Qu'est-ce qu'une mise en suspens pour litige ?
Présentation
La mise en suspens pour litige, également connue sous le nom de "mise en suspens juridique", soutient l'obligation légale de préserver les données potentiellement pertinentes et est le processus par lequel les entreprises demandent à leurs employés de préserver des données spécifiques et de prendre des mesures pour suspendre les politiques normales de conservation et de destruction des documents en cas de litige anticipé ou en cours, d'enquête réglementaire ou d'autres procédures judiciaires.
Lisez la suite pour en savoir plus sur les processus de mise en suspens des litiges et de mise en suspens juridique et sur la manière dont vous pouvez utiliser un logiciel de mise en suspens juridique pour optimiser les activités et atténuer les risques.
Cautionnement des litiges
Y a-t-il une différence entre une suspension pour litige et une suspension légale ?
Les termes "litigation hold" et "legal hold" sont généralement utilisés de manière interchangeable. La rétention légale est un terme plus large qui englobe l'obligation de préserver les documents et les données potentiellement pertinents lorsqu'il existe une anticipation raisonnable d'un litige, d'une enquête réglementaire ou d'autres procédures judiciaires.
Cela peut être déclenché par diverses questions juridiques au-delà du simple litige, notamment des enquêtes, des demandes réglementaires et des audits. La mise en suspens pour litige est plus spécifique puisqu'elle fait référence à l'obligation de conservation qui survient lorsqu'un litige est raisonnablement anticipé, en cours ou actif. Il s'agit essentiellement d'un sous-ensemble d'outils juridiques qui s'appliquent aux procédures civiles dans le but de prévenir la spoliation de preuves et d'assurer leur préservation dans le cadre de la procédure de communication préalable.
Pourquoi une mise en suspens pour litige est-elle nécessaire ?
Les obligations de retenue pour litige sont essentielles, lorsque des litiges sont prévus ou en cours, pour garantir que les preuves restent disponibles et défendables devant les tribunaux - et pour empêcher la destruction ou la falsification des preuves. En mettant en œuvre une mise en suspens pour litige, les organisations ont une plus grande certitude que des mesures essentielles sont prises pour garantir que les preuves restent intactes et disponibles pour un examen minutieux. Le caractère défendable du processus de mise en suspens en cas de litige permet de vérifier que les données ont été traitées correctement et que les obligations de conservation ont été respectées.
Quand y a-t-il mise en suspens d'un litige ?
Une mise en suspens pour litige est déclenchée lorsqu'un litige est raisonnablement anticipé, ou lorsque les parties sont informées de réclamations potentielles ou de menaces d'action en justice. D'une manière plus générale, les mises en suspens sont souvent décidées dans le cadre d'enquêtes internes, de procédures réglementaires ou d'autres plaintes pour lesquelles des preuves doivent être préservées.
Quels sont les risques liés au non-respect d'une mise en suspens pour litige ?
Le fait de ne pas mettre en place une procédure de mise en suspens des litiges peut avoir de graves conséquences. Le non-respect d'une mise en suspens pour litige peut donner lieu à des accusations de destruction intentionnelle de preuves pertinentes. Les tribunaux peuvent imposer des sanctions pour la spoliation de preuves (la destruction ou l'altération de preuves), qui peuvent inclure des instructions de déduction défavorable aux jurys, des sanctions pécuniaires ou même, dans les cas les plus graves, des jugements par défaut. Une bonne gestion du processus de rétention légale réduira les risques de non-conformité et garantira l'intégrité des activités de traitement des données.
Qui émet une mise en suspens pour litige ?
L'avis de mise en suspens d'un litige est généralement émis par le service juridique interne, mais il peut également provenir de l'informatique, des ressources humaines, de la conformité ou d'autres équipes. L'avis est un document formel communiquant l'obligation de conserver les preuves potentiellement pertinentes relatives à une affaire ou à un dossier.
Qui peut faire l'objet d'une mise en suspens pour litige ?
Un avis de mise en suspens d'un litige est généralement adressé aux dépositaires, c'est-à-dire aux personnes chargées de la maintenance et de la conservation des documents. Les dépositaires peuvent être des employés, des cadres, du personnel informatique, des gestionnaires de dossiers ou toute personne ayant le contrôle ou l'accès à l'information. Dans certains cas, des avis de suspension de procédure peuvent également être adressés à des tiers qui possèdent des données ou des dossiers pertinents, tels que des fournisseurs externes, des prestataires de services ou d'anciens employés qui peuvent encore avoir accès à des informations pertinentes. Ces tiers sont également tenus de respecter les directives relatives à la mise en suspens des litiges.
Est-il possible de procéder à une rétention légale sans en informer les dépositaires ?
