¿Qué es la evaluación temprana de casos?

La evaluación temprana de un caso (ECA) es el proceso de evaluación inicial en el comienzo de un asunto jurídico o de una investigación. En esta fase inicial, los equipos evalúan los hechos, las pruebas clave, las fuentes de datos y los resultados probables antes de invertir en un litigio a gran escala o en una revisión exhaustiva de los documentos.

Con un ECA eficaz, los equipos jurídicos pueden

• Comprender rápidamente los hechos de un caso.
• Identifique las pruebas clave.
• Evalúe los riesgos y costes potenciales.
• Tome decisiones informadas y estratégicas en torno a los puntos fuertes o débiles de un caso.

¿Cuál es el objetivo de la evaluación temprana de casos (ECA)?

El TCE cambia la forma en que los equipos jurídicos abordan los posibles litigios e investigaciones. En lugar de lanzarse directamente a una revisión completa y costosa de los documentos con un abogado externo, los equipos internos utilizan el ECA para recabar información rápidamente y reducir el alcance.

El objetivo de ECA es sencillo: Obtener respuestas rápidas y defendibles a preguntas críticas con plazos ajustados y grandes volúmenes de datos, como:

• ¿Quién está implicado?
• ¿Qué ha pasado?
• ¿Cuándo se produjeron los acontecimientos clave?
• ¿Existen pruebas que apoyen o refuten las acusaciones?

Aquí es donde el TCE difiere de la revisión de litigios tradicional. En un litigio típico, los equipos jurídicos trabajan a partir de los hechos conocidos para localizar los documentos más relevantes.

Por el contrario, el TCE comienza cuando los hechos subyacentes son desconocidos o están poco desarrollados. El objetivo no es encontrar todos los documentos relevantes, sino descubrir rápidamente las pruebas críticas que establecen el patrón de los hechos y responden a las preguntas clave, encontrando las piezas del rompecabezas y ensamblándolas en una imagen cohesionada.

¿Cuáles son las ventajas de una evaluación temprana de los casos?

El valor empresarial del TCE va mucho más allá de la reducción de los costes jurídicos. Cuando las organizaciones pueden calibrar rápidamente los méritos, riesgos y costes potenciales de un asunto, toda la empresa gana una ventaja estratégica. Para los departamentos jurídicos que se enfrentan a presupuestos ajustados y a una creciente carga de trabajo -incluidos los litigios, las investigaciones reglamentarias, las investigaciones internas y las revisiones de cumplimiento-, la ECA ofrece una forma más rápida y eficaz de gestionar los riesgos y priorizar los recursos.

Hay mucho en juego. Las malas conductas y los pasos en falso -incluido el robo de propiedad intelectual, los problemas de lucha contra el soborno u otras prácticas poco éticas-, ya sean accidentales o intencionados, pueden convertirse rápidamente en crisis de reputación y financieras. La evaluación temprana de los casos ayuda a los responsables jurídicos a detectar antes los problemas, comprender su impacto potencial y tomar medidas informadas antes de que la situación se agrave.

¿Por qué la evaluación temprana de casos necesita un enfoque moderno?

Las herramientas modernas de evaluación e investigación de casos tempranos van mucho más allá de la búsqueda básica por palabras clave, el filtrado y la selección. Abordan las limitaciones del software ECA de primera generación y los flujos de trabajo tradicionales de revisión de eDiscovery que hacían que la evaluación temprana de los casos fuera lenta, costosa e incompleta.

En el pasado, los departamentos jurídicos se apoyaban en gran medida en las TI y en las herramientas de ECA heredadas para:

• Identifique a los jugadores potenciales.
• Buscar en buzones de correo electrónico.
• Recopilar de otras fuentes de datos.
• Prepare la información almacenada electrónicamente (ESI) para una revisión completa al estilo de producción.

Para controlar los costes de revisión, muchos equipos utilizaron los primeros programas informáticos de ECA principalmente para reducir el volumen de documentos: recopilación, eliminación de NIST, clasificación, filtrado y selección basada en búsquedas por palabras clave. El problema es que estas herramientas heredadas rara vez permitían una inmersión profunda en los datos. Lucharon por salir a la superficie:

• ¿Quién estaba realmente implicado?
• ¿Qué ocurrió en realidad?
• Cuándo se produjeron los acontecimientos clave.
• Conexiones ocultas e "incógnitas desconocidas".

Como resultado, los equipos seguían teniendo que realizar revisiones exhaustivas a posteriori y corrían el riesgo de pasar por alto bolsas de pruebas críticas.

