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Qu'est-ce que la gestion de contenu ?

Illustration des éléments informatiques avec un point d'interrogation en point de mire

Présentation

La gestion de contenu est la pratique qui consiste à assembler, organiser, fournir, récupérer et gérer le contenu d'un site web ou d'une entreprise. Sans processus de gestion de contenu, le cycle de vie du contenu numérique (création, distribution, stockage, retrait) se déroulerait de manière anarchique, laissant le contenu non structuré, inaccessible et désorganisé.

Les entreprises génèrent quotidiennement une énorme quantité de données. Peu d'organisations sont aujourd'hui préparées à gérer la croissance exponentielle du volume, de la vitesse et de la variété de leurs données d'entreprise. Plus rares encore sont ceux qui sont équipés pour gérer et comptabiliser ces données et rendre les enregistrements qui en résultent accessibles à l'ensemble de l'organisation. Alors que la gouvernance de l'information est une pratique bien établie au sein des entités gouvernementales, les organisations du secteur privé n'ont jamais été contraintes d'investir dans des systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM). Avec l'essor de l'IA générative, la demande d'expériences utilisateur personnalisées et d'autres facteurs, la gestion de contenu d'entreprise devient une exigence plutôt qu'un simple "avantage".

Dans cette présentation de la gestion de contenu, vous découvrirez tous les aspects de la gestion de contenu et son rôle essentiel dans la structuration du contenu web et d'entreprise et des données commerciales.

Gestion de contenu

L'importance de la gestion du contenu

La gestion de contenu permet de contrôler la création, la publication et la diffusion d'informations numériques. En d'autres termes, il vous aide à organiser vos pensées et vos idées afin que d'autres puissent trouver et consommer votre contenu.

Sans la gestion de contenu, l'internet ne serait qu'un vaste fouillis d'informations sans rime ni raison. De même, si votre entreprise est comme la plupart des entreprises actuelles, vous stockez également des données dans un certain nombre de systèmes et de référentiels d'information - une approche qui est devenue la norme au cours des deux dernières décennies grâce aux progrès rapides des technologies de l'information.

Malheureusement, alors que les volumes de données continuent d'augmenter, vous êtes confrontés à des risques commerciaux importants et à une perte d'efficacité parce que vous ne pouvez tout simplement pas contrôler toutes les informations contenues dans des référentiels cloisonnés. Vous perdez du temps à rechercher un document spécifique qui n'a pas été géré de manière appropriée et vous n'êtes peut-être pas pleinement conscient des autres informations dont vous disposez. Grâce à une solution de gestion de contenu, vous pouvez regrouper toutes ces informations dans un système ordonné, facile d'accès et de navigation.

La gestion de contenu suit généralement un processus en huit étapes :

  1. Planifier : Décidez du type de contenu que vous souhaitez créer et de l'endroit où le publier.
  2. Créer : Développer des idées et les transformer en contenu, tel que des vidéos et des articles de blog.
  3. Stocker : Une fois que vous avez votre contenu, vous devez le stocker pour que d'autres puissent y accéder. Les entreprises stockent généralement du contenu sur un site web, un référentiel ou un blog.
  4. Établir un flux de travail : Créez un contenu qui s'aligne sur les politiques de l'organisation et préserve la cohérence de la qualité.
  5. Édition : l'édition est l'une des phases les plus critiques de la création d'un contenu prêt à être consulté, tant par les internautes que par les robots d'indexation des moteurs de recherche.
  6. Publier : Fournir du contenu aux utilisateurs, y compris les visiteurs du site web ou les employés utilisant l'intranet d'une entreprise.
  7. Gouverner et contrôler : Atténuer les risques et protéger les informations pour maintenir la conformité et la sécurité tout au long du cycle de vie du contenu.
  8. Archiver ou supprimer : Supprimer ou archiver le contenu lorsqu'il n'est plus pertinent.

Quels sont les avantages de la gestion de contenu ?

Les avantages de la gestion de contenu pour les entreprises sont les suivants

  • Efficacité accrue : La gestion de contenu aide les entreprises à automatiser et à organiser les processus de publication et d'édition de contenu. Il en résulte une efficacité et une productivité accrues.
  • Amélioration du service à la clientèle : Grâce à la gestion de contenu, les entreprises peuvent créer des portails en libre-service où les clients peuvent trouver des réponses à leurs questions sans avoir à contacter le service clientèle.
  • Réduction des coûts d'exploitation : L'automatisation des tâches grâce aux stratégies de gestion de contenu peut aider les entreprises à réduire leurs coûts de main-d'œuvre.
  • Amélioration de la visibilité en ligne : La rationalisation du processus de gestion du contenu facilite l'amélioration du classement dans les moteurs de recherche, ce qui permet aux sites web d'avoir plus de chances d'atteindre des clients potentiels. 

