Qu'est-ce que l'examen des documents ?

L'examen des documents est une phase cruciale du processus d'eDiscovery, impliquant l'examen des documents collectés pour déterminer s'ils répondent ou s'ils sont pertinents par rapport aux questions soulevées dans le cadre d'une affaire juridique et/ou d'une demande réglementaire, et s'ils sont protégés par le secret professionnel.

Les documents pertinents et non confidentiels sont ensuite produits sous forme numérique pour les parties adverses ou les organismes de réglementation. La méthodologie traditionnelle d'examen manuel implique de grandes équipes d'avocats chargés de l'examen des documents.

En raison de l'augmentation exponentielle du volume de données numériques, la plupart des examens de documents sont aujourd'hui effectués sous forme numérique, en utilisant des plateformes d'eDiscovery pour rationaliser ce qui était autrefois une tâche manuelle à forte intensité de main-d'œuvre. L'IA moderne, y compris l'examen assisté par la technologie (TAR) et l'examen par l'IA générative (GenAI), est désormais intégrée dans les principales plateformes d'eDiscovery afin d'automatiser le processus d'examen et de minimiser la nécessité d'un examen manuel des documents non conformes.

Pourquoi l'examen des documents est-il important ?

L'examen approfondi des documents permet aux avocats de découvrir des preuves essentielles, de formuler leur stratégie juridique et de remplir les obligations liées à la communication préalable et à la confidentialité. Il réduit le risque d'oublier des documents clés ou de divulguer par inadvertance des informations sensibles ou privilégiées - des erreurs qui ont des conséquences juridiques et financières. En outre, en filtrant les données non pertinentes ou insignifiantes, le processus de révision contribue à rationaliser les litiges et permet aux équipes juridiques de se concentrer sur les faits les plus importants. Dans les affaires complexes, un examen efficace des documents peut être un facteur décisif dans l'issue d'une affaire en identifiant des témoins clés, en renforçant les arguments juridiques ou en évitant des risques potentiels avant qu'ils ne surviennent.

Comment fonctionne l'examen des documents ?

Un processus typique d'examen des documents comprend

• Collecte et traitement : Les documents sont collectés à partir de serveurs de messagerie, d'applications en nuage, de systèmes de fichiers ou d'appareils mobiles, puis convertis dans un format permettant d'effectuer des recherches.
• Évaluation préliminaire du cas (ECA) / évaluation préliminaire des données: Les équipes analysent la taille, la portée et la richesse de l'ensemble des données afin de planifier la stratégie et le calendrier. Les outils avancés d'ACE aident les équipes juridiques à trier les données afin d'éliminer celles qui ne sont manifestement pas pertinentes.
• Révision et étiquetage : Les juristes examinent et classent les documents en fonction de leur pertinence, des privilèges, de la confidentialité et des enjeux.
• Contrôle de la qualité : Les échantillons sont vérifiés pour s'assurer de leur exactitude et de leur cohérence avant que les documents ne soient transmis à l'avocat de la partie adverse ou aux autorités de réglementation.

Qu'est-ce que l'examen des documents gérés ?

La gestion de l'examen des documents (MDR) est un service professionnel qui associe des réviseurs experts et la technologie eDiscovery pour examiner de vastes ensembles de documents, généralement électroniques, en vue d'un litige, d'une enquête ou du respect de la réglementation. Il remplace les révisions internes coûteuses et incohérentes par des flux de travail évolutifs, améliorant la précision, réduisant les coûts et les délais, ce qui en fait une solution essentielle pour les équipes juridiques modernes confrontées à des volumes de données croissants et ayant besoin d'aide pour naviguer dans ce processus chronophage.

En résumé, la gestion de l'examen des documents est une solution moderne et externalisée qui combine l'expertise juridique, la technologie et des stratégies de gestion éprouvées afin de fournir un examen des documents précis, opportun et rentable pour les questions juridiques.

Comment fonctionne la gestion de l'examen des documents ?

La gestion de l'examen des documents est un processus structuré impliquant des équipes dédiées d'avocats qualifiés, supervisées par des chefs de projet expérimentés, qui suivent des flux de travail et des procédures de contrôle de la qualité éprouvés. Ces flux de travail sont conçus pour réduire les erreurs, améliorer la cohérence, renforcer la défendabilité et réduire les coûts globaux par rapport aux examens ad hoc traditionnels.

