Qu'est-ce que l'évaluation précoce des cas ?

L'évaluation précoce d'une affaire (ECA) est le processus d'évaluation initiale au début d'une affaire juridique ou d'une enquête. Au cours de cette première phase, les équipes évaluent les faits, les preuves essentielles, les sources de données et les résultats probables avant d'investir dans un litige à grande échelle ou dans un examen exhaustif des documents.

Grâce à une CCE efficace, les équipes juridiques peuvent

• Comprendre rapidement les faits d'une affaire.
• Identifiez les éléments clés.
• Évaluer les risques et les coûts potentiels.
• Prendre des décisions stratégiques éclairées sur les forces et les faiblesses d'un dossier.

Quel est l'objectif de l'évaluation précoce des cas (ECA) ?

L'ECA modifie la manière dont les équipes juridiques abordent les litiges et les enquêtes potentiels. Au lieu de se lancer directement dans un examen complet et coûteux des documents avec un avocat externe, les équipes internes utilisent l'ACE pour recueillir rapidement des informations et réduire le champ d'application.

L'objectif de l'ECA est simple : Obtenir des réponses rapides et défendables à des questions critiques dans des délais serrés et avec des volumes de données importants, comme par exemple :

• Qui est concerné ?
• Que s'est-il passé ?
• Quand les événements clés se sont-ils produits ?
• Existe-t-il des preuves qui confirment ou réfutent les allégations ?

C'est en cela que la CCE diffère de l'examen traditionnel des litiges. Dans un litige classique, les équipes juridiques partent des faits connus pour trouver les documents les plus pertinents.

En revanche, la CCE commence lorsque les faits sous-jacents sont inconnus ou peu développés. L'objectif n'est pas de trouver tous les documents pertinents, mais de découvrir rapidement les éléments de preuve essentiels qui établissent le schéma des faits et répondent aux questions clés, en trouvant les pièces du puzzle et en les assemblant pour obtenir une image cohérente.

Quels sont les avantages d'une évaluation précoce des cas ?

La valeur commerciale de l'ECA va bien au-delà de la réduction des coûts juridiques. Lorsque les organisations peuvent évaluer rapidement les avantages, les risques et les coûts potentiels d'une question, l'ensemble de l'entreprise bénéficie d'un avantage stratégique. Pour les services juridiques confrontés à des budgets serrés et à une charge de travail croissante (litiges, enquêtes réglementaires, investigations internes et examens de conformité), l'ECA offre un moyen plus rapide et plus efficace de gérer les risques et de hiérarchiser les ressources.

Les enjeux sont importants. Les fautes et les faux pas - y compris le vol de propriété intellectuelle, les problèmes de lutte contre la corruption ou d'autres pratiques contraires à l'éthique - qu'ils soient accidentels ou intentionnels, peuvent rapidement se transformer en crises financières et de réputation. L'évaluation précoce des cas aide les responsables juridiques à repérer les problèmes plus tôt, à comprendre leur impact potentiel et à prendre des mesures éclairées avant que la situation ne s'aggrave.

Pourquoi l'évaluation précoce des cas nécessite-t-elle une approche moderne ?

Les outils modernes d'évaluation et d'investigation des cas précoces vont bien au-delà de la recherche, du filtrage et de l'élimination des mots-clés. Ils s'attaquent aux limites des logiciels d'ECA de première génération et des flux de travail traditionnels d'examen de l'eDiscovery, qui rendaient l'évaluation précoce des cas lente, coûteuse et incomplète.

Dans le passé, les services juridiques s'appuyaient fortement sur l'informatique et sur les outils d'ECA existants pour.. :

• Identifier les acteurs potentiels.
• Recherche dans les boîtes aux lettres électroniques.
• Collecte à partir d'autres sources de données.
• Préparez les informations stockées électroniquement (ESI) en vue d'un examen complet de type production.

