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Thèmes techniques

Qu'est-ce que la gouvernance de l'information ?

Illustration des éléments informatiques avec un point d'interrogation en point de mire

Présentation

La gouvernance de l'information met de l'ordre dans le chaos de l'information. Il s'agit de définir des politiques et des bonnes pratiques et d'automatiser la création, l'utilisation, le stockage et la suppression des données. Englobant des pratiques intelligentes telles que la gestion du cycle de vie des données, la gouvernance des données et la gouvernance de l'IA, la gouvernance de l'information garantit que vos informations sont utilisées efficacement pour atteindre vos objectifs. Il s'agit d'une feuille de route qui permet à vos données de rester sur la bonne voie et qui aide votre organisation à rester conforme, sécurisée et en avance sur son temps.

Gouvernance de l'information

La gouvernance de l'information ne consiste pas seulement à reconnaître l'information comme un actif stratégique, mais aussi à donner à l'organisation les moyens de la soumettre à une coordination et à un contrôle de haut niveau. Cette habilitation garantit la responsabilité, l'intégrité, la conservation et la protection des informations à l'échelle de l'entreprise. En tant qu'approche disciplinée, elle vise à traiter la tâche de manière holistique, en supprimant les silos et la fragmentation, et en améliorant l'utilisation appropriée, efficace et sûre de la technologie et des ressources nécessaires à la gestion de l'information.

Quels sont les avantages d'un programme de gouvernance de l'information ?

Les programmes de gouvernance de l'information apportent de nombreux avantages importants à l'organisation. Dans de nombreux cas, la gouvernance de l'information est prescrite par la loi, les règlements et les meilleures pratiques de l'industrie. Même en l'absence d'un impératif réglementaire fort, la gouvernance de l'information reste essentielle au bon fonctionnement des systèmes de gestion de l'information.

  • Cohérence et intégrité : Grâce à des politiques et des procédures documentées et cohérentes de gestion de l'information, les organisations peuvent s'assurer que leurs données sont plus précises, complètes et à jour. 
  • Renforcement de la sécurité et de la gestion des risques : Les informations sensibles, exclusives et privées doivent être protégées contre tout accès non autorisé en utilisant les normes de cybersécurité les plus récentes et les meilleures pratiques.
  • Conformité réglementaire : La plupart des organisations ont des exigences légales et sectorielles en matière de conservation des informations, de sécurité, de protection de la vie privée, d'accessibilité et d'audit.
  • Efficacité accrue : Une information bien organisée, plus facile à trouver et à utiliser, permet d'économiser du temps et des ressources, ce qui rend le processus de travail plus rationnel et plus pratique.
  • Aide à la décision : Grâce à des données plus fiables et plus accessibles, les dirigeants peuvent prendre des décisions stratégiques plus éclairées.
  • Réduction des coûts : Les organisations peuvent réduire les coûts de stockage et de gestion en éliminant les données redondantes ou obsolètes et en rationalisant les processus.
  • Amélioration de la collaboration : Des politiques claires en matière de partage d'informations peuvent favoriser une meilleure coopération entre les services et les partenaires extérieurs.
  • Amélioration de la réputation : La démonstration d'une gestion responsable de l'information peut renforcer la confiance des parties prenantes et la crédibilité de l'organisation.
  • Préserver des informations précieuses : Une bonne gouvernance garantit que les données historiques et opérationnelles importantes sont conservées et accessibles au fil du temps.
  • Faciliter la transformation numérique : Un cadre solide de gouvernance de l'information constitue une base pour l'adoption de nouvelles technologies et d'initiatives axées sur les données.

La gouvernance de l'information repose sur l'automatisation

À l'ère moderne, même les organisations de taille modeste disposent de téraoctets, voire de pétaoctets d'informations. Il n'est pas possible de mettre en place une gouvernance de l'information sans un niveau élevé d'automatisation et une relation étroite entre le système de gestion de l'information et ses capacités de gouvernance. Les systèmes de gestion de l'information, quels qu'ils soient, comportent invariablement des éléments de gouvernance.

