¿Qué es el eDiscovery?

El descubrimiento electrónico, comúnmente conocido como eDiscovery o e-discovery, es el proceso de identificar, recopilar, preservar, revisar e intercambiar información almacenada electrónicamente (ESI) para su uso como prueba en procedimientos judiciales. En el entorno empresarial digital actual, en el que casi todas las comunicaciones y documentos corporativos existen en formato electrónico, el descubrimiento electrónico eficaz se ha convertido en una necesidad operativa crítica para organizaciones de todos los tamaños.

¿Por qué es importante el eDiscovery?

Las empresas de hoy en día se enfrentan a una presión legal y normativa cada vez mayor. Los equipos jurídicos ya no se centran únicamente en reducir el riesgo: se espera de ellos que actúen como socios estratégicos que añaden valor real.

Un proceso de eDiscovery sólido ayuda a los equipos jurídicos a cumplir la normativa, gestionar los costes y reducir los riesgos. Ser capaz de encontrar, conservar y compartir rápidamente la información electrónica adecuada puede suponer una gran diferencia en casos legales o investigaciones.

Las buenas prácticas de eDiscovery también ayudan a evitar sanciones por mal manejo de los datos y demuestran que la organización está haciendo un verdadero esfuerzo por cumplir con sus responsabilidades legales.

Fundamentos del eDiscovery

El proceso de descubrimiento de pruebas en un litigio requiere que las partes intercambien documentos relevantes para el caso. Como la mayor parte de la documentación se crea, almacena e intercambia ahora en formato digital, este elemento de descubrimiento ha pasado a conocerse como descubrimiento electrónico -o eDiscovery- y se ha convertido en una parte aceptada de los sistemas jurídicos de todo el mundo.

Hoy en día, el proceso de preservar, recopilar, localizar, buscar, revisar, analizar y actuar sobre la información almacenada electrónicamente (ESI) que implica el eDiscovery se aplica a una gama más amplia de casos de uso empresarial más allá de los litigios civiles, incluida una amplia gama de casos de uso: responder a las violaciones de datos, gestionar las solicitudes de privacidad o derechos de los sujetos y llevar a cabo investigaciones internas.

El eDiscovery lo abarca todo, desde correos electrónicos, documentos y bases de datos hasta publicaciones en redes sociales, mensajes instantáneos, vídeos, archivos de audio, datos móviles y los metadatos vinculados a ellos.

Las empresas actuales necesitan procesar y analizar grandes volúmenes de datos electrónicos preservando su integridad y autenticidad. No es tarea fácil, sobre todo teniendo en cuenta la variedad de formatos, ubicaciones y niveles de acceso.

Con demasiada frecuencia, los equipos se centran únicamente en la estrecha tarea de clasificar los datos en relevantes o no y enviar los archivos revisados (eliminando la información privilegiada o sensible) a las partes contrarias. Pero cuando ese es el único objetivo, el panorama general -descubrir pruebas clave, dar forma a la estrategia del caso o reducir los riesgos en las investigaciones- puede quedar relegado a un segundo plano.

¿Por qué ya no es sostenible la búsqueda manual en papel?

Hace unos 20 años, gestionar el volumen de información digital de una organización podía hacerse manualmente.

Esto ya no es cierto en el mundo de los macrodatos. La ESI incluye correos electrónicos, documentos, presentaciones, bases de datos, aplicaciones empresariales, buzones de voz, archivos de audio y vídeo, redes sociales, la web y, cada vez más, chats y plataformas de colaboración, entre otros.

Se sabe que la búsqueda en papel es costosa, lenta y consume muchos recursos, pero el tratamiento de la información digital añade importantes niveles de complejidad a estos retos. El resultado es que el eDiscovery puede requerir más tiempo y más presupuesto.

¿Qué factores hay que tener en cuenta al tratar los datos digitales modernos?

Cuando se habla de big data, los expertos suelen referirse al volumen, la velocidad, la variedad y la veracidad de la información. A la hora de emprender el eDiscovery, hay que tener en cuenta:

Volumen
ESI facilita la creación de varias versiones de un mismo documento. La mayoría de las organizaciones se encuentran rápidamente con múltiples versiones de documentos almacenados en varias ubicaciones dentro de la organización y, a veces, fuera de ella con contratistas, proveedores y clientes.

