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Was ist Information Governance?

Illustration von IT-Elementen mit Schwerpunkt auf einem Fragezeichen

Übersicht

Information Governance bringt Ordnung in Ihr Informationschaos. Es geht darum, Richtlinien und bewährte Verfahren festzulegen und zu automatisieren, wie Daten erstellt, verwendet, gespeichert und gelöscht werden. Information Governance umfasst intelligente Praktiken wie Data Lifecycle Management, Data Governance und AI Governance und stellt sicher, dass Ihre Informationen effizient genutzt werden, um Ihre Ziele zu erreichen. Betrachten Sie es als den Fahrplan, der Ihre Daten auf dem richtigen Weg hält und Ihrem Unternehmen hilft, die Vorschriften einzuhalten, sicher zu sein und die Nase vorn zu haben.

Information Governance

Bei der Information Governance geht es nicht nur darum, Informationen als strategisches Gut anzuerkennen, sondern auch darum, die Organisation in die Lage zu versetzen, sie auf hoher Ebene zu koordinieren und zu überwachen. Diese Befugnis gewährleistet die Verantwortlichkeit, die Integrität, die Bewahrung und den Schutz von Informationen im gesamten Unternehmen. Als disziplinierter Ansatz zielt er darauf ab, die Aufgabe ganzheitlich zu behandeln, Silos und Fragmentierung zu beseitigen und den angemessenen, effizienten und sicheren Einsatz von Technologie und Ressourcen zu verbessern, die für das Informationsmanagement erforderlich sind.

Was sind die Vorteile eines Information-Governance-Programms?

Information-Governance-Programme bringen dem Unternehmen viele wichtige Vorteile. In vielen Fällen ist Information Governance durch Gesetze, Vorschriften und bewährte Verfahren der Branche vorgeschrieben. Auch wenn es keine strengen Vorschriften gibt, ist Information Governance für den ordnungsgemäßen Betrieb von Informationsmanagementsystemen unerlässlich.

  • Konsistenz und Integrität: Mit dokumentierten, konsistenten Richtlinien und Verfahren für die Informationsverwaltung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten genauer, vollständiger und aktueller sind. 
  • Verbesserte Sicherheit und Risikomanagement: Sensible, urheberrechtlich geschützte und private Informationen müssen mit den neuesten Cybersicherheitsstandards und bewährten Verfahren vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die meisten Unternehmen haben gesetzliche und branchenspezifische Anforderungen an die Aufbewahrung von Informationen, die Sicherheit, den Schutz der Privatsphäre, die Zugänglichkeit und die Prüfung.
  • Gesteigerte Effizienz: Gut organisierte Informationen, die leichter zu finden und zu nutzen sind, sparen Zeit und Ressourcen und machen den Arbeitsprozess effizienter und bequemer.
  • Entscheidungshilfe: Mit zuverlässigeren und leichter zugänglichen Daten können Führungskräfte fundiertere strategische Entscheidungen treffen.
  • Kostensenkung: Unternehmen können ihre Speicher- und Verwaltungskosten senken, indem sie redundante oder veraltete Daten eliminieren und Prozesse rationalisieren.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Klare Richtlinien für den Informationsaustausch können die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und externen Partnern verbessern.
  • Verbesserter Ruf: Ein verantwortungsvolles Informationsmanagement kann das Vertrauen der Stakeholder und die Glaubwürdigkeit des Unternehmens stärken.
  • Bewahrung wertvoller Informationen: Eine ordnungsgemäße Verwaltung stellt sicher, dass wichtige historische und betriebliche Daten aufbewahrt werden und im Laufe der Zeit zugänglich sind.
  • Erleichterung der digitalen Transformation: Ein solider Information-Governance-Rahmen bildet die Grundlage für die Einführung neuer Technologien und datengesteuerter Initiativen.

Information Governance setzt auf Automatisierung

In der heutigen Zeit verfügen selbst mittelgroße Unternehmen über Terabytes und sogar Petabytes an Informationen. Ohne einen hohen Automatisierungsgrad und eine enge Beziehung zwischen dem Informationsmanagementsystem und seinen Governance-Funktionen ist Information Governance nicht realisierbar. Informationsmanagementsysteme aller Art enthalten immer auch einige Governance-Funktionen.

Einige Beispiele für die Automatisierung von Information Governance sind:

  • Systeme für die Verwaltung von Inhalten und Unterlagen enthalten oft hochentwickelte Kontrollen und Automatisierungen für die Informationsverwaltung, und Zusatzsysteme werden oft in ein Informationsverwaltungsprogramm integriert oder erweitern es.
  • Intelligente Dokumentenverarbeitung automatisiert die Erfassung, Beschriftung, Verarbeitung und Speicherung großer Informationsmengen und macht die mühsame Arbeit der Transkription von Millionen von Seiten in Papierform, Formularen, Faxen, medizinischen Formularen usw. in ein sicheres und zugängliches Informationsmanagementsystem überflüssig.
  • Inhaltsanalyse- und Risikominderungssoftware kann große Mengen vorhandener und eingehender Informationen auf sensible Informationen, personenbezogene Daten, Gesundheitsinformationen und andere Risikomarker überprüfen, um Inhalte zu identifizieren, die in einem Inhaltsverwaltungssystem überprüft, gesichert, ordnungsgemäß gekennzeichnet und geschützt werden müssen.
  • Archivierungs- und Speicherverwaltungssoftware kann die Kosten für die langfristige Aufbewahrung von Daten und Inhalten senken, indem sie diese auf eine einfachere und kostengünstigere Speicherplattform verschiebt und sie gleichzeitig effektiv bewahrt und bei Bedarf zugänglich hält.
  • Systeme für eDiscovery und die frühzeitige Bewertung von Fällen helfen Ermittlungs- und Rechtsteams bei der Sequenzierung und Überprüfung großer Mengen von Inhalten für Rechtsfälle, FOIA-Anfragen und Risikobewertungen. Durch den Einsatz von KI, Suche und Workflow bieten diese Systeme eine unschätzbare Hilfe bei der Erfüllung von Discovery-Anforderungen, Legal Holds und anderen kritischen Prozessen, die eine Dokumentenprüfung erfordern.

Was ist ein Information-Governance-Rahmen?

Der Zweck eines Informationstechnologie-Governance-Rahmens besteht darin, den Ansatz der Organisation für das Informationsmanagement in einem geschäftlichen, rechtlichen und regulatorischen Kontext festzulegen. Ein wirksamer Rahmen umfasst die folgenden Bereiche.

Geltungsbereich und Charta

Legen Sie den Umfang des Information-Governance-Programms fest. Legen Sie die Verfahren fest, die für die Erstellung, gemeinsame Nutzung, Speicherung und Beseitigung von Informationen gelten. Definieren Sie die Verwaltung aller Informationen und zugehörigen Systeme, die sich auf die rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen des Unternehmens auswirken.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Definieren Sie die wichtigsten Rollen und Zuständigkeiten bei der Information Governance. Dazu gehören der Information-Governance-Ausschuss, das Information-Governance-Team, das Information-Risk-Management-Team, das Information-Asset-Management-