Qu'est-ce que l'eDiscovery ?

La découverte électronique, communément appelée eDiscovery ou découverte électronique, est le processus d'identification, de collecte, de préservation, d'examen et d'échange d'informations stockées électroniquement (ESI) en vue de leur utilisation comme éléments de preuve dans le cadre d'une procédure judiciaire. Dans l'environnement commercial numérique d'aujourd'hui, où la quasi-totalité des communications et des documents d'entreprise existent sous forme électronique, l'administration de la preuve électronique (eDiscovery) est devenue une nécessité opérationnelle essentielle pour les organisations de toutes tailles.

Pourquoi l'eDiscovery est-il important ?

Les entreprises d'aujourd'hui sont confrontées à une pression juridique et réglementaire croissante. Les équipes juridiques ne se contentent plus de réduire les risques : on attend d'elles qu'elles agissent comme des partenaires stratégiques apportant une réelle valeur ajoutée.

Un processus d'eDiscovery solide aide les équipes juridiques à rester en conformité, à gérer les coûts et à réduire les risques. La possibilité de trouver, de conserver et de partager rapidement les bonnes informations électroniques peut faire une grande différence dans les affaires juridiques ou les enquêtes.

Les bonnes pratiques en matière d'eDiscovery permettent également d'éviter les sanctions en cas de mauvaise manipulation des données et montrent que l'organisation s'efforce réellement de s'acquitter de ses responsabilités légales.

Les principes fondamentaux de l'administration de la preuve électronique

Dans le cadre d'un litige, les parties doivent échanger des documents pertinents pour l'affaire. La plupart des documents étant désormais créés, stockés et échangés sous forme numérique, cet élément de la découverte est connu sous le nom de découverte électronique (eDiscovery) et fait désormais partie intégrante des systèmes juridiques du monde entier.

Aujourd'hui, le processus de préservation, de collecte, de localisation, de recherche, d'examen, d'analyse et d'action sur les informations stockées électroniquement (ESI) impliqué dans l'eDiscovery s'applique à une gamme plus large de cas d'utilisation professionnelle au-delà des litiges civils, y compris un large éventail de cas d'utilisation : répondre aux violations de données, traiter les demandes de protection de la vie privée ou des droits des personnes concernées, et mener des enquêtes internes.

L'eDiscovery couvre tout, des courriels, documents et bases de données aux messages des médias sociaux, messages instantanés, vidéos, fichiers audio, données mobiles et les métadonnées qui y sont liées.

Les entreprises d'aujourd'hui doivent traiter et analyser d'importants volumes de données électroniques tout en préservant leur intégrité et leur authenticité. Ce n'est pas une mince affaire, surtout si l'on considère la diversité des formats, des lieux et des niveaux d'accès.

Trop souvent, les équipes se concentrent uniquement sur la tâche étroite qui consiste à trier les données en fonction de ce qui est pertinent ou non et à envoyer les fichiers révisés (en supprimant les informations privilégiées ou sensibles) aux parties adverses. Mais lorsque c'est la seule préoccupation, le tableau d'ensemble - comme la découverte de preuves essentielles, l'élaboration d'une stratégie de dossier ou la réduction des risques dans les enquêtes - peut passer à travers les mailles du filet.

Pourquoi la recherche manuelle sur papier n'est-elle plus tenable ?

Il y a une vingtaine d'années, la gestion du volume d'informations numériques au sein d'une organisation pouvait se faire manuellement.

Ce n'est plus le cas dans le monde des données massives (big data). Les ESI comprennent notamment les courriels, les documents, les présentations, les bases de données, les applications d'entreprise, la messagerie vocale, les fichiers audio et vidéo, les médias sociaux, le web et, de plus en plus, les plateformes de chat et de collaboration.

La recherche sur papier est connue pour être coûteuse, chronophage et gourmande en ressources, mais le traitement de l'information numérique ajoute des couches importantes de complexité à ces défis. Il en résulte que l'administration de la preuve électronique peut nécessiter plus de temps et plus de budget.

Quels sont les facteurs à prendre en compte dans le traitement des données numériques modernes ?

Lorsque l'on parle de big data, les experts évoquent souvent le volume, la vitesse, la variété et la véracité des informations. Lorsque vous entreprenez l'administration de la preuve électronique, vous devez prendre en compte les éléments suivants :

Volume
ESI facilite la création de plusieurs versions d'un même document. La plupart des organisations se retrouvent rapidement avec de multiples versions de documents stockés à différents endroits au sein de l'organisation et, parfois, à l'extérieur de l'organisation avec les contractants, les fournisseurs et les clients.