Pour contrôler les coûts d'examen, de nombreuses équipes ont utilisé les premiers logiciels d'ECA principalement pour réduire le volume de documents - collecte, dé-NISTing, tri, filtrage et élimination sur la base de recherches par mots clés. Le problème est que ces anciens outils permettaient rarement d'approfondir les données. Ils ont lutté pour remonter à la surface :

• Qui était réellement impliqué ?
• Que s'est-il réellement passé ?
• Lorsque des événements clés se sont produits.
• Connexions cachées et "inconnues inconnues".

Par conséquent, les équipes devaient encore procéder à des examens exhaustifs par la suite et risquaient de négliger des éléments de preuve essentiels.

Cela reflète les objectifs d'un examen traditionnel de la production d'un litige, où les faits sont déjà raisonnablement bien compris et où le travail consiste à localiser la plupart des documents pertinents. Dans le cadre d'une OCE ou d'une enquête, les faits ne sont pas encore clairs. L'application trop précoce d'une approche de type "production" conduit à une collecte excessive, à des coûts plus élevés et à une méconnaissance des faits - exactement ce que l'évaluation précoce moderne des cas est censée éviter.

Qu'est-ce que l'évaluation précoce des données et quel est son rapport avec l'évaluation précoce des cas ?

L'évaluation précoce des données (EDA) et l'évaluation précoce des cas sont étroitement liées, mais elles se concentrent sur des parties différentes du processus d'eDiscovery et de contentieux.

• L'EDA permet aux parties de rechercher, d'organiser et d'échantillonner une collection d'ESI au début d'une affaire, avant que l'ensemble des données ne soit entièrement traité.
• L'ECA est une approche holistique de la gestion des dossiers conçue pour aider les avocats à prendre une décision éclairée et rapide sur la résolution d'un litige.
• En utilisant efficacement l'EDA, les avocats peuvent obtenir des informations précieuses qui les aideront à élaborer une stratégie de litige et à promouvoir la coopération et la proportionnalité dans les enquêtes préalables.

En résumé, l'AED est à la base de l'aspect "données" d'une affaire, tandis que la CCE utilise les informations de l'AED - ainsi que l'analyse juridique et l'évaluation des risques - pour tracer la voie à suivre dans le cadre d'un litige.

Quels sont les avantages d'une évaluation précoce des données ?

Les équipes juridiques modernes sont confrontées à des défis considérables en matière de données. Le volume et la variété des ESI font qu'il est difficile de collecter et d'analyser rapidement les preuves pour les litiges, les enquêtes réglementaires, les fautes professionnelles internes et les incidents de cybersécurité, en particulier lorsque les délais sont serrés.

L'EDA, avec ses puissantes analyses frontales, permet aux équipes juridiques d'avancer plus rapidement tout en contrôlant les coûts.

Ne saisissez que les données dont vous avez besoin

Grâce à des connecteurs de données robustes, les équipes juridiques peuvent explorer et collecter des données de manière transparente à partir d'une variété de sources de données, y compris les systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM), les référentiels en nuage et les partages de fichiers. En même temps, le dé-NISTing et la déduplication intégrés limitent la collecte de données superflues.

Identification rapide de témoins et dépositaires supplémentaires

Le succès d'une enquête dépend de la capacité à trouver rapidement les bonnes personnes et les bons documents. Les analyses modernes et les visualisations de données révèlent les relations entre les individus, les modèles de communication et les fils de conversation. Il est ainsi plus facile d'identifier les témoins supplémentaires, les dépositaires et les ensembles de documents qui sont essentiels à l'affaire.

Obtenez des informations exploitables pour une prise de décision rapide

Grâce à l'analyse en amont, les équipes juridiques peuvent rapidement rassembler les données factuelles. En comprenant ce qui s'est passé - et où se trouvent les preuves les plus solides - les avocats peuvent évaluer plus précisément les forces et les faiblesses de l'affaire et prendre des décisions stratégiques sûres et bien étayées dans des délais serrés.

Comment l'évaluation précoce des cas vous aide-t-elle à prendre des décisions stratégiques fondées sur des données ?