Velocidad
Hoy en día, todas las empresas trabajan con un número cada vez mayor de canales. Estos canales no son sólo los sistemas corporativos y las bases de datos; abarcan el correo electrónico, los dispositivos móviles, la web y, cada vez más, los canales de las redes sociales. Durante la pandemia de COVID-19 aumentó el uso de chats y plataformas de colaboración. La rápida aceleración del uso de la IA generativa (GenAI) y los grandes modelos lingüísticos (LLM) para una gama cada vez más diversa de tareas empresariales marca otro fuerte aumento de la ESI generada por las organizaciones modernas.

Variedad
Cuando se trata de la variedad de ESI, surgen dos retos principales. En primer lugar, la información existe en el formato nativo del sistema o aplicación donde se creó, lo que obliga al proceso de eDiscovery a consolidar diversos tipos de archivos en una única plataforma de revisión. En segundo lugar, los datos y documentos se editan, modifican, trasladan y actualizan con facilidad, lo que crea múltiples versiones del mismo registro que deben identificarse, recuperarse y revisarse.

Veracidad
Con la ESI repartida por tantos sistemas y canales, es fácil que aparezcan datos inexactos o incompletos. Los documentos modernos contienen una gran cantidad de metadatos -como fecha de creación, autor, historial de transmisión e historial de edición- que ayudan a establecer su exactitud y relevancia, pero también complican su identificación y revisión. La ESI también puede ser borrada o expoliada, lo que conlleva fuertes sanciones, aunque a menudo quedan rastros de los datos originales en el disco duro. Recuperar esa verdad es posible, pero suele ser costoso y lento.

Aunque teóricamente es posible utilizar un proceso manual de eDiscovery, cuando nos enfrentamos a terabytes de datos en cualquier número de formatos almacenados en cualquier número de sistemas internos y externos, simplemente no es práctico ni deseable. Se necesitanprogramas y procesos especializados de eDiscovery para garantizar que el tiempo y los costes de eDiscovery no sean desproporcionados en relación con la importancia y el valor del asunto objeto del litigio.

Retos comunes en eDiscovery

Gestión del volumen, la variedad y la velocidad de los datos

Las organizaciones manejan cantidades ingentes de datos en muchas plataformas y formatos. Esto incluye datos estructurados de bases de datos, datos no estructurados de documentos y correos electrónicos, y datos semiestructurados de redes sociales y herramientas de colaboración. El reto no consiste sólo en procesar estos datos, sino en identificar y extraer la información pertinente de forma eficaz.

Equilibrio entre eDiscovery y privacidad de los datos

Las leyes de privacidad como GDPR y CCPA exigen que las empresas protejan los datos personales durante el proceso de eDiscovery. Esto significa tomar medidas para proteger la información confidencial, seguir las normas de transferencia de datos transfronterizos y cumplir la normativa al recopilar y revisar los contenidos.

Gestión de costes

Los costes asociados al eDiscovery pueden ser considerables: tecnología, almacenamiento, procesamiento y revisión. Para mantener los costes bajos sin recortar gastos, las organizaciones deben utilizar flujos de trabajo inteligentes y herramientas como eDiscovery AI, que ayudan a reducir el trabajo manual y limitan el riesgo al tiempo que mantienen procesos defendibles.

¿Cuándo comienza el proceso de eDiscovery?

El eDiscovery comienza cuando se anticipa razonablemente un litigio y continúa hasta que las pruebas digitales se presentan ante el tribunal. El proceso es complejo, impulsado por el enorme volumen y variedad de información digital que debe identificarse, conservarse y producirse.

A medida que proliferan los tipos de datos, la ESI se vuelve cada vez más dinámica. Conservar tanto el contenido original como los metadatos es fundamental para evitar reclamaciones por expolio o manipulación más adelante en un litigio. Al mismo tiempo, deben eliminarse los datos irrelevantes, mientras que la información privilegiada, confidencial y personal -sujeta a requisitos de privacidad de datos- debe protegerse cuidadosamente o redactarse antes de su producción.

¿Qué es el Modelo de Referencia de eDiscovery (EDRM)?

El Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM ) es un marco que ayuda a las organizaciones a planificar y gestionar su proceso de descubrimiento electrónico.

