¿En qué consiste la gestión de tesorería?
Descripción general
La gestión de tesorería es el proceso de gestionar los recursos financieros de una organización con el fin de garantizar que disponga del efectivo y la liquidez necesarios para cumplir con sus obligaciones, gestionar el riesgo financiero y respaldar los objetivos empresariales.
Una gestión eficaz de la tesorería aporta mayor visibilidad, control y disciplina al ecosistema financiero de su empresa.
Gestión de tesorería
¿Por qué es importante la gestión de tesorería?
La gestión de tesorería ayuda a responder a algunas de las preguntas financieras más importantes a las que se enfrenta una empresa: ¿De cuánto efectivo disponemos? ¿Dónde está? ¿Adónde va? ¿Qué necesitamos ahora? ¿Y qué podría poner en riesgo ese dinero?
Para las organizaciones internacionales, responder a esas preguntas puede resultar sorprendentemente complejo. El efectivo puede estar repartido entre decenas o cientos de cuentas bancarias, entidades jurídicas, divisas y zonas geográficas. Los pagos se procesan a través de distintos bancos y canales de pago, mientras que los datos de tesorería pueden encontrarse en sistemas ERP, sistemas de gestión de tesorería (TMS), portales bancarios, hojas de cálculo y otras aplicaciones.
Toda organización necesita disponer de suficiente liquidez para pagar a sus empleados, proveedores, acreedores, impuestos y otras obligaciones en el momento de su vencimiento. Al mismo tiempo, disponer de un exceso de efectivo ocioso puede impedir que el capital se destine a fines productivos.
La gestión de tesorería ayuda a las organizaciones a conciliar estas prioridades.
Una función de tesorería bien gestionada puede ayudar a una organización a:
- Mantenga una liquidez suficiente
- Mejorar la visibilidad sobre la tesorería y los pagos
- Optimizar el uso de la liquidez disponible
- Gestionar el riesgo financiero y operativo
- Mejorar la previsión del flujo de caja
- Reforzar los controles de pago
- Reducir los préstamos innecesarios y los costes de financiación
- Gestionar las relaciones bancarias
- Apoyar las decisiones en materia de inversión y crecimiento
- Mejorar la resiliencia financiera
La Asociación de Profesionales Financieros define la gestión de tesorería, en términos generales, como la supervisión de los recursos financieros de una organización —incluidos el efectivo, los activos y los pasivos— con el fin de contribuir a la consecución de sus objetivos.
¿Cuáles son las principales funciones de la gestión de tesorería?
Las responsabilidades del departamento de tesorería varían en función del tamaño, la estructura, la ubicación geográfica y el sector de la organización. No obstante, la mayoría de las funciones de tesorería incluyen varias actividades fundamentales.
- Gestión de tesorería y liquidez
El departamento de tesorería debe conocer la cantidad de efectivo disponible y garantizar que los fondos se encuentren donde deben estar cuando sean necesarios.
Esto incluye el seguimiento de los saldos de las cuentas, la consolidación de las posiciones de tesorería, la gestión de la liquidez a corto plazo, la transferencia de fondos entre cuentas o entidades y la inversión del excedente de tesorería.
Cuantos más bancos, cuentas, divisas y entidades tenga una organización, mayor importancia adquiere la visibilidad consolidada de la tesorería.
- Previsión de flujo de caja
La previsión de flujo de caja permite estimar las entradas y salidas de efectivo futuras, de modo que el departamento de tesorería pueda anticipar las necesidades de liquidez.
Unas previsiones precisas pueden ayudar a las organizaciones a identificar posibles déficits, reducir las reservas de efectivo innecesarias, tomar mejores decisiones en materia de financiación e inversión, y aprovechar el exceso de efectivo de forma más eficaz.
La calidad de las previsiones depende en gran medida del acceso a datos puntuales y precisos. Cuando es necesario recopilar información de forma manual a partir de bancos, unidades de negocio, hojas de cálculo y sistemas, la elaboración de previsiones se vuelve más lenta y menos fiable.