L'ECA et l'EDA transforment la prise de décision juridique en une stratégie fondée sur des données. Lorsque les équipes juridiques peuvent identifier rapidement les faits et les preuves au cœur d'une affaire, elles peuvent évaluer en toute confiance le bien-fondé de l'affaire, les risques existants et les coûts probables. Ces informations permettent aux organisations de prendre des décisions éclairées en matière de règlement ou de litige, de stratégie et de positionnement des dossiers, d'affectation des ressources et de planification budgétaire.

La capacité à répondre rapidement à des questions fondamentales a de profondes implications stratégiques :

• Les preuves sont-elles favorables ou défavorables ?
• L'organisation doit-elle adopter une position agressive ou défensive ?
• L'organisation peut-elle démontrer statistiquement qu'aucune preuve ne vient étayer une allégation ?

Ces informations permettent d'orienter les négociations de règlement et de décider s'il convient de poursuivre le litige avant d'investir massivement dans la recherche de preuves et l'examen des documents.

Les analyses en amont permettent également aux équipes juridiques d'identifier rapidement des témoins et des dépositaires supplémentaires. Les visualisations modernes révèlent les liens entre les individus et les modèles de communication, garantissant que les preuves critiques sont mises en évidence et comprises dans leur contexte. Il en résulte une image plus complète et plus défendable des événements, et des décisions stratégiques plus sûres.

Comment l'évaluation précoce des cas permet-elle de réduire les risques et les coûts juridiques en aval ?

L'un des principaux avantages de l'évaluation précoce des cas et des données est leur capacité à réduire les coûts juridiques en aval et à diminuer les risques en même temps. En collectant et en triant intelligemment les données dès le départ, les équipes juridiques limitent ce qui entre dans le pipeline, ce qui permet d'économiser du temps, des efforts de révision et des frais d'avocats externes.

Avantages en termes de réduction des coûts :

• Ne capturez que ce qui est nécessaire, réduisant ainsi les volumes de traitement et de révision.
• Réduisez la quantité de données à examiner tout en améliorant la qualité des informations.
• Remplacez les processus manuels inefficaces dans lesquels les services informatiques recherchent les boîtes aux lettres et les fichiers natifs avant de remettre des collections massives.

Avantages de la gestion des risques :

• Veillez à ce que les preuves essentielles soient identifiées et conservées dès le début de l'affaire.
• Utilisez la cartographie de la communication et l'analyse pour mettre en évidence tous les dépositaires et sources de données pertinents.
• Intégrer les systèmes de mise en suspens juridique pour préserver rapidement les informations et étendre le champ d'application d'une enquête si nécessaire.
• Réduire l'exposition aux plaintes pour spoliation et aux litiges relatifs à la communication des pièces.

Avantages de l'assurance qualité :

• Appliquez des analyses avancées pour vérifier que les enquêtes ont permis de localiser les bons documents et de répondre aux besoins d'information essentiels.
• Vérifiez la cohérence entre les ensembles de données et confirmez qu'aucune preuve contradictoire n'a été omise.
• Démontrer, si nécessaire, qu'il n'existe pas de documents recevables - sans passer en revue de manière exhaustive tous les éléments de la population.

Comment l'évaluation précoce des données permet-elle de découvrir des éléments clés ?

L'AED moderne s'appuie sur l'analyse avancée et l'IA pour faire remonter rapidement les preuves critiques. Contrairement aux outils de première génération qui ne collectent et ne filtrent les données que par mot-clé, les logiciels de nouvelle génération permettent de mieux comprendre le qui, le quoi, le quand et le pourquoi, y compris les "inconnues inconnues" qui pourraient autrement passer inaperçues.

Le processus se déroule généralement en trois phases principales.

Phase 1 : Identification et collecte des données

À ce stade, l'enquêteur doit lutter contre deux forces opposées : (1) la nécessité d'utiliser des termes de recherche larges pour extraire tout le contenu pertinent et (2) des filtres de données pour limiter la quantité de données superflues ou inutiles.

