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Was ist Content Management?

Illustration von IT-Elementen mit Schwerpunkt auf einem Fragezeichen

Übersicht

Unter Content Management versteht man das Zusammenstellen, Organisieren, Bereitstellen, Abrufen und Verwalten von Website- oder Unternehmensinhalten. Ohne Content-Management-Prozesse würde der Lebenszyklus digitaler Inhalte (Erstellung, Verteilung, Speicherung, Ausmusterung) aus dem Ruder laufen - die Inhalte wären unstrukturiert, unzugänglich und unorganisiert.

Unternehmen erzeugen täglich eine enorme Menge an Daten. Nur wenige Unternehmen sind heute darauf vorbereitet, das exponentielle Wachstum von Umfang, Geschwindigkeit und Vielfalt ihrer Unternehmensdaten zu bewältigen. Noch weniger sind in der Lage, diese Daten zu verwalten und zu verbuchen und die daraus resultierenden Aufzeichnungen für das gesamte Unternehmen zugänglich zu machen. Während die Informationsverwaltung in Behörden eine gängige Praxis ist, waren Unternehmen des privaten Sektors bisher nicht gezwungen, in ECM-Systeme (Enterprise Content Management) zu investieren. Mit dem Aufkommen von generativer KI, der Nachfrage nach personalisierten Benutzererlebnissen und anderen Faktoren wird Enterprise Content Management zu einer Anforderung und nicht nur zu einem "Nice to have".

In diesem Überblick über Content Management lernen Sie alle Aspekte des Content Managements kennen und erfahren, welche Rolle es bei der Strukturierung von Web- und Unternehmensinhalten sowie Geschäftsdaten spielt.

Content Management

Die Bedeutung von Content Management

Mit Content Management können Sie die Erstellung, Veröffentlichung und Verteilung digitaler Informationen steuern. Mit anderen Worten: Es hilft Ihnen, Ihre Gedanken und Ideen so zu organisieren, dass andere Ihre Inhalte finden und konsumieren können.

Ohne Content Management wäre das Internet ein einziger Wust von Informationen ohne Sinn und Verstand. Wie die meisten Unternehmen speichern auch Sie Daten in einer Reihe von Systemen und Informationsspeichern - ein Ansatz, der in den letzten zwei Jahrzehnten durch die rasanten Fortschritte in der Informationstechnologie zur Norm geworden ist.

Da das Datenvolumen immer weiter ansteigt, sind Sie leider mit erheblichen Geschäftsrisiken und Effizienzverlusten konfrontiert, da Sie einfach nicht alle Informationen, die in isolierten Repositories enthalten sind, kontrollieren können. Sie verschwenden Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Dokument, das nicht ordnungsgemäß verwaltet wurde, und sind sich möglicherweise gar nicht bewusst, welche anderen Informationen Sie tatsächlich haben. Mit einer Content-Management-Lösung können Sie all diese Informationen in einem geordneten System zusammenfassen, das leicht zugänglich und übersichtlich ist.

Die Verwaltung von Inhalten erfolgt in der Regel nach einem achtstufigen Verfahren:

  1. Planen: Entscheiden Sie, welche Art von Inhalten Sie erstellen wollen und wo Sie sie veröffentlichen wollen.
  2. Erstellen: Entwickeln Sie Ideen und setzen Sie diese Ideen in Inhalte um, z. B. in Videos und Blogbeiträge.
  3. Speichern: Sobald Sie Ihre Inhalte haben, müssen Sie sie speichern, damit andere darauf zugreifen können. Unternehmen speichern Inhalte in der Regel auf einer Website, in einem Repository oder in einem Blog.
  4. Erstellen Sie einen Arbeitsablauf: Erstellen Sie Inhalte, die mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen und eine einheitliche Qualität gewährleisten.
  5. Bearbeiten: Die Bearbeitung ist eine der wichtigsten Phasen bei der Erstellung von Inhalten, die sowohl für Menschen als auch für Suchmaschinen-Crawler sichtbar sein sollen.
  6. Veröffentlichen: Bereitstellung von Inhalten für Benutzer, einschließlich Website-Besucher oder Mitarbeiter, die das Intranet eines Unternehmens nutzen.
  7. Regieren und kontrollieren: Minderung von Risiken und Schutz von Informationen, um die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit über den gesamten Lebenszyklus von Inhalten zu gewährleisten.
  8. Archivieren oder löschen: Entfernen oder archivieren Sie Inhalte, wenn sie nicht mehr relevant sind.