Le processus s'appuie fortement sur des technologies avancées - telles que les plateformes d'eDiscovery, l'apprentissage automatique et la GenAI - pour trier, classer, filtrer et coder les documents de manière plus efficace que l'examen manuel.

Une équipe d'examen, généralement composée d'avocats et de juristes, analyse les documents à l'aide de plates-formes d'examen spécialisées. Les principales solutions d'eDiscovery prennent en charge l'examen à grande échelle et comprennent souvent des fonctionnalités telles que

• Des analyses de données intégrées et des filtres automatisés pour trier et identifier rapidement les documents pertinents.
• Analyse des concepts pour regrouper les documents en fonction de leur signification contextuelle.
• Analyse des sentiments et identification des entités pour une compréhension rapide.
• Analyses visuelles pour une compréhension rapide des métadonnées, des concepts et des modèles de communication.
• Des filtres et des recherches prédictives pour retrouver rapidement des documents similaires.
• Les flux de travail TAR et GenAI pour donner la priorité aux documents susceptibles de répondre à la demande dès le début du processus.
• Pistes d'audit intégrées, tableaux de bord et gestion des flux de travail pour plus de transparence et d'efficacité.

Les chefs de projet supervisent les opérations quotidiennes, en coordination avec les conseillers juridiques externes pour aligner la stratégie d'examen sur les objectifs juridiques. Ils veillent à ce que les progrès soient suivis, à ce que les ressources soient optimisées et à ce que les décisions d'examen restent cohérentes avec les objectifs du dossier.

La pierre angulaire de ce processus est un solide contrôle de la qualité (CQ). Dès le premier jour, les équipes mettent en œuvre des mesures de contrôle de qualité structurées, telles que

• Rapports quotidiens des examinateurs et registres des décisions.
• Échantillonnage systématique et validation.
• Calibrage permanent entre les évaluateurs.

Lorsqu'ils sont exécutés efficacement, ces contrôles permettent de réduire les erreurs, d'accélérer les délais et de donner aux équipes juridiques une plus grande confiance dans l'exactitude et la défendabilité de la production finale.

Quels sont les avantages de la gestion de la révision des documents pour les équipes juridiques des entreprises ?

La gestion de la révision des documents offre aux services juridiques des entreprises des avantages stratégiques qui vont bien au-delà des économies de coûts.

1. Coûts prévisibles et contrôle du budget
   Contrairement aux processus traditionnels d'examen de documents qui sont facturés à l'heure, les services d'examen de documents gérés fonctionnent souvent sur la base de modèles à honoraires fixes. Les équipes juridiques bénéficient ainsi d'une transparence en matière de tarification, ce qui leur permet de budgétiser avec précision les dépenses liées aux litiges et aux enquêtes, tout en réduisant le risque de dépassements inattendus de la part d'équipes de révision importantes.
2. Efficacité grâce à un examen fondé sur la technologie
   La révision assistée par la technologie (TAR), alimentée par l'apprentissage actif continu (CAL), permet de réduire le volume de documents nécessitant une révision humaine. Contrairement aux recherches traditionnelles par mots-clés, qui peuvent faire apparaître de vastes ensembles de documents, CAL donne la priorité aux éléments les plus pertinents, ce qui rationalise le processus sans sacrifier la précision. Il en résulte des délais plus courts, des coûts d'examen moins élevés et moins de pression sur les ressources internes. En externalisant, les équipes juridiques peuvent également éviter de recruter du personnel en interne, ce qui permet de réduire les frais généraux des services juridiques des entreprises.
3. Précision accrue et risque réduit
   Un processus d'examen géré introduit des contrôles de qualité plus stricts grâce à des vérifications automatisées et à un échantillonnage ciblé, ce qui garantit un niveau plus élevé d'assurance de la qualité. Cela se traduit par des désignations de privilèges plus cohérentes, moins d'erreurs et une plus grande précision globale. Elle réduit également le risque de divulgation accidentelle, soutient la stratégie de l'affaire et garantit des résultats défendables et reproductibles.
4. Évolutivité
   L'examen géré peut traiter n'importe quel volume de documents et n'importe quelle complexité de question juridique, ce qui en fait une option privilégiée pour les besoins modernes en matière de litiges et de conformité.
5. Équipes d'experts juridiques
   Les examinateurs spécialisés apportent une connaissance approfondie du domaine et une expertise ciblée. Cela garantit l'identification cohérente des documents clés, en particulier ceux qui sont essentiels dans les litiges à fort enjeu et les enquêtes réglementaires.

