Was ist Information Governance?
Übersicht
Integrierte und konsequente Lösungen zur Informationssteuerung ermöglichen es Unternehmen, Informationen sicher und souverän als Wettbewerbsvorteil zu nutzen. Durch die Anwendung von Richtlinien, Automatisierung und bewährten Verfahren hinsichtlich der Erstellung, Speicherung, des Zugriffs und der Nutzung von Informationen schafft die Informationssteuerung die Grundlage für qualitativ hochwertige, zuverlässige und vertrauenswürdige Daten. Mit gut verwalteten Inhalten als Kernelement sind Unternehmen in der Lage, Informationen zur Steigerung ihrer Geschäftsergebnisse zu nutzen – um neue Produktivitätsniveaus zu erreichen, inhaltsreiche Prozesse zu skalieren sowie die Leistung und Zuverlässigkeit der KI zu verbessern.
Information Governance
Grundlagen der Informationssteuerung
Informations-Governance ist das strategische Rahmenwerk aus Richtlinien, Prozessen und Technologien, das sicherstellt, dass Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus sicher, korrekt und konform sind. Lösungen für das Informationsmanagement ermöglichen es Unternehmen, Richtlinien zu automatisieren, sensible Daten zu schützen und vertrauenswürdige KI sowie die digitale Transformation zu unterstützen. Da sich die Wissensarbeit durch künstliche Intelligenz und intelligentes Content-Management ständig weiterentwickelt, ist es für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Nachvollziehbarkeit, Integrität, Aufbewahrung und den Schutz von Informationen unternehmensweit sicherzustellen.
Warum ist Software für das Informationsmanagement wichtig?
Lösungen zur Informationssteuerung stellen sicher, dass die richtigen Informationen vertrauenswürdig und geschützt sind und den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen, indem sie festlegen, wie Organisationen Informationen verwalten und nutzen. Und ohne eine solide Informationssteuerung werden Informationen eher zu einer Belastung als zu einem Gewinn.
Lösungen für das Informationsmanagement helfen Unternehmen dabei, Risiken zu kontrollieren, Compliance-Anforderungen einzuhalten und den vollen Wert ihrer Informationen auszuschöpfen, indem sie folgende Werkzeuge bereitstellen:
- Schutz vor Sicherheits- und Datenschutzrisiken: Sensible Daten – wie beispielsweise personenbezogene, finanzielle und geschützte Informationen – müssen vor unbefugtem Zugriff und Datenschutzverletzungen geschützt werden. Software zur Informationsverwaltung sorgt durch Zugriffskontrollen, Klassifizierung und Überwachung für den Schutz kritischer Ressourcen.
- Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Lösungen zur Informationsverwaltung helfen Unternehmen dabei, gesetzliche und behördliche Anforderungen zu erfüllen, indem sie Aufbewahrungsrichtlinien, Datenschutzkontrollen und nachweisbare Entsorgungsrichtlinien durchsetzen.
- Informationschaos reduzieren: Unverwaltete Inhalte führen zu Informationsdopplungen, veralteten Versionen und uneinheitlichen Richtlinien. Im Rahmen der Unternehmensführung werden Strukturen und Automatisierungsprozesse festgelegt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Zugang zu korrekten, relevanten und aktuellen Informationen haben.
- Verbesserung der Datenintegrität zur Unterstützung der Entscheidungsfindung: Zuverlässige, qualitativ hochwertige Informationen ermöglichen fundiertere Analysen, Berichte und datengestützte Entscheidungen.
- Eine sichere und verantwortungsvolle Einführung von KI ermöglichen: KI-Tools benötigen genaue, relevante und gut verwaltete Daten – andernfalls leiden die Ergebnisse darunter. Software zur Informationssteuerung stellt sicher, dass GenAI autorisierte, aktuelle und relevante Informationen verwendet, während sensible Daten geschützt und Verzerrungen reduziert werden.
- Steigerung der betrieblichen Produktivität: Eine richtliniengesteuerte Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben, hilft den Mitarbeitern, Informationen schneller zu finden, und beseitigt das Risiko, veraltete oder unvollständige Daten zu verwenden.
- Kosten senken: Unternehmen können ihre Speicher- und Verwaltungskosten senken, indem sie redundante oder veraltete Daten beseitigen und Prozesse optimieren.
- Wichtige Informationen sichern: Eine ordnungsgemäße Unternehmensführung gewährleistet, dass wichtige historische und betriebliche Daten langfristig aufbewahrt werden und jederzeit zugänglich sind.
- Optimieren Sie die Aufbewahrungspflichten, das Inkasso und die eDiscovery: Rechtliche Aufbewahrungspflichten und Datenerhebungen müssen zügig und effizient durchgeführt werden, um Inhalte für das eDiscovery-Verfahren und die Datenbereitstellung zu sichten.