Was sind die Vorteile von Content Management?

Zu den Vorteilen der Inhaltsverwaltung für Unternehmen gehören:

  • Gesteigerte Effizienz: Content Management hilft Unternehmen bei der Automatisierung und Organisation von Prozessen zur Veröffentlichung und Bearbeitung von Inhalten. Dies führt zu mehr Effizienz und Produktivität.
  • Verbesserter Kundenservice: Mit Content Management können Unternehmen Selbstbedienungsportale einrichten, in denen Kunden Antworten auf ihre Fragen finden, ohne den Kundendienst zu kontaktieren.
  • Geringere Betriebskosten: Die Automatisierung von Aufgaben mit Hilfe von Content-Management-Strategien kann Unternehmen helfen, Lohnkosten zu sparen.
  • Verbesserte Online-Sichtbarkeit: Die Straffung des Inhaltsverwaltungsprozesses erleichtert die Verbesserung der Platzierung in den Suchmaschinen, so dass die Websites potenzielle Kunden eher erreichen. 

Zu den Vorteilen der Inhaltsverwaltung für Einzelpersonen gehören:

  • Bequeme Informationen: Mit Content Management können Einzelpersonen die Informationen finden, die sie benötigen, ohne sich durch einen Wust von unorganisierten Daten zu wühlen.
  • Größere Kontrolle über die Inhalte: Einzelpersonen können mit Hilfe der Inhaltsverwaltung bestimmen, wer Zugriff auf ihre Inhalte hat und wie sie verwendet werden.
  • Einfache Weitergabe: Die Verwaltung von Inhalten macht es für Einzelpersonen einfach, ihre Inhalte über soziale Medien, E-Mail und andere Kanäle zu verbreiten.

Was sind Content-Management-Strategien?

Da die Verwaltung von Online- und Unternehmensinhalten ein umfassender Prozess ist, müssen Unternehmen über Strategien zur Kontrolle ihrer digitalen Inhalte verfügen. Die Befolgung dieser Strategien ist für den Erfolg eines jeden Inhaltsverwaltungssystems von entscheidender Bedeutung:

  • Legen Sie Ihre Prioritäten fest: Es ist wichtig zu verstehen, was für Ihr Unternehmen wichtig ist, und dann Ihre Content-Management-Strategie auf diese Prioritäten abzustimmen. Möchten Sie die Nutzer schulen oder sie auf ein Produkt oder eine Dienstleistung Ihres Unternehmens hinweisen?
  • Definieren Sie Ihr Zielpublikum: Die Identifizierung einer relevanten Zielgruppe für Ihre Inhalte ist entscheidend für die korrekte Bereitstellung und das Engagement. Sie können Ihre Zielgruppe durch Marktforschung, Keyword-Recherche und Stimmungsanalysen auf Social-Media-Plattformen definieren.
  • Bestimmen Sie Ihre Inhaltskanäle: Es ist von entscheidender Bedeutung zu bestimmen, welche Inhaltskanäle für Ihr Publikum wichtig sind. Ob per E-Mail oder über soziale Medien, die Suche nach relevanten Inhaltskanälen hilft, den richtigen Rahmen für das Inhaltsmanagement zu schaffen.
  • Erstellen Sie einen Prozess zur Erstellung von Inhalten: Dieser sollte alle Phasen der Inhaltserstellung umfassen, von der Ideenfindung bis zur Veröffentlichung.
  • Setzen Sie die richtige Technologie ein: Eine Website-Entwicklungsplattform, Analysetools und andere Asset-Management-Tools sind erforderlich, um die Erstellung, Organisation und Verbreitung von Website-Inhalten sowie die Leistungsanalyse zu unterstützen.

Was sind Content-Management-Frameworks?

