Was ist eDiscovery?

Elektronische Ermittlungen, allgemein bekannt als eDiscovery oder eDiscovery, sind der Prozess der Identifizierung, Sammlung, Aufbewahrung, Überprüfung und des Austauschs elektronisch gespeicherter Informationen (ESI) zur Verwendung als Beweismittel in Gerichtsverfahren. In der heutigen digitalen Geschäftsumgebung, in der fast die gesamte Unternehmenskommunikation und alle Dokumente in elektronischer Form vorliegen, ist ein effektives eDiscovery für Unternehmen aller Größenordnungen zu einer entscheidenden betrieblichen Notwendigkeit geworden.

Warum ist eDiscovery wichtig?

Die Unternehmen von heute sehen sich einem wachsenden rechtlichen und regulatorischen Druck ausgesetzt. Rechtsteams konzentrieren sich nicht mehr nur auf die Verringerung von Risiken - von ihnen wird erwartet, dass sie als strategische Partner agieren, die einen echten Mehrwert schaffen.

Ein solider eDiscovery-Prozess hilft Rechtsteams dabei, die Vorschriften einzuhalten, Kosten zu verwalten und Risiken zu senken. Die Möglichkeit, die richtigen elektronischen Informationen schnell zu finden, aufzubewahren und weiterzugeben, kann bei Rechtsfällen oder Ermittlungen einen großen Unterschied ausmachen.

Gute eDiscovery-Praktiken tragen auch dazu bei, Strafen für den unsachgemäßen Umgang mit Daten zu vermeiden, und zeigen, dass das Unternehmen echte Anstrengungen unternimmt, um seinen rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Die Grundlagen der eDiscovery

Das Offenlegungsverfahren in Rechtsstreitigkeiten erfordert, dass die Parteien für den Fall relevante Dokumente austauschen. Da die meisten Unterlagen heute in digitaler Form erstellt, gespeichert und ausgetauscht werden, ist dieses Element der Offenlegung als elektronische Offenlegung (eDiscovery) bekannt geworden und hat sich weltweit in den Rechtssystemen durchgesetzt.

Der Prozess des Bewahrens, Sammelns, Auffindens, Suchens, Überprüfens, Analysierens und Handelns in Bezug auf elektronisch gespeicherte Informationen (ESI), der mit eDiscovery verbunden ist, gilt heute für ein breiteres Spektrum von Geschäftsfällen, die über zivilrechtliche Streitigkeiten hinausgehen, einschließlich einer Vielzahl von Anwendungsfällen: Reaktion auf Datenschutzverletzungen, Bearbeitung von Anfragen zum Schutz der Privatsphäre oder der Rechte von Betroffenen und Durchführung interner Untersuchungen.

eDiscovery umfasst alles von E-Mails, Dokumenten und Datenbanken bis hin zu Beiträgen in sozialen Medien, Sofortnachrichten, Videos, Audiodateien, mobilen Daten und den damit verbundenen Metadaten.

Die Unternehmen von heute müssen große Mengen elektronischer Daten verarbeiten und analysieren und dabei deren Integrität und Authentizität bewahren. Das ist keine leichte Aufgabe - vor allem angesichts der Vielzahl von Formaten, Standorten und Zugriffsebenen.

Allzu oft konzentrieren sich die Teams nur auf die Aufgabe, die Daten in relevante und nicht relevante Daten zu sortieren und die geprüften Dateien (von vertraulichen oder sensiblen Informationen befreit) an die gegnerischen Parteien zu senden. Aber wenn dies der einzige Fokus ist, kann das Gesamtbild - wie die Aufdeckung wichtiger Beweise, die Gestaltung der Fallstrategie oder die Verringerung von Risiken bei Ermittlungen - durch die Maschen fallen.

Warum ist die manuelle Ermittlung auf Papier nicht mehr haltbar?

Vor etwa 20 Jahren konnte die Menge an digitalen Informationen in einem Unternehmen noch manuell verwaltet werden.

In der Welt von Big Data ist das nicht mehr der Fall. Zu den ESI gehören u. a. E-Mails, Dokumente, Präsentationen, Datenbanken, Unternehmensanwendungen, Voicemail, Audio- und Videodateien, soziale Medien, das Internet und zunehmend auch Chat- und Kollaborationsplattformen.

Die papiergestützte Recherche ist bekanntermaßen kostspielig, zeitaufwändig und ressourcenintensiv, aber der Umgang mit digitalen Informationen macht diese Herausforderungen noch vielschichtiger. Das Ergebnis ist, dass eDiscovery mehr Zeit und mehr Budget erfordern kann.

Welche Faktoren müssen beim Umgang mit modernen digitalen Daten berücksichtigt werden?

Wenn von Big Data die Rede ist, sprechen Experten oft von der Menge, der Geschwindigkeit, der Vielfalt und dem Wahrheitsgehalt der Informationen. Bei der Durchführung von eDiscovery müssen Sie Folgendes beachten:

Band
ESI macht es einfach, mehrere Versionen desselben Dokuments zu erstellen. Die meisten Unternehmen haben schnell mehrere Versionen von Dokumenten, die an verschiedenen Orten innerhalb des Unternehmens und manchmal auch außerhalb des Unternehmens bei Auftragnehmern, Lieferanten und Kunden gespeichert sind.

