¿Qué es una retención judicial?
Descripción general
La retención de litigios, también conocida como "retención legal", respalda una obligación legal de preservar datos potencialmente relevantes y es el proceso por el cual las empresas ordenan a sus empleados que preserven datos específicos, así como que tomen medidas para suspender las políticas normales de retención y destrucción de documentos en relación con litigios previstos o pendientes, investigaciones reglamentarias u otros procedimientos legales.
Siga leyendo para obtener más información sobre los procesos de retención de litigios y retención legal y sobre cómo puede utilizar el software de retención legal para optimizar las actividades y mitigar cualquier riesgo.
Retención de litigios
¿Hay alguna diferencia entre una retención por litigio y una retención legal?
Los términos "retención por litigio" y "retención legal" suelen utilizarse indistintamente. La retención legal es un término más amplio que engloba la obligación de conservar documentos y datos potencialmente relevantes siempre que exista una previsión razonable de litigio, investigación reglamentaria u otros procedimientos legales.
Esto puede ser provocado por diversos asuntos legales más allá de los litigios, incluidas las investigaciones, las solicitudes reglamentarias y las auditorías. La retención por litigio es más específica, ya que se refiere a la obligación de conservación que surge cuando un litigio está razonablemente previsto, pendiente o activo. Se trata esencialmente de un subconjunto de la retención legal que se aplica a los procedimientos de litigio civil con el objetivo de evitar el expolio de pruebas y garantizar su conservación para la presentación de pruebas.
¿Por qué es necesaria una retención?
Las obligaciones de retención de litigios son esenciales, cuando se anticipan o están pendientes asuntos litigiosos, para garantizar que las pruebas sigan estando disponibles y sean defendibles ante los tribunales, y para evitar la destrucción o manipulación de pruebas. Al aplicar una retención de litigios, las organizaciones tienen una mayor certeza de que se toman medidas críticas para garantizar que las pruebas permanezcan inalteradas y disponibles para su escrutinio. La defensibilidad del proceso de retención de litigios ayuda a verificar que los datos se han tratado correctamente y que se han respetado las obligaciones de conservación.
¿Cuándo se produce una retención de litigios?
La retención de litigios se activa cuando se anticipa razonablemente un litigio, o cuando las partes reciben notificación de posibles demandas o amenazas de acciones legales. En términos más generales, las retenciones legales se inician a menudo para investigaciones internas, procedimientos reguladores u otras denuncias en las que es necesario preservar pruebas.
¿Cuáles son los riesgos de incumplir una retención por litigio?
No aplicar una retención de litigios adecuada puede tener graves ramificaciones. El incumplimiento de una retención de litigio puede dar lugar a acusaciones de destrucción intencionada de pruebas relevantes. Los tribunales pueden imponer sanciones por el expolio de pruebas (la destrucción o alteración de pruebas), que pueden incluir instrucciones de inferencia adversa a los jurados, sanciones monetarias o incluso, en casos graves, sentencias en rebeldía. Una gestión adecuada del proceso de retención legal reducirá los riesgos de cumplimiento y garantizará la integridad en las actividades de tratamiento de datos.
¿Quién emite una orden de retención?
Los avisos de retención de litigios suelen ser emitidos por el departamento jurídico interno, pero también pueden proceder de los equipos de TI, RRHH, cumplimiento normativo u otros. La notificación es un documento formal por el que se comunica la obligación de conservar las pruebas potencialmente pertinentes relativas a un caso o asunto.
¿Quién recibe una retención por litigio?
Los avisos de retención de litigios suelen enviarse a los custodios, es decir, a las personas responsables del mantenimiento y la custodia de los documentos. Los custodios pueden ser empleados, ejecutivos, personal informático, gestores de archivos o cualquier persona con control o acceso a la información. En algunos casos, también pueden enviarse notificaciones de retención de litigios a terceros que posean datos o registros relevantes, como vendedores externos, proveedores de servicios o antiguos empleados que todavía puedan tener acceso a información relevante. Del mismo modo, se espera que estos terceros cumplan las directivas de retención de litigios.
¿Se pueden emitir retenciones legales sin notificarlo a los depositarios?
En determinadas situaciones, especialmente frecuentes en las investigaciones, se puede ordenar al departamento de TI que aplique una retención legal "silenciosa" sobre los datos de un custodio (sin su conocimiento) cuando existe la preocupación de que la notificación pueda conducir realmente a la destrucción de pruebas. Estas medidas pueden ser necesarias para apoyar las fases iniciales de asuntos delicados -como investigaciones de fraude, investigaciones reglamentarias o denuncias de irregularidades- en los que es necesario salvaguardar los datos antes de que los custodios tengan conocimiento de una investigación, para reducir el riesgo de destrucción intencionada o involuntaria de pruebas.