Esto refleja los objetivos de una revisión tradicional de la producción de litigios, en la que los hechos ya se conocen razonablemente bien y el trabajo consiste en localizar la mayoría de los documentos relevantes. En un TCE o una investigación, los hechos aún no están claros. Aplicar un enfoque de tipo productivo demasiado pronto conduce a una recaudación excesiva, a costes más elevados y a la pérdida de información, exactamente lo que la evaluación temprana moderna de los casos está diseñada para evitar.

¿Qué es la evaluación temprana de datos y cómo se relaciona con la evaluación temprana de casos?

La evaluación temprana de datos (EDA) y la evaluación temprana de casos están estrechamente relacionadas, pero se centran en diferentes partes del proceso de eDiscovery y de litigio.

• EDA permite a las partes buscar, organizar y muestrear una colección de ESI al principio de un caso, antes de que el conjunto de datos esté completamente procesado.
• El ECA es un enfoque holístico de gestión de casos diseñado para ayudar a los abogados a tomar una decisión informada y rápida sobre la resolución de un litigio.
• Al utilizar eficazmente el AED, el abogado puede obtener información valiosa para ayudar a dar forma a una estrategia de litigio y promover la cooperación y la proporcionalidad en el descubrimiento.

En resumen, el EDA es fundamental para la parte de datos de un caso, mientras que el ECA utiliza la información del EDA -junto con el análisis jurídico y la evaluación de riesgos- para trazar el camino más amplio a seguir en el litigio.

¿Cuáles son las ventajas de una evaluación temprana de los datos?

Los equipos jurídicos modernos se enfrentan a enormes retos en materia de datos. El volumen y la variedad de la ESI dificultan la rápida recopilación y análisis de pruebas para litigios, investigaciones reglamentarias, conductas indebidas internas e incidentes de ciberseguridad, especialmente cuando los plazos son ajustados.

EDA con potentes análisis front-end ayuda a los equipos jurídicos a avanzar más rápido a la vez que controlan los costes.

Capture sólo los datos que necesita

Mediante el uso de robustos conectores de datos, los equipos jurídicos pueden rastrear y recopilar sin problemas datos de diversas fuentes de datos, como sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM), repositorios en la nube y archivos compartidos. Al mismo tiempo, la eliminación y la deduplicación integradas limitan la recogida de datos extraños.

Identifique rápidamente testigos y custodios adicionales

El éxito de cualquier investigación depende de encontrar pronto a las personas y los documentos adecuados. Los análisis modernos y las visualizaciones de datos revelan las relaciones entre individuos, los patrones de comunicación y los hilos de conversación. Esto facilita la localización de testigos adicionales, custodios y conjuntos de documentos que son fundamentales para el asunto.

Obtenga inteligencia procesable para una rápida toma de decisiones

Con los análisis anticipados, los equipos jurídicos pueden reunir rápidamente el cuadro de los hechos. Al comprender lo que ocurrió -y dónde se encuentran las pruebas más sólidas-, el abogado puede evaluar con mayor precisión los puntos fuertes y débiles del caso y tomar decisiones estratégicas seguras y bien fundamentadas en plazos ajustados.

¿Cómo le ayuda la evaluación temprana de casos a tomar decisiones estratégicas basadas en datos?

ECA y EDA convierten la toma de decisiones legales de conjeturas educadas en estrategias basadas en datos. Cuando los equipos jurídicos pueden identificar rápidamente los hechos y las pruebas que constituyen el núcleo de un asunto, pueden evaluar con confianza si el caso tiene fundamento, qué riesgos existen y cuáles serán los costes probables. Esta inteligencia permite a las organizaciones tomar decisiones informadas sobre los acuerdos frente a los litigios, la estrategia y el posicionamiento de los casos, la asignación de recursos y la planificación presupuestaria.

La capacidad de responder pronto a las preguntas fundamentales tiene profundas implicaciones estratégicas:

• ¿Las pruebas son favorables o desfavorables?
• ¿Debe la organización adoptar una postura agresiva o defensiva?
• ¿Puede la organización demostrar estadísticamente que no hay pruebas que respalden una acusación?

Estas percepciones guían las negociaciones de acuerdos e informan las decisiones sobre si proceder con el litigio antes de invertir mucho en descubrimiento y revisión de documentos.

Los análisis frontales también ayudan a los equipos jurídicos a identificar rápidamente testigos y custodios adicionales. Las visualizaciones modernas revelan las conexiones entre los individuos y los patrones de comunicación, garantizando que las pruebas críticas salgan a la superficie y se entiendan en su contexto. El resultado es una imagen más completa y defendible de los acontecimientos y unas decisiones estratégicas más seguras.