Geschwindigkeit
Die Zahl der Kanäle, mit denen jedes Unternehmen heute arbeitet, explodiert. Bei diesen Kanälen handelt es sich nicht nur um Unternehmenssysteme und Datenbanken, sondern auch um E-Mail, mobile Geräte, das Internet und zunehmend auch um soziale Medienkanäle. Während der COVID-19-Pandemie wurden verstärkt Chat- und Kooperationsplattformen genutzt. Die rasante Beschleunigung des Einsatzes von generativer KI (GenAI) und großen Sprachmodellen (LLM) für ein immer breiteres Spektrum von Geschäftsaufgaben markiert einen weiteren steilen Anstieg der von modernen Unternehmen generierten ESI.

Sorte
Wenn es um die Vielfalt der ESI geht, gibt es zwei große Herausforderungen. Erstens liegen die Informationen im nativen Format des Systems oder der Anwendung vor, in dem bzw. der sie erstellt wurden, so dass der eDiscovery-Prozess verschiedene Dateitypen in einer einzigen Überprüfungsplattform konsolidieren muss. Zweitens können Daten und Dokumente leicht bearbeitet, geändert, verschoben und aktualisiert werden, wodurch mehrere Versionen desselben Datensatzes entstehen, die identifiziert, abgerufen und überprüft werden müssen.

Wahrhaftigkeit
Da ESI über so viele Systeme und Kanäle verteilt sind, können leicht ungenaue oder unvollständige Daten auftauchen. Moderne Dokumente enthalten umfangreiche Metadaten - wie Erstellungsdatum, Autor, Übermittlungs- und Bearbeitungshistorie -, die den Nachweis der Richtigkeit und Relevanz erleichtern, aber auch die Identifizierung und Überprüfung erschweren. ESI können auch gelöscht oder entwendet werden, was zu hohen Strafen führt, obwohl oft Spuren der ursprünglichen Daten auf der Festplatte verbleiben. Die Wiederherstellung dieser Wahrheit ist möglich, aber in der Regel kostspielig und zeitaufwändig.

Obwohl es theoretisch möglich ist, ein manuelles eDiscovery-Verfahren anzuwenden, ist es angesichts von potenziell Terabytes an Daten in einer beliebigen Anzahl von Formaten, die in einer beliebigen Anzahl von internen und externen Systemen gespeichert sind, einfach weder praktisch noch wünschenswert. Spezialisierte eDiscovery-Software und -Prozesse sind erforderlich, um sicherzustellen, dass der Zeit- und Kostenaufwand für eDiscovery nicht in einem Missverhältnis zur Bedeutung und zum Wert der zu bearbeitenden Angelegenheit steht.

Gemeinsame Herausforderungen bei eDiscovery

Verwaltung von Datenvolumen, -vielfalt und -geschwindigkeit

Unternehmen verarbeiten riesige Datenmengen über viele Plattformen und Formate hinweg. Dazu gehören strukturierte Daten aus Datenbanken, unstrukturierte Daten aus Dokumenten und E-Mails sowie halbstrukturierte Daten aus sozialen Medien und Tools zur Zusammenarbeit. Die Herausforderung besteht nicht nur in der Verarbeitung dieser Daten, sondern auch in der effizienten Identifizierung und Extraktion relevanter Informationen.

Ausgleich zwischen eDiscovery und Datenschutz

Datenschutzgesetze wie GDPR und CCPA verpflichten Unternehmen zum Schutz personenbezogener Daten während des eDiscovery-Prozesses. Das bedeutet, dass Maßnahmen zum Schutz sensibler Informationen ergriffen werden müssen, dass die Regeln für den grenzüberschreitenden Datentransfer befolgt werden müssen und dass bei der Erfassung und Überprüfung von Inhalten die Vorschriften eingehalten werden müssen.

Kostenmanagement

Die mit eDiscovery verbundenen Kosten können beträchtlich sein - sie umfassen Technik, Speicherung, Verarbeitung und Überprüfung. Um die Kosten niedrig zu halten, ohne Abstriche zu machen, sollten Unternehmen intelligente Workflows und Tools wie eDiscovery AI einsetzen, die dazu beitragen, die manuelle Arbeit zu reduzieren und das Risiko zu begrenzen, während gleichzeitig vertretbare Prozesse beibehalten werden.

Wann beginnt das eDiscovery-Verfahren?

Die eDiscovery beginnt, wenn ein Rechtsstreit absehbar ist, und dauert an, bis die digitalen Beweise vor Gericht vorgelegt werden. Der Prozess ist komplex und wird durch die schiere Menge und Vielfalt der digitalen Informationen bestimmt, die identifiziert, bewahrt und produziert werden müssen.

Mit der Vermehrung der Datentypen wird ESI immer dynamischer. Die Aufbewahrung sowohl des Originalinhalts als auch der Metadaten ist von entscheidender Bedeutung, um spätere Klagen wegen Enteignung oder Manipulation im Rahmen eines Rechtsstreits zu vermeiden. Gleichzeitig müssen irrelevante Daten aussortiert werden, während privilegierte, vertrauliche und persönliche Informationen - die den Datenschutzbestimmungen unterliegen - vor der Produktion sorgfältig geschützt oder geschwärzt werden müssen.