Was sind häufige Herausforderungen im Bereich der Informationssteuerung?
Unternehmen sehen sich mit zunehmender Komplexität konfrontiert, da das Informationsvolumen wächst und künstliche Intelligenz die Datennutzung beschleunigt. Ohne die richtige Software für das Informationsmanagement werden die Unternehmen Schwierigkeiten haben, folgende Herausforderungen zu bewältigen:
- Inhaltszersplitterung: Cloud-Anwendungen und unterschiedliche Unternehmenssysteme führen zu verstreuten und fragmentierten Inhalten, was die Übersicht erschwert.
- Zunehmende Anforderungen an den Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Unternehmen müssen personenbezogene und sensible Daten schützen und gleichzeitig die sich ständig weiterentwickelnden globalen Vorschriften einhalten.
- Sicherheitsrisiken und übermäßige Offenlegung: Ohne leistungsfähige Lösungen zur Informationssteuerung kann es vorkommen, dass auf sensible Daten unberechtigt zugegriffen oder diese unzulässig weitergegeben werden.
- Shadow AI: Mitarbeiter könnten sensible Inhalte in nicht genehmigte KI-Tools eingeben, die nicht unter die Richtlinien zur Datenaufbewahrung oder zum Datenschutz fallen.
- Probleme hinsichtlich der Informationsqualität: Veraltete oder redundante Inhalte beeinträchtigen die Produktivität und untergraben das Vertrauen in Analyseergebnisse und KI-Ergebnisse.
- Neue Anforderungen an die KI-Governance: KI-Systeme müssen auf der Grundlage gut strukturierter, sicherer und kontrollierter Daten optimale Leistungen erbringen, um Fehler oder Missbrauch zu verhindern.
- Manuelle Prozesse in großem Maßstab: Wenn der Datenfluss zwischen Systemen und Teams nicht reibungslos verläuft, können digitale Reibungsverluste und widersprüchliche Daten das operative Wachstum verlangsamen.
- KI-generierte Inhalte als Unterlagen: Chat-Protokolle, Besprechungsmitschriften und Ausgaben von Mitarbeitern gehören zu einer schnell wachsenden neuen Kategorie von Inhalten, für die es – in den meisten Organisationen – weder eine Klassifizierung noch einen Aufbewahrungsplan noch einen Entsorgungsweg gibt.
- Datenhoheit und Datenspeicherort: Die grenzüberschreitende Verarbeitung von KI-Daten steht im Widerspruch zu den Anforderungen an die Datenhoheit, insbesondere in Europa und in regulierten Branchen.
Was sind die wichtigsten Grundsätze der Informationssteuerung?
Eine wirksame Informationsverwaltung basiert auf Grundsätzen, die Unterlagen schützen, den Anforderungen der Aufsichtsbehörden gerecht werden und Wissensarbeitern sowie KI vertrauenswürdige Informationen liefern, auf denen sie ihre künftige Arbeit aufbauen können.
Rechenschaftspflicht
Die benannten Verantwortlichen übernehmen die Verantwortung für Informationsressourcen und KI-generierte Ergebnisse über den gesamten Lebenszyklus jedes Datensatzes hinweg.
Transparenz
Richtlinien, Aufbewahrungsfristen und KI-Verhaltensweisen sind dokumentiert und einsehbar, wobei Zugriffe und Änderungen protokolliert werden, sodass Prüfer die Nachverfolgbarkeit gewährleisten können.
Integrität
Die Informationen bleiben von ihrer Erstellung bis zu ihrer Vernichtung vollständig, korrekt und unverändert. Darauf beruhen nachvollziehbare Aufzeichnungen und vertrauenswürdige KI-Ergebnisse.
Schutz
Informationen werden nach ihrer Vertraulichkeit und ihrem geschäftlichen Wert kategorisiert und anschließend vor unbefugtem Zugriff und Datenverletzungen geschützt, wobei die Kontrollmaßnahmen an das tatsächliche Risiko angepasst werden.
Compliance
Governance-Programme stehen im Einklang mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und Standards, wodurch rechtliche Risiken gemindert und Prüfungsanforderungen erfüllt werden.
Verfügbarkeit
Die richtigen Informationen gelangen bei Bedarf zu den berechtigten Benutzern und Systemen. Eine gute Unternehmensführung sorgt dafür, dass Informationen auffindbar sind und nicht einfach nur unter Verschluss gehalten werden.
Kundenbindung
Informationen werden für festgelegte, begründete Zeiträume aufbewahrt, wodurch die Aufbewahrungspflichten überschaubar bleiben und nachgewiesen werden kann, dass das Unternehmen die vorgeschriebenen Unterlagen aufbewahrt hat.