Quand les organisations doivent-elles envisager la gestion de l'examen des documents ?

Les organisations devraient envisager la gestion de l'examen des documents lorsqu'elles sont confrontées à des projets complexes ou de grande envergure, tels que des litiges de grande envergure, des enquêtes réglementaires et gouvernementales, des citations à comparaître de tiers, des enquêtes internes ou des évaluations de la diligence raisonnable.

De gros volumes de données, des délais courts et des budgets limités peuvent submerger même des équipes expérimentées. L'examen géré est conçu exactement pour ces scénarios, offrant l'échelle, la précision et la prévisibilité que les approches traditionnelles ne peuvent pas offrir.

Examen d'un grand nombre de documents
La gestion de l'examen des documents devient essentielle lorsqu'il s'agit de traiter des ensembles de données à grande échelle. L'évolutivité et l'efficacité des fournisseurs de services d'examen spécialisés permettent aux équipes de gérer ces volumes sans sacrifier la qualité ni allonger les délais.

Capacité interne limitée
Si les équipes juridiques sont trop sollicitées ou manquent d'expertise en matière d'examen des documents, il serait bon d'envisager un processus d'examen géré pour l'administration de la preuve électronique. Elles peuvent ainsi s'assurer que leurs ressources internes se concentrent sur la stratégie de base ou sur des activités juridiques à plus forte valeur ajoutée. Lorsque les organisations souhaitent réduire les coûts liés à l'embauche, à la formation et à la gestion de grandes équipes de révision pour des projets à court terme ou fluctuants.

Des délais serrés et des calendriers de production agressifs
Lorsque des délais judiciaires ou réglementaires stricts sont en jeu, les organisations ont besoin d'un examen rapide et rationalisé des documents afin d'éviter des retards coûteux et des risques juridiques. Les équipes de révision gérées y remédient en accélérant le processus grâce à des flux de travail optimisés et à une hiérarchisation des priorités améliorée par l'IA. Leur infrastructure est conçue pour permettre des révisions rapides sans compromettre la précision.

Questions juridiques sensibles sur le plan budgétaire
Dans un contexte de pression sur les coûts, la révision gérée offre une prévisibilité des prix. Les modèles d'honoraires fixes peuvent aider les équipes juridiques à contrôler les dépenses des conseillers externes et à éliminer l'incertitude de la facturation horaire.

Quelles sont les technologies utilisées dans le cadre de l'examen des documents gérés ?

Les principales plateformes d'eDiscovery aident à la collecte, au traitement, à la recherche et au codage de documents volumineux tout au long du processus de gestion de la preuve.

Au cœur de la gestion de l'examen des documents se trouve l'examen assisté par la technologie (TAR), qui s'appuie sur l'apprentissage actif continu (CAL), le codage prédictif et l'analyse avancée. Cette fonctionnalité aide les avocats à hiérarchiser, classer et trier rapidement de vastes ensembles de données, réduisant ainsi le nombre de documents qu'ils doivent examiner manuellement.

Les plateformes d'examen modernes utilisent ces technologies pour automatiser l'identification des données potentiellement pertinentes, privilégiées et sensibles. Nombre d'entre eux exploitent des fonctions d'analyse avancées, telles que le regroupement de concepts, le filtrage des courriels, la détection des doublons et les outils de recherche, afin de réduire les redondances et de rationaliser le travail. Des interfaces de codage robustes prennent en charge la réactivité, les privilèges et le marquage de la confidentialité, tandis que des pistes d'audit et des contrôles de qualité permettent de suivre chaque décision.

L'examen à distance étant désormais la norme, la sécurité n'est pas négociable. L'infrastructure de bureau virtuel sécurisée garantit que les données sensibles des clients ne quittent jamais les environnements protégés, tandis que les contrôles d'accès, l'enregistrement des audits et les outils de prévention des pertes de données préservent la confidentialité tout au long du processus d'examen. Ces mesures de sécurité permettent aux organisations d'effectuer des examens à distance tout en respectant les exigences strictes en matière de protection des données et les obligations de confidentialité des clients.

