在 2010 年代中期，隨著企業越來越多採用雲端運算來執行關鍵業務功能，雲端傳真解決方案也應運而生。以服務形式提供數位傳真功能，完全不需要內部基礎架構。聯邦通訊委員會 2019 年的第 19-72 號意見備忘錄和命令加速了這一做法，該命令允許公司從 2022 年 8 月起停用銅線電話服務，使企業能夠從模擬傳真線過渡。

雲端傳真具有多項優勢，包括自動擴充以適應容量波動、地理備援以提高可靠性、簡化部署以及降低 IT 管理需求。它還提供增強的安全功能，並能與現代的雲端商業應用程式更好地整合。對於擁有混合工作環境的組織而言，不論員工身處何地，雲端傳真都能確保一致的傳真功能存取，支援業務連續性和作業彈性。

數位傳真如何運作

數位傳真運作的技術基礎架構與傳統傳真根本不同，但結果 - 安全的文件傳輸 - 仍然相同。過程通常遵循以下步驟：

文件建立或數位化：寄件者建立數位文件或掃描實體文件，將其轉換成數位格式。
傳輸準備：數位傳真解決方案為傳輸準備文件，其中可能包括格式化、壓縮和加密。
使用網際網路 DID 號碼進行路由：數位傳真系統使用網際網路直接撥入 (DID) 號碼來路由傳真。這些虛擬號碼透過 IP 網路接收傳入的傳真，取代傳統電話線，同時保持與傳統工作流程的相容性。
數位傳輸：文件不是透過電話線傳送，而是透過 IP 網路傳送，IP 網路可包括網際網路、私人網路或雲端基礎架構。
安全傳送：文件傳送至收件人的數位傳真系統、電子郵件或其他指定的端點，並驗證是否收到。
通知和儲存：寄件者和收件者都會收到成功傳輸的確認，並根據設定的保留政策安全地儲存文件。

此流程不需要紙張、碳粉和實體硬體，同時維持安全的點對點連線，使傳真通訊本身更安全。

為什麼數位傳真對於現代企業仍然至關重要

仍是安全通訊的必要條件

儘管電子郵件和數位工具興起，傳真仍是受監管行業中值得信賴的安全通訊方式。它的點對點傳輸可確保直接、安全的連線，不像電子郵件會被截取。傳真還提供附有時間戳記和收件人詳細資料的傳送確認，以支援合規需求。數位傳真透過加密、存取控制和稽核追蹤來增強此功能。

使用數位傳真的主要產業：

醫療保健
約有 70% 的醫院仍使用傳真來交換受保護健康資訊 (PHI)，協助維持 HIPAA 合規性。數位傳真與 EMR 整合，降低與列印文件相關的風險。例如， Baptist Hospitals of Southeast Texas 使用 OpenText 數位傳真解決方案後，每年節省 200,000 美元，效率提高 20% 。

法律
傳真在許多地區仍具有法律約束力。律師事務所使用數位傳真進行安全的文件交換、稽核追蹤和電子取證。它可確保合規性和有效的資訊治理。

金融服務
銀行和保險公司使用數位傳真安全地傳送信用申請和索賠等敏感文件。它支援合規性，並為 SWIFT 等網路提供具有成本效益的替代方案。美國保險公司 The Standard 和 Hawksford 使用 OpenText 解決方案提高了效率和合規性。

美國公營部門
政府機構使用數位傳真進行安全、合規的敏感文件傳輸。它支援 HIPAA 和 FedRAMP 等標準，提供加密、存取控制和稽核記錄。具備安全 IP 路由功能的雲端傳真可將傳統系統現代化。

法規遵循與數位傳真

數位傳真對於面臨嚴格資料隱私和安全規範的產業而言，仍然是非常重要的，它提供支援合規性的內建功能。

醫療照護中的 HIPAA

數位傳真透過以下方式支援 HIPAA 合規性

傳輸中和靜止狀態下的 PHI加密
存取控制以限制文件存取
追蹤文件活動的稽核軌跡
傳輸確認作為交付證明

HIPAA Journal 的一份報告強調了 OhioHealth 的 Grant 醫療中心發生的一宗資料外洩事件，PHI 被傳真到錯誤的收件者手中，突顯了安全數位傳真系統的必要性。