Les avantages de la gestion de contenu pour les particuliers sont les suivants

  • Des informations pratiques : Grâce à la gestion de contenu, les personnes peuvent trouver les informations dont elles ont besoin sans avoir à chercher dans un fouillis de données non organisées.
  • Un meilleur contrôle du contenu : Les particuliers peuvent utiliser la gestion de contenu pour déterminer qui a accès à leur contenu et comment il est utilisé.
  • Diffusion simple : La gestion de contenu permet aux individus de partager facilement leur contenu via les médias sociaux, le courrier électronique et d'autres canaux.

Qu'est-ce qu'une stratégie de gestion de contenu ?

La gestion du contenu en ligne et du contenu d'entreprise étant un processus approfondi, les organisations doivent se doter de stratégies pour contrôler leur contenu numérique. Le respect de ces stratégies est essentiel pour garantir le succès de tout cadre de gestion de contenu :

  • Définissez vos priorités : Il est essentiel de comprendre ce qui est important pour votre organisation et d'aligner votre stratégie de gestion de contenu sur ces priorités. Souhaitez-vous former les utilisateurs ou les orienter vers l'un des produits ou services de votre organisation ?
  • Définissez votre public cible : L'identification d'un public pertinent pour votre contenu est essentielle pour garantir une diffusion et un engagement corrects. Vous pouvez définir un public cible grâce à une étude de marché, une recherche de mots clés et une analyse des sentiments sur les plateformes de médias sociaux.
  • Déterminez vos canaux de contenu : Il est essentiel de déterminer quels canaux de contenu sont essentiels pour votre public. Que ce soit par courrier électronique ou par les médias sociaux, l'identification des canaux de contenu pertinents permet de créer un cadre de gestion du contenu approprié.
  • Établir un processus de création de contenu : Ce processus doit inclure toutes les phases de la création de contenu, de l'idéation à la publication.
  • Tirer parti de la bonne technologie : Il faut une plateforme de développement de sites web, des outils d'analyse et d'autres outils de gestion des actifs pour aider à la création, à l'organisation, à la diffusion et à l'analyse des performances du site web.

Qu'est-ce qu'un cadre de gestion de contenu ?

Un cadre de gestion de contenu est une plateforme qui prend en charge la création, la gestion et la diffusion de contenu numérique. Il comprend les processus, les politiques, le personnel et les technologies nécessaires pour gérer le contenu numérique tout au long de son cycle de vie.

Il existe cinq grands types de cadres de gestion de contenu numérique :

  1. Systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) : un ECM est une plateforme qui stocke, gère et fournit du contenu au niveau de l'entreprise. Il s'agit de documents, d'images, de vidéos et d'autres formes de contenu qui sont importants pour une organisation. Une plate-forme ECM doit s'intégrer de manière transparente aux applications et systèmes essentiels de l'entreprise (tels que les solutions de planification des ressources de l'entreprise, de gestion de la relation client, de gestion du capital humain et de gestion de la chaîne d'approvisionnement) afin d'accélérer les processus d'entreprise et d'exploiter les données qu'ils génèrent. L'ECM comprend la gestion de contenu en nuage qui peut être rapidement déployée pour permettre aux organisations de stocker, de gérer et de collaborer avec le contenu numérique dans le nuage.
  2. Systèmes de gestion des ressources numériques (DAM) : Un DAM est un type de CMS utilisé pour stocker et gérer les ressources numériques, telles que les images, les vidéos et les fichiers audio. Il aide les organisations à suivre leur contenu numérique et à s'assurer qu'il est organisé et accessible.
  3. Gestion du contenu des médias sociaux : Ce cadre implique la planification et la publication de contenu sur les plateformes de médias sociaux comme Facebook et X (anciennement Twitter). L'objectif de la gestion du contenu des médias sociaux est de contribuer à la création d'une solide stratégie de marketing des médias sociaux avec des objectifs clairs.
  4. Gestion de contenu mobile (MCM) : une plateforme MCM rend l'information disponible sur les smartphones, les tablettes et d'autres appareils intelligents.
  5. Systèmes de gestion de contenu web (CMS) : un CMS web est une plateforme qui vous aide à créer et à gérer des sites web. Il permet de stocker les fichiers d'un site web, de suivre les modifications apportées à ces fichiers et de publier les changements sur un site web en ligne.

Contenu structuré ou non structuré

Le contenu peut être structuré ou non. Le contenu structuré est fortement formaté et les ordinateurs peuvent facilement le lire. Il comprend les bases de données, les feuilles de calcul et les fichiers XML stockés dans une base de données relationnelle. Le contenu non structuré n'est pas formaté d'une manière spécifique et prédéfinie et est plus difficile à lire pour les ordinateurs. Il s'agit de documents textuels, d'images et de vidéos stockés dans des lacs de données.