Was ist das eDiscovery-Referenzmodell (EDRM)?

Das Electronic Discovery Reference Model (EDRM ) ist ein Rahmenwerk, das Unternehmen bei der Planung und Verwaltung ihres eDiscovery-Prozesses unterstützt.

Es gliedert den Prozess in klare Phasen, beginnend mit der Informationsverwaltung (oft als "linke Seite" des Modells bezeichnet), über Schritte wie Identifizierung, Bewahrung, Sammlung, Verarbeitung, Überprüfung, Analyse, Produktion und Präsentation elektronischer Beweismittel (die "rechte Seite").

Diese Phasen werden zwar häufig der Reihe nach durchlaufen, doch kann der Prozess auch iterativ und flexibel sein. Jeder Schritt baut auf dem vorangegangenen auf und hilft den Teams, organisiert, effizient und rechtlich einwandfrei zu arbeiten. Die Verwendung des EDRM trägt dazu bei, einen einheitlichen Ansatz für den Umgang mit elektronischen Beweismitteln zu gewährleisten und gleichzeitig Zeit und Kosten zu sparen.

Schlüsselkomponenten einer effektiven eDiscovery-Strategie

Informationsmanagement und Datenverwaltung

Um die Kontrolle über elektronische Daten zu behalten, brauchen Unternehmen klare Richtlinien, wie Informationen erstellt, gespeichert, verwendet und gelöscht werden. Dies ist die Grundlage von eDiscovery.

Eine gute Information Governance trägt dazu bei, die Datenmenge zu reduzieren, die bei der Offenlegung geprüft werden muss, die Speicherkosten zu senken, die Effizienz zu steigern und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen zu gewährleisten.

Verwaltung von Legal Hold (oder Litigation Hold)

Wenn ein Gerichtsverfahren erwartet wird, müssen Unternehmen in Nordamerika alle elektronischen Informationen aufbewahren, die relevant sein könnten.

Dies bedeutet, dass die Personen (Verwahrer), die über diese Informationen verfügen, identifiziert werden müssen, dass sie benachrichtigt werden müssen, damit sie aufbewahrt werden können, und dass alle Systeme, die die Informationen automatisch löschen könnten, ausgeschaltet werden müssen. Die ordnungsgemäße Verwaltung von Rechtsansprüchen erfordert sowohl die richtigen Instrumente als auch klare Prozesse, um die Vorschriften einzuhalten.

Was ist eDiscovery-Software?

eDiscovery-Software unterstützt Rechts-, Compliance- und IT-Teams beim Auffinden, Sammeln, Überprüfen und Verwalten elektronischer Informationen, die in Rechtsangelegenheiten, Untersuchungen oder behördlichen Anfragen als Beweismittel verwendet werden können. Durch die Automatisierung und Rationalisierung wichtiger Arbeitsschritte verringern diese Lösungen den Zeitaufwand und die Komplexität, so dass relevante Daten schneller und einfacher gefunden, organisiert, gespeichert, überprüft und produziert werden können, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Die Software verarbeitet ein breites Spektrum an Inhalten - E-Mails, Dokumente, Chat-Nachrichten, Metadaten und mehr - und ist dabei rechtlich einwandfrei. Sie ermöglicht es Teams, große Mengen an Unternehmensdaten zu durchsuchen, zu filtern und auszusortieren, wobei irrelevante Informationen eliminiert werden, um den Überprüfungsaufwand und die Kosten zu reduzieren. Die effektivsten eDiscovery-Tools gehen noch weiter, indem sie gängige Aufgaben automatisieren, die Genauigkeit erhöhen und das Risiko verringern, dass wichtige Daten übersehen oder versehentlich vertrauliche oder privilegierte Informationen präsentiert werden.

Was sind die Vorteile von eDiscovery-Software?

Je nach Größe und Prioritäten eines Unternehmens kann der gesamte eDiscovery-Prozess oder Teile davon effektiv intern abgewickelt werden - mit den richtigen eDiscovery-Lösungen.

Viele Unternehmen setzen ECA-Tools (Early Case Assessment) für die Suche, Identifizierung, Auswahl und Bearbeitung von Fällen ein, während die Berichterstattung für die juristischen Teams in den Unternehmen immer wichtiger wird, um die wichtigsten Prozesskennzahlen zu verfolgen.

Ein gängiges Modell kann die interne Erfassung, Bearbeitung und Sichtung umfassen, wobei ein Rechtsdienstleister die Überprüfung durchführt und die Anwaltskanzlei das eigentliche Rechtsstreit- oder Compliance-Projekt überwacht.

