpenText 已經建立了全球資料處理協議(Open Text Data Processing Addendum)，當 OpenText 在所提供服務的範圍內代表客戶並根據客戶的書面指示處理個人資料時，此協議適用於所有司法管轄區的客戶。

如果已在服務層面（「協議」）達成協議，全球資料處理附錄將自動取代之前的線上版本 OpenText 資料處理附錄，自 2024 年 9 月 1 日起生效。

上述規定對其不適用的客戶，如果之前的 OpenText 資料處理附錄仍符合其合規需求，則可能希望（如適用）繼續依賴該附錄，或可聯繫我們以適當納入 Global DPA。

如果您有疑問或需要更多資訊，請造訪隱私權中心或透過DPO@opentext.com 與我們聯絡。

在此可找到之前的 OpenText DPA：

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