Desglosa el proceso en etapas claras, empezando por el gobierno de la información (a menudo denominado el "lado izquierdo" del modelo), y pasando por pasos como la identificación, preservación, recopilación, procesamiento, revisión, análisis, producción y presentación de pruebas electrónicas (el "lado derecho").

Aunque estas etapas suelen seguirse en orden, el proceso también puede ser iterativo y flexible. Cada paso se basa en el anterior, ayudando a los equipos a mantenerse organizados, eficientes y jurídicamente defendibles. El uso del EDRM ayuda a garantizar un enfoque coherente de la gestión de las pruebas electrónicas, ahorrando tiempo y reduciendo costes.

Componentes clave de una estrategia eficaz de eDiscovery

Gobernanza de la información y gestión de datos

Para mantener el control de los datos electrónicos, las organizaciones necesitan políticas claras sobre cómo se crea, almacena, utiliza y elimina la información. Esta es la base del eDiscovery.

Un buen gobierno de la información ayuda a reducir la cantidad de datos que hay que revisar durante la investigación, reduce los costes de almacenamiento, aumenta la eficiencia y garantiza el cumplimiento de los requisitos legales.

Gestión de la retención legal (o retención por litigio)

Cuando se espera un caso legal, las organizaciones en Norteamérica deben preservar cualquier información electrónica que pueda ser relevante.

Esto significa identificar a las personas (custodios) que puedan tener esa información, notificarles que la conserven y detener cualquier sistema que pueda borrarla automáticamente. Gestionar correctamente las retenciones legales requiere tanto las herramientas adecuadas como procesos claros para cumplir la normativa.

¿Qué es el software de eDiscovery?

El software de eDiscovery ayuda a los equipos jurídicos, de cumplimiento normativo y de TI a localizar, recopilar, revisar y gestionar la información electrónica que puede utilizarse como prueba en asuntos legales, investigaciones o solicitudes normativas. Al automatizar y agilizar los pasos clave, estas soluciones reducen el tiempo y la complejidad, lo que agiliza y facilita la búsqueda, organización, conservación, revisión y producción de datos relevantes, dondequiera que residan.

El software gestiona una amplia gama de contenidos -correos electrónicos, documentos, mensajes de chat, metadatos, etc.- al tiempo que mantiene la defensa legal. Permite a los equipos buscar, filtrar y seleccionar grandes volúmenes de datos empresariales, eliminando la información irrelevante para reducir el esfuerzo y los costes de revisión. Las herramientas de eDiscovery más eficaces van más allá, ya que automatizan las tareas habituales, aumentan la precisión y reducen el riesgo de omitir datos críticos o de presentar inadvertidamente información confidencial o privilegiada.

¿Cuáles son las ventajas del software de eDiscovery?

Dependiendo del tamaño y las prioridades de una organización, todo el proceso de eDiscovery, o algunos de sus elementos, pueden gestionarse de forma eficaz internamente, con las soluciones de eDiscovery adecuadas.

Muchas empresas utilizan herramientas de evaluación temprana de casos (ECA) para la búsqueda, identificación, selección y procesamiento, mientras que la elaboración de informes es cada vez más importante para los equipos de operaciones jurídicas corporativas que realizan un seguimiento de las métricas clave del proceso.

Un modelo común puede incluir la recopilación, el procesamiento y la selección a nivel interno, con un proveedor de servicios jurídicos que lleve a cabo la revisión gestionada por el bufete de abogados que supervise el litigio real o el proyecto de cumplimiento propiamente dicho.

Sin embargo, los avances en la tecnología y los flujos de trabajo de eDiscovery están haciendo posible que todo el proceso se realice internamente, lo que ofrece varias ventajas claras:

• Previsibilidad presupuestaria
  Los costes tecnológicos y de personal interno son más predecibles que los de los proyectos transaccionales y de terceros.
• Personal capacitado
  Las herramientas de eDiscovery proporcionan al personal las capacidades necesarias para llevar a cabo las tareas sin depender de terceros.
• Preparación para los litigios
  Especialmente en sectores propensos a un alto volumen de demandas, el eDiscovery interno garantiza que las empresas estén preparadas para responder rápidamente y facilita el buen funcionamiento de las operaciones.
• Revisión más rápida y precisa
  Las soluciones de eDiscovery equipadas con IA, análisis predictivo y aprendizaje automático encuentran información relevante más rápido y con más precisión que la revisión manual.
• Cumplir con los requisitos de cumplimiento
  El mejor software de eDiscovery debe incluir acuerdos de nivel de servicio para cumplir los requisitos de conformidad de sectores específicos.