Dank der Fortschritte bei der eDiscovery-Technologie und den Arbeitsabläufen ist es jedoch möglich, den gesamten Prozess ins Haus zu holen, was mehrere eindeutige Vorteile mit sich bringt:

• Vorhersehbarkeit des Haushalts
  Die Kosten für Technologie und internes Personal sind besser vorhersehbar im Vergleich zu Transaktions- und Projektaufträgen von Dritten.
• Gestärktes Personal
  Die eDiscovery-Tools geben den Mitarbeitern die Möglichkeiten, die sie brauchen, um ihre Aufgaben zu erledigen, ohne auf Dritte angewiesen zu sein.
• Bereitschaft zu Rechtsstreitigkeiten
  Vor allem in Branchen, in denen ein hohes Aufkommen an Rechtsstreitigkeiten zu verzeichnen ist, gewährleistet die unternehmensinterne eDiscovery, dass die Unternehmen schnell reagieren können, und erleichtert den reibungslosen Ablauf des Betriebs.
• Schnellere und genauere Überprüfung
  eDiscovery-Lösungen, die mit KI, prädiktiven Analysen und maschinellem Lernen ausgestattet sind, finden relevante Informationen schneller und genauer als manuelle Überprüfungen.
• Erfüllen Sie die Compliance-Anforderungen
  Die beste eDiscovery-Software sollte mit SLAs ausgestattet sein, um die Compliance-Anforderungen für bestimmte Branchen zu erfüllen.

Was ist End-to-End eDiscovery?

eDiscovery ist keine einzelne Maßnahme, sondern eine Reihe von miteinander verbundenen Arbeitsabläufen. Bei der ersten Generation von eDiscovery-Software handelte es sich jedoch in Wirklichkeit um eine Reihe von Einzellösungen, die auf einen bestimmten Aspekt des EDRM-Rahmens ausgerichtet waren. Dies führte in vielen Fällen zu einem Flickenteppich von sich überschneidenden Lösungen und Informationssilos.

Moderne Plattformen ermöglichen es heute, den gesamten eDiscovery-Prozess in einem einzigen, integrierten System zu verwalten. Die besten Plattformen zentralisieren Technologie, Arbeitsabläufe und Fachwissen und unterstützen jede Phase der Recherche, von der Datenerfassung und -verarbeitung über die Analyse und Prüfung bis hin zur Produktion, und gewährleisten dabei in jeder Phase Kontrolle, Skalierbarkeit, Flexibilität und Sicherheit.

Diese Regeln können strenge Fristen setzen, bestimmte Arten der Datenaufbewahrung vorschreiben und festlegen, wie Informationen weitergegeben werden sollten. Sie zu verstehen ist unerlässlich, um während des eDiscovery-Prozesses konform zu bleiben.

Fortgeschrittene KI und maschinelles Lernen sind das Herzstück von End-to-End eDiscovery. Die technologiegestützte Überprüfung (TAR), die auf kontinuierlichem aktivem Lernen (CAL) basiert, priorisiert auf intelligente Weise die Dokumente, die am wahrscheinlichsten relevant sind, beschleunigt die Überprüfung und verbessert die Qualität - bei gleichzeitiger drastischer Kostensenkung. Der TAR bietet auch die Möglichkeit der Verteidigung durch transparente Ertragskurven, die aufzeigen, wann die Mehrheit der relevanten Dokumente aufgetaucht ist und eine weitere Überprüfung unverhältnismäßig wäre.

In den letzten Jahren sind Cloud-basierte eDiscovery-Plattformen immer beliebter geworden. Sie ermöglichen das Hochladen, Prüfen und Erstellen von Informationen mit einer Cloud-basierten Lösung, die nicht die mit lokalen Softwarelösungen verbundenen Investitions- oder Betriebskosten erfordert. Das Ergebnis sind häufig niedrigere Kosten und eine größere Reichweite und Geschwindigkeit. Viele Rechtsteams und Anwaltskanzleien bevorzugen jedoch entweder On-Premises-Funktionen oder haben gesetzliche Anforderungen. Die besten End-to-End eDiscovery-Plattformen ermöglichen es Unternehmen, die Cloud-, On-Premises-, Hybrid- oder On-Demand-Konfiguration zu wählen, die ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht.

Zu den wichtigsten Vorteilen des Einsatzes einer End-to-End eDiscovery-Plattform gehören

End-to-End-Prozessmanagement

Beseitigen Sie Ineffizienzen und unnötige Kosten mit einer integrierten End-to-End-Technologie, die von der Aufbewahrung und Speicherung von Dokumenten über die Erfassung, frühzeitige Bewertung von Fällen, Analyse, Überprüfung und Produktion reicht.

Workflow-Automatisierung

Ersetzen Sie zeitaufwändige, fehleranfällige und kostspielige manuelle Prozesse durch vollständig automatisierte und intelligente Workflows. Auf diese Weise können Rechtsteams große Datenmengen verwalten, während gleichzeitig relevante Informationen schneller auffindbar sind und die Erfassungs- und Überprüfungsprozesse verbessert werden. Die Fachexperten sind nun von der mühsamen Informationsbeschaffung und der ersten Dokumentenprüfung befreit und können sich auf die höherwertigen Analyse- und Verhandlungselemente ihrer Rolle konzentrieren.

Kostensenkung

Durch die Nutzung fortschrittlicher künstlicher Intelligenz und maschinellen Lernens senken eDiscovery-Tools die Überprüfungskosten, indem sie doppelte und nicht relevante Dokumente schnell eliminieren.

Kürzere Zeit bis zum Ergebnis

Optimieren Sie Arbeitsabläufe für einen schnellen Zugriff auf potenziell relevante Daten, damit Prüfungsteams und Ermittler schneller Fakten finden, schnellere Entscheidungen treffen, die Fallstrategie festlegen und die oft strengen Fristen einhalten können - unabhängig davon, ob sie von einem Gericht oder einer Aufsichtsbehörde vorgegeben oder mit dem gegnerischen Anwalt vereinbart wurden.

