¿Qué es la revisión de documentos?

La revisión de documentos es una fase crucial del proceso de eDiscovery, que implica el examen de los documentos recopilados para determinar si responden o son relevantes para las cuestiones de un asunto legal y/o una solicitud reglamentaria, y si están protegidos por el secreto profesional.

Los documentos que responden y no están protegidos por el secreto profesional se presentan en formato digital a las partes contrarias o a los organismos reguladores. La metodología tradicional de revisión manual implica grandes equipos de abogados revisores de documentos.

Debido al aumento exponencial del volumen de datos digitales, hoy en día la mayoría de las revisiones de documentos se realizan digitalmente, utilizando plataformas de eDiscovery para agilizar lo que antes era una tarea manual que requería mucho trabajo. La IA moderna, que incluye la revisión asistida por tecnología (TAR) y la revisión generativa por IA (GenAI), está ahora integrada en las principales plataformas de eDiscovery para automatizar el proceso de revisión y minimizar la necesidad de revisión manual de los documentos que no responden.

¿Por qué es importante la revisión de documentos?

La revisión exhaustiva de documentos permite a los abogados descubrir pruebas fundamentales, formular su estrategia jurídica y cumplir las obligaciones relacionadas con la revelación de pruebas y la confidencialidad. Reduce el riesgo de pasar por alto documentos clave o revelar inadvertidamente información sensible o privilegiada, errores que acarrean consecuencias jurídicas y financieras. Además, al filtrar los datos irrelevantes o insignificantes, el proceso de revisión ayuda a agilizar los litigios y permite a los equipos jurídicos concentrarse en los hechos más impactantes. En asuntos complejos, la revisión eficaz de documentos puede ser un factor decisivo en el resultado de un caso al identificar testigos clave, reforzar argumentos jurídicos o evitar riesgos potenciales antes de que surjan.

¿Cómo funciona la revisión de documentos?

Un proceso típico de revisión de documentos incluye:

• Recopilación y procesamiento: Los documentos se recopilan de servidores de correo electrónico, aplicaciones en la nube, sistemas de archivos o dispositivos móviles y, a continuación, se convierten a un formato que permita realizar búsquedas.
• Evaluación temprana de casos (ECA) / evaluación temprana de datos: Los equipos analizan el tamaño, el alcance y la riqueza del conjunto de datos para planificar la estrategia y los plazos. Las herramientas avanzadas de ECA ayudan a los equipos jurídicos a seleccionar el conjunto de datos para eliminar los datos claramente irrelevantes.
• Revisión y etiquetado: Los profesionales jurídicos revisan y clasifican los documentos en función de su relevancia, privilegio, confidencialidad y problemas.
• Control de calidad: Las muestras se comprueban para garantizar su exactitud y coherencia antes de presentar los documentos a los abogados de la parte contraria o a los organismos reguladores.

¿Qué es la revisión de documentos gestionada?

La revisión de documentos gestionada (MDR) es un servicio profesional que combina revisores expertos y tecnología de eDiscovery para revisar grandes conjuntos de documentos, normalmente electrónicos, para litigios, investigaciones o cumplimiento de normativas. Sustituye las costosas e incoherentes revisiones internas por flujos de trabajo escalables que mejoran la precisión, reducen los costes y acortan los plazos, lo que la convierte en una solución esencial para los equipos jurídicos modernos que se enfrentan a volúmenes de datos cada vez mayores y necesitan ayuda para navegar por este proceso que requiere mucho tiempo.

En resumen, la revisión de documentos gestionada es una solución moderna y externalizada que combina conocimientos jurídicos, tecnología y estrategias de gestión probadas para ofrecer una revisión de documentos precisa, puntual y rentable para asuntos jurídicos.

¿Cómo funciona la revisión de documentos gestionada?

La revisión de documentos gestionada es un proceso estructurado en el que participan equipos especializados de abogados cualificados, supervisados por gestores de proyectos experimentados, que siguen flujos de trabajo y procedimientos de control de calidad de eficacia probada. Estos flujos de trabajo están diseñados para reducir errores, mejorar la coherencia, aumentar la defendibilidad y reducir los costes generales en comparación con las revisiones ad hoc tradicionales.