Dans certains scénarios, particulièrement fréquents dans les enquêtes, les services informatiques peuvent être chargés de mettre en œuvre une rétention légale "silencieuse" sur les données d'un dépositaire (à son insu) lorsque l'on craint que la notification n'aboutisse en fait à la destruction de la preuve. Ces mesures peuvent être nécessaires pour soutenir les phases initiales d'affaires sensibles - telles que les enquêtes sur les fraudes, les enquêtes réglementaires ou les allégations de dénonciation - lorsqu'il est nécessaire de sauvegarder les données avant que les dépositaires n'aient connaissance d'une enquête, afin de réduire le risque de destruction intentionnelle ou par inadvertance de preuves.
Que contient un avis de mise en suspens d'un litige ?
L'avis de retenue pour litige constitue une directive juridiquement contraignante, et les dépositaires qui le reçoivent sont tenus de se conformer à ses instructions. L'avis précisera probablement les enjeux de l'affaire et la nécessité de préserver les données potentiellement pertinentes, avec des instructions spécifiques quant au type de données à préserver, ainsi que d'autres instructions à l'intention des dépositaires. Les données pertinentes comprennent tous les types d'informations pertinentes, telles que les documents, les courriels et le contenu stocké électroniquement lié à l'affaire.
Quelles sont les étapes clés du processus de mise en suspens juridique ?
Le processus de mise en suspens juridique comprend une série d'étapes visant à maintenir la conformité. La compréhension de ces éléments aide les organisations à élaborer des procédures solides qui répondent aux exigences légales tout en minimisant les perturbations des activités de l'entreprise. Cette obligation de conservation se poursuit jusqu'à ce que l'affaire soit résolue par un règlement, un jugement ou lorsque tous les recours ont été épuisés.
Identifier les dépositaires et évaluer le champ d'application
La première étape pour toute équipe juridique confrontée à des menaces de litiges ou à d'autres déclencheurs de conservation est d'identifier les dépositaires - les personnes clés ayant accès aux données et les contrôlant - ayant une obligation de conservation. L'identification des dépositaires et des sources de données est la base d'une mise en suspens juridique réussie.
Notifier les dépositaires
Une fois que les détenteurs de données et les types de données concernés ont été déterminés, l'équipe juridique envoie une notification aux détenteurs de données. Ces avis informent ces personnes de leur devoir de conservation et seront accompagnés d'instructions spécifiques pour ne pas supprimer, altérer ou modifier les données en leur possession. Ceux-ci préciseront également ce qu'il convient de conserver. Les dépositaires doivent accuser réception de l'avis et confirmer qu'ils comprennent les obligations et qu'ils s'y conformeront.
Entretien avec les gardiens
Les dépositaires sont souvent interrogés ou remplissent des questionnaires de suivi afin de confirmer et d'examiner où se trouvent les données potentiellement pertinentes. Ces étapes permettent aux équipes juridiques d'en savoir plus sur les appareils qu'ils utilisent et sur l'endroit où ils enregistrent et stockent généralement leurs données. L'identification d'autres acteurs clés ou d'autres dépositaires peut émerger au cours de ce processus.
Conservation et collecte des données
Il est essentiel de prendre des mesures pour préserver les informations pertinentes. Cette étape consiste à mettre en œuvre des mesures pour protéger les données contre l'altération, la perte ou la destruction. Dans certains cas, les données peuvent être conservées sur place, et dans d'autres, des mesures sont prises pour collecter les données d'une manière valable sur le plan médico-légal.
Suspendre les politiques de conservation
Les organisations doivent également suspendre temporairement les pratiques courantes de gestion des données qui pourraient entrer en conflit avec la mise en suspens, telles que la suppression des données, l'archivage, la destruction des documents ou les politiques de recyclage. Dans ce cas, les responsables informatiques et d'autres services, tels que les gestionnaires de dossiers, veillent à ce que les données potentiellement pertinentes ne soient pas détruites par inadvertance.
Contrôler et documenter les obligations légales de conservation
Les équipes juridiques doivent contrôler régulièrement et suivre en permanence le respect des obligations légales de conservation. Dans le cadre de ce processus, des rappels périodiques sont envoyés aux dépositaires, afin qu'ils sachent quelles données sont encore soumises à la rétention et qu'ils s'assurent que les données ne sont pas modifiées, ignorées ou détruites. Le contrôle continu permet de résoudre rapidement les problèmes et de garantir la protection des informations nécessaires.
Levée de la mise en suspens du litige
Une fois l'affaire terminée, la mise en suspens est levée. Cela permet à l'organisation de reprendre la gestion des données conformément aux politiques de conservation de l'entreprise.
Quels sont les principaux défis liés à la gestion de la réserve juridique ?
Lorsqu'ils sont exécutés manuellement, les processus de mise en suspens juridique sont très inefficaces et sujets aux erreurs, et peuvent accroître le risque de spoliation de preuves. Les organisations qui s'appuient sur des feuilles de calcul, des courriers électroniques et un suivi manuel sont souvent confrontées à des problèmes de conformité. La saisie manuelle des données devient de plus en plus difficile à gérer et à maintenir avec précision. En outre, les organisations doivent surveiller en permanence les changements d'emploi, les transferts et les départs, et mettre à jour les dossiers de contentieux en conséquence. Les organisations qui connaissent une forte rotation du personnel ou qui ont des structures organisationnelles complexes trouvent ce processus excessivement lourd et risqué.