Schutz und Sicherheit von Daten

Schützen Sie privilegierte und vertrauliche Informationen mit vielschichtigen Schutzmaßnahmen auf Infrastruktur-, Anwendungs- und Netzwerkebene. Die besten End-to-End-Lösungen für eDiscovery bieten plattforminterne Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen und vermeiden Datenverluste durch cloudbasierte Datensicherung und -aufbewahrung. Die Plattform bietet einen ständigen Prüfpfad zum Schutz vor Entwendung und Verlust von Informationen. Darüber hinaus kann die RegEx-Mustererkennung sensible personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen identifizieren und sichern.

Skalierbarkeit der Cloud

Führen Sie durchgängige eDiscovery-Prozesse in der Cloud durch, um Verfügbarkeit und Skalierbarkeit zu gewährleisten und gleichzeitig die Infrastrukturkosten zu senken und die Unterstützung durch eigenes Personal für zeitintensive Aufgaben zu reduzieren.

Was sind die Merkmale von eDiscovery-Lösungen?

Es gibt eine Reihe von Schlüsselkomponenten, die Sie in der besten eDiscovery-Software finden werden.

• Integration in bestehende Systeme
  Die Anbindung einer eDiscovery-Lösung an das bestehende Content-Management-System ermöglicht dem Unternehmen eine nahtlose eDiscovery an der Quelle und minimiert die Risiken, die mit dem Umgang mit sensiblen Daten verbunden sind.
• Integrierte erweiterte Analytik
  Die Suche nach Schlüsselwörtern und die Filterung nach Dokumentattributen wie MIME-Typ, Änderungsdatum, Erstellungsdatum, Eigentümer usw. sind grundlegende Werkzeuge für eDiscovery. Sie müssen leistungsstark, intuitiv und flexibel sein.
• Integrierte Datenvisualisierungen
  Die Beziehungen zwischen Tausenden von E-Mails zu verstehen, ist ohne eine interaktive Kommunikationskarte eine entmutigende Aufgabe. Die besten eDiscovery-Lösungen zeigen nicht nur Absender-/Empfänger-Muster, sondern visualisieren auch andere wichtige Metadaten-Attribute wie die Aktivität im Zeitverlauf.
• Integrierte prädiktive Kodierung und maschinelles Lernen
  Predictive Coding (auch bekannt als technologiegestützte Prüfung oder TAR) bringt KI in die juristische Prüfung ein, indem es große Datensätze durchforstet und potenziell relevante ESI auf der Grundlage früherer Erkenntnisse vorschlägt. Die prädiktive Kodierung wird von Gerichten in aller Welt als legitimes Mittel der Überprüfung akzeptiert und anerkannt.
• Integrierte Redaktions- und Produktionskapazität
  Vertrauliche oder anderweitig sensible/persönliche Daten sind häufig Gegenstand von eDiscovery. Solche Informationen müssen geschwärzt werden, bevor sie in einer dem Industriestandard entsprechenden Form ausgegeben werden.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eDiscovery-Verpflichtungen

eDiscovery überschneidet sich häufig mit komplexen rechtlichen und regulatorischen Vorschriften, die je nach Standort variieren. Unternehmen müssen Richtlinien aus Quellen wie den Federal Rules of Civil Procedure (FRCP), landesspezifischen Anforderungen und internationalen Vorschriften befolgen.

Diese Regeln können strenge Fristen setzen, bestimmte Arten der Datenaufbewahrung vorschreiben und festlegen, wie Informationen weitergegeben werden sollten. Sie zu verstehen ist unerlässlich, um während des eDiscovery-Prozesses konform zu bleiben.

Grenzüberschreitende eDiscovery

Länderübergreifende Geschäfte sind eine weitere komplexe Angelegenheit. Verschiedene Regionen haben ihre eigenen Rechtssysteme, Datenschutzbestimmungen und kulturellen Erwartungen. Eine häufige Herausforderung ist der Konflikt zwischen den US-amerikanischen Offenlegungsvorschriften und den internationalen Datenschutzgesetzen.

Die Allgemeine Datenschutzverordnung der Europäischen Union (GDPR ) sieht beispielsweise strenge Beschränkungen für die Übermittlung und Verarbeitung personenbezogener Daten vor, die mit den weitreichenden Aufdeckungsverpflichtungen in den USA in Konflikt geraten können. Unternehmen brauchen intelligente Strategien, um beide Regeln zu befolgen, ohne eine von ihnen zu verletzen.