¿Qué es el descubrimiento electrónico de extremo a extremo?

El eDiscovery no es una acción única, sino una serie de flujos de trabajo interrelacionados. Sin embargo, la primera generación de software de eDiscovery era, en realidad, una serie de soluciones puntuales diseñadas para abordar un aspecto específico del marco EDRM. Esto llevó en muchos casos a un mosaico de soluciones solapadas y silos de información.

Hoy en día, las plataformas modernas permiten gestionar todo el proceso de eDiscovery de principio a fin en un único sistema integrado. Las mejores plataformas centralizan la tecnología, los flujos de trabajo y los conocimientos, y dan soporte a todas las fases del descubrimiento, desde la recopilación y el procesamiento de datos hasta el análisis, la revisión y la producción, al tiempo que garantizan el control, la escalabilidad, la flexibilidad y la seguridad en cada etapa.

Estas normas pueden fijar plazos estrictos, exigir determinados tipos de conservación de datos y especificar cómo debe compartirse la información. Comprenderlos es esencial para cumplir la normativa durante el proceso de eDiscovery.

La IA avanzada y el aprendizaje automático son fundamentales para el descubrimiento electrónico integral. La revisión asistida por tecnología (TAR), impulsada por el aprendizaje activo continuo (CAL), prioriza de forma inteligente los documentos con más probabilidades de ser relevantes, lo que acelera la velocidad de revisión y mejora la calidad, al tiempo que reduce drásticamente los costes. El TAR también proporciona defensibilidad a través de curvas de rendimiento transparentes, destacando cuando la mayoría de los documentos relevantes han salido a la luz y una revisión adicional sería desproporcionada.

En los últimos años, las plataformas de eDiscovery basadas en la nube se han hecho cada vez más populares, haciendo posible cargar, revisar y producir información utilizando una solución basada en la nube que no requiere los gastos de capital u operativos asociados a las soluciones de software locales. El resultado suele ser unos costes más bajos y una mayor escala y velocidad. Sin embargo, muchos equipos jurídicos y bufetes de abogados prefieren o tienen requisitos normativos para las capacidades locales. Las mejores plataformas integrales de eDiscovery permiten a las organizaciones elegir la configuración en la nube, local, híbrida o bajo demanda que mejor se adapte a sus necesidades empresariales.

Entre las principales ventajas de utilizar una plataforma de eDiscovery integral se incluyen:

Gestión integral de procesos

Elimine la ineficacia y los costes innecesarios con una tecnología integrada de principio a fin que abarca desde la retención legal y la conservación hasta la recopilación, la evaluación temprana de casos, el análisis, la revisión y la producción.

Automatización del flujo de trabajo

Sustituya los procesos manuales, costosos y propensos a errores, por flujos de trabajo inteligentes y totalmente automatizados. Esto permite a los equipos jurídicos gestionar grandes cantidades de datos, al tiempo que hace aflorar más información relevante con rapidez y mejora los procesos de cotejo y revisión. Los expertos en la materia se liberan ahora de las laboriosas actividades de recopilación de información y revisión inicial de documentos para centrarse en los elementos de análisis y negociación de mayor valor de su función.

Reducción de costes

Al aprovechar el poder de la IA avanzada y el aprendizaje automático, las herramientas de eDiscovery reducen los costes de revisión eliminando rápidamente los documentos duplicados y no pertinentes.

Resultados más rápidos

Agilice los flujos de trabajo para acceder rápidamente a los datos potencialmente relevantes, lo que permite a los equipos de revisión e investigadores encontrar los hechos con mayor rapidez, tomar decisiones más rápidas, determinar la estrategia del caso y cumplir los plazos, a menudo estrictos, ya sean impuestos por un tribunal, un regulador o acordados con el abogado contrario.