Vélocité
Le nombre de canaux avec lesquels chaque entreprise travaille aujourd'hui explose. Ces canaux ne se limitent pas aux systèmes et bases de données de l'entreprise ; ils englobent le courrier électronique, les appareils mobiles, le web et, de plus en plus, les canaux des médias sociaux. La pandémie de COVID-19 a été marquée par une utilisation accrue des plates-formes de discussion et de collaboration. L'accélération rapide de l'utilisation de l'IA générative (GenAI) et des grands modèles de langage (LLM) pour un éventail de plus en plus diversifié de tâches commerciales marque une nouvelle augmentation brutale des ESI générées par les organisations modernes.

Variété
En ce qui concerne la variété des ESI, deux défis principaux se posent. Tout d'abord, les informations existent dans le format natif du système ou de l'application où elles ont été créées, ce qui oblige le processus d'eDiscovery à consolider divers types de fichiers en une seule plateforme d'examen. Deuxièmement, les données et les documents sont facilement édités, modifiés, déplacés et mis à jour, ce qui crée de multiples versions d'un même document qui doivent être identifiées, retrouvées et examinées.

La véracité
Les données ESI étant réparties entre de nombreux systèmes et canaux, des données inexactes ou incomplètes peuvent facilement faire surface. Les documents modernes contiennent de nombreuses métadonnées - telles que la date de création, l'auteur, l'historique de la transmission et l'historique de l'édition - qui permettent d'établir l'exactitude et la pertinence, mais qui compliquent également l'identification et l'examen. Les ESI peuvent également être supprimées ou spoliées, ce qui entraîne de lourdes sanctions, bien que des traces des données d'origine subsistent souvent sur le disque dur. Il est possible de retrouver cette vérité, mais cela est généralement coûteux et prend du temps.

Bien qu'il soit théoriquement possible d'utiliser un processus d'eDiscovery manuel, ce n'est ni pratique ni souhaitable lorsque l'on est confronté à des téraoctets de données dans un grand nombre de formats stockés dans un grand nombre de systèmes internes et externes. Des logiciels et des processus d'eDiscovery spécialisés sont nécessaires pour s'assurer que le temps et les coûts de l'eDiscovery ne sont pas disproportionnés par rapport à l'importance et à la valeur de l'affaire en cours.

Défis communs en matière d'administration de la preuve électronique

Gérer le volume, la variété et la vitesse des données

Les organisations traitent des quantités massives de données sur de nombreuses plateformes et dans de nombreux formats. Il s'agit de données structurées provenant de bases de données, de données non structurées provenant de documents et de courriels, et de données semi-structurées provenant de médias sociaux et d'outils de collaboration. Le défi ne réside pas seulement dans le traitement de ces données, mais aussi dans l'identification et l'extraction efficace des informations pertinentes.

Concilier l'administration de la preuve électronique et la protection de la vie privée

Les lois sur la protection de la vie privée comme le GDPR et le CCPA exigent que les entreprises protègent les données personnelles pendant le processus d'eDiscovery. Cela signifie qu'il faut prendre des mesures pour sécuriser les informations sensibles, respecter les règles relatives aux transferts de données à travers les frontières et rester en conformité lors de la collecte et de l'examen du contenu.

Gestion des coûts

Les coûts associés à l'administration de la preuve électronique peuvent être considérables, couvrant la technologie, le stockage, le traitement et l'examen. Pour réduire les coûts sans rogner sur les moyens, les organisations devraient utiliser des flux de travail intelligents et des outils tels que l'IA eDiscovery, qui aident à réduire le travail manuel et à limiter les risques tout en maintenant des processus défendables.

Quand le processus d'eDiscovery commence-t-il ?

L'eDiscovery commence dès qu'un litige est raisonnablement anticipé et se poursuit jusqu'à ce que les preuves numériques soient présentées au tribunal. Le processus est complexe, en raison du volume et de la variété des informations numériques qui doivent être identifiées, préservées et produites.

Avec la prolifération des types de données, l'ESI devient de plus en plus dynamique. La préservation du contenu original et des métadonnées est essentielle pour éviter les plaintes pour spoliation ou falsification lors d'un litige ultérieur. Dans le même temps, les données non pertinentes doivent être éliminées, tandis que les informations privilégiées, confidentielles et personnelles - soumises aux exigences de confidentialité des données - doivent être soigneusement protégées ou expurgées avant d'être produites.

Qu'est-ce que le modèle de référence eDiscovery (EDRM) ?