- Gestión de pagos
El departamento de tesorería suele desempeñar un papel importante en el control de cómo se inician, aprueban, transmiten, supervisan y concilian los pagos de la empresa.
Las operaciones de pago actuales pueden abarcar múltiples bancos, sistemas ERP, tipos de pago, divisas, formatos y canales de pago. Por lo tanto, el Departamento del Tesoro necesita procesos que contribuyan a garantizar que los pagos sean precisos, estén autorizados, sean seguros y sean visibles desde su inicio hasta su finalización.
- Gestión de riesgos financieros
El departamento de tesorería contribuye a identificar y gestionar los riesgos que podrían afectar a la situación financiera de una organización.
Entre ellos pueden figurar:
- Riesgo de liquidez
- Riesgo de tipo de cambio
- Riesgo de tipo de interés
- Riesgo de contraparte
- Fraude en los pagos
- Riesgo operativo
Las políticas de tesorería, los controles, las estrategias de cobertura, la validación de pagos y la información financiera oportuna contribuyen a la gestión de estos riesgos.
- Financiación, deuda e inversiones
El departamento de tesorería contribuye a determinar cómo financia la organización sus operaciones y su crecimiento, al tiempo que gestiona el coste y la disponibilidad del capital.
Entre sus responsabilidades pueden figurar la gestión de las líneas de crédito y la deuda, el mantenimiento de las relaciones con los prestamistas, la inversión del excedente de tesorería y la garantía de que se disponga de financiación cuando sea necesario.
- Gestión de las relaciones y la conectividad con las entidades bancarias
Las organizaciones internacionales pueden mantener relaciones con numerosos bancos, cada uno de los cuales tiene distintos requisitos de conectividad, formatos de pago, portales y servicios.
El departamento de tesorería debe gestionar no solo estas relaciones, sino también la infraestructura que permite el intercambio de información financiera y pagos entre los sistemas corporativos y los socios bancarios.
A medida que se amplían las redes bancarias, la propia conectividad puede convertirse en un importante reto operativo.
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de tesorería y la gestión de efectivo?
Aunque a veces se utilizan estos términos indistintamente, la gestión de tesorería suele ser un subconjunto de la gestión de fondos.
La gestión de tesorería se centra principalmente en la tesorería diaria: su recaudación, su transferencia, su concentración, su desembolso y el mantenimiento de una liquidez suficiente.
La gestión de tesorería tiene un alcance más amplio. Además de la gestión de tesorería, puede abarcar la financiación, las inversiones, el riesgo financiero, las relaciones bancarias, los pagos, la tecnología y la planificación financiera a largo plazo.
En pocas palabras:
La gestión de tesorería se centra en la gestión del efectivo. La gestión de tesorería se centra en la gestión de los recursos financieros generales de la organización, su liquidez y sus riesgos.
¿Qué es un sistema de gestión de tesorería?
Un sistema de gestión de tesorería es un programa informático diseñado para automatizar y centralizar las actividades de tesorería. En función de la plataforma, un TMS puede ofrecer funciones de gestión de tesorería, previsión, pagos, gestión de deuda e inversiones, gestión de riesgos, contabilidad y elaboración de informes.
Un TMS no es más que una parte del entorno tecnológico de tesorería.
Aún necesita información procedente de bancos, sistemas ERP, sistemas de pago, proveedores de datos de mercado y otras aplicaciones. Esto significa que la eficacia de un TMS puede depender de la calidad y la puntualidad de la conectividad y de los datos que lo rodean.
Por lo tanto, para muchas organizaciones, la oportunidad de modernización no consiste necesariamente en sustituir el TMS o el ERP. Podría tratarse de simplificar la forma en que los sistemas existentes se conectan y funcionan conjuntamente.
¿Qué es la infraestructura de tesorería?