¿Cómo reduce la evaluación temprana de los casos los riesgos y costes jurídicos posteriores?

Una de las mayores ventajas de la evaluación temprana de los casos y de la evaluación temprana de los datos es su capacidad para recortar los costes jurídicos posteriores y reducir el riesgo al mismo tiempo. Recopilando y seleccionando los datos de forma inteligente desde el principio, los equipos jurídicos limitan lo que entra en el proceso, ahorrando tiempo, esfuerzo de revisión y gastos de asesoramiento externo.

Beneficios en la reducción de costes:

• Capture sólo lo necesario, reduciendo los volúmenes de procesamiento y revisión.
• Reduzca la cantidad de datos que requieren una revisión ocular al tiempo que aumenta la calidad de los conocimientos.
• Sustituya los procesos manuales e ineficaces en los que el departamento de TI busca en los buzones de correo y en los archivos nativos antes de entregar colecciones masivas.

Beneficios de la gestión de riesgos:

• Asegúrese de que las pruebas críticas se identifican y conservan en las primeras fases del asunto.
• Utilice el mapeo y el análisis de la comunicación para aflorar todos los custodios y fuentes de datos relevantes.
• Intégrelo con sistemas de retención legal para preservar rápidamente la información y ampliar el alcance de una investigación cuando sea necesario.
• Reduzca la exposición a reclamaciones por expoliación y disputas sobre la presentación de pruebas.

Beneficios de la garantía de calidad:

• Aplique análisis avanzados para verificar que las investigaciones han localizado los documentos correctos y respondido a las principales necesidades de información.
• Compruebe la coherencia entre los conjuntos de datos y confirme que no se ha pasado por alto ninguna prueba contradictoria.
• Demostrar, cuando sea necesario, que no existen documentos responsivos, sin revisar exhaustivamente cada elemento de la población.

¿Cómo descubre la evaluación temprana de los datos las pruebas clave?

Los AED modernos se basan en análisis avanzados y en la IA para sacar a la luz pruebas críticas con rapidez. A diferencia de las herramientas de primera generación, que sólo recopilan y filtran los datos por palabras clave, el software de próxima generación proporciona una visión más profunda del quién, el qué, el cuándo y el por qué, incluyendo las "incógnitas desconocidas" que de otro modo podrían pasarse por alto.

El proceso suele desarrollarse en tres fases principales.

Fase 1: Identificación y recopilación de datos

En esta fase, el investigador lucha contra dos fuerzas opuestas: (1) la necesidad de términos de búsqueda amplios que extraigan todo el contenido relevante, y (2) filtros de datos que limiten la cantidad de datos extraños o innecesarios.

Utilizando las modernas herramientas EDA, los equipos jurídicos pueden:

• Utilice conectores de datos para rastrear sistemas de gestión de contenidos empresariales, repositorios en la nube, herramientas de colaboración y archivos compartidos.
• Aplique la eliminación automática de NIST para eliminar los archivos del sistema.
• Deduplique para eliminar copias redundantes entre custodios y ubicaciones.
• Aplique el enhebrado de correos electrónicos para identificar los mensajes más inclusivos en las cadenas de conversación.

El resultado: Un conjunto de datos amplio pero controlado, listo para un análisis más profundo.

Fase 2: Organización y visualización

En la segunda fase, el objetivo es empezar a familiarizarse con los datos y crear un conjunto de datos organizado mediante la visualización de datos y otras herramientas analíticas, lo que permitirá obtener información rápida y orientar los datos adicionales.

Los equipos jurídicos necesitan organizar y visualizar los resultados mediante herramientas de visualización y análisis de datos.

• El mapeo visual de las comunicaciones ayuda a identificar a los actores clave, los custodios adicionales y los patrones de comunicación en todos los ámbitos y plazos.
• La visualización de los hilos de correo electrónico permite a los revisores detectar mensajes únicos o que faltan.
• El análisis de conceptos agrupa los documentos en función de su significado contextual, proporcionando una visión que va más allá de las simples palabras clave.
• El análisis de sentimiento clasifica los documentos como positivos, negativos o neutros para comprender más rápidamente el contenido y la intención.

Fase 3: Interrogación de datos

Una vez identificados, filtrados y organizados los datos críticos, los equipos jurídicos y de investigación pueden interrogar ese conjunto de datos para descubrir perspectivas procesables. Un ECA eficaz impulsado por una tecnología sólida ayuda a los equipos a llegar rápidamente al meollo de la cuestión. Las capacidades clave en esta fase incluyen:

• Identificación de entidades para aflorar automáticamente personas, organizaciones, ubicaciones y eventos clave, sin necesidad de revisar manualmente cada documento.
• Filtros predictivos para sugerir términos de búsqueda y destacar los custodios con más probabilidades de poseer información valiosa.
• Búsqueda predictiva para encontrar documentos conceptualmente similares a las muestras seleccionadas, aunque no compartan las mismas palabras clave.