Le modèle de référence de la découverte électronique (EDRM) est un cadre qui aide les organisations à planifier et à gérer leur processus de découverte électronique.

Il divise le processus en étapes claires, en commençant par la gouvernance de l'information (souvent appelée le "côté gauche" du modèle), et en passant par des étapes telles que l'identification, la préservation, la collecte, le traitement, l'examen, l'analyse, la production et la présentation de preuves électroniques (le "côté droit").

Bien que ces étapes soient souvent suivies dans l'ordre, le processus peut également être itératif et flexible. Chaque étape s'appuie sur la précédente, ce qui permet aux équipes de rester organisées, efficaces et juridiquement défendables. L'utilisation du SGED permet de garantir une approche cohérente du traitement des preuves électroniques, tout en économisant du temps et en réduisant les coûts.

Les éléments clés d'une stratégie efficace en matière d'administration de la preuve électronique (eDiscovery)

Gouvernance de l'information et gestion des données

Pour garder le contrôle des données électroniques, les organisations ont besoin de politiques claires sur la façon dont les informations sont créées, stockées, utilisées et supprimées. C'est la base de l'eDiscovery.

Une bonne gouvernance de l'information permet de réduire la quantité de données à examiner lors de la recherche, de réduire les coûts de stockage, de renforcer l'efficacité et de garantir le respect des exigences légales.

Gestion de la mise en suspens juridique (ou mise en suspens pour litige)

Lorsqu'une action en justice est prévue, les organisations nord-américaines doivent préserver toute information électronique susceptible d'être pertinente.

Il s'agit d'identifier les personnes (dépositaires) susceptibles de détenir ces informations, de leur demander de les conserver et d'arrêter tout système susceptible de les supprimer automatiquement. Pour gérer correctement les détentions légales, il faut disposer des bons outils et de processus clairs afin de rester en conformité.

Qu'est-ce qu'un logiciel d'eDiscovery ?

Le logiciel eDiscovery aide les équipes juridiques, de conformité et informatiques à localiser, collecter, examiner et gérer les informations électroniques susceptibles d'être utilisées comme preuves dans le cadre d'affaires juridiques, d'enquêtes ou de demandes réglementaires. En automatisant et en rationalisant les étapes clés, ces solutions réduisent le temps et la complexité, accélérant et facilitant la recherche, l'organisation, la conservation, l'examen et la production de données pertinentes, quel que soit l'endroit où elles se trouvent.

Le logiciel traite un large éventail de contenus - courriers électroniques, documents, messages de discussion, métadonnées, etc. Il permet aux équipes de rechercher, de filtrer et d'extraire d'importants volumes de données d'entreprise, en éliminant les informations non pertinentes afin de réduire les efforts et les coûts de révision. Les outils d'eDiscovery les plus efficaces vont plus loin en automatisant les tâches courantes, en augmentant la précision et en réduisant le risque de manquer des données essentielles ou de présenter par inadvertance des informations confidentielles ou privilégiées.

Quels sont les avantages des logiciels d'eDiscovery ?

En fonction de la taille et des priorités d'une organisation, l'ensemble du processus d'eDiscovery, ou certains de ses éléments, peuvent être gérés efficacement en interne - avec les bonnes solutions d'eDiscovery.

De nombreuses entreprises déploient des outils d'évaluation précoce des dossiers (ECA) pour la recherche, l'identification, l'élimination et le traitement, tandis que le reporting devient de plus en plus important pour les équipes d'opérations juridiques des entreprises qui suivent les paramètres clés du processus.

Un modèle courant peut comprendre la collecte, le traitement et l'élimination en interne, un prestataire de services juridiques effectuant l'examen géré par le cabinet d'avocats qui supervise le projet de litige ou de conformité proprement dit.

Toutefois, les progrès de la technologie et des flux de travail en matière d'eDiscovery permettent d'internaliser l'ensemble du processus, ce qui présente plusieurs avantages indéniables :

• Prévisibilité du budget
  Les coûts liés à la technologie et au personnel interne sont plus prévisibles que les coûts liés aux projets transactionnels et aux projets menés par des tiers.
• Un personnel responsabilisé
  Les outils d'eDiscovery donnent au personnel les capacités dont il a besoin pour mener à bien ses tâches sans dépendre de tierces parties.
• Préparation aux litiges
  En particulier dans les secteurs sujets à un grand nombre d'actions en justice, l'administration de la preuve électronique en interne permet aux entreprises d'être prêtes à réagir rapidement et facilite le bon déroulement des opérations.
• Un examen plus rapide et plus précis
  Les solutions d'eDiscovery dotées d'IA, d'analyse prédictive et d'apprentissage automatique trouvent les informations pertinentes plus rapidement et avec plus de précision que l'examen manuel.
• Répondre aux exigences de conformité
  Le meilleur logiciel d'eDiscovery doit être assorti d'accords de niveau de service (SLA) pour répondre aux exigences de conformité de secteurs spécifiques.