Protección de datos y seguridad

Proteja la información privilegiada y confidencial con defensas multifacéticas en las capas de infraestructura, aplicación y red. Las mejores soluciones integrales de eDiscovery ofrecen funciones de protección y seguridad de datos en la plataforma y evitan la pérdida de datos con copias de seguridad y conservación de datos en la nube. La plataforma proporciona una pista de auditoría constante para evitar el expolio y la pérdida de información. Además, la detección de patrones RegEx puede identificar y proteger información personal sensible de conformidad con la legislación sobre privacidad de datos.

Escalabilidad de la nube

Lleve a cabo procesos integrales de eDiscovery en la nube para garantizar la disponibilidad y la escalabilidad, al tiempo que elimina los costes de infraestructura y reduce la asistencia de personal interno para tareas que requieren mucho tiempo.

¿Cuáles son las características de las soluciones de eDiscovery?

Hay una serie de componentes clave que encontrará en el mejor software de eDiscovery.

• Integración con los sistemas existentes
  Para la empresa, la conexión de una solución de eDiscovery a su sistema de gestión de contenidos existente permite un eDiscovery sin fisuras en la fuente, minimizando los riesgos asociados al manejo de datos sensibles.
• Análisis avanzados integrados
  La búsqueda por palabras clave y el filtrado por atributos del documento, como el tipo MIME, la fecha de modificación, la fecha de creación, el propietario, etc., son herramientas fundamentales para el eDiscovery. Deben ser potentes, intuitivos y flexibles.
• Visualizaciones de datos integradas
  Comprender las relaciones entre miles de correos electrónicos es una tarea titánica sin un mapa de comunicaciones interactivo. Las mejores soluciones de eDiscovery trazarán patrones de remitente/receptor, además de visualizar otros atributos clave de los metadatos, como la actividad a lo largo del tiempo.
• Codificación predictiva y aprendizaje automático integrados
  La codificación predictiva (también conocida como revisión asistida por tecnología o TAR) lleva la IA a la revisión jurídica, barriendo amplios conjuntos de datos y sugiriendo la ESI potencialmente relevante basándose en el aprendizaje previo. La codificación predictiva ha sido ampliamente aceptada y aprobada en tribunales de todo el mundo como medio legítimo de revisión.
• Redacción y producción integradas
  Los datos confidenciales o sensibles/personales son frecuentes en eDiscovery. Esta información debe redactarse antes de producirse en un formato estándar.

Cumplimiento de la normativa y obligaciones de eDiscovery

El eDiscovery a menudo se solapa con complejas normas legales y reglamentarias que varían según el lugar. Las empresas deben seguir las directrices de fuentes como las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP), los requisitos específicos de cada estado y la normativa internacional.

Estas normas pueden fijar plazos estrictos, exigir determinados tipos de conservación de datos y especificar cómo debe compartirse la información. Comprenderlos es esencial para cumplir la normativa durante el proceso de eDiscovery.

eDiscovery transfronterizo

Hacer negocios en varios países añade otra capa de complejidad. Las distintas regiones tienen sus propios ordenamientos jurídicos, normativas de protección de datos y expectativas culturales. Uno de los retos más comunes es el conflicto entre las normas estadounidenses sobre presentación de pruebas y las leyes internacionales sobre privacidad.

Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea impone limitaciones estrictas a la transferencia y el tratamiento de datos personales, que pueden entrar en conflicto con las amplias obligaciones de descubrimiento de Estados Unidos. Las organizaciones necesitan estrategias inteligentes para seguir ambos conjuntos de normas sin incumplir ninguna de ellas.

Consideraciones específicas del sector

Cada sector se enfrenta a sus propios obstáculos en materia de eDiscovery. Por ejemplo, los proveedores sanitarios deben proteger los datos de los pacientes en virtud de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios de 1996 ("HIPAA"), mientras que las instituciones financieras deben cumplir una estricta normativa bancaria. Conocer las normas específicas que se aplican a su sector ayuda a configurar prácticas de eDiscovery que sean a la vez conformes y eficaces.

eDiscovery: Una gama cada vez mayor de casos de uso empresarial

El software y los procesos implicados en el eDiscovery son cada vez más transferibles a medida que se exige una mayor gestión y control de los datos en muchas facetas de la empresa. Por ejemplo, las investigaciones internas comparten muchas de las características de los litigios en lo que se refiere a la recopilación y revisión de la ESI. Simplificando mucho, el eDiscovery es la recopilación e intercambio de ESI durante el proceso de litigio civil. Las investigaciones pueden considerarse como la revisión y el análisis de la ESI para establecer hechos relacionados con un asunto que puede que nunca llegue a litigio o que no tenga ninguna relación con el proceso de litigio.