金融服務法規

數位傳真有助於滿足下列要求

GLBA：保護客戶資料
PCI DSS：保護信用卡資訊安全
SOX：確保妥善保存財務記錄

這些系統提供安全傳輸、稽核記錄，以及與文件管理工具的整合。

GDPR 和全球隱私權法律

數位傳真透過以下方式支援 GDPR 等國際資料隱私權法律：

最小化資料收集與儲存
強制執行保留政策
保護傳輸中的資料
記錄交易以便問責

行業認證

頂尖的數位傳真供應商（如 OpenText）符合公認的標準：

ISO/IEC 27001：資訊安全
SOC 2 Type II：安全性與隱私權控管
PCI DSS：支付資料保護

這些認證可確保組織的傳真系統符合嚴格的合規標準。

過渡到數位傳真的好處

數位傳真的商業效益

從類比傳真轉換為數位傳真可大幅提升效率、節省成本及作業敏捷性。除了法規遵循之外，數位傳真還支援更廣泛的數位轉型目標。

可擴展性與靈活性

類比傳真系統難以因應波動的需求而擴充。數位傳真可輕鬆適應不斷變化的傳真量，而無需增加基礎設施。它還提供彈性部署 - 內部佈署、雲端或混合部署 - 以符合組織需求和預算。

成本與效率提升

數位傳真可降低與硬體、電話線、紙張和碳粉有關的成本。雲端模式可免除資本支出，並以隨用隨付的方式運作。它還可以省去列印和掃描等手動工作，直接將文件傳送到收件匣或工作流程系統，從而簡化作業。

工作流程整合

現代數位傳真與主要企業系統（EMR、ERP、CRM 和多功能事務機）整合，自動化文件處理並將傳真嵌入日常工作流程。這可提高生產力並將訓練需求降至最低，尤其是在傳真對業務流程至關重要的環境中。

AI 驅動的資料準備

AI 可將傳真資訊轉換為可立即用於整個業務的資料，從而提升數位傳真的價值。AI 不會將傳真視為靜態文件，而是識別其中有意義的內容，例如關鍵細節、上下文和意圖，並將這些資訊直接傳遞到相關的企業系統中。這可讓 EMR、ERP 和 CRM 中的工作流程無須手動解釋或重新輸入即可進行。

透過將傳真通訊轉換為結構化、工作流程就緒的資料，AI 可加速決策、減少延遲，並加強依賴傳真流程與核心作業生態系統之間的整合。

過渡至數位傳真時的共同挑戰

雖然數位傳真的優點令人信服，但組織在從類比傳真系統過渡到數位傳真系統的過程中可能會遇到挑戰。了解並應對這些挑戰是成功實施的關鍵。

舊系統整合

許多組織所使用的傳統系統是設計來與傳統傳真機搭配使用的。將這些系統與現代數位傳真解決方案整合可能需要客製化開發工作或中介軟體，以確保無縫運作。組織應根據其與現有系統整合的能力以及支援自訂整合需求的靈活性來評估潛在的數位傳真解決方案。

使用者採用與訓練

習慣使用實體傳真機的員工可能會因為熟悉現有流程而抗拒改用數位替代方案。要克服這種阻力，需要全面的變革管理策略，包括使用者訓練、清楚溝通好處，以及可能的分階段實施方法，讓使用者逐漸過渡到新系統。

確保符合業界法規

不同的產業對於文件傳輸與儲存都有特定的法規要求。組織必須確保所選擇的數位傳真解決方案符合所有適用的法規，包括與資料隱私、安全性和記錄保留相關的法規。這可能涉及設定保留政策、實施適當的存取控制，以及建立稽核程序。

實施數位傳真的最佳作法

評估與規劃

在實施數位傳真解決方案之前，組織應評估現有的傳真使用量、數量和整合需求。此評估可引導解決方案的選擇，並協助制定實施計畫，以盡量減少業務中斷。規劃也應定義成功指標、設定時間表，並找出風險與緩解策略。具有複雜需求的組織可能會受益於專精於數位轉型的顧問。

解決方案選擇標準

評估數位傳真解決方案時需要考慮的關鍵因素包括

安全性：檢閱加密、存取控制和合規認證。
整合：確保與現有系統和工作流程的相容性，特別是關鍵任務應用程式。
可擴充性：確認解決方案能夠處理未來的成長與容量變化。
支援& 可靠性：評估供應商支援、SLA 及災難復原能力。
總擁有成本：計算實施、訂閱和自訂整合成本。

實施與變更管理

有效的實施需要詳細的規劃和強大的變革管理。分階段推出 - 從受益最多的部門開始 - 有助於在廣泛部署之前解決問題。變更管理應包括使用者訓練、清楚的效益溝通，以及容易取得的支援。任命部門「冠軍」可鼓勵採用，並提供當地化的協助。