Qu'est-ce que l'eDiscovery de bout en bout ?

L'eDiscovery n'est pas une action unique mais une série de flux de travail interdépendants. Cependant, la première génération de logiciels d'eDiscovery était, en réalité, une série de solutions ponctuelles conçues pour traiter un aspect spécifique du cadre du GEDD. Cela a conduit dans de nombreux cas à un patchwork de solutions qui se chevauchent et à des silos d'information.

Aujourd'hui, les plateformes modernes permettent de gérer l'ensemble du processus d'eDiscovery de bout en bout au sein d'un système unique et intégré. Les meilleures plateformes centralisent la technologie, les flux de travail et l'expertise, prenant en charge chaque phase de la recherche, de la collecte et du traitement des données à l'analyse, l'examen et la production, tout en garantissant le contrôle, l'évolutivité, la flexibilité et la sécurité à chaque étape.

Ces règles peuvent fixer des délais stricts, exiger certains types de conservation des données et préciser comment les informations doivent être partagées. Il est essentiel de les comprendre pour rester conforme au processus d'eDiscovery.

L'IA avancée et l'apprentissage automatique sont au cœur de l'eDiscovery de bout en bout. La révision assistée par la technologie (TAR), alimentée par l'apprentissage actif continu (CAL), hiérarchise intelligemment les documents les plus susceptibles d'être pertinents, accélérant la vitesse de révision et améliorant la qualité, tout en réduisant considérablement les coûts. Le TAR permet également de se défendre grâce à des courbes de rendement transparentes, qui mettent en évidence le fait que la majorité des documents pertinents ont été découverts et qu'un examen plus approfondi serait disproportionné.

Ces dernières années, les plateformes d'eDiscovery basées sur le cloud sont devenues de plus en plus populaires, permettant de télécharger, d'examiner et de produire des informations à l'aide d'une solution basée sur le cloud qui ne nécessite pas les dépenses d'investissement ou d'exploitation associées aux solutions logicielles sur site. Il en résulte souvent une réduction des coûts et une augmentation de l'échelle et de la vitesse. Cependant, de nombreuses équipes juridiques et cabinets d'avocats préfèrent les fonctionnalités sur site ou sont soumis à des exigences réglementaires en la matière. Les meilleures plateformes d'eDiscovery de bout en bout permettent aux entreprises de choisir la configuration en nuage, sur site, hybride ou à la demande qui répond le mieux à leurs besoins.

Les principaux avantages de l'utilisation d'une plateforme d'eDiscovery de bout en bout sont les suivants :

Gestion des processus de bout en bout

Éliminez les inefficacités et les coûts inutiles grâce à une technologie intégrée de bout en bout couvrant la mise en suspens et la conservation des documents juridiques, la collecte, l'évaluation précoce des cas, l'analyse, l'examen et la production.

Automatisation des workflows

Remplacez les processus manuels coûteux en temps et en argent, sujets aux erreurs, par des flux de travail intelligents et entièrement automatisés. Cela permet aux équipes juridiques de gérer de grandes quantités de données tout en faisant apparaître rapidement des informations plus pertinentes et en améliorant les processus de collecte et d'examen. Les experts en la matière sont désormais libérés des activités laborieuses de collecte d'informations et d'examen initial des documents pour se concentrer sur les éléments d'analyse et de négociation à plus forte valeur ajoutée de leur rôle.

Réduire les coûts

En exploitant la puissance de l'IA avancée et de l'apprentissage automatique, les outils d'eDiscovery réduisent les coûts d'examen en éliminant rapidement les documents en double et non pertinents.

Des résultats plus rapides

Rationaliser les flux de travail pour un accès rapide aux données potentiellement pertinentes, permettant aux équipes de révision et aux enquêteurs de trouver les faits plus rapidement, de prendre des décisions plus rapides, de déterminer la stratégie de l'affaire et de respecter des délais souvent stricts, qu'ils soient imposés par un tribunal, une autorité de régulation ou convenus avec l'avocat de la partie adverse.