La investigación es un área en rápido crecimiento para casi todas las empresas y afecta a casi todas las líneas de negocio. En una empresa moderna hay tres líneas principales de investigación:

Investigaciones internas

Se trata de una amplia categoría de investigaciones que abarca la ciberseguridad, el robo de propiedad intelectual, el fraude, las amenazas internas y los asuntos relacionados con los recursos humanos y los empleados, por citar sólo algunos.

Normativa y cumplimiento

Las organizaciones deben ser receptivas al entorno normativo gubernamental, cuasi gubernamental e industrial, en constante crecimiento y evolución. Además, la protección de datos y la privacidad de los datos son áreas en crecimiento con legislación como GDPR y CCPA específicamente relacionada con las solicitudes de derechos de los sujetos (SRR), incluidos los DSAR, así como la necesidad de responder eficazmente a las solicitudes de libertad de información (FOI), ambas de las cuales requieren flujos de trabajo que se asemejan mucho a los flujos de trabajo de revisión de eDiscovery.

Diligencia debida

Las investigaciones de esta categoría pueden abarcar desde las previas a fusiones y adquisiciones hasta la gestión de contratos con terceros.

Las investigaciones modernas de ESI son fundamentales e intensamente exigentes. Sin embargo, los plazos cada vez más cortos y la proliferación de datos ESI hacen que sea cada vez más difícil para los equipos de investigación centrarse en los hechos clave que revelarán la verdadera historia. La última generación de soluciones de eDiscovery se adapta fácilmente a las necesidades de las investigaciones más exigentes.

¿Cómo ha evolucionado la IA en eDiscovery?

En la última década, la IA en eDiscovery ha recorrido un largo camino. Las primeras herramientas se basaban en búsquedas básicas de palabras clave y en el tratamiento sencillo de archivos. Luego llegó la Revisión Asistida por Tecnología (TAR 1.0), también conocida como codificación predictiva, que permite a los equipos jurídicos entrenar algoritmos en documentos de muestra para detectar información relevante en conjuntos de datos mucho mayores, reduciendo el tiempo de revisión manual.

El TAR 2.0 fue más allá con el aprendizaje activo continuo (CAL). En lugar de necesitar toda la formación previa, el sistema aprende a medida que los revisores trabajan, haciéndose más inteligente a lo largo del proceso de revisión.

Más recientemente, la Retrieval-Augmented Generation (RAG) ha transformado la forma en que la IA apoya el trabajo jurídico. RAG permite a los sistemas de IA extraer documentos específicos de un conjunto designado y utilizar ese contexto para generar respuestas más precisas y pertinentes.

Ahora, la última oleada de innovación utiliza modelos lingüísticos amplios (LLM) y la IA generativa. Estas herramientas pueden comprender conceptos jurídicos, extraer detalles clave de expedientes complejos, encontrar conexiones ocultas e incluso redactar los primeros análisis del caso, lo que transforma la forma en que los equipos jurídicos gestionan la revisión, el análisis y la preparación.

El futuro del eDiscovery

Avances en inteligencia artificial y aprendizaje automático

La inteligencia artificial, el aprendizaje automático y los grandes modelos lingüísticos (LLM) están transformando el descubrimiento electrónico. Estas tecnologías ayudan a automatizar tareas rutinarias y a mejorar la precisión, y cada vez son mejores. Lo que nos espera:

• Codificación predictiva más inteligente que comprende el contexto y los matices
• Más procesamiento del lenguaje natural, para que los usuarios puedan interactuar con los sistemas utilizando el lenguaje cotidiano.
• Análisis avanzados para detectar rápidamente patrones y marcar documentos críticos, confidenciales o con capacidad de respuesta.
• Los licenciados en Derecho se encargan de tareas como la revisión inicial y el resumen de documentos, lo que ahorra tiempo y dinero.

