Qu'est-ce que la gouvernance de l'information ?
Présentation
Des solutions de gouvernance de l'information intégrées et rigoureuses permettent aux organisations d'exploiter les informations en toute sécurité et en toute confiance pour en tirer un avantage opérationnel. En mettant en œuvre des politiques, des processus automatisés et les meilleures pratiques relatives à la création, au stockage, à l'accès et à l'utilisation des informations, la gouvernance de l'information constitue le fondement d'un ensemble de données de haute qualité, fiables et dignes de confiance. Et grâce à un contenu rigoureusement géré, les entreprises sont en mesure d'exploiter ces informations pour optimiser leurs résultats commerciaux : elles peuvent ainsi atteindre de nouveaux niveaux de productivité, déployer à grande échelle des processus riches en contenu et améliorer les performances et la fiabilité de l'IA.
Gouvernance de l'information
Les principes fondamentaux de la gouvernance de l'information
La gouvernance de l'information désigne le cadre stratégique composé de politiques, de processus et de technologies qui garantissent la sécurité, l'exactitude et la conformité de l'information tout au long de son cycle de vie. Les solutions de gouvernance de l'information permettent aux organisations d'automatiser leurs politiques, de protéger leurs données sensibles et de favoriser une IA fiable ainsi que la transformation numérique. Alors que le travail intellectuel ne cesse d'évoluer grâce à l'intelligence artificielle et à la gestion intelligente des contenus, il est essentiel pour chaque organisation de garantir la responsabilité, l'intégrité, la conservation et la protection des informations à l'échelle de l'entreprise.
Pourquoi les logiciels de gouvernance de l'information sont-ils importants ?
Les solutions de gouvernance de l'information garantissent que les informations pertinentes sont fiables, protégées et mises à la disposition des personnes concernées au moment opportun, en définissant la manière dont les organisations gèrent et utilisent ces informations. Et sans une gouvernance rigoureuse de l'information, celle-ci devient un handicap plutôt qu'un atout.
Les solutions de gouvernance de l'information aident les organisations à maîtriser les risques, à garantir la conformité et à exploiter pleinement la valeur de leurs informations en leur fournissant des outils qui :
- Se prémunir contre les risques liés à la sécurité et à la confidentialité : les données sensibles — telles que les informations personnelles, financières et confidentielles — doivent être protégées contre tout accès non autorisé et toute violation. Les logiciels de gouvernance de l'information mettent en œuvre des contrôles d'accès, un système de classification et des mécanismes de surveillance afin de protéger les actifs critiques.
- Assurer la conformité réglementaire : les solutions de gouvernance de l'information aident les organisations à respecter les exigences légales et réglementaires en mettant en œuvre des politiques de conservation, des contrôles de confidentialité et des politiques d'élimination justifiables.
- Réduire le chaos informationnel : un contenu non géré entraîne des doublons, des versions obsolètes et des politiques incohérentes. La gouvernance met en place une structure et des processus automatisés afin de garantir que les collaborateurs disposent d'informations précises, pertinentes et à jour.
- Améliorer l'intégrité des données pour faciliter la prise de décision : des informations fiables et de haute qualité permettent d'optimiser l'analyse, le reporting et la prise de décision fondée sur les données.
- Favoriser une adoption sûre et responsable de l'IA : les outils d'IA nécessitent des données précises, pertinentes et bien gérées, sans quoi les résultats s'en trouvent compromis. Les logiciels de gouvernance de l'information garantissent que l'IA générative utilise des informations autorisées, à jour et pertinentes, tout en protégeant les données sensibles et en réduisant les biais.
- Améliorer la productivité opérationnelle : l'automatisation basée sur des règles réduit les tâches manuelles, aide les collaborateurs à trouver plus rapidement les informations dont ils ont besoin et élimine le risque d'utiliser des données obsolètes ou incomplètes.
- Réduire les coûts : Les organisations peuvent réduire leurs coûts de stockage et de gestion en éliminant les données redondantes ou obsolètes et en rationalisant leurs processus.
- Préserver les informations précieuses : une bonne gouvernance garantit la conservation et l'accessibilité à long terme des données historiques et opérationnelles importantes.