Protection des données et sécurité

Protéger les informations privilégiées et confidentielles à l'aide de défenses à multiples facettes au niveau de l'infrastructure, de l'application et du réseau. Les meilleures solutions d'eDiscovery de bout en bout offrent des fonctions de protection et de sécurité des données intégrées à la plateforme et évitent la perte de données grâce à la sauvegarde et à la conservation des données dans le nuage. La plateforme fournit une piste d'audit constante pour se prémunir contre la spoliation et la perte d'informations. En outre, la détection de modèles RegEx permet d'identifier et de sécuriser les informations personnelles sensibles conformément aux lois sur la confidentialité des données.

Évolutivité de l'informatique en nuage

Mener des processus d'eDiscovery de bout en bout dans le nuage pour garantir la disponibilité et l'évolutivité tout en éliminant les coûts d'infrastructure et en réduisant l'assistance du personnel interne pour les tâches à forte intensité de temps.

Quelles sont les caractéristiques des solutions d'eDiscovery ?

Les meilleurs logiciels d'eDiscovery comportent un certain nombre de composants clés.

• Intégration avec les systèmes existants
  Pour l'entreprise, la connexion d'une solution d'eDiscovery à son système de gestion de contenu existant permet une eDiscovery transparente à la source, minimisant ainsi les risques associés à la manipulation de données sensibles.
• Analyse avancée intégrée
  La recherche par mots-clés et le filtrage sur des attributs de documents tels que le type MIME, la date de modification, la date de création, le propriétaire, etc. sont des outils fondamentaux pour l'administration de la preuve électronique. Ils doivent être puissants, intuitifs et flexibles.
• Visualisations de données intégrées
  Comprendre les relations entre des milliers de courriels est une tâche ardue sans une carte de communication interactive. Les meilleures solutions d'eDiscovery permettent de cartographier les modèles d'expéditeur et de destinataire et de visualiser d'autres attributs de métadonnées clés tels que l'activité au fil du temps.
• Codage prédictif et apprentissage automatique intégrés
  Le codage prédictif (également connu sous le nom d'examen assisté par la technologie ou TAR) apporte l'IA à l'examen juridique, en balayant de vastes ensembles de données et en suggérant des ESI potentiellement pertinentes sur la base d'un apprentissage antérieur. Le codage prédictif a été largement accepté et approuvé par les tribunaux du monde entier comme un moyen légitime d'examen.
• Capacité intégrée de rédaction et de production
  Les données confidentielles ou autrement sensibles/personnelles sont fréquentes dans l'administration de la preuve électronique. Ces informations doivent être expurgées avant d'être produites selon les normes de l'industrie.

Conformité réglementaire et obligations en matière d'eDiscovery

L'administration de la preuve électronique se heurte souvent à des règles juridiques et réglementaires complexes qui varient d'un endroit à l'autre. Les entreprises doivent suivre des lignes directrices provenant de sources telles que les règles fédérales de procédure civile (FRCP), les exigences propres à chaque État et les réglementations internationales.

Ces règles peuvent fixer des délais stricts, exiger certains types de conservation des données et préciser comment les informations doivent être partagées. Il est essentiel de les comprendre pour rester conforme au processus d'eDiscovery.

La preuve électronique transfrontalière

Faire des affaires dans plusieurs pays ajoute encore à la complexité. Les différentes régions ont leurs propres systèmes juridiques, leurs propres réglementations en matière de protection des données et leurs propres attentes culturelles. L'un des problèmes les plus fréquents est le conflit entre les règles américaines en matière de divulgation et les lois internationales sur la protection de la vie privée.

Par exemple, le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne impose des limites strictes au transfert et au traitement des données à caractère personnel, ce qui peut entrer en conflit avec les obligations générales des États-Unis en matière de découverte. Les organisations ont besoin de stratégies intelligentes pour suivre les deux séries de règles sans en enfreindre aucune.

Considérations spécifiques à l'industrie

Chaque secteur est confronté à ses propres obstacles en matière d'administration de la preuve électronique. Par exemple, les prestataires de soins de santé doivent protéger les données des patients en vertu de la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie ("HIPAA"), tandis que les institutions financières doivent se conformer à des réglementations bancaires strictes. Connaître les règles spécifiques qui s'appliquent à votre secteur d'activité permet d'élaborer des pratiques d'eDiscovery à la fois conformes et efficaces.

L'administration de la preuve électronique (eDiscovery) : Une gamme croissante de cas d'utilisation par les entreprises

Les logiciels et les processus impliqués dans l'eDiscovery sont de plus en plus transférables, car une gestion et un contrôle accrus des données sont nécessaires dans de nombreuses facettes de l'activité. Par exemple, les enquêtes internes partagent de nombreuses caractéristiques des litiges en ce qui concerne la collecte et l'examen des ESI. Pour simplifier à l'extrême, l'eDiscovery est la collecte et le partage des ESI au cours de la procédure civile. Les enquêtes peuvent être considérées comme l'examen et l'analyse des ESI afin d'établir des faits relatifs à une affaire qui ne fera peut-être jamais l'objet d'un litige ou qui n'a aucun rapport avec le processus de litige.