Ein Content Management Framework ist eine Plattform, die die Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung digitaler Inhalte unterstützt. Sie umfasst die Prozesse, Richtlinien, Mitarbeiter und Technologien, die für die Verwaltung digitaler Inhalte während ihres gesamten Lebenszyklus erforderlich sind.

Es gibt fünf Haupttypen von Rahmenwerken für die Verwaltung digitaler Inhalte:

  1. Enterprise Content Management-Systeme (ECM): Ein ECM ist eine Plattform, die Inhalte auf Unternehmensebene speichert, verwaltet und bereitstellt. Dazu gehören Dokumente, Bilder, Videos und andere Formen von Inhalten, die für ein Unternehmen wichtig sind. Eine ECM-Plattform sollte sich nahtlos in wichtige Unternehmensanwendungen und -systeme integrieren lassen (z. B. Lösungen für Enterprise Resource Planning, Customer Relationship Management, Human Capital Management und Supply Chain Management), um Geschäftsprozesse zu beschleunigen und die von ihnen generierten Daten zu nutzen. ECM umfasst Cloud-Content-Management, das schnell implementiert werden kann, damit Unternehmen digitale Inhalte in der Cloud speichern, verwalten und gemeinsam nutzen können.
  2. Digital Asset Management Systeme (DAM): Ein DAM ist eine Art CMS, das zum Speichern und Verwalten von digitalen Assets wie Bildern, Videos und Audiodateien verwendet wird. Es hilft Organisationen, den Überblick über ihre digitalen Inhalte zu behalten und sicherzustellen, dass diese organisiert und zugänglich sind.
  3. Verwaltung sozialer Medieninhalte: Dieser Rahmen umfasst die Planung und Veröffentlichung von Inhalten auf Social-Media-Plattformen wie Facebook und X (früher Twitter). Das Ziel von Social Media Content Management ist es, eine solide Social Media Marketing Strategie mit klaren Zielen zu entwickeln.
  4. Mobile Content Management (MCM): Eine MCM-Plattform macht Informationen auf Smartphones, Tablets und anderen intelligenten Geräten verfügbar.
  5. Web Content Management Systems (CMS): Ein Web-CMS ist eine Plattform, mit der Sie Websites erstellen und verwalten können. Es ermöglicht die Speicherung von Website-Dateien, die Verfolgung von Änderungen an diesen Dateien und die Veröffentlichung von Änderungen auf einer Live-Website.

Strukturierter vs. unstrukturierter Inhalt

Der Inhalt kann entweder strukturiert oder unstrukturiert sein. Strukturierte Inhalte sind stark formatiert, und Computer können sie leicht lesen. Dazu gehören Datenbanken, Tabellenkalkulationen und XML-Dateien, die in einer relationalen Datenbank gespeichert sind. Unstrukturierte Inhalte sind nicht in einer bestimmten, vordefinierten Weise formatiert und für Computer schwieriger zu lesen. Dazu gehören Textdokumente, Bilder und Videos, die in Data Lakes gespeichert sind.

Die meisten Content-Management-Tools arbeiten sowohl mit strukturierten als auch mit unstrukturierten Inhalten. Einige Systeme sind jedoch besser für die Verarbeitung der einen Art von Inhalten geeignet als für die andere. Ein DAM-System ist zum Beispiel besser für die Bearbeitung unstrukturierter Inhalte wie Bilder und Videos geeignet. Andererseits ist ein CMS besser für die Verwaltung strukturierter Inhalte geeignet.

Alle Organisationen haben unterschiedliche Bedürfnisse und Prioritäten, so dass die Wahl der richtigen Struktur eine Frage der Präferenz ist.