La infraestructura de tesorería es la red subyacente de sistemas, conexiones, datos, normas y procesos que hace posible las operaciones de tesorería.
Puede incluir:
- Sistemas de gestión de tesorería
- Aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y financieras
- Bancos y portales bancarios
- Conectividad bancaria
- Centros de pago y canales de pago
- Conectividad SWIFT
- API y conexiones de servidor a servidor
- Pagos y mensajes financieros
- Transformación de datos
- Flujos de trabajo de aprobación y validación
- Informes y análisis
Cuando esta infraestructura está fragmentada, los equipos de tesorería pueden dedicar una cantidad considerable de tiempo a iniciar sesión en los portales bancarios, descargar archivos, conciliar hojas de cálculo, mantener las integraciones, investigar excepciones y solicitar al departamento de TI que les preste apoyo para los cambios en la conectividad.
¿A qué retos se enfrentan hoy en día los equipos de tesorería?
La gestión de tesorería se ha vuelto más compleja a medida que las organizaciones se han expandido a nivel mundial y los servicios financieros se han vuelto más rápidos y están cada vez más interconectados.
Conectividad bancaria fragmentada
Cada relación bancaria adicional puede suponer una nueva conexión, un nuevo formato, un nuevo protocolo, un nuevo requisito de seguridad y una mayor carga de mantenimiento.
Efectivo limitado y falta de visibilidad de los pagos
Cuando la información se encuentra dispersa entre distintos bancos y sistemas, es posible que el departamento de tesorería carezca de una visión consolidada y actualizada de las posiciones de tesorería y la actividad de pagos.
Procesos manuales
Los inicios de sesión en el portal, las descargas de archivos, las hojas de cálculo, las aprobaciones manuales y la conciliación pueden consumir recursos del departamento de tesorería, al tiempo que aumentan la posibilidad de que se produzcan errores y retrasos.
Fraude y riesgos en los pagos
Los procesos de pago son objetivos atractivos para el fraude. Los puntos de contacto manuales y los procesos inconsistentes pueden dificultar el mantenimiento de controles rigurosos.
La evolución de las normas de pago
Normas como la ISO 20022 están transformando la estructura y la riqueza de los mensajes financieros. Las organizaciones necesitan una infraestructura capaz de adaptarse a medida que evolucionan las normas y los requisitos.
Las crecientes exigencias en materia de tecnologías de la información
La incorporación de entidades bancarias, el mantenimiento de las integraciones, las migraciones de sistemas ERP, los cambios en los formatos de pago y los problemas de conectividad suelen requerir asistencia informática. A medida que el entorno se amplía, el mantenimiento de la infraestructura de tesorería puede entrar en conflicto con otras prioridades tecnológicas.
¿En qué consiste la gestión moderna de la tesorería?
La gestión moderna de la tesorería se centra cada vez más en gestionar los resultados, más que en gestionar las relaciones.
Las organizaciones líderes están trabajando para lograr un modelo operativo de tesorería que ofrezca:
Una visión global del efectivo y los pagos
Reúna la información procedente de distintos bancos, cuentas, entidades y zonas geográficas para facilitar la toma de decisiones más rápidas y mejor fundamentadas.
Procesos de pago coherentes
Estandarice los procesos de validación, aprobación, tramitación y gestión de excepciones en toda la organización.
Conectividad bancaria simplificada
Reducir la necesidad de crear y mantener integraciones individuales para cada relación bancaria.
Mayor automatización
Reduzca el trabajo manual y permita a los profesionales de tesorería dedicar más tiempo a la liquidez, el riesgo, la elaboración de previsiones y los resultados financieros.
Un control más estricto
Incorpore la validación, la gobernanza, la transparencia y la auditabilidad en los procesos de pago.
Capacidad de adaptación al cambio
Adáptese a nuevos bancos, canales de pago, estándares, adquisiciones, migraciones de ERP y requisitos empresariales cambiantes sin tener que reconstruir continuamente la infraestructura subyacente.