L'investigation est un domaine qui se développe rapidement dans presque toutes les entreprises et qui concerne presque tous les secteurs d'activité. Dans une entreprise moderne, il existe trois grands types d'enquêtes :

Enquêtes internes

Il s'agit d'une vaste catégorie d'enquêtes qui couvre la cybersécurité, le vol de propriété intellectuelle, la fraude, les menaces internes et les questions relatives aux ressources humaines et aux employés, pour n'en citer que quelques-unes.

Réglementation et conformité

Les organisations doivent être réactives à l'environnement réglementaire des gouvernements, des quasi-gouvernements et de l'industrie, qui ne cesse de croître et d'évoluer. En outre, la protection des données et la confidentialité des données sont des domaines en pleine expansion avec des législations telles que le GDPR et le CCPA spécifiquement liées aux demandes de droits des sujets (SRR), y compris les DSAR, ainsi que la nécessité de répondre efficacement aux demandes de liberté d'information (FOI), qui nécessitent toutes deux des flux de travail qui ressemblent beaucoup aux flux de travail d'examen de l'eDiscovery.

Diligence raisonnable

Les enquêtes de cette catégorie peuvent porter sur les fusions et acquisitions préalables, l'évaluation des cadres dirigeants ou la gestion de contrats avec des tiers.

Les enquêtes modernes sur les ESI sont essentielles et très exigeantes. Cependant, la réduction des délais et la prolifération des données ESI font qu'il est de plus en plus difficile pour les équipes d'enquêteurs de se concentrer sur les faits essentiels qui révéleront la véritable histoire. La dernière génération de solutions eDiscovery est facilement adaptable pour répondre aux besoins des enquêtes les plus exigeantes.

Comment l'IA a-t-elle évolué dans le domaine de l'administration de la preuve électronique ?

Au cours de la dernière décennie, l' IA dans le domaine de l'administration de la preuve électronique a parcouru un long chemin. Les premiers outils reposaient sur des recherches de base par mot-clé et sur un traitement simple des fichiers. Puis est apparue la révision assistée par la technologie (TAR 1.0), également connue sous le nom de codage prédictif, qui permet aux équipes juridiques de former des algorithmes sur des échantillons de documents afin de repérer les informations pertinentes dans des ensembles de données beaucoup plus vastes, réduisant ainsi le temps consacré à la révision manuelle.

TAR 2.0 est allé plus loin avec l'apprentissage actif continu (CAL). Au lieu de nécessiter une formation préalable, le système apprend au fur et à mesure que les réviseurs travaillent, devenant ainsi plus intelligent tout au long du processus de révision.

Plus récemment, la génération assistée par récupération (RAG) a transformé la manière dont l'IA soutient le travail juridique. RAG permet aux systèmes d'intelligence artificielle d'extraire des documents spécifiques d'un ensemble désigné et d'utiliser ce contexte pour générer des réponses plus précises et plus pertinentes.

Aujourd'hui, la dernière vague d'innovation utilise les grands modèles de langage (LLM) et l'IA générative. Ces outils peuvent comprendre des concepts juridiques, extraire des détails clés de dossiers complexes, trouver des connexions cachées et même rédiger des analyses préliminaires de cas, ce qui modifie la façon dont les équipes juridiques gèrent l'examen, l'analyse et la préparation.

L'avenir de l'administration de la preuve électronique

Progrès en matière d'intelligence artificielle et d'apprentissage automatique

L'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique et les grands modèles de langage (LLM) transforment l'administration de la preuve électronique. Ces technologies permettent d'automatiser les tâches de routine et d'améliorer la précision, et elles ne font que s'améliorer. À venir :

• Un codage prédictif plus intelligent qui comprend le contexte et les nuances
• Plus de traitement du langage naturel, afin que les utilisateurs puissent interagir avec les systèmes en utilisant le langage de tous les jours.
• Analyses avancées pour repérer rapidement les modèles et signaler les documents critiques, privilégiés ou confidentiels.
• Les LLM s'occupent de tâches telles que l'examen de première instance et le résumé des documents, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.