En substance, l'examen géré des documents s'appuie sur une combinaison de logiciels d'eDiscovery conçus à cet effet, d'IA et d'infrastructure sécurisée pour fournir des processus d'examen des documents rapides, précis et défendables pour les questions juridiques et réglementaires complexes.

Comment le logiciel et les solutions OpenText™ améliorent la gestion de la révision des documents

OpenText™ Managed Document Review réunit une technologie avancée, des équipes de révision mondiales et une expertise juridique approfondie pour offrir une révision de documents gérée efficace, précise et sécurisée à l'échelle.

L'équipe de révision gérée d'OpenText™ utilise nos capacités exclusives de révision assistée par la technologie (TAR), comprenant des protocoles d'apprentissage automatique continu et d'apprentissage actif continu, conçus pour améliorer de manière significative l'efficacité et la précision de la révision par rapport aux itérations précédentes. Il permet un entraînement dynamique et itératif du modèle d'intelligence artificielle au fur et à mesure de l'examen, ce qui permet une identification ciblée et plus rapide des documents pertinents.

Résultat : plus de précision, moins de retouches et un délai de production plus court. La technologie TAR d'OpenText peut parfois réduire le coût total de la révision de 80 % ou plus, tout en s'adaptant efficacement aux différents types et tailles de projets.

Nos équipes d'examen - composées d'avocats et de technologues qualifiés - travaillent au sein de plateformes sécurisées et conçues à cet effet, qui prennent en charge l'examen de bout en bout. Les clients peuvent bénéficier de :

• Une tarification flexible qui peut inclure des accords d'honoraires fixes avec des coûts prévisibles et un contrôle du budget, mais tous les prix sont personnalisés en fonction des besoins spécifiques de chaque client, y compris le volume, la complexité et le niveau de service de soutien.
• Des équipes de révision incitées à démontrer la puissance de la technologie OpenText™ en révisant le moins de documents possible, plutôt que de gonfler le nombre de documents révisés pour maximiser les revenus.
• Sécuriser l'infrastructure avec des bureaux virtuels, des journaux d'audit et des contrôles d'accès aux données.
• Livraison mondiale en Amérique du Nord, au Royaume-Uni et dans l'UE.
• Contrôle de qualité automatisé pour assurer la cohérence et réduire les taux de validation des avocats externes.

Notre processus d'examen s'appuie sur un contrôle continu des performances et un alignement sur la stratégie juridique, ce qui améliore la cohérence et permet d'obtenir des résultats défendables.

L'examen des documents n'est plus un exercice de type "check-the-box". Il s'agit d'une fonction stratégique qui peut influencer les résultats, les délais et les budgets. OpenText offre aux services juridiques les outils et l'assistance nécessaires pour gérer les révisions de manière plus intelligente, en réduisant les coûts, en améliorant la qualité et en contribuant à garantir la conformité à chaque étape.

Comment OpenText exploite-t-elle l'IA générative dans le processus de révision gérée ?

OpenText continue d'introduire une technologie de nouvelle génération, alimentée par l'IA, dans le processus de révision. Nos experts en révision gérée s'appuient également sur notre technologie OpenText™ eDiscovery Aviator™ pour accélérer la révision des documents avec GenAI. Ces capacités renforcent l'appui à l'examen par des experts et améliorent les flux de travail TAR afin d'assurer des examens plus rapides et une plus grande certitude en matière de coûts.

En appliquant la GenAI à la gestion de l'examen des documents, en particulier à l'examen de premier passage de gros volumes, les services juridiques peuvent transformer leur approche en réduisant le temps d'examen jusqu'à 80%, en augmentant la cohérence, en améliorant de manière significative l'efficacité et en améliorant la prévisibilité du budget.

Alors que de nombreux fournisseurs proposent des pièces du puzzle, OpenText offre un service de révision géré entièrement intégré GenAI-first, englobant la technologie, le processus et le personnel pour soutenir le processus. Nous combinons notre propre technologie de pointe et notre expertise.

Nos équipes de révision gérée rassemblent des ingénieurs prompts à l'IA, des technologues juridiques et des gestionnaires de cas qui collaborent quotidiennement avec les services juridiques des entreprises et les cabinets d'avocats. Forts d'une expérience approfondie dans divers cas d'utilisation en contentieux, ils comprennent à la fois les dimensions techniques et juridiques de l'examen des documents et veillent à ce que GenAI soit appliqué de manière efficace et défendable.