Branchenspezifische Überlegungen

Jede Branche steht vor ihren eigenen eDiscovery-Hürden. So müssen beispielsweise Gesundheitsdienstleister Patientendaten gemäß dem Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 (HIPAA") schützen, während Finanzinstitute strenge Bankvorschriften einhalten müssen. Die Kenntnis der spezifischen Regeln, die für Ihre Branche gelten, hilft dabei, eDiscovery-Praktiken zu entwickeln, die sowohl den Vorschriften entsprechen als auch effektiv sind.

eDiscovery: Eine wachsende Zahl von Anwendungsfällen für Unternehmen

Die Software und die Prozesse, die mit eDiscovery zu tun haben, werden zunehmend übertragbar, da in vielen Bereichen der Wirtschaft eine bessere Datenverwaltung und -kontrolle erforderlich ist. So weisen interne Untersuchungen viele Merkmale von Rechtsstreitigkeiten auf, wenn es um die Sammlung und Überprüfung von ESI geht. Vereinfacht ausgedrückt ist eDiscovery das Zusammentragen und die gemeinsame Nutzung von ESI während eines Zivilprozesses. Ermittlungen können als Überprüfung und Analyse von ESI angesehen werden, um Fakten in Bezug auf eine Angelegenheit zu ermitteln, die möglicherweise nie zu einem Rechtsstreit führen oder in keinem Zusammenhang mit dem Rechtsstreit stehen.

Ermittlungen sind ein schnell wachsender Bereich für fast jedes Unternehmen und betreffen fast alle Geschäftszweige. In einem modernen Unternehmen gibt es drei Hauptuntersuchungsstränge:

Interne Untersuchungen

Dies ist eine breite Kategorie von Ermittlungen, die unter anderem Cybersicherheit, Diebstahl geistigen Eigentums, Betrug, Insider-Bedrohungen sowie Personal- und Mitarbeiterangelegenheiten umfasst.

Regulierung und Einhaltung von Vorschriften

Organisationen müssen auf die ständig wachsenden und sich weiterentwickelnden staatlichen, quasi-staatlichen und industriellen Vorschriften reagieren. Darüber hinaus sind Datenschutz und Datensicherheit wachsende Bereiche mit Gesetzen wie GDPR und CCPA, die sich speziell auf Anfragen zu den Rechten der Betroffenen (SRRs), einschließlich DSARs, beziehen, sowie die Notwendigkeit, effektiv auf Anfragen zur Informationsfreiheit (FOI) zu reagieren, die beide Arbeitsabläufe erfordern, die denen der eDiscovery-Prüfung sehr ähnlich sind.

Due Diligence

Die Untersuchungen in dieser Kategorie können von der Vorbereitung von Fusionen und Übernahmen über die Überprüfung der Führungsebene bis hin zum Vertragsmanagement mit Dritten reichen.

Moderne ESI-Untersuchungen sind von entscheidender Bedeutung und sehr anspruchsvoll. Dennoch wird es für die Untersuchungsteams aufgrund der immer kürzer werdenden Fristen und der zunehmenden Verbreitung von ESI-Daten immer schwieriger, die wichtigsten Fakten herauszufinden, die die wahre Geschichte offenbaren werden. Die neueste Generation von eDiscovery-Lösungen lässt sich leicht an die Anforderungen selbst der anspruchsvollsten Untersuchungen anpassen.

Wie hat sich KI im Bereich eDiscovery entwickelt?

In den letzten zehn Jahren hat die KI in der eDiscovery einen langen Weg zurückgelegt. Die ersten Tools basierten auf der Suche nach Schlüsselwörtern und einfacher Dateiverarbeitung. Dann kam die technologiegestützte Überprüfung (TAR 1.0), auch bekannt als Predictive Coding, mit der Rechtsteams Algorithmen auf Beispieldokumenten trainieren können, um relevante Informationen in viel größeren Datensätzen zu erkennen und die Zeit für die manuelle Überprüfung zu verkürzen.

TAR 2.0 ging mit dem kontinuierlichen aktiven Lernen (CAL) einen Schritt weiter. Das System muss nicht im Vorfeld geschult werden, sondern lernt mit der Arbeit der Prüfer und wird im Laufe des Prüfprozesses immer intelligenter.

In jüngster Zeit hat die Retrieval-Augmented Generation (RAG) die Art und Weise verändert, wie KI die juristische Arbeit unterstützt. RAG ermöglicht es KI-Systemen, bestimmte Dokumente aus einem bestimmten Satz zu ziehen und diesen Kontext zu nutzen, um genauere und relevantere Antworten zu generieren.

Die jüngste Innovationswelle nutzt Large Language Models (LLMs) und generative KI. Diese Tools sind in der Lage, rechtliche Konzepte zu verstehen, wichtige Details aus komplexen Akten zu extrahieren, verborgene Zusammenhänge zu finden und sogar erste Fallanalysen zu erstellen - und damit die Art und Weise zu verändern, wie Rechtsteams mit der Überprüfung, Analyse und Vorbereitung umgehen.

Die Zukunft der eDiscovery

Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens

Künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und große Sprachmodelle (LLMs) verändern eDiscovery. Diese Technologien tragen zur Automatisierung von Routineaufgaben und zur Verbesserung der Genauigkeit bei - und sie werden immer besser. Was liegt vor uns?