Le passage à l'administration de la preuve électronique basée sur l'informatique dématérialisée

Les plateformes basées sur l'informatique en nuage deviendront probablement la norme pour l'eDiscovery, offrant aux organisations une plus grande flexibilité et une plus grande évolutivité. Ils offrent :

• Réduction des coûts d'infrastructure et de maintenance
• Accès facile pour les équipes à distance
• Amélioration de la reprise après sinistre et de la continuité des activités
• Sécurité renforcée et mises à jour fréquentes

Intégration à la gouvernance de l'information

L'administration de la preuve électronique sera davantage liée aux outils de gouvernance de l'information, ce qui facilitera la gestion proactive des données. Il peut s'agir de

• Classification automatique des documents au fur et à mesure de leur création
• Suivi de la conformité en temps réel
• Des processus de conservation et de suppression des données plus fluides

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de solutions eDiscovery

Mise en place d'une équipe eDiscovery interfonctionnelle

L'efficacité de l'eDiscovery dépend d'une collaboration étroite entre les services juridiques, informatiques et commerciaux. En définissant clairement les rôles et les responsabilités de chacun, on s'assure que tout le monde comprend son rôle. Ce travail d'équipe permet d'aligner les capacités techniques sur les besoins juridiques et les objectifs généraux de l'entreprise.

Création de processus normalisés

Les organisations doivent élaborer des procédures claires et documentées pour la gestion des données électroniques, de la conservation initiale à la production finale. Ces flux de travail doivent inclure des contrôles de qualité et des documents relatifs à la chaîne de possession afin de protéger l'intégrité des preuves.

Formation continue et éducation

La technologie et les règles juridiques étant en constante évolution, une formation régulière est essentielle. Les membres de l'équipe doivent se tenir au courant de l'utilisation des outils d'eDiscovery et respecter les obligations légales en matière de traitement des preuves numériques.

Suivi et amélioration des performances

Pour que l'administration de la preuve électronique reste efficace, les entreprises doivent suivre des indicateurs clés tels que le temps nécessaire au traitement des données, la vitesse d'examen, la précision de la production et le coût global par affaire. L'examen régulier de ces paramètres permet d'identifier les domaines à améliorer et de montrer la valeur de l'action aux parties prenantes.

Gestion des risques et couverture d'assurance

Il est important de comprendre comment votre assurance couvre les risques liés à l'eDiscovery. Il s'agit notamment de vérifier si votre assurance cybernétique s'applique aux violations nécessitant une enquête et d'explorer les polices spécifiquement conçues pour compenser les coûts des efforts d'enquête électronique à grande échelle.

Questions fréquemment posées sur l'administration de la preuve électronique

Quel est le coût habituel de l'administration de la preuve électronique ?

Les coûts de l'eDiscovery varient considérablement en fonction du volume de données, de la complexité de l'affaire et des outils utilisés. Les dépenses comprennent les coûts directs tels que les licences de logiciels, les frais de stockage et de traitement et les coûts indirects tels que le temps du personnel, la formation et l'infrastructure.

De nombreuses organisations constatent que l'investissement dans des solutions d'eDiscovery robustes peut conduire à des économies significatives au fil du temps grâce à une efficacité accrue et à une réduction des honoraires des avocats externes. Des outils efficaces permettent de réduire le travail manuel, d'accélérer les processus et de diminuer les honoraires des avocats externes. Le choix de plates-formes conviviales ne nécessitant pas de certification approfondie et bénéficiant de l'assistance d'un expert peut également contribuer à réduire les coûts.

Quelles sont les conséquences de pratiques inadéquates en matière d'administration de la preuve électronique ?

De mauvaises pratiques en matière d'administration de la preuve électronique peuvent entraîner des risques graves, notamment

• Sanctions judiciaires ou pénalités financières
• Instructions aux jurés qui supposent que des données manquantes auraient été préjudiciables
• Atteinte à la réputation
• Frais de contentieux plus élevés
• Dans les cas les plus graves, des sanctions pénales peuvent être prises

Comment les organisations peuvent-elles se préparer à l'administration de la preuve électronique avant qu'un litige ne survienne ?

Il est essentiel d'être proactif. La préparation doit comprendre

• Créer de solides politiques de gouvernance de l'information
• Mise en place et test des procédures de mise en suspens juridique
• Former le personnel à la gestion et à la protection des données
• Établir des relations avec des fournisseurs fiables dans le domaine de l'administration de la preuve électronique (eDiscovery)
• Mettre régulièrement à jour les outils et les processus afin de suivre l'évolution des normes juridiques et techniques.

Pourquoi avez-vous besoin d'une solution eDiscovery ?