El proceso se basa en gran medida en tecnologías avanzadas -como plataformas de eDiscovery, aprendizaje automático y GenAI- para seleccionar, clasificar, filtrar y codificar documentos de forma más eficiente que la revisión manual.

Un equipo de revisión, normalmente compuesto por abogados y profesionales del derecho, analiza dentro de plataformas especializadas de revisión de documentos. Las principales soluciones de eDiscovery admiten la revisión a gran escala y suelen incluir funciones como:

• Análisis de datos integrados y filtros automatizados para clasificar e identificar rápidamente los documentos pertinentes.
• Análisis de conceptos para agrupar documentos según su significado contextual.
• Análisis de sentimientos e identificación de entidades para una comprensión rápida.
• Análisis visuales para comprender de un vistazo metadatos, conceptos y patrones de comunicación.
• Filtros predictivos y búsqueda para encontrar rápidamente documentos similares.
• Flujos de trabajo TAR y GenAI para priorizar los documentos que probablemente respondan en una fase temprana del proceso.
• Registros de auditoría integrados, paneles de control y gestión del flujo de trabajo para mayor transparencia y eficacia.

Los gestores de proyectos supervisan las operaciones cotidianas, coordinándose con los abogados externos para alinear la estrategia de revisión con los objetivos jurídicos. Garantizan el seguimiento de los avances, la optimización de los recursos y la coherencia de las decisiones de revisión con los objetivos del caso.

La piedra angular de este proceso es un sólido control de calidad. Desde el primer día, los equipos aplican medidas estructuradas de control de calidad como:

• Informes diarios de los revisores y registros de decisiones.
• Muestreo y validación sistemáticos.
• Calibración continua entre revisores.

Cuando se ejecutan eficazmente, estos controles reducen los errores, aceleran los plazos y proporcionan a los equipos jurídicos una mayor confianza en la exactitud y defensibilidad del conjunto final de la producción.

¿Cuáles son las ventajas de la revisión de documentos gestionada para los equipos jurídicos de las empresas?

La gestión de la revisión de documentos ofrece a los departamentos jurídicos de las empresas ventajas estratégicas que van mucho más allá del ahorro de costes.

1. Costes previsibles y control presupuestario
   A diferencia de los procesos tradicionales de revisión de documentos, que se facturan por horas, los servicios gestionados de revisión de documentos suelen funcionar con modelos de tarifa fija. Esto proporciona a los equipos jurídicos transparencia en los precios, lo que permite presupuestar con precisión los gastos de litigios e investigación, reduciendo al mismo tiempo el riesgo de sobrecostes inesperados de los grandes equipos de revisión.
2. Eficiencia gracias a la revisión tecnológica
   La revisión asistida por tecnología (TAR) basada en el aprendizaje activo continuo (CAL) ayuda a reducir el volumen de documentos que requieren revisión humana. A diferencia de las búsquedas tradicionales por palabras clave, que pueden mostrar grandes conjuntos de documentos, CAL prioriza los elementos más relevantes, lo que agiliza el proceso sin sacrificar la precisión. El resultado son plazos más rápidos, menores costes de revisión y menos presión sobre los recursos internos. Mediante la externalización, los equipos jurídicos también pueden evitar añadir personal interno, lo que reduce los gastos generales de los departamentos jurídicos de las empresas.
3. Mayor precisión y menor riesgo
   Un proceso de revisión gestionado introduce controles de calidad más estrictos mediante comprobaciones automatizadas y muestreos selectivos, lo que garantiza un mayor nivel de garantía de calidad. De este modo, las designaciones de privilegios son más coherentes, se cometen menos errores y se obtiene una mayor precisión general. También reduce la posibilidad de divulgación accidental, apoya la estrategia del caso y garantiza resultados defendibles y repetibles.
4. Escalabilidad
   La revisión gestionada puede gestionar cualquier volumen de documentos y complejidad de los asuntos jurídicos, lo que la convierte en la opción preferida para los litigios modernos y las necesidades de cumplimiento normativo.
5. Equipos de expertos en revisión jurídica
   Los revisores especializados aportan profundos conocimientos del sector y experiencia específica. Esto garantiza la identificación coherente de los documentos clave, especialmente los más importantes en litigios de alto riesgo e investigaciones reglamentarias.