En utilisant les outils modernes de l'AED, les équipes juridiques peuvent.. :

• Utilisez des connecteurs de données pour relier les systèmes de gestion de contenu d'entreprise, les référentiels en nuage, les outils de collaboration et les partages de fichiers.
• Appliquer le dé-NISTing automatique pour supprimer les fichiers système.
• Dédupliquer pour éliminer les copies redondantes entre les dépositaires et les sites.
• Appliquez le filtrage des courriels pour identifier les messages les plus inclusifs dans les chaînes de conversation.

Le résultat : Un vaste ensemble de données, mais contrôlées, prêtes pour une analyse plus approfondie.

Phase 2 : Organisation et visualisation

Au cours de la deuxième phase, l'objectif est de commencer à vous familiariser avec les données et de créer un ensemble de données organisé grâce à la visualisation des données et à d'autres outils analytiques, ce qui permet d'obtenir rapidement des informations et de cibler davantage les données.

Les équipes juridiques doivent organiser et visualiser les résultats à l'aide d'outils de visualisation et d'analyse des données.

• La cartographie visuelle des communications permet d'identifier les acteurs clés, les gardiens supplémentaires et les modèles de communication dans tous les domaines et dans tous les délais.
• La visualisation des fils d'e-mails permet aux réviseurs de repérer les messages manquants ou uniques.
• L'analyse conceptuelle regroupe les documents en fonction de leur signification contextuelle, ce qui permet d'aller au-delà des simples mots-clés.
• L'analyse des sentiments classe les documents en catégories positives, négatives ou neutres pour une compréhension plus rapide du contenu et de l'intention.

Phase 3 : Interrogation des données

Une fois les données critiques identifiées, filtrées et organisées, les équipes juridiques et d'enquête peuvent interroger cet ensemble de données afin de découvrir des informations exploitables. Une CCE efficace s'appuyant sur une technologie robuste permet aux équipes d'aller rapidement au cœur du problème. Les capacités clés à ce stade sont les suivantes :

• L'identification des entités permet de retrouver automatiquement les personnes, les organisations, les lieux et les événements clés, sans examen manuel de chaque document.
• Des filtres prédictifs pour suggérer des termes de recherche et mettre en évidence les dépositaires les plus susceptibles de détenir des informations précieuses.
• Recherche prédictive pour trouver des documents conceptuellement similaires aux échantillons sélectionnés, même s'ils ne partagent pas les mêmes mots-clés.

Plus récemment, les équipes juridiques ont également commencé à utiliser les fonctionnalités de GenAI pour résumer de grands ensembles de documents, mettre en évidence les faits essentiels et générer des informations prêtes à être utilisées dans le cadre d'enquêtes, ce qui accélère encore l'ECA et améliore la prise de décision.

Comment choisir un outil d'évaluation des risques pour l'environnement ?

Le bon outil d'évaluation précoce d'un dossier doit permettre de répondre rapidement aux questions "qui, quoi, quand et où" dès le début de l'affaire, sans vous obliger à procéder à un examen approfondi. La nouvelle génération de logiciels d'ECA et d'investigation intègre l'analyse en amont afin que les équipes juridiques puissent trouver rapidement des informations exploitables, réduire les volumes d'examen et avancer plus rapidement dans la mise en œuvre de la stratégie.

Lors de l'évaluation d'un outil d'ACE, recherchez les éléments suivants

Analyses en amont

L'outil doit rapidement faire apparaître des faits et des schémas clés, et pas seulement filtrer par mots-clés. Vous voulez des informations qui vous permettent de prendre des décisions stratégiques précoces, et pas seulement un ensemble de documents plus restreint.

Des visualisations puissantes

Les cartes de communication visuelle, les calendriers et les diagrammes de réseau doivent révéler les relations, le contexte, les sentiments et les modèles cachés qui ne sont pas évidents à partir du texte et des métadonnées.