En résumé, la compétence en matière d'eDiscovery est désormais une nécessité dans la pratique moderne du contentieux civil. Il est pratiquement impossible d'y parvenir manuellement, en particulier lorsque le coût et le temps sont des facteurs importants. La seule façon de répondre efficacement aux obligations professionnelles et légales dans un monde de plus en plus complexe sur le plan numérique est de disposer d'une plateforme d'eDiscovery de bout en bout avancée et pilotée par l'IA.

Ce n'est pas seulement parce qu'il est plus efficace et plus rentable de tirer parti de la technologie. Dans les litiges civils, les tribunaux peuvent imposer des amendes et/ou des sanctions si une organisation et ses avocats ne peuvent pas gérer et produire efficacement ses données.

Le rôle d'OpenText dans les solutions d'eDiscovery

La plateforme juridique intelligente d'OpenText est une solution flexible, alimentée par l'IA, conçue pour prendre en charge chaque phase du processus d'eDiscovery. Il associe une technologie avancée à des services d'experts pour aider les équipes juridiques à travailler plus efficacement, à gérer les risques et à respecter les obligations légales et réglementaires en toute confiance.

Qu'elle soit déployée sur site, dans le nuage ou dans un modèle hybride, la plateforme est conçue pour traiter tout type de données, à toute vitesse et depuis n'importe où, offrant ainsi un support fiable et de bout en bout sur l'ensemble du cycle de vie de l'eDiscovery.

Avec OpenText, les équipes juridiques peuvent :

• Collecter, préserver et traiter de manière défendable les informations stockées électroniquement (ESI), y compris par le biais de méthodes médico-légales si nécessaire.
• Découvrez rapidement les faits essentiels pour étayer les litiges et les enquêtes.
• Automatiser les flux de travail pour réduire les risques et améliorer la précision.
• Accélérer l'examen des documents grâce à des analyses avancées, à de multiples options de flux de travail TAR et à l'IA générative.
• Bénéficiez d'une visibilité et d'un contrôle complets grâce à des fonctionnalités d'eDiscovery intégrées et évolutives.

Identification, collecte et évaluation précoce des cas (ECA)

Sur le côté gauche de l'EDRM, OpenText eDiscovery prend en charge les tâches critiques de la phase initiale, comme la recherche d'entreprise, la collecte et le traitement des données.

Ses puissants outils de recherche aident les équipes à trouver et à collecter rapidement des informations pertinentes provenant de différents systèmes. Grâce à une architecture distribuée, la plateforme peut collecter simultanément des données provenant de sources multiples (serveurs de messagerie, lecteurs réseau, stockage en nuage et appareils locaux) tout en conservant une chaîne de contrôle détaillée.

Il peut également traiter des centaines de types de fichiers, y compris des fichiers complexes comme les PST et les fichiers ZIP, sans altérer les données d'origine.

Des outils de filtrage et d'analyse avancés permettent aux équipes juridiques de se concentrer sur ce qui compte, en excluant les contenus non pertinents ou privilégiés. Cette évaluation précoce des cas aide les équipes à comprendre ce à quoi elles ont affaire dès le départ, ce qui permet d'élaborer des stratégies plus intelligentes et d'établir un budget plus précis.

Analyses et examens avancés

OpenText eDiscovery simplifie et renforce également l'examen et l'analyse des documents grâce à des fonctions avancées d'analyse, d'apprentissage automatique et d'OpenText eDiscovery Aviator GenAI.

Les équipes juridiques peuvent choisir parmi plusieurs flux de travail de révision assistée par la technologie (TAR) pour hiérarchiser les documents en fonction de leur pertinence, ce qui permet d'accélérer la révision, d'améliorer la précision et de réduire les coûts.

Les analyses visuelles aident les réviseurs à repérer rapidement les modèles et les relations au sein de vastes ensembles de données, tandis que les outils de contrôle de la qualité intégrés garantissent la cohérence entre les équipes de révision.

La plateforme prend également en charge l'examen des fichiers audio et vidéo en mode natif, ce qui permet aux utilisateurs de rechercher, de visualiser, d'analyser et d'expurger des fichiers multimédias et des transcriptions, sans jamais quitter l'interface de la plateforme.

Lorsque le moment est venu de produire des documents, OpenText facilite la création de livrables prêts à être utilisés en cas de litige, dans différents formats. La plateforme prend en charge la numérotation Bates personnalisable, le marquage de confidentialité, l'automatisation du registre des privilèges et la création de fichiers de chargement pour tous les principaux outils de révision, garantissant ainsi la conformité avec les normes imposées par les tribunaux.

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