Voici quelques exemples d'automatisation de la gouvernance de l'information :

  • Les systèmes de gestion du contenu et des documents comprennent souvent des contrôles et une automatisation très avancés de la gouvernance de l'information, et les systèmes auxiliaires sont souvent intégrés dans un programme de gouvernance de l'information ou l'améliorent.
  • Le traitement intelligent des documents automatise la capture, l'étiquetage, le traitement et le stockage de grands volumes d'informations, éliminant ainsi le travail fastidieux de transcription de millions de pages de documents papier, de formulaires, de télécopies, de formulaires médicaux et autres, dans un système de gestion de l'information sûr et accessible.
  • Les logiciels d'analyse de contenu et d'atténuation des risques peuvent analyser de grands volumes d'informations existantes et entrantes à la recherche d'informations sensibles, d'informations personnelles identifiables, d'informations sur la santé et d'autres marqueurs de risque afin d'identifier les contenus qui doivent être examinés, sécurisés, correctement étiquetés et protégés dans un système de gestion de contenu.
  • Les logiciels d'archivage et de gestion du stockage permettent de réduire les coûts liés à la conservation à long terme des données et des contenus en les déplaçant vers une plateforme de stockage plus simple et plus économique, tout en les préservant efficacement et en les rendant accessibles en cas de besoin.
  • Les systèmes d'eDiscovery et d'évaluation précoce des cas aident les équipes d'enquêteurs et de juristes à séquestrer et à examiner d'importants volumes de contenu dans le cadre d'affaires juridiques, de demandes de liberté d'information et d'évaluation des risques. Grâce à l'IA, à la recherche et au flux de travail, ces systèmes apportent une aide précieuse pour répondre aux demandes de communication, aux mises en suspens et à d'autres processus critiques nécessitant l'examen de documents.

Qu'est-ce qu'un cadre de gouvernance de l'information ?

L'objectif d'un cadre de gouvernance des technologies de l'information est d'établir l'approche de l'organisation en matière de gestion de l'information dans un contexte commercial, juridique et réglementaire. Un cadre efficace couvre les domaines suivants.

Champ d'application et charte

Définir le champ d'application du programme de gouvernance de l'information. Définir les procédures qui régissent la création, le partage, le stockage et l'élimination des informations. Définir la gestion de toutes les informations et des systèmes associés qui ont une incidence sur les obligations légales et réglementaires de l'entreprise.

Rôles et responsabilités

Définir les rôles et responsabilités clés en matière de gouvernance de l'information. Cela inclut le comité de gouvernance de l'information, l'équipe de gouvernance de l'information, l'équipe de gestion des risques liés à l'information, l'équipe de gestion des actifs d'information, l'équipe de gestion des documents, les responsables des secteurs d'activité et les employés.

Politiques et procédures d'information

La gouvernance de l'information comprend plusieurs politiques et procédures distinctes. Le cadre devrait énumérer explicitement les politiques qui affectent la gouvernance de l'information, y compris la politique de sécurité de l'information, la politique de conservation, la politique d'élimination, la politique d'archivage, la politique de protection de la vie privée, la politique en matière de TIC, la politique de travail à distance et la politique de partage de l'information. Les procédures d'information déterminent et définissent ensuite la manière dont l'organisation et les employés interagissent avec l'information en fonction de chaque politique stipulée.

Tiers

Certaines informations relatives à l'entreprise seront créées et stockées par des tiers. Le cadre définit la manière dont l'organisation gère les informations avec les partenaires, les fournisseurs et les parties prenantes. Définir comment la gouvernance de l'information affecte les obligations contractuelles et les relations avec les fournisseurs. Établir des paramètres permettant d'évaluer la conformité des tiers avec les objectifs de gouvernance de l'information.

Continuité des activités, reprise après sinistre et mesures d'urgence

Le cadre devrait définir le processus de signalement des pertes d'informations, de signalement des violations d'informations, de gestion des incidents, de remontée des incidents, de reprise après sinistre et de continuité des activités.

Audit et révision

Contrôle continu de l'accès à l'information, de l'utilisation de l'information, de la conformité réglementaire, de la sécurité de l'information, de la performance de l'infrastructure et de la performance du stockage. Procéder régulièrement à des évaluations des risques, à des audits et à des examens.