OpenText 數位傳真解決方案如何改變企業通訊

OpenText 數位傳真解決方案

OpenText 提供專為各行各業量身打造的強大數位傳真解決方案。OpenText 擁有超過 40 年的經驗，每年處理的文件超過 120 億份，是數位傳真領域值得信賴的領導者。

OpenText™ Fax (RightFax)

OpenText Fax 是一個可擴充的傳真伺服器，可為使用者、應用程式和系統實現安全、無紙傳真。它透過連接類比電話、數位電話、VoIP 或雲端電話來降低成本，並與電子郵件和桌面工具整合，以提高生產力和支援合規性。

部署選項包括內部部署、混合部署及管理服務，提供彈性以配合 IT 策略。OpenText Fax 還能與 SAP、Oracle、Microsoft SharePoint 等企業平台，以及 Epic、Meditech、Cerner 和 Veradigm 等 EMR 系統整合。

OpenText™ Fax Aviator

OpenText Fax Aviator是一款功能強大的 AI 助理，讓數位傳真更智慧、更自動、更可靠。它透過減少手動工作、加速時間敏感的流程，以及將結果無縫整合至電子病歷 (EMR)、藥房平台或企業應用程式，將傳真轉化成下游系統的可行資訊。

Fax Aviator 為傳真旅程的每個階段帶來智慧，協助組織從手動工作轉為自動化影響：

Fax Aviator Assist：即時 Q&A 支援，省去搜尋手冊的時間。
Fax Aviator 路由：自動化路由可提高準確性並加快傳送速度。
Fax Aviator 摘要：在幾秒鐘內總結傳真內容或歷史。
Fax Aviator Extract：從傳真文件中擷取重要資料並加以結構化。

OpenText™ Core Fax

OpenText Core Fax 是 SaaS 雲端解決方案，支援從桌上型電腦、電子郵件、行動裝置、商業應用程式和多功能事務機安全傳真。它簡化了工作流程，並消除了對電話線和實體傳真設備的需求。OpenText Core Fax 在美國、加拿大、歐洲和澳洲均設有基礎設施，可支援資料居留需求，並透過安全傳送和集中記錄保存提升合規性。

客戶成功

各組織已透過 OpenText 傳真解決方案取得可衡量的成果。堪薩斯大學醫療系統從不可靠的雲外系統轉換成 OpenText Fax 後，減少了傳輸故障並改善了病患照護。ZOLL Medical 面臨傳真量激增的問題，採用 OpenText Fax Cloud Connect 來改善可擴展性、安全性和可靠性，以支援其提供救生照護的使命。

數位傳真的未來：雲端、AI 和工作流程自動化

雲端應用、人工智慧 (AI) 以及日益增長的工作流程自動化需求正在塑造數位傳真的未來。

組織不會取代傳真。他們正在將其現代化，以符合雲端為先的環境和數位業務流程。隨著基礎建設的演進，數位傳真也變得更為整合、智慧化及可擴充。

雲端傳真取代傳統基礎架構

雲端數位傳真不需要內部伺服器、類比線路和 PBX 系統。這種轉變可提高可靠性、減少維護，並支援混合及遠端工作環境。

AI 可將傳真轉換為結構化資料

人工智慧正在改變傳真文件的處理方式。人工智能可以對文件進行分類、擷取關鍵資料並自動路由資訊，而不是由工作人員手動檢閱入站傳真。這將傳真從一種文件傳送方式轉變為結構化資料來源，為下游系統提供資料。

數位傳真成為自動化工作流程的一部分

現代數位傳真解決方案可與 EHR、ERP 及內容管理平台等業務系統整合。入站文件可以觸發工作流程，例如核准、案件建立或索賠處理。這可減少手動工作，並提高關鍵作業的速度。

安全性與合規性仍是核心

隨著法規的演進，安全數位傳真解決方案在保護敏感資訊方面持續扮演關鍵角色。雲端平台提供內建加密、稽核追蹤，以及醫療照護、金融和政府等產業的法規遵循支援。

數位傳真提升生產力

電子和數位傳真代表著傳統通訊方式的重要演進，在安全的資訊交換中持續扮演著重要的角色。透過從類比傳真過渡到電子傳真，組織可以增強安全性、改善合規性、降低成本並提高營運效率，同時保持傳真固有的安全優勢，這些優勢已使傳真成為受監管行業的首選通訊方法。

隨著組織持續進行數位轉型，實施強大的數位傳真解決方案應被視為安全資訊交換整體策略的重要組成部分。透過正確的解決方案和實施方法，數位傳真可作為傳統文件工作流程與現代數位流程之間的橋梁，讓組織在不影響安全性或合規性的情況下向前邁進。

現代數位傳真購買指南

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Resources

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