¿Qué contiene un aviso de retención de litigio?
La notificación de retención de litigios sirve como directiva legalmente vinculante, y los depositarios que la reciben están obligados a cumplir sus instrucciones. Es probable que la notificación especifique las cuestiones del asunto y la necesidad de preservar los datos potencialmente relevantes con instrucciones específicas sobre el tipo de datos que puede ser necesario preservar junto con otras instrucciones para los custodios. Los datos pertinentes incluyen todo tipo de información relevante, como documentos, correos electrónicos y contenido almacenado electrónicamente relacionado con el caso.
¿Cuáles son los pasos clave en el proceso de retención legal?
El proceso de retención legal implica una serie de pasos para mantener el cumplimiento. Comprender estos componentes ayuda a las organizaciones a desarrollar procedimientos sólidos que cumplan los requisitos legales y, al mismo tiempo, reduzcan al mínimo la interrupción de las operaciones empresariales. Este deber de conservación continúa hasta que el asunto se resuelve mediante acuerdo, sentencia o cuando se agotan todos los recursos.
Identificar a los custodios y evaluar el alcance
El primer paso para cualquier equipo jurídico que se enfrente a amenazas de litigio u otros desencadenantes de preservación es identificar a los custodios -las personas clave con acceso y control sobre los datos- con obligación de preservación. Identificar a los custodios y las fuentes de datos es la base del éxito de una retención legal.
Notificar a los conserjes
Una vez determinados los custodios de los datos y los tipos de datos pertinentes, el equipo jurídico enviará una notificación a los custodios. Estos avisos informan a esas personas de su deber de conservación e irán acompañados de instrucciones específicas para que no borren, alteren o modifiquen los datos que obren en su poder. En ellas también se especificará qué debe conservarse. Los depositarios deben acusar recibo de la notificación y confirmar que comprenden y cumplirán las obligaciones.
Entrevistar a los conserjes
A menudo se entrevista a los custodios o éstos rellenan cuestionarios de seguimiento para confirmar y revisar dónde pueden residir los datos potencialmente relevantes. Estos pasos ayudan a los equipos jurídicos a conocer mejor qué dispositivos utilizan y dónde suelen guardar y almacenar los datos. A lo largo de este proceso puede surgir la identificación de otros actores clave u otros custodios.
Conservación y recogida de datos
Es crucial tomar medidas para preservar la información relevante. Este paso implica la aplicación de medidas para proteger los datos de la alteración, pérdida o destrucción. En algunos casos, los datos pueden conservarse in situ y, en otros, se adoptan medidas para recopilarlos de forma forense.
Suspender las políticas de retención
Las organizaciones también deben suspender temporalmente las prácticas rutinarias de gestión de datos que puedan entrar en conflicto con la retención legal, como las políticas de eliminación, archivo, destrucción de documentos o reciclaje de datos. En este caso, los responsables de TI y de otros departamentos, como los gestores de registros, trabajan para garantizar que los datos potencialmente relevantes no se destruyan inadvertidamente.
Supervisar y documentar las obligaciones legales de retención
Los equipos jurídicos necesitan supervisar regularmente y realizar un seguimiento continuo del cumplimiento de las obligaciones de retención legal. Como parte de este proceso, se distribuyen recordatorios periódicos a los custodios, para que sepan qué datos siguen sujetos a la retención y para garantizar que los datos permanezcan inalterados, no se tengan en cuenta o se destruyan. La supervisión continua ayuda a resolver los problemas con prontitud y garantiza que la información necesaria permanezca protegida.
Liberar la retención de litigios
Una vez finalizado el asunto o caso, se libera la retención de litigios. Esto permite a la organización reanudar la gestión de los datos de acuerdo con las políticas de retención de la empresa.
¿Cuáles son algunos de los principales retos asociados a la gestión de la reserva legal?
Cuando se realizan manualmente, los procesos de retención legal son muy ineficaces y propensos a errores, y pueden aumentar el riesgo de expoliación de pruebas. Las organizaciones que dependen de hojas de cálculo, correo electrónico y seguimiento manual a menudo se enfrentan a dificultades de cumplimiento. La introducción manual de datos es cada vez más difícil de gestionar y mantener con precisión. Además, las organizaciones deben supervisar continuamente los cambios de empleo, los traslados y las bajas, actualizando en consecuencia los registros de retenciones por litigios. Las organizaciones con una elevada rotación de personal o estructuras organizativas complejas consideran este proceso excesivamente gravoso y lleno de riesgos.