El cambio al eDiscovery basado en la nube

Las plataformas basadas en la nube se convertirán probablemente en la norma para el eDiscovery, proporcionando a las organizaciones una mayor flexibilidad y escalabilidad. Ofrecen:

• Menores costes de infraestructura y mantenimiento
• Fácil acceso para equipos remotos
• Mejor recuperación en caso de catástrofe y continuidad de la actividad
• Mayor seguridad y actualizaciones frecuentes

Integración con la gobernanza de la información

El descubrimiento electrónico estará más conectado con las herramientas de gobernanza de la información, lo que facilitará la gestión proactiva de los datos. Esto podría incluir:

• Clasificación automática de documentos a medida que se crean
• Seguimiento del cumplimiento en tiempo real
• Procesos de conservación y supresión de datos más fluidos

Mejores prácticas para implantar soluciones de eDiscovery

Creación de un equipo multifuncional de eDiscovery

La eficacia del eDiscovery depende de una estrecha colaboración entre las unidades jurídica, informática y empresarial. Definir claramente las funciones y responsabilidades garantiza que todo el mundo entienda cuál es su papel. Este trabajo en equipo ayuda a alinear las capacidades técnicas con las necesidades jurídicas y los objetivos empresariales generales.

Creación de procesos estandarizados

Las organizaciones deben desarrollar procedimientos claros y documentados para gestionar los datos electrónicos, desde su conservación inicial hasta su producción final. Estos flujos de trabajo deben incluir controles de calidad y documentación de la cadena de custodia para proteger la integridad de las pruebas.

Formación y educación permanentes

Dado que tanto la tecnología como las normas jurídicas cambian constantemente, la formación periódica es esencial. Los miembros del equipo deben mantenerse al día sobre cómo utilizar las herramientas de eDiscovery y cumplir las obligaciones legales para el manejo de pruebas digitales.

Seguimiento y mejora del rendimiento

Para mantener la eficiencia y la eficacia del eDiscovery, las organizaciones deben realizar un seguimiento de las métricas clave, como el tiempo que se tarda en procesar los datos, la velocidad de revisión, la precisión en la producción y el coste global por caso. La revisión periódica de estas métricas ayuda a identificar áreas de mejora y a mostrar valor a las partes interesadas.

Gestión de riesgos y cobertura de seguros

Es importante saber cómo cubre su seguro los riesgos relacionados con el eDiscovery. Esto incluye comprobar si su seguro cibernético se aplica a las violaciones que requieren descubrimiento y explorar pólizas específicamente diseñadas para compensar los costes de los esfuerzos de eDiscovery a gran escala.

Preguntas frecuentes sobre eDiscovery

¿Cuánto suele costar el eDiscovery?

Los costes del eDiscovery varían mucho en función del volumen de datos, la complejidad del caso y las herramientas utilizadas. Los gastos incluyen costes directos, como licencias de software, almacenamiento y tasas de procesamiento, e indirectos, como tiempo del personal, formación e infraestructura.

Muchas organizaciones descubren que invertir en soluciones sólidas de eDiscovery puede suponer un importante ahorro de costes con el tiempo gracias a la mejora de la eficiencia y la reducción de los honorarios de los abogados externos. Las herramientas eficaces reducen el trabajo manual, aceleran los procesos y reducen los honorarios de los abogados externos. Elegir plataformas fáciles de usar que no requieran una amplia certificación y que cuenten con la asistencia de expertos también puede ayudar a mantener los costes bajos.

¿Cuáles son las consecuencias de unas prácticas de eDiscovery inadecuadas?

Las malas prácticas de eDiscovery pueden acarrear graves riesgos, entre ellos:

• Sanciones judiciales o pecuniarias
• Instrucciones a los jurados que dan por hecho que la falta de datos habría sido perjudicial
• Daños a la reputación
• Mayores costes de los litigios
• En casos graves, posibles sanciones penales

¿Cómo pueden las organizaciones prepararse para el eDiscovery antes de que se produzca el litigio?

Ser proactivo es la clave. La preparación debe incluir:

• Creación de políticas sólidas de gobernanza de la información
• Establecer y probar procedimientos de retención legal
• Formación del personal sobre gestión y protección de datos
• Establecer relaciones con proveedores de eDiscovery fiables
• Actualización periódica de herramientas y procesos para adaptarse a la evolución de las normas jurídicas y tecnológicas.

¿Por qué necesita una solución de eDiscovery?