Analyse avancée et IA

Des fonctionnalités telles que l'analyse des concepts, des phrases, des entités et des sentiments aident les équipes à découvrir les "inconnus" et à comprendre les intentions, les thèmes et les zones de risque dans de grands volumes de données.

Évolutivité et rapidité

Le logiciel doit pouvoir traiter des ensembles de données complexes et volumineux tout en fournissant rapidement des résultats, même si vous commencez avec peu ou pas d'informations concrètes.

Une plateforme ECA solide offre aux équipes juridiques un moyen rapide et rentable de se concentrer sur les informations essentielles à un dossier, enfouies dans de vastes quantités de données organisationnelles.

Comment OpenText soutient-il l'évaluation précoce des cas ?

OpenText™ Investigation offre des fonctionnalités ECA complètes pour aider les équipes juridiques à extraire des informations basées sur des données qui guident la stratégie de litige, les enquêtes internes, les enquêtes réglementaires et les questions de conformité, plus rapidement et à moindre coût.

La plateforme prend en charge l'ensemble du cycle de vie de l'EDA, de l'identification initiale des données à l'analyse approfondie et à la génération d'informations, afin que les entreprises puissent prendre des décisions stratégiques plus rapidement au lieu d'attendre les cycles d'examen traditionnels.

Évaluation des données précoces de bout en bout

OpenText Investigation rationalise les flux de travail EDA et ECA en permettant aux équipes de.. :

• Identifiez, collectez et traitez les données grâce à la prise en charge de plus de 45 connecteurs de sources de données.
• Appliquer le dé-NISTing automatisé, la déduplication et le filtrage des courriels pour accélérer le temps d'examen.
• Réduisez les volumes de données sans perdre l'accès aux preuves essentielles.

L'analyse avancée et l'IA au service de la perspicacité

La plateforme utilise l'analyse et l'intelligence artificielle pour surmonter les contraintes de temps et d'erreur de l'examen manuel. Il tient ses promesses :

• Analyse des concepts, des phrases, des entités et des sentiments pour faire ressortir rapidement les faits, les thèmes et les acteurs clés.
• Des données visuelles riches et une cartographie des communications pour révéler les liens et les modèles entre les individus et les équipes.
• Un aperçu rapide des violations potentielles pour soutenir l'auto-divulgation proactive et les délais de réponse réglementaires serrés.

Des visualisations puissantes pour les enquêtes

Les capacités de visualisation comprennent la cartographie du réseau de communication qui fournit une vue macroscopique de la communication dans l'ensemble de l'organisation. Les enquêteurs peuvent :

• Identifiez les personnes critiques et concentrez-vous sur des modes de communication spécifiques.
• Examinez les interactions entre des personnes spécifiques.
• Découvrez rapidement de nouveaux témoins et intégrez-les dans les plans d'entretien et de collecte.

Un examen assisté par la technologie pour des résultats plus rapides

OpenText Investigation prend également en charge la révision assistée par la technologie (TAR) avec l'apprentissage actif continu (CAL) :

• Permet aux équipes de commencer l'examen avant que tous les documents ne soient rassemblés.
• Réduit les retards fréquents dans les anciens systèmes TAR.
• Inclut des outils qui recherchent intentionnellement des documents contextuels différents afin de découvrir des "inconnus" et d'éviter de passer à côté de preuves essentielles.

Services d'experts pour soutenir les questions complexes

OpenText complète la technologie par des services professionnels, notamment OpenText™ Investigations Service, OpenText™ Managed Document Review, OpenText™ Digital Forensics and Collections, et OpenText™ eDiscovery Advisory Services. Ensemble, le logiciel et les services aident les organisations à gérer des enquêtes complexes avec plus de rapidité, de précision et de contrôle des coûts.

OpenText exploite-t-il GenAI pour soutenir les activités d'évaluation précoce des cas ?