Comment la technologie du legal hold soutient-elle ce processus ?
Les logiciels de mise en suspens automatisent les aspects essentiels du flux de travail de la mise en suspens. Il permet de centraliser la gestion des fonds juridiques afin que les équipes soient plus efficaces et réduisent leur dépendance à l'égard des processus manuels risqués, convertissant le temps consacré aux tâches manuelles et répétitives en un travail productif et à plus forte valeur ajoutée. Les logiciels de gestion de la légalité offrent des avantages décisifs par rapport aux processus manuels, en termes d'efficacité, de réduction des risques et d'amélioration de la conformité.Quels sont les principaux avantages d'un logiciel de conservation des documents juridiques ?
L'automatisation réduit le temps nécessaire à la mise en œuvre des mises en suspens légales
Le logiciel de retenue légale permet aux équipes juridiques de créer et de distribuer des avis de retenue à des centaines ou des milliers de dépositaires en quelques clics plutôt que par le biais d'e-mails individuels. Les rappels automatisés éliminent la nécessité d'un suivi manuel avec les dépositaires qui ne répondent pas, ce qui permet au personnel juridique de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Les outils de mise en suspens juridique assurent le suivi des accusés de réception et des réponses aux questionnaires, offrant ainsi une visibilité en temps réel de l'état de conformité sans saisie manuelle des données.
L'intégration avec d'autres systèmes réduit les risques
L'intégration avec les systèmes de ressources humaines permet une notification automatique lorsque les dépositaires changent de rôle ou quittent l'organisation, ce qui garantit un transfert approprié des tâches de préservation. Des pistes d'audit complètes documentent toutes les activités de conservation, fournissant des preuves de conformité défendables qui peuvent aider les organisations à éviter les sanctions.
Amélioration de la collaboration entre les équipes interdépartementales
Les équipes juridiques et informatiques peuvent accéder à une plateforme unifiée indiquant l'état actuel des retenues, la conformité du dépositaire et les activités de conservation. Cette visibilité élimine les silos d'information et facilite une action coordonnée lorsque des problèmes de préservation se posent. La centralisation des rapports permet également aux équipes juridiques de répondre rapidement aux demandes des tribunaux concernant les efforts de préservation, démontrant ainsi une approche systématique et défendable de la préservation des preuves.
Amélioration de l'expérience des dépositaires pour favoriser la conformité
Des interfaces conviviales permettent aux dépositaires d'accuser réception des retenues, de remplir les questionnaires et de comprendre leurs obligations en matière de conservation. Les processus simplifiés réduisent la résistance et augmentent les délais de réponse, tandis que les rappels automatisés garantissent que les obligations restent présentes à l'esprit sans nécessiter d'intervention constante de la part du personnel juridique.
Pourquoi la mise en suspens du litige est-elle importante dans l'administration de la preuve électronique ?
La mise en suspens pour litige est une étape essentielle du processus d'eDiscovery car, si elle est correctement mise en œuvre, elle garantit que les données pertinentes sont préservées et ne sont pas perdues ou supprimées lorsqu'un litige est prévu.
Cette étape permet de s'assurer que les informations clés seront disponibles pour la collecte, l'examen et la production à un stade ultérieur du processus d'eDiscovery.
En outre, toute information recueillie au cours des entretiens avec les dépositaires et des questionnaires peut apporter un éclairage et une visibilité supplémentaires sur d'autres témoins clés ou d'autres sources de données à exploiter pour l'évaluation précoce de l'affaire, en plus de la préservation et de la collecte. Les stratégies d'examen peuvent être formulées avec la certitude que les données ne sont pas manquantes, ce qui permet d'être plus confiant dans l'efficacité des analyses appliquées au corpus de données examinées dans les solutions d'eDiscovery.
Comment OpenText Core Legal Hold aide-t-il nos clients ?
OpenText™ Core Legal Hold est un logiciel de mise en suspens à faible coût, basé sur le cloud , qui centralise et automatise le processus de mise en suspens des litiges en utilisant des flux de travail d'experts éprouvés et personnalisables pour chaque étape du processus. Il s'intègre à d'autres systèmes d'entreprise pour exécuter efficacement des flux de travail qui produisent des résultats précis et défendables, pour une fraction du coût des logiciels de mise en suspens juridique de la concurrence.
Avantages clés
- Une mise en œuvre facilitée : commencez à bénéficier des avantages en quelques semaines, et non en quelques mois, en déployant dans un nuage SaaS multi-tenant.
- S'intégrer de manière transparente aux systèmes communs pour un transfert d'informations sans faille. Créer un flux de travail fiable, précis et automatisé pour gérer les profils des dépositaires et transformer la gestion des changements des employés.
- Garantir la sécurité des coûts et réduire le coût total de possession. Tirez parti d'abonnements forfaitaires et réduisez votre dépendance à l'égard des ressources informatiques pour gérer de manière abordable les logiciels de gestion des dossiers juridiques.