Une stratégie d'IA générative solide commence par la gouvernance de l'information

La gestion de l'information évolue rapidement avec l'introduction d'outils d'IA générative (GenAI) pour accélérer la découverte d'informations et la productivité basée sur l'information. Pour garantir la réussite des cas d'utilisation et des avancées de la GenAI au sein d'une organisation, il convient de prendre en compte ces six bonnes pratiques dans la planification des projets et l'élaboration des politiques de gouvernance afin d'améliorer la fiabilité et l'utilité de l'IA :

  • Créez du contenu de confiance. L'efficacité de la GenAI dépend des informations dont elle dispose. Le contenu curaté, sélectionné de manière ciblée, peut donner des résultats rapides. Lancer des projets pilotes d'IA avec des contenus explicitement approuvés et très demandés. Il s'agit par exemple de contrats, d'appels d'offres, de FAQ, de bibliothèques de brevets, de procédures opératoires normalisées et de contenu réglementaire.
  • Contrôler le contenu. La prolifération des contenus fait référence aux copies de commodité égarées et aux versions éditées abandonnées des documents dans les courriels, les messages de chat et OneDrive. Ce type de contenu peut être utile à court terme, mais comme il est bruyant, il peut avoir tendance à égarer davantage les réponses de l'IA. Un processus de gestion de l'information bien géré améliorera naturellement la précision et la pertinence des réponses produites par l'IA générative.
  • Données de l'étiquette. Le processus de mise à la terre de l'IA sera plus efficace lorsque des données plus précises sur la mise à la terre seront disponibles. Fournir des données étiquetées ou des métadonnées riches et précises recueillies par le biais de services de contenu bien gérés et de processus automatisés, afin que l'ancrage soit plus précis et que les progrès de l'IA puissent mieux déduire le matériel source.
  • Instaurer de meilleurs contrôles de sécurité. Les grands modèles linguistiques commerciaux ne comprennent pas automatiquement les processus et ce qui doit être sécurisé. Ils peuvent révéler tout ce à quoi ils ont accès. Il est essentiel de sécuriser rigoureusement les référentiels de contenu et d'éviter l'informatique parallèle.
  • Fournir un contexte. Le contexte est essentiel. Idéalement, nous voulons déduire le contexte d'ancrage de l'IA à partir du contexte de travail actuel de l'utilisateur. La fenêtre contextuelle est particulièrement utile lorsque l'ancrage est axé sur une transaction commerciale unique, telle qu'un nouveau client, un dossier de projet, un dossier de ressources humaines ou une demande d'indemnisation.
  • Intégrer la gouvernance de l'IA. La gouvernance de l'IA est un sujet de politique publique et organisationnelle, de législation et d'atténuation des risques qui évolue rapidement. Parmi les principes de la gouvernance de l'IA - une sous-catégorie de la gouvernance de l'information - figurent la transparence et l'explicabilité, l'équité et la non-discrimination, la protection de la vie privée et des données, la responsabilité et la surveillance, ainsi que la sécurité et la robustesse.

La GenAI représente une avancée considérable en termes de facilité d'utilisation et de productivité, en particulier dans le cas de vastes référentiels d'informations. En suivant ces six pratiques de gouvernance essentielles, les systèmes d'IA générative ont beaucoup plus de chances d'être sûrs, sécurisés et productifs.

Commencez votre parcours de gouvernance de l'information

La gouvernance de l'information est une pratique essentielle pour devenir une organisation maîtrisant l'information. Cependant, il doit être administré selon des pratiques saines, à grande échelle, de manière sécurisée et en collaboration avec les autres processus et systèmes d'information en jeu.

Aujourd'hui, presque toutes les grandes organisations affirment être guidées par les données. Les entreprises qui mettent en œuvre une stratégie solide de gouvernance de l'information renforcent la disponibilité de l'information, réduisent les risques, maîtrisent les coûts et se conforment aux réglementations.

Les solutions de gouvernance de l'information d' OpenText offrent une automatisation et une intégration intelligentes, basées sur des règles, qui aident les organisations à réduire les risques et à protéger les informations pour rester conformes, sécurisées et productives tout en alimentant le travail moderne.

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