¿Cuándo deben considerar las organizaciones la revisión de documentos gestionada?

Las organizaciones deben considerar la revisión de documentos gestionada cuando se enfrentan a proyectos complejos o a gran escala, como litigios de gran volumen, investigaciones reglamentarias y gubernamentales, citaciones de terceros, investigaciones internas o evaluaciones de diligencia debida.

Los grandes volúmenes de datos, los plazos cortos y los presupuestos limitados pueden abrumar incluso a los equipos experimentados. La revisión gestionada está diseñada exactamente para estas situaciones, ofreciendo la escala, precisión y previsibilidad que los enfoques tradicionales no pueden ofrecer.

Revisiones de gran volumen de documentos
La revisión gestionada de documentos resulta esencial cuando se trabaja con conjuntos de datos a gran escala. La escalabilidad y eficiencia de los proveedores de revisión especializados permiten a los equipos gestionar estos volúmenes sin sacrificar la calidad ni ampliar los plazos.

Capacidad interna limitada
Si los equipos jurídicos no dan abasto o carecen de experiencia especializada en la revisión de documentos, sería beneficioso considerar un proceso de revisión gestionada para eDiscovery. De este modo, pueden garantizar que sus recursos internos se centran en la estrategia principal o en actividades jurídicas de mayor valor. Cuando las organizaciones desean reducir los costes asociados a la contratación, formación y gestión de grandes equipos de revisión para proyectos a corto plazo o fluctuantes.

Plazos ajustados y calendarios de producción agresivos
Cuando están en juego plazos judiciales o normativos estrictos, las organizaciones necesitan una revisión de documentos ágil y rápida para evitar retrasos costosos y riesgos jurídicos. Los equipos de revisión gestionada abordan este problema proporcionando velocidad mediante flujos de trabajo optimizados y priorización mejorada por IA. Su infraestructura está diseñada para realizar revisiones rápidas sin comprometer la precisión.

Asuntos jurídicos sensibles desde el punto de vista presupuestario
Bajo la presión de los costes, la revisión gestionada ofrece previsibilidad de precios. Los modelos de honorarios fijos pueden ayudar a los equipos jurídicos a controlar el gasto en asesoramiento externo y eliminar la incertidumbre de la facturación por horas.

¿Qué tecnología se utiliza en la revisión gestionada de documentos?

Las principales plataformas de eDiscovery ayudan a recopilar, procesar, buscar y codificar documentos de gran tamaño durante todo el proceso de revisión gestionada.

El núcleo de la revisión de documentos gestionada es la revisión asistida por tecnología (TAR, por sus siglas en inglés), impulsada por el aprendizaje activo continuo (CAL, por sus siglas en inglés), la codificación predictiva y el análisis avanzado. Esta funcionalidad ayuda a los abogados a priorizar, clasificar y seleccionar rápidamente grandes conjuntos de datos, reduciendo el número de documentos que necesitan revisar manualmente.

Las plataformas de revisión modernas utilizan estas tecnologías para automatizar la identificación de datos potencialmente relevantes, privilegiados y sensibles. Muchos aprovechan las funciones analíticas avanzadas, como la agrupación de conceptos, los hilos de correo electrónico, la detección de casi duplicados y las herramientas de búsqueda, para reducir la redundancia y agilizar el trabajo. Las sólidas interfaces de codificación permiten etiquetar la capacidad de respuesta, los privilegios y la confidencialidad, mientras que los registros de auditoría y los controles de calidad rastrean cada decisión.

Ahora que la revisión a distancia es la norma, la seguridad no es negociable. La infraestructura segura de escritorios virtuales garantiza que los datos confidenciales de los clientes nunca salgan de los entornos protegidos, mientras que los controles de acceso, el registro de auditorías y las herramientas de prevención de pérdida de datos mantienen la confidencialidad durante todo el proceso de revisión. Estas medidas de seguridad permiten a las organizaciones realizar revisiones a distancia sin dejar de cumplir los estrictos requisitos de protección de datos y las obligaciones de confidencialidad de los clientes.

En esencia, la revisión de documentos gestionada aprovecha una combinación de software de eDiscovery específico, IA e infraestructura segura para ofrecer procesos de revisión de documentos rápidos, precisos y defendibles para asuntos legales y normativos complejos.