La plupart des outils de gestion de contenu fonctionnent avec du contenu structuré et non structuré. Toutefois, certains systèmes sont mieux équipés pour gérer un type de contenu plutôt qu'un autre. Par exemple, un système DAM est mieux équipé pour gérer les contenus non structurés, tels que les images et les vidéos. En revanche, un CMS est mieux équipé pour gérer un contenu structuré.

Toutes les organisations ont des besoins et des priorités différents, c'est pourquoi le choix de la structure appropriée est une question de préférence.

Exemples de gestion de contenu

Les organisations utilisent des stratégies de gestion de contenu à des fins diverses. Par exemple, une entreprise peut utiliser la gestion de contenu pour :

  • Partager des informations en interne : Les entreprises utilisent des stratégies de gestion de contenu pour partager des informations en interne via l'intranet de l'entreprise, telles que des documents, des images et des vidéos.
  • Publier un site web : Vous pouvez utiliser la gestion de contenu pour stocker les fichiers du site web, suivre les modifications apportées à ces fichiers et publier les changements sur un site web en ligne.
  • Créer une boutique en ligne : Une entreprise peut utiliser la gestion de contenu pour créer une boutique en ligne, où elle peut gérer les informations relatives aux produits, telles que les descriptions, les prix et la disponibilité.
  • Développer une application mobile : Les entreprises peuvent utiliser la gestion de contenu pour développer une application mobile en gérant le contenu de l'application, tel que le texte, les images et les vidéos.
  • Synchroniser les jumeaux numériques avec le contenu technique : Les organisations peuvent utiliser les jumeaux numériques pour créer des représentations virtuelles en temps réel des actifs physiques, en s'appuyant sur de solides processus de gestion des documents d'ingénierie.

Qu'est-ce que la gestion de contenu par l'IA ?

La gestion de contenu par l' IA utilise l'IA générative et les grands modèles de langage (LLM) pour automatiser, optimiser et améliorer la création, l'organisation et la distribution de contenu numérique. Il s'appuie sur des algorithmes d'apprentissage automatique, le traitement du langage naturel et d'autres techniques pour rationaliser les flux de travail, améliorer la qualité du contenu et offrir des expériences utilisateur plus efficaces et plus personnalisées sur toutes les plateformes.

Voici quelques-unes des façons dont la gestion de contenu par l'IA peut profiter à votre entreprise :

Organisation du contenu
  • Marquage, catégorisation et indexation automatiques du contenu
  • Améliore la facilité de recherche dans les systèmes de gestion de contenu (CMS)
  • Identifie les relations entre les éléments de contenu pour une meilleure compréhension.
Analyses et perspectives
  • Identifie les thèmes porteurs et l'analyse des sentiments
  • Fournit des informations exploitables pour soutenir les décisions de l'entreprise
  • résume ou traduit des documents
Automatisation des workflows
  • Intégration avec d'autres outils tels que CRM, ERP ou HCM
  • Crée un flux de travail ou agit au nom d'un utilisateur
  • Initie une réponse telle qu'une notification de tâche dans le cadre d'un processus de gestion.
Sécurité et conformité
  • Identifie les informations sensibles dans le contenu
  • Veille à la conformité avec les réglementations telles que le GDPR
  • Gestion automatique des droits d'accès et du contrôle des versions
  • Signaler de manière proactive les risques potentiels
Création de contenu
  • Générer du contenu ou des documents sur la base d'une demande
  • Aide à la rédaction de contenus tels que des courriels, des propositions et des messages sur les médias sociaux.
  • Vérifier les textes et proposer des corrections pour améliorer les problèmes de lisibilité ou de plagiat.
Curation de contenu
  • Agrégation de contenus pertinents provenant de diverses sources
  • Filtre et classe le contenu en fonction de sa qualité et de sa pertinence
  • Création de flux de contenus personnalisés pour les utilisateurs

En savoir plus sur les solutions OpenText Content Management

La gestion du contenu est essentielle pour fournir des informations aux bons utilisateurs au bon moment. L'utilisation d'un système de gestion de contenu d'entreprise est idéale pour accélérer ce processus.

Le système de gestion de contenu OpenText, basé sur la gouvernance, aide les organisations à assurer une diffusion transparente du contenu. Nous proposons également des produits de gestion de contenu en nuage basés sur SaaS pour une excellente compatibilité, une grande flexibilité et des fonctions d'automatisation des politiques. Parmi ces options, OpenText propose l'outil de gestion de contenu d'entreprise idéal pour répondre à vos besoins croissants.

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