• Intelligentere prädiktive Kodierung, die Kontext und Nuancen versteht
• Mehr Verarbeitung natürlicher Sprache, damit die Benutzer mit den Systemen in ihrer Alltagssprache interagieren können
• Erweiterte Analysen zur schnellen Erkennung von Mustern und Kennzeichnung kritischer, privilegierter oder zu beantwortender Dokumente
• LLMs übernehmen Aufgaben wie die Erstüberprüfung und Zusammenfassung von Dokumenten und sparen so Zeit und Kosten

Die Umstellung auf Cloud-basierte eDiscovery

Cloud-basierte Plattformen werden wahrscheinlich zur Norm für eDiscovery werden und Unternehmen mehr Flexibilität und Skalierbarkeit bieten. Sie bieten:

• Niedrigere Infrastruktur- und Wartungskosten
• Einfacher Zugang für entfernte Teams
• Bessere Notfallwiederherstellung und Geschäftskontinuität
• Höhere Sicherheit und häufige Updates

Integration mit Information Governance

eDiscovery wird stärker mit Information-Governance-Tools verknüpft werden, was die proaktive Verwaltung von Daten erleichtert. Dazu könnten gehören:

• Automatisches Klassifizieren von Dokumenten bei ihrer Erstellung
• Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften in Echtzeit
• Reibungslosere Prozesse für die Aufbewahrung und Löschung von Daten

Bewährte Praktiken für die Implementierung von eDiscovery-Lösungen

Aufbau eines funktionsübergreifenden eDiscovery-Teams

Effektives eDiscovery hängt von einer engen Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung, IT und Geschäftsbereichen ab. Durch die Festlegung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten wird sichergestellt, dass jeder seine Rolle versteht. Diese Teamarbeit trägt dazu bei, die technischen Fähigkeiten mit den rechtlichen Anforderungen und den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.

Standardisierte Prozesse schaffen

Organisationen sollten klare, dokumentierte Verfahren für die Verwaltung elektronischer Daten entwickeln - von der ersten Aufbewahrung bis zur endgültigen Produktion. Diese Arbeitsabläufe sollten Qualitätskontrollen und eine Dokumentation der Überwachungskette umfassen, um die Integrität der Beweismittel zu schützen.

Fortlaufende Schulung und Ausbildung

Da sich sowohl die Technik als auch die rechtlichen Vorschriften ständig ändern, ist eine regelmäßige Fortbildung unerlässlich. Die Teammitglieder müssen sich über die Verwendung von eDiscovery-Tools auf dem Laufenden halten und die rechtlichen Verpflichtungen im Umgang mit digitalen Beweismitteln erfüllen.

Verfolgung und Verbesserung der Leistung

Um die Effizienz und Effektivität von eDiscovery zu gewährleisten, sollten Unternehmen wichtige Kennzahlen verfolgen, z. B. die Dauer der Datenverarbeitung, die Geschwindigkeit der Überprüfung, die Genauigkeit der Produktion und die Gesamtkosten pro Fall. Die regelmäßige Überprüfung dieser Kennzahlen hilft dabei, verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln und den Stakeholdern einen Mehrwert zu bieten.

Risikomanagement und Versicherungsschutz

Es ist wichtig, dass Sie wissen, wie Ihre Versicherung eDiscovery-bezogene Risiken abdeckt. Dazu gehört auch, dass Sie prüfen, ob Ihre Cyber-Versicherung für Verstöße gilt, die eine Offenlegung erforderlich machen, und dass Sie sich nach Policen umsehen, die speziell für den Ausgleich der Kosten umfangreicher eDiscovery-Maßnahmen entwickelt wurden.

Häufig gestellte Fragen zu eDiscovery

Wie hoch sind die Kosten für eDiscovery in der Regel?

Die eDiscovery-Kosten variieren je nach Datenvolumen, Komplexität des Falles und den verwendeten Tools stark. Zu den Ausgaben gehören direkte Kosten wie Softwarelizenzen, Speicher- und Verarbeitungsgebühren und indirekte Kosten wie Personalzeit, Schulung und Infrastruktur.

Viele Unternehmen stellen fest, dass die Investition in robuste eDiscovery-Lösungen im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosteneinsparungen durch verbesserte Effizienz und geringere Gebühren für externe Anwälte führen kann. Effiziente Tools verringern die manuelle Arbeit, beschleunigen die Prozesse und senken die Kosten für externe Anwälte. Die Wahl von benutzerfreundlichen Plattformen, die keine umfassende Zertifizierung erfordern und von Experten unterstützt werden, kann ebenfalls dazu beitragen, die Kosten niedrig zu halten.

Was sind die Folgen unzureichender eDiscovery-Praktiken?

Schlechte eDiscovery-Praktiken können ernsthafte Risiken mit sich bringen:

• Gerichtliche Sanktionen oder Geldstrafen
• Anweisungen an die Geschworenen, die davon ausgehen, dass fehlende Daten schädlich gewesen wären
• Reputationsschaden
• Höhere Kosten für Rechtsstreitigkeiten
• In schweren Fällen drohen strafrechtliche Sanktionen

Wie können sich Unternehmen auf eDiscovery vorbereiten, bevor es zu einem Rechtsstreit kommt?

Proaktiv zu sein ist der Schlüssel. Die Vorbereitung sollte Folgendes umfassen:

• Schaffung einer soliden Information-Governance-Politik
• Einrichtung und Erprobung von Legal Hold-Verfahren
• Schulung des Personals in Bezug auf die Verwaltung und den Schutz von Daten
• Aufbau von Beziehungen zu zuverlässigen eDiscovery-Anbietern
• Regelmäßige Aktualisierung der Instrumente und Verfahren, um mit den sich ändernden rechtlichen und technischen Standards Schritt zu halten

Warum brauchen Sie eine eDiscovery-Lösung?