¿En qué consiste la conectividad de tesorería gestionada?
Tradicionalmente, las organizaciones han creado y mantenido por sí mismas gran parte de su conectividad financiera. Esto puede requerir que los equipos internos se encarguen del mantenimiento de la infraestructura, las conexiones bancarias, los formatos de los mensajes, las actualizaciones de las normas, la supervisión y la resolución de incidencias.
Un enfoque gestionado transfiere una mayor parte de esta responsabilidad operativa a un proveedor especializado.
El proveedor puede alojar, supervisar, mantener, actualizar y prestar asistencia técnica en materia de conectividad financiera, mientras que el departamento de tesorería conserva el control sobre la política financiera y la toma de decisiones.
El objetivo no es externalizar la gestión de tesorería. El objetivo es reducir la carga que supone la infraestructura relacionada con la tesorería, lo que permitirá a los equipos internos dedicar más tiempo a la gestión del efectivo, la liquidez, el riesgo y las prioridades empresariales.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión moderna de la tesorería?
La modernización de la infraestructura y las operaciones de tesorería puede ayudar a las organizaciones a lograr:
- Mayor visibilidad: Conozca la situación de tesorería y la actividad de pagos en toda la empresa.
- Mayor control: aplique procesos y controles más coherentes a los movimientos de fondos.
- Mayor eficiencia: Reducción de los procesos manuales, la conciliación y la gestión de excepciones.
- Mejor gestión de la liquidez: Tome decisiones más fundamentadas sobre el efectivo disponible y el necesario.
- Reducción del riesgo operativo: minimice los puntos de intervención manual y los procesos fragmentados.
- Mayor resiliencia: Se adapta con mayor facilidad a los cambios en los bancos, los sistemas, las normas y los requisitos empresariales.
- Menor esfuerzo informático: Reduzca los recursos necesarios para crear y mantener la conectividad financiera.
- Mayor capacidad del departamento de tesorería: Ofrezca a los profesionales de tesorería más tiempo para centrarse en actividades financieras de mayor valor.
¿De qué manera apoya OpenText la gestión de tesorería?
OpenText ayuda a las organizaciones a simplificar la infraestructura que sustenta las operaciones de tesorería, en lugar de añadir otra capa de complejidad. En lugar de gestionar internamente cada conexión bancaria, cada formato de pago y cada integración, los equipos de tesorería y de TI pueden confiar en una infraestructura conectada y gestionada que se adapta a medida que cambian los bancos, las normas y las necesidades empresariales.
OpenText aúna capacidades complementarias en materia de conectividad financiera, gestión de pagos y mensajería:
OpenText™ Financial Hub ayuda a automatizar y coordinar los procesos y flujos de trabajo de pagos, lo que proporciona visibilidad sobre todas las transacciones financieras.
OpenText™ Trading Grid™ ofrece una capa de integración que conecta a bancos, sistemas ERP, sistemas de tesorería, proveedores y otros socios comerciales.
OpenText™ SWIFT Service Bureau ofrece acceso gestionado a la red SWIFT, lo que reduce la carga administrativa y tecnológica asociada al mantenimiento de la infraestructura SWIFT.
OpenText™ ayuda a las organizaciones a transformar los mensajes financieros heredados en los formatos modernos de ISO 20022.
En conjunto, estas capacidades ayudan a las organizaciones a conectar su ecosistema de tesorería, mejorar la visibilidad y el control, simplificar las operaciones de pago y reducir la carga que supone la conectividad para los departamentos de tesorería y de TI.
Simplifique la gestión de tesorería
Los equipos de tesorería deberían dedicar su tiempo a gestionar el efectivo, y no a gestionar la infraestructura necesaria para controlarlo y moverlo.
Descubra cómo las organizaciones pueden simplificar las operaciones de tesorería, mejorar la visibilidad y el control, y crear un enfoque más resiliente en materia de conectividad financiera.
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