En pocas palabras, la competencia en eDiscovery es ahora una necesidad de la práctica moderna de los litigios civiles. Es prácticamente imposible conseguirlo manualmente, sobre todo cuando el coste y el tiempo son factores importantes. La única forma de cumplir eficazmente las obligaciones profesionales y legales en un mundo cada vez más complejo digitalmente es mediante una plataforma avanzada de eDiscovery de extremo a extremo impulsada por IA.

No se trata sólo de que sea más eficiente y rentable aprovechar la tecnología. En los litigios civiles, los tribunales pueden imponer multas y/o sanciones si una organización y sus abogados no pueden gestionar y producir sus datos con eficacia.

El papel de OpenText en las soluciones de eDiscovery

La plataforma jurídica inteligente de OpenText es una solución flexible, impulsada por IA y diseñada para apoyar cada fase del proceso de eDiscovery. Combina tecnología avanzada con servicios expertos para ayudar a los equipos jurídicos a trabajar de forma más eficaz, gestionar los riesgos y cumplir las obligaciones legales y reglamentarias con confianza.

Tanto si se implanta en las instalaciones, en la nube o en un modelo híbrido, la plataforma está diseñada para gestionar cualquier tipo de datos, a cualquier velocidad y desde cualquier lugar, ofreciendo un soporte fiable e integral a lo largo de todo el ciclo de vida del eDiscovery.

Con OpenText, los equipos jurídicos pueden:

• Recopilar, preservar y procesar de forma defendible la información almacenada electrónicamente (ESI), incluso mediante métodos forenses cuando sea necesario.
• Descubra rápidamente hechos clave para apoyar litigios e investigaciones.
• Automatice los flujos de trabajo para reducir riesgos y mejorar la precisión.
• Acelere la revisión de documentos con análisis avanzados, múltiples opciones de flujo de trabajo TAR e IA generativa.
• Obtenga visibilidad y control totales mediante funciones de eDiscovery integradas y escalables.

Identificación, recogida y evaluación temprana de casos (ECA)

En el lado izquierdo del EDRM, OpenText eDiscovery se encarga de las tareas críticas de la fase inicial, como la búsqueda empresarial, la recopilación y el procesamiento de datos.

Sus potentes herramientas de búsqueda ayudan a los equipos a encontrar y recopilar rápidamente información relevante de todos los sistemas. Gracias a una arquitectura distribuida, la plataforma puede recopilar datos al mismo tiempo de múltiples fuentes -servidores de correo electrónico, unidades de red, almacenamiento en la nube y dispositivos locales- manteniendo una cadena de custodia detallada.

También puede procesar cientos de tipos de archivos, incluidos los más complejos, como archivos PST y ZIP, sin alterar los datos originales.

Las herramientas avanzadas de filtrado y análisis permiten a los equipos jurídicos centrarse en lo que importa, excluyendo el contenido irrelevante o privilegiado. Esta evaluación temprana de los casos ayuda a los equipos a comprender a qué se enfrentan desde el principio, lo que permite elaborar estrategias más inteligentes y presupuestos más precisos.

Análisis y revisión avanzados

OpenText eDiscovery también simplifica y refuerza la revisión y el análisis de documentos mediante capacidades avanzadas de análisis, aprendizaje automático y OpenText eDiscovery Aviator GenAI.

Los equipos jurídicos pueden elegir entre varios flujos de trabajo de revisión asistida por tecnología (TAR) para priorizar los documentos en función de su relevancia, lo que acelera la revisión, mejora la precisión y reduce los costes.

Los análisis visuales ayudan a los revisores a detectar rápidamente patrones y relaciones en grandes conjuntos de datos, mientras que las herramientas integradas de control de calidad garantizan la coherencia entre los equipos de revisión.

La plataforma también admite la revisión nativa de archivos de audio y vídeo, lo que permite a los usuarios buscar, ver, analizar y redactar archivos multimedia y transcripciones sin salir de la interfaz de la plataforma.

A la hora de producir documentos, OpenText facilita la creación de documentos listos para litigios en varios formatos. La plataforma admite la numeración Bates personalizable, la marca de confidencialidad, la automatización del registro de privilegios y la creación de archivos de carga para las principales herramientas de revisión, lo que garantiza el cumplimiento de las normas exigidas por los tribunales.

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