¿Cómo apoya este proceso la tecnología de retención legal?
El software de retención judicial automatiza aspectos críticos del flujo de trabajo de la retención judicial. Ayuda a centralizar la gestión de las reservas legales para que los equipos puedan ser más eficientes y reducir la dependencia de procesos manuales arriesgados, convirtiendo el tiempo dedicado a tareas manuales y repetitivas en trabajo productivo y de mayor valor. El software de retención legal ofrece ventajas transformadoras frente a los procesos manuales, ya que proporciona eficacia, reducción de riesgos y mejora del cumplimiento.¿Cuáles son las principales ventajas del software de retención legal?
La automatización reduce el tiempo de aplicación de las retenciones legales
El software de retención legal permite a los equipos jurídicos crear y distribuir notificaciones de retención a cientos o miles de custodios con unos pocos clics en lugar de a través de correos electrónicos individuales. Los recordatorios automatizados eliminan la necesidad de realizar un seguimiento manual de los depositarios que no responden, liberando al personal jurídico para que pueda centrarse en actividades de mayor valor. Las herramientas de retención legal rastrean los acuses de recibo y las respuestas al cuestionario, proporcionando visibilidad en tiempo real del estado de cumplimiento sin necesidad de introducir datos manualmente.
La integración con otros sistemas reduce el riesgo
La integración con los sistemas de recursos humanos permite la notificación automática cuando los custodios cambian de función o abandonan la organización, garantizando que las funciones de conservación se transfieren adecuadamente. Las pistas de auditoría completas documentan todas las actividades de preservación, proporcionando pruebas defendibles de cumplimiento que pueden ayudar a las organizaciones a evitar sanciones.
Mejora de la colaboración entre equipos interdepartamentales
Los equipos jurídicos y de TI pueden acceder a una plataforma unificada que muestra el estado actual de las retenciones, el cumplimiento de los custodios y las actividades de conservación. Esta visibilidad elimina los silos de información y facilita la acción coordinada cuando surgen problemas de conservación. Los informes centralizados también permiten a los equipos jurídicos responder rápidamente a las preguntas de los tribunales sobre los esfuerzos de conservación, lo que demuestra un enfoque sistemático y defendible de la conservación de pruebas.
Mejora de la experiencia del depositario para impulsar el cumplimiento
Las interfaces fáciles de usar facilitan a los custodios el reconocimiento de las retenciones, la cumplimentación de cuestionarios y la comprensión de sus obligaciones de conservación. Los procesos simplificados reducen la resistencia y aumentan la puntualidad de las respuestas, mientras que los recordatorios automáticos garantizan que las obligaciones permanezcan en primer plano sin requerir la intervención constante del personal jurídico.
¿Por qué es importante la retención de litigios en eDiscovery?
La retención de litigios es un paso esencial en el proceso de eDiscovery porque, si se aplica correctamente, garantiza que los datos relevantes se conserven y no se pierdan o borren una vez que se espera el litigio.
Este paso garantiza que la información clave estará disponible para su recopilación, revisión y producción más adelante en el proceso de eDiscovery.
Además, toda la información recopilada durante las entrevistas y los cuestionarios a los custodios puede ofrecer información y visibilidad adicionales sobre otros testigos clave u otras fuentes de datos que deben buscarse para la evaluación temprana del caso, además de la preservación y la recopilación. Las estrategias de revisión pueden formularse con la seguridad de que no faltan datos, lo que permite confiar más en la eficacia de los análisis aplicados al corpus de datos revisados en las soluciones de eDiscovery.
¿Cómo ayuda OpenText Core Legal Hold a nuestros clientes?
OpenText™ Core Legal Hold es un software de retención legal basado en la nube y de bajo coste que centraliza y automatiza el proceso de retención de litigios mediante flujos de trabajo expertos probados y personalizables para cada fase del proceso. Se integra con otros sistemas de la empresa para ejecutar eficazmente flujos de trabajo que producen resultados precisos y defendibles, por una fracción del coste del software de retención legal de la competencia.
Beneficios clave
- Implementación sencilla: empiece a beneficiarse en semanas, no meses, mediante la implementación en una nube SaaS multiusuario.
- Se integra perfectamente con los sistemas comunes para una transferencia de información sin fisuras. Cree un flujo de trabajo fiable, preciso y automatizado para gestionar los perfiles de los custodios y transformar la gestión de cambios de los empleados.
- Consiga seguridad en los costes y reduzca el coste total de propiedad. Aproveche las suscripciones de tarifa plana y reduzca la dependencia de los recursos informáticos para gestionar el software de retención legal de forma asequible.