Kurz gesagt: eDiscovery-Kompetenz ist heute eine Notwendigkeit in der modernen Zivilprozesspraxis. Es ist praktisch unmöglich, dies manuell zu erreichen, vor allem wenn Kosten und Zeit eine Rolle spielen. Die einzige Möglichkeit, beruflichen und rechtlichen Verpflichtungen in einer zunehmend digitalisierten Welt effektiv nachzukommen, ist eine fortschrittliche, KI-gesteuerte End-to-End eDiscovery-Plattform.

Es geht nicht nur darum, dass es effizienter und kostengünstiger ist, die Technologie zu nutzen. In zivilrechtlichen Streitfällen können Gerichte Geldstrafen und/oder Sanktionen verhängen, wenn ein Unternehmen und seine Anwälte ihre Daten nicht effektiv verwalten und vorlegen können.

Die Rolle von OpenText bei eDiscovery-Lösungen

Die intelligente, juristische Plattform von OpenText ist eine flexible, KI-gestützte Lösung, die jede Phase des eDiscovery-Prozesses unterstützt. Es kombiniert fortschrittliche Technologie mit fachkundigen Dienstleistungen, um Rechtsteams dabei zu helfen, effizienter zu arbeiten, Risiken zu verwalten und rechtliche und behördliche Verpflichtungen zuverlässig zu erfüllen.

Unabhängig davon, ob die Plattform vor Ort, in der Cloud oder in einem hybriden Modell eingesetzt wird, kann sie jede Art von Daten mit jeder Geschwindigkeit und von jedem Ort aus verarbeiten und bietet zuverlässige End-to-End-Unterstützung für den gesamten eDiscovery-Lebenszyklus.

Mit OpenText können Rechtsteams:

• Elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) zu sammeln, aufzubewahren und zu verarbeiten, bei Bedarf auch mit forensischen Methoden.
• Schnelles Aufdecken von Schlüsselfakten zur Unterstützung von Rechtsstreitigkeiten und Untersuchungen.
• Automatisieren Sie Arbeitsabläufe, um Risiken zu verringern und die Genauigkeit zu verbessern.
• Beschleunigen Sie die Dokumentenprüfung mit fortschrittlichen Analysen, mehreren TAR-Workflow-Optionen und generativer KI.
• Verschaffen Sie sich volle Transparenz und Kontrolle durch integrierte, skalierbare eDiscovery-Funktionen.

Identifizierung, Erfassung und frühzeitige Bewertung von Fällen (ECA)

Auf der linken Seite des EDRM kümmert sich OpenText eDiscovery um kritische Aufgaben in der Frühphase wie Unternehmenssuche, Datensammlung und -verarbeitung.

Mit den leistungsstarken Suchwerkzeugen können Teams schnell relevante Informationen aus verschiedenen Systemen finden und sammeln. Dank einer verteilten Architektur kann die Plattform Daten aus mehreren Quellen - E-Mail-Server, Netzlaufwerke, Cloud-Speicher und lokale Geräte - gleichzeitig erfassen und dabei eine detaillierte Nachweiskette führen.

Außerdem kann es Hunderte von Dateitypen verarbeiten, einschließlich komplexer Dateien wie PSTs und ZIP-Dateien, ohne die Originaldaten zu verändern.

Fortschrittliche Filter- und Analysetools ermöglichen es Rechtsteams, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und irrelevante oder privilegierte Inhalte auszuschließen. Diese frühzeitige Fallbewertung hilft den Teams, von Anfang an zu verstehen, womit sie es zu tun haben, was zu intelligenteren Strategien und einer genaueren Budgetierung führt.

Erweiterte Analyse und Überprüfung

OpenText eDiscovery vereinfacht und stärkt auch die Dokumentenprüfung und -analyse durch fortschrittliche Analysen, maschinelles Lernen und OpenText eDiscovery Aviator GenAI-Funktionen.

Rechtsteams können aus mehreren technologiegestützten Überprüfungs-Workflows (TAR) wählen, um Dokumente nach ihrer Relevanz zu priorisieren und so die Überprüfung zu beschleunigen, die Genauigkeit zu verbessern und die Kosten zu senken.

Visuelle Analysen helfen den Prüfern, Muster und Beziehungen in großen Datensätzen schnell zu erkennen, während integrierte Qualitätskontrollwerkzeuge die Konsistenz zwischen den Prüfteams sicherstellen.

Die Plattform unterstützt auch die Überprüfung von Audio- und Videodateien, so dass Benutzer Multimediadateien und Transkripte suchen, anzeigen, analysieren und redigieren können, ohne die Plattformoberfläche zu verlassen.

Wenn es an der Zeit ist, Dokumente zu produzieren, macht OpenText es einfach, prozessfähige Dokumente in verschiedenen Formaten zu erstellen. Die Plattform unterstützt die anpassbare Bates-Nummerierung, die Kennzeichnung der Vertraulichkeit, die Automatisierung von Privilegienprotokollen und die Erstellung von Ladedateien für alle wichtigen Überprüfungstools und gewährleistet so die Einhaltung der vom Gericht vorgeschriebenen Standards.

Entdecken Sie OpenText eDiscovery und juristische Lösungen