- Rationalisez les procédures de conservation à des fins juridiques, le recouvrement et l'eDiscovery : Les mesures de conservation à des fins juridiques et les procédures de collecte doivent être mises en œuvre rapidement et efficacement afin de sélectionner les contenus destinés à la recherche électronique (eDiscovery) et à la production.
Quels sont les défis courants en matière de gouvernance de l'information ?
Les organisations sont confrontées à une complexité croissante à mesure que les volumes d'informations augmentent et que l'intelligence artificielle accélère l'exploitation des données. Sans un logiciel de gouvernance de l'information adapté, les organisations auront du mal à faire face aux défis suivants :
- Prolifération des contenus : les applications cloud et les systèmes d'entreprise disparates génèrent des contenus dispersés et fragmentés, ce qui complique leur gestion.
- Exigences croissantes en matière de protection de la vie privée et de réglementation : les organisations doivent protéger les données à caractère personnel et sensibles tout en se conformant à des réglementations internationales en constante évolution.
- Risques de sécurité et surexposition : en l'absence de solutions solides de gouvernance de l'information, les données sensibles risquent d'être consultées ou partagées de manière inappropriée.
- Shadow AI : Les employés pourraient introduire des contenus sensibles dans des outils d'IA non autorisés, en dehors de toute politique de conservation ou de protection.
- Problèmes liés à la qualité des informations : un contenu obsolète ou redondant réduit la productivité et sape la confiance dans les résultats issus de l'analyse de données et de l'IA.
- Nouvelles exigences en matière de gouvernance de l'IA : les systèmes d'IA doivent fonctionner de manière optimale grâce à des données bien structurées, sécurisées et soumises à une gouvernance appropriée, afin d'éviter toute erreur ou utilisation abusive.
- Processus manuels à grande échelle : si les données ne circulent pas sans heurts entre les systèmes et les équipes, les frictions numériques et les données contradictoires peuvent freiner la croissance opérationnelle.
- Les contenus générés par l'IA en tant que documents : les historiques de discussion, les transcriptions de réunions et les réponses des agents font partie d'une nouvelle catégorie de contenus en pleine expansion qui, dans la plupart des organisations, ne fait l'objet d'aucune classification, d'aucun calendrier de conservation ni d'aucune procédure d'élimination.
- Souveraineté et localisation des données : le traitement transfrontalier des données par l'IA se heurte aux exigences en matière de souveraineté, notamment en Europe et dans les secteurs réglementés.
Quels sont les principes fondamentaux de la gouvernance de l'information ?
Une gouvernance efficace de l'information repose sur des principes qui protègent les documents, répondent aux exigences des autorités de régulation et fournissent aux travailleurs du savoir et à l'IA des informations fiables sur lesquelles fonder leurs travaux futurs.
Transparence
Les responsables désignés assument la responsabilité des ressources informationnelles et des résultats générés par l'IA tout au long du cycle de vie complet de chaque enregistrement.
Transparence
Les politiques, les calendriers de conservation et les comportements de l'IA sont documentés et accessibles ; les accès et les modifications sont consignés, ce qui permet aux auditeurs de disposer d'une chaîne de traçabilité.
Intégrité
Les informations restent complètes, exactes et inchangées depuis leur création jusqu'à leur destruction. La fiabilité des données et la qualité des résultats générés par l'IA en dépendent.
Protection
Les informations sont classées en fonction de leur niveau de sensibilité et de leur valeur pour l'entreprise, puis protégées contre tout accès non autorisé et toute violation, grâce à des mesures de contrôle adaptées au risque réel.
Conformité
Les programmes de gouvernance sont conformes aux lois, réglementations et normes applicables, ce qui permet de réduire les risques juridiques et de satisfaire aux exigences d'audit.
Disponibilité
Les informations pertinentes sont transmises aux utilisateurs et aux systèmes autorisés au moment où ils en ont besoin. Une bonne gouvernance permet de rendre l'information accessible, et non pas simplement de la verrouiller.
Fidélisation
Les informations sont conservées pendant des durées définies et justifiables, ce qui permet de gérer efficacement les obligations légales de conservation et de démontrer que l'organisation a conservé ce qu'elle était tenue de conserver.