Más recientemente, los equipos jurídicos también han empezado a utilizar las funciones de GenAI para resumir grandes conjuntos de documentos, resaltar hechos clave y generar perspectivas listas para la investigación, acelerando aún más el ECA y mejorando la toma de decisiones.

¿Cómo elijo una herramienta ECA?

La herramienta adecuada de evaluación temprana de casos debería responder rápidamente a las preguntas "quién, qué, cuándo y dónde" al inicio de un asunto, sin obligarle a una revisión en toda regla. El software de ECA e investigación de última generación carga por adelantado los análisis para que los equipos jurídicos puedan encontrar inteligencia procesable en una fase temprana, reducir los volúmenes de revisión y avanzar más rápido en la estrategia.

Al evaluar una herramienta ECA, busque:

Análisis de carga frontal

La herramienta debe hacer aflorar rápidamente hechos y patrones clave, no limitarse a filtrar por palabras clave. Usted quiere información que respalde las primeras decisiones estratégicas, no sólo un conjunto de documentos más reducido.

Potentes visualizaciones

Los mapas de comunicación visual, las líneas de tiempo y los diagramas de red deben revelar las relaciones, el contexto, el sentimiento y los patrones ocultos que no son obvios sólo a partir del texto y los metadatos.

Análisis avanzados e IA

Capacidades como el análisis de conceptos, frases, entidades y sentimientos ayudan a los equipos a descubrir las "incógnitas desconocidas" y a comprender la intención, los temas y las áreas de riesgo en grandes volúmenes de datos.

Escalabilidad y velocidad

El software debe manejar conjuntos de datos grandes y complejos y, aun así, ofrecer resultados con rapidez, incluso cuando se empieza con poca o ninguna información concreta.

Una sólida plataforma de ECA proporciona a los equipos jurídicos una forma rápida y rentable de acceder a la inteligencia crítica de los casos enterrada en ingentes cantidades de datos organizativos.

¿Cómo apoya OpenText la evaluación temprana de casos?

OpenText™ Investigation ofrece funciones integrales de ECA para ayudar a los equipos jurídicos a extraer conocimientos basados en datos que orienten la estrategia de litigios, las investigaciones internas, las indagaciones reglamentarias y los asuntos de cumplimiento normativo, con mayor rapidez y a un menor coste.

La plataforma soporta el ciclo de vida completo de EDA, desde la identificación inicial de los datos hasta el análisis en profundidad y la generación de información, para que las organizaciones puedan tomar decisiones estratégicas antes en lugar de esperar a los ciclos de revisión tradicionales.

Evaluación temprana de datos de extremo a extremo

OpenText Investigation agiliza los flujos de trabajo centrales de EDA y ECA al permitir a los equipos:

• Identifique, recopile y procese datos con soporte para más de 45 conectores de fuentes de datos.
• Aplique la eliminación automatizada de NIST, la deduplicación y el enhebrado de correos electrónicos para acelerar el tiempo de revisión.
• Reduzca los volúmenes de datos sin perder el acceso a las pruebas críticas.

Análisis avanzados e IA para una mejor comprensión

La plataforma utiliza la analítica y la inteligencia artificial para superar las limitaciones de tiempo y errores de la revisión manual. Cumple:

• Análisis de conceptos, frases, entidades y sentimientos para sacar a la luz rápidamente hechos, temas y actores clave.
• Datos visuales enriquecidos y mapeo de las comunicaciones para revelar conexiones y patrones entre individuos y equipos.
• Conocimiento rápido de las posibles infracciones para apoyar la autodivulgación proactiva y los ajustados plazos de respuesta reglamentaria.

Potentes visualizaciones para investigaciones

Las capacidades de visualización incluyen el mapeo de la red de comunicación que proporciona una visión macroscópica de la comunicación en toda la organización. Los investigadores pueden:

• Identifique a las personas críticas y céntrese en patrones de comunicación específicos.
• Profundice en las interacciones entre personas concretas.
• Descubra rápidamente nuevos testigos e incorpórelos a los planes de interrogatorio y recogida.

Revisión asistida por tecnología para resultados más rápidos

OpenText Investigation también admite la revisión avanzada asistida por tecnología (TAR) con aprendizaje activo continuo (CAL):

• Permite que los equipos empiecen a revisar antes de que se hayan recopilado todos los documentos.
• Reduce los retrasos habituales en los sistemas TAR anteriores.
• Incluye herramientas que buscan intencionadamente documentos contextualmente diversos para descubrir "incógnitas desconocidas" y evitar que se pierdan pruebas fundamentales.