Beispiele für Content Management

Unternehmen nutzen Content-Management-Strategien für eine Vielzahl von Zwecken. So kann ein Unternehmen beispielsweise Content Management einsetzen, um:

  • Interne Weitergabe von Informationen: Unternehmen nutzen Content-Management-Strategien, um Informationen wie Dokumente, Bilder und Videos intern über ein Firmenintranet weiterzugeben.
  • Veröffentlichen Sie eine Website: Mit der Inhaltsverwaltung können Sie Webseitendateien speichern, Änderungen an diesen Dateien verfolgen und die Änderungen auf einer Live-Website veröffentlichen.
  • Erstellen eines Online-Shops: Ein Unternehmen kann Content Management nutzen, um einen Online-Shop zu erstellen, in dem es Produktinformationen wie Beschreibungen, Preise und Verfügbarkeit verwalten kann.
  • Entwickeln Sie eine mobile App: Unternehmen können mit Hilfe von Content Management eine mobile App entwickeln, indem sie App-Inhalte wie Texte, Bilder und Videos verwalten.
  • Synchronisieren Sie digitale Zwillinge mit technischen Inhalten: Unternehmen können digitale Zwillinge verwenden, um virtuelle Repräsentationen physischer Anlagen in Echtzeit zu erstellen, unterstützt durch robuste technische Dokumentenmanagementprozesse.

Was ist AI Content Management?

KI-Content-Management nutzt generative KI und große Sprachmodelle (LLMs), um die Erstellung, Organisation und Verteilung von digitalen Inhalten zu automatisieren, zu optimieren und zu verbessern. Es nutzt Algorithmen des maschinellen Lernens, die Verarbeitung natürlicher Sprache und andere Techniken, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Qualität von Inhalten zu verbessern und effizientere und personalisierte Benutzererfahrungen auf allen Plattformen zu bieten.

Hier sind nur einige der Möglichkeiten, wie KI-Content-Management Ihrem Unternehmen zugute kommen kann:

Content-Organisation
  • Automatische Markierung, Kategorisierung und Indizierung von Inhalten
  • Verbessert die Auffindbarkeit in Content-Management-Systemen (CMS)
  • Identifiziert Beziehungen zwischen Inhalten für bessere Einblicke
Analysen und Einblicke
  • Identifizierung von Trendthemen und Stimmungsanalyse
  • Bietet umsetzbare Erkenntnisse zur Unterstützung von Geschäftsentscheidungen
  • Fasst Dokumente zusammen oder übersetzt sie
Workflow-Automatisierung
  • Integrierbar mit anderen Tools wie CRM, ERP oder HCM
  • Erstellt einen Arbeitsablauf oder handelt im Namen eines Benutzers
  • Initiiert eine Reaktion, z. B. eine Maßnahmenmeldung als Teil eines Geschäftsprozesses
Sicherheit und Compliance
  • Identifiziert sensible Informationen im Inhalt
  • Gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften wie GDPR
  • Automatische Verwaltung von Zugriffsrechten und Versionskontrolle
  • Zeigt proaktiv potenzielle Risiken an
Erstellung von Inhalten
  • Erzeugt Inhalte oder Dokumente auf der Grundlage einer Anfrage
  • Unterstützung beim Verfassen von Inhalten wie E-Mails, Vorschlägen und Beiträgen für soziale Medien
  • Überprüft Texte und schlägt Korrekturen vor, um Probleme wie Lesbarkeit oder Plagiate zu verbessern
Kuratierung von Inhalten
  • Aggregiert relevante Inhalte aus verschiedenen Quellen
  • Filterung und Einstufung von Inhalten auf der Grundlage von Qualität und Relevanz
  • Erstellt personalisierte Content-Feeds für Benutzer

Erfahren Sie mehr über OpenText Content Management Lösungen

Die Verwaltung von Inhalten ist von entscheidender Bedeutung für die Bereitstellung von Informationen für die richtigen Nutzer zur richtigen Zeit. Der Einsatz eines Enterprise Content Management Systems ist ideal, um diesen Prozess zu beschleunigen.

Das Governance-basierte Content Management System von OpenText unterstützt Unternehmen bei der nahtlosen Bereitstellung von Content. Wir bieten auch SaaS-basierte Cloud-Content-Management-Produkte an, die sich durch hervorragende Kompatibilität, Flexibilität und Funktionen zur Richtlinienautomatisierung auszeichnen. Mit diesen Optionen bietet OpenText das perfekte Enterprise Content Management Tool für Ihre wachsenden Anforderungen.

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