Oui. OpenText™ Aviator Rapid Exploration utilise la GenAI pour changer la façon dont les équipes juridiques abordent l'ECA. Au lieu d'examiner des documents pour trouver des problèmes, les équipes peuvent désormais explorer des problèmes spécifiques et laisser le système remonter à la surface les documents et les informations les plus pertinents.

L'exploration rapide combine la GenAI avec des algorithmes prédictifs pour :

• Plongez immédiatement dans les domaines spécifiques qui vous préoccupent.
• Générer des rapports structurés organisés par train d'enquête.
• Fournir des informations dans le contexte des relations, des calendriers et des concepts juridiques.

Les équipes juridiques disposent ainsi d'informations rapides et ciblées, alors que les flux de travail traditionnels continuent d'organiser les données. Armées de ces informations rapides, les équipes juridiques peuvent :

• Résolvez le problèmerapidement : Lorsque l'analyse montre que les revendications sont faibles ou que l'exposition est limitée, négociez une solution avant l' examen complet des documents.
• Concentrez vos ressources : Réduisez considérablement l'univers des documents qui doivent être examinés en détail, ce qui permet de réduire le temps et les dépenses des avocats externes.
• Optimisez les flux de travail : Informez d'emblée les équipes de révision sur les questions clés afin d'améliorer la rapidité et la précision de la TAR.
• Éclairer la stratégie : Élaborez des théories et des positions de négociation plus solides en vous basant sur ce que disent réellement les documents, et non sur des hypothèses.

Il en résulte un passage d'une stratégie juridique réactive à une stratégie juridique proactive. Les équipes peuvent rapidement évaluer les risques, repérer les opportunités et décider de la marche à suivre, avant d'engager des ressources importantes dans une recherche et un examen à grande échelle.

Comment démarrer avec l'ECA

La mise en œuvre d'une évaluation précoce efficace des cas nécessite à la fois la bonne technologie et la bonne approche. Les organisations devraient commencer par évaluer leurs processus actuels de traitement des litiges, des enquêtes et des questions réglementaires afin d'établir une base de référence pour l'amélioration.

Les éléments clés d'une mise en œuvre réussie sont les suivants :

• Choix de la technologie : Recherchez des plateformes qui offrent une collecte de données solide à partir de diverses sources, des capacités de tri et de filtrage avancées, des analyses puissantes, notamment des analyses de concepts et de sentiments, des outils de visualisation des communications et des relations, ainsi qu'une intégration transparente avec les systèmes d'examen en aval. La technologie doit permettre aux équipes juridiques d'obtenir rapidement des informations sans avoir besoin d'une expertise technique approfondie.
• Intégration stratégique : Réfléchissez à la manière dont l'ECA s'intègre dans une stratégie plus large de gouvernance de l'information et d'opérations juridiques. Pour être efficace, l'ACE doit s'appuyer sur des politiques claires en matière de conservation des données, de communication avec les employés et d'utilisation des appareils mobiles. L'intégration avec les systèmes de mise en suspens juridique garantit une conservation rapide et complète en cas de problème.
• Formation et expertise : Les membres de l'équipe juridique doivent comprendre comment exploiter efficacement les outils d'analyse et de visualisation avancés. L'acquisition de cette compétence demande du temps et de la pratique, mais l'investissement est rentabilisé par une prise de décision plus rapide et plus sûre. De nombreuses organisations trouvent un intérêt à s'associer à des consultants ou à des prestataires de services expérimentés qui peuvent les guider au fur et à mesure que les capacités internes se développent.
• Métriques et mesures : Établissez des mesures pour démontrer la valeur et identifier les possibilités d'amélioration continue. Suivez la rapidité avec laquelle les faits essentiels sont identifiés dans les nouvelles affaires, contrôlez le volume des données qui font l'objet d'un examen complet par rapport aux références historiques, mesurez les économies réalisées grâce à la réduction des dépenses des avocats externes et évaluez la manière dont les connaissances de l'ECA ont amélioré les négociations de règlement ou l'issue des litiges.