Servicios de expertos para asuntos complejos

OpenText complementa la tecnología con servicios profesionales, como OpenText™ Investigations Service, OpenText™ Managed Document Review, OpenText™ Digital Forensics and Collections y OpenText™ eDiscovery Advisory Services. Juntos, el software y los servicios ayudan a las organizaciones a gestionar investigaciones complejas con mayor rapidez, precisión y control de costes.

¿Aprovecha OpenText la GenAI para respaldar las actividades de evaluación temprana de casos?

Sí. OpenText™ Aviator Rapid Exploration utiliza GenAI para cambiar la forma en que los equipos jurídicos abordan el ECA. En lugar de revisar documentos para encontrar problemas, ahora los equipos pueden explorar problemas específicos y dejar que el sistema saque a la superficie los documentos y las perspectivas más relevantes.

La exploración rápida combina la GenAI con algoritmos predictivos para:

• Sumérjase de inmediato en las áreas específicas que le preocupan.
• Genere informes estructurados organizados por tren de investigación.
• Ofrezca perspectivas en el contexto de las relaciones, los plazos y los conceptos jurídicos.

Esto proporciona a los equipos jurídicos una inteligencia rápida y específica, mientras que los flujos de trabajo tradicionales siguen organizando los datos. Armados con estos rápidos conocimientos, los equipos jurídicos pueden:

• Resuelva pronto: Cuando el análisis muestre reclamaciones débiles o una exposición limitada, negocie la resolución antes de la revisión completa de los documentos.
• Concentre los recursos: Reduzca drásticamente el universo de documentos que necesitan una revisión detallada, reduciendo así el tiempo y el gasto en asesoramiento externo.
• Optimice los flujos de trabajo: Informe por adelantado a los equipos de revisión sobre las cuestiones clave para mejorar la velocidad y la precisión del TAR.
• Informar la estrategia: Construya teorías del caso y posiciones de negociación más sólidas basándose en lo que dicen realmente los documentos, no en suposiciones.

El resultado es un cambio de una estrategia jurídica reactiva a una proactiva. Los equipos pueden evaluar rápidamente los riesgos, detectar las oportunidades y decidir cómo avanzar, antes de dedicar grandes recursos al descubrimiento y la revisión a gran escala.

Cómo empezar con el TCE

La aplicación de una evaluación temprana eficaz de los casos requiere tanto la tecnología como el enfoque adecuados. Las organizaciones deben empezar por evaluar sus procesos actuales de gestión de litigios, investigaciones y asuntos normativos para establecer una base de mejora.

Entre las consideraciones clave para una implementación exitosa se incluyen:

• Selección de tecnología: Busque plataformas que ofrezcan una sólida recopilación de datos de diversas fuentes, capacidades avanzadas de selección y filtrado, potentes análisis que incluyan análisis de conceptos y sentimientos, herramientas de visualización de comunicaciones y relaciones, y una integración perfecta con los sistemas de revisión posteriores. La tecnología debe facilitar a los equipos jurídicos la obtención rápida de información sin necesidad de grandes conocimientos técnicos.
• Integración estratégica: Considere cómo encaja el ECA en una estrategia más amplia de gobierno de la información y operaciones legales. Una ECA eficaz depende de políticas claras en torno a la retención de datos, las comunicaciones de los empleados y el uso de dispositivos móviles. La integración con los sistemas de retención legal garantiza que la conservación se produzca de forma rápida y exhaustiva cuando surgen los asuntos.
• Formación y experiencia: Los miembros del equipo jurídico deben saber cómo aprovechar eficazmente las herramientas avanzadas de análisis y visualización. Adquirir destreza lleva tiempo y práctica, pero la inversión reporta dividendos en una toma de decisiones más rápida y segura. Muchas organizaciones encuentran valor en asociarse con consultores experimentados o proveedores de servicios que pueden proporcionar orientación a medida que se desarrollan las capacidades internas.
• Métricas y medición: Establezca métricas para demostrar el valor e identificar las oportunidades de mejora continua. Realice un seguimiento de la rapidez con la que se identifican los hechos clave en los nuevos asuntos, controle el volumen de datos que proceden a una revisión completa en comparación con las líneas de base históricas, mida el ahorro de costes gracias a la reducción de los gastos de abogados externos y evalúe cómo los conocimientos del TCE han mejorado las negociaciones de acuerdos o los resultados de los litigios.