Disposition
À l'expiration des délais de conservation, les informations sont supprimées selon un calendrier précis et de manière à pouvoir être justifiée.
En quoi la gouvernance de l'information favorise-t-elle une IA digne de confiance ?
Les logiciels de gouvernance de l'information constituent le socle d'une IA fiable, car ils garantissent que les données utilisées pour entraîner, ancrer et générer les résultats de l'IA sont exactes, sécurisées et pertinentes au regard du contexte. La fiabilité de l'IA dépend entièrement de la qualité des informations sur lesquelles elle s'appuie ; c'est pourquoi une gestion rigoureuse des contenus, des métadonnées et de l'application des règles est essentielle pour obtenir des résultats fiables. En gérant les données tout au long de leur cycle de vie — classification, contrôle d'accès, conservation et qualité —, les organisations génèrent des informations adaptées à l'IA afin d'améliorer la précision des réponses et de réduire le risque d'« hallucinations » ou de résultats trompeurs.
Les solutions de gouvernance de l'information protègent les données sensibles et garantissent le respect des politiques de sécurité et de conformité, ce qui est essentiel pour instaurer la confiance dans les systèmes d'IA. Les cadres de gouvernance garantissent que les systèmes d'IA respectent les autorisations des utilisateurs, empêchent toute divulgation non autorisée de données et se conforment aux exigences réglementaires et en matière de protection de la vie privée. Cette approche axée sur les politiques permet aux outils d'IA de fonctionner dans le cadre de contrôles bien définis, garantissant ainsi que l'IA ne puisse pas contourner les règles de sécurité et que les données confidentielles restent protégées.
La gouvernance doit également s'étendre aux agents d'IA. Les agents doivent être soumis aux mêmes politiques et mesures de sécurité que les personnes et rester responsables devant l'utilisateur qui les autorise. Les logiciels de gouvernance de l'information appliquent le principe du « droit d'accès minimal » ; ainsi, un agent hérite des autorisations de l'utilisateur qui l'a autorisé et ne les dépasse jamais. Il assure le suivi des activités des agents grâce à des journaux d'audit détaillés, et gère les documents créés par ces derniers en classant les documents générés par les agents et en leur appliquant les mêmes règles de conservation et d'élimination que celles qui s'appliquent à tous les autres documents. L'extension de la gouvernance aux agents permet de garantir la transparence, le contrôle et la justifiabilité des activités automatisées.
De plus, la gouvernance de l'information favorise une IA éthique et transparente en intégrant la responsabilité, la traçabilité et le contrôle dans les opérations d'IA, grâce à des cadres de gouvernance qui garantissent que les résultats sont conformes aux valeurs de l'organisation. En assurant la traçabilité, la surveillance et l'application des politiques, les logiciels de gouvernance de l'information permettent aux organisations de démontrer qu'elles utilisent l'IA de manière responsable et d'instaurer une confiance à long terme, faisant ainsi de l'IA un atout commercial fiable et digne de confiance.
Comment OpenText peut-il vous aider à mettre en œuvre la gouvernance de l'information au sein de votre organisation ?
Les solutions de gouvernance de l'information d'OpenText offrent une automatisation et une intégration intelligentes, fondées sur des règles, afin d'aider les organisations à renforcer la sécurité de l'information, à atténuer les risques liés au contenu et à garantir que ce dernier permette une IA fiable.
Nos solutions comprennent
OpenText™ Core Content Management
Profitez d'une gestion de contenu dans le cloud sécurisée et conforme aux réglementations
OpenText™ Content Management
Intégrer une solution de gestion de contenu compatible avec le cloud aux principales applications métier
OpenText™ Documentum™ Content Management
Gérez des volumes importants de contenu grâce à un logiciel de gestion documentaire évolutif
OpenText™ Information Archive
Moderniser et simplifier l'archivage des données
OpenText™ eDiscovery
Accélérez l'eDiscovery grâce à la vitesse et à la précision de l'IA
OpenText™ Voltage™ Data Security Platform
Identifiez, analysez et gérez les données sensibles au sein de votre organisation