Verfügung
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Informationen termingerecht und in einer rechtlich vertretbaren Weise vernichtet.
Inwiefern trägt Informations-Governance zu vertrauenswürdiger KI bei?
Software zur Informationssteuerung schafft eine Informationsgrundlage für vertrauenswürdige KI, da sie sicherstellt, dass die Daten, die zum Trainieren, Anleiten und Generieren von KI-Ergebnissen verwendet werden, korrekt, sicher und kontextbezogen sind. KI ist nur so zuverlässig wie die Informationen, auf denen sie basiert. Daher sind ein solides Content-Management, Metadaten und die konsequente Durchsetzung von Richtlinien unerlässlich, um vertrauenswürdige Ergebnisse zu erzielen. Durch die Steuerung von Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – Klassifizierung, Zugriffskontrolle, Aufbewahrung und Qualität – schaffen Unternehmen KI-fähige Informationen, um die Genauigkeit der Ergebnisse zu verbessern und das Risiko von Fehleinschätzungen oder irreführenden Ergebnissen zu verringern.
Lösungen zur Informationssteuerung schützen sensible Daten und sorgen für die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien, die für den Aufbau von Vertrauen in KI-Systeme von entscheidender Bedeutung sind. Governance-Rahmenwerke stellen sicher, dass KI-Systeme die Berechtigungen der Nutzer beachten, eine unbefugte Offenlegung von Daten verhindern und die gesetzlichen sowie datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen. Dieser richtliniengesteuerte Ansatz ermöglicht es KI-Tools, im Rahmen festgelegter Kontrollmechanismen zu arbeiten, wodurch sichergestellt wird, dass die KI keine Sicherheitsregeln umgehen kann und dass geschützte Daten vertraulich bleiben.
Die Regulierung muss sich auch auf KI-Agenten erstrecken. Agenten müssen denselben Richtlinien und Sicherheitsvorkehrungen unterliegen wie Personen und gegenüber dem Nutzer, der sie autorisiert, rechenschaftspflichtig bleiben. Software zur Informationsverwaltung sorgt für die Durchsetzung des Prinzips der geringstmöglichen Zugriffsrechte, sodass ein Agent die Berechtigungen des ihn autorisierenden Benutzers übernimmt und diese niemals überschreitet. Es verfolgt anhand von Audit-Protokollen auf Trace-Ebene, welche Aktivitäten die Agenten ausführen, und verwaltet die von den Agenten erstellten Daten, indem es die von den Agenten generierten Ausgaben klassifiziert und dieselben Aufbewahrungs- und Entsorgungsregeln anwendet, die auch für alle anderen Datensätze gelten. Durch die Ausweitung der Governance auf Agenten bleiben automatisierte Aktivitäten transparent, kontrolliert und nachvollziehbar.
Darüber hinaus fördert die Informations-Governance eine ethische und transparente KI, indem sie Verantwortlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle in KI-Abläufe integriert – unter Verwendung von Governance-Rahmenwerken, die sicherstellen, dass die Ergebnisse mit den Werten der Organisation im Einklang stehen. Durch die Gewährleistung von Rückverfolgbarkeit, Überwachung und Durchsetzung von Richtlinien ermöglicht es Informationsmanagement-Software Unternehmen, einen verantwortungsvollen Einsatz von KI nachzuweisen und langfristiges Vertrauen aufzubauen – wodurch KI zu einem zuverlässigen und vertrauenswürdigen Unternehmenswert wird.
Wie kann OpenText die Informationssteuerung in Ihrem Unternehmen unterstützen?
Die Lösungen von OpenText für die Informationsverwaltung bieten intelligente, richtliniengesteuerte Automatisierung und Integration, um Unternehmen dabei zu unterstützen, die Informationssicherheit zu gewährleisten, Risiken im Zusammenhang mit Inhalten zu minimieren und sicherzustellen, dass die Inhalte eine vertrauenswürdige KI ermöglichen.
Unsere Lösungen umfassen:
OpenText™ Core Content Management
Nutzen Sie die Vorteile einer sicheren und vorschriftsmäßigen Cloud-Inhaltsverwaltung
OpenText™ Content Management
Integrieren Sie ein cloudfähiges Content-Management-System in wichtige Geschäftsanwendungen
OpenText™ Documentum™ Content Management
Verwalten Sie große Datenmengen mit skalierbarer Dokumentenmanagement-Software
OpenText™ Information Archive
Modernisierung und Vereinfachung der Datenarchivierung
OpenText™ eDiscovery
Beschleunigen Sie eDiscovery mit KI-gestützter Geschwindigkeit und Präzision
OpenText™ Voltage™ Data Security Platform
Erkennen, analysieren und verwalten Sie sensible Daten in Ihrem gesamten Unternehmen