Cómo el software y las soluciones de OpenText™ mejoran la revisión gestionada de documentos

OpenText™ Managed Document Review reúne tecnología avanzada, equipos de revisión globales y profundos conocimientos jurídicos para ofrecer una revisión de documentos gestionada eficiente, precisa y segura a escala.

El equipo de revisión gestionada de OpenText™ utiliza nuestras capacidades patentadas de revisión asistida por tecnología (TAR), que incluyen protocolos de aprendizaje activo continuo y automático continuo, diseñados para mejorar significativamente la eficiencia y la precisión de la revisión en comparación con iteraciones anteriores. Permite un entrenamiento dinámico e iterativo del modelo de IA a medida que avanza la revisión, lo que permite una identificación más precisa y rápida de los documentos pertinentes.

El resultado: más precisión, menos repeticiones y plazos de producción más cortos. La tecnología TAR de OpenText puede reducir, en ocasiones, el coste total de la revisión hasta en un 80 por ciento o más, a la vez que se adapta de forma eficaz a distintos tipos y tamaños de proyectos.

Nuestros equipos de revisión, formados por abogados y tecnólogos cualificados, trabajan en plataformas seguras y específicas que permiten la revisión de principio a fin. Los clientes pueden beneficiarse de:

• Precios flexibles que pueden incluir acuerdos de honorarios fijos con costes predecibles y control presupuestario, pero todos los precios se adaptan a las necesidades específicas de cada cliente, incluidos el volumen, la complejidad y el nivel de servicio de asistencia.
• Equipos de revisión incentivados para demostrar la potencia de la tecnología OpenText™ revisando el menor número de documentos necesarios, en lugar de inflar el número de documentos revisados para maximizar los ingresos.
• Infraestructura segura con escritorios virtuales, registro de auditorías y controles de acceso a los datos.
• Entrega mundial en Norteamérica, el Reino Unido y la UE.
• Control de calidad automatizado para garantizar la coherencia y reducir las tasas de validación de abogados externos.

Nuestro proceso de revisión está respaldado por una supervisión continua del rendimiento y la alineación con la estrategia jurídica, lo que mejora la coherencia y respalda unos resultados defendibles.

La revisión de documentos ya no es un ejercicio de marcar casillas. Es una función estratégica que puede influir en los resultados, los plazos y los presupuestos. OpenText proporciona a los departamentos jurídicos las herramientas y el soporte necesarios para gestionar las revisiones de forma más inteligente, reduciendo costes, mejorando la calidad y ayudando a garantizar el cumplimiento en todas las fases.

¿Cómo aprovecha OpenText la IA generativa en el proceso de revisión gestionada?

OpenText sigue introduciendo tecnología de nueva generación basada en IA en el proceso de revisión. Nuestros expertos en revisión gestionada también aprovechan nuestra tecnología OpenText™ eDiscovery Aviator™ para acelerar la revisión de documentos con GenAI. Estas capacidades aumentan el apoyo de los expertos en revisiones y mejoran los flujos de trabajo del TAR para proporcionar revisiones más rápidas y una mayor seguridad de costes.

Aplicando GenAI a la revisión gestionada de documentos, especialmente a la revisión de primer paso de gran volumen, los departamentos jurídicos pueden transformar su enfoque, reduciendo el tiempo de revisión hasta en un 80%, aumentando la coherencia, mejorando significativamente la eficiencia y mejorando la previsibilidad presupuestaria.

Mientras que muchos proveedores ofrecen piezas del rompecabezas, OpenText ofrece un servicio de revisión gestionado totalmente integrado y centrado en GenAI, que abarca tecnología, procesos y personal para respaldar el proceso. Combinamos nuestra propia tecnología avanzada y patentada con nuestra experiencia.

Nuestros equipos de revisión gestionada reúnen a ingenieros de inteligencia artificial, tecnólogos jurídicos y gestores de casos que colaboran a diario con los departamentos jurídicos de las empresas y los bufetes de abogados. Con una profunda experiencia en diversos casos de uso en litigios, comprenden tanto las dimensiones técnicas como jurídicas de la revisión de documentos, garantizando que GenAI se aplique de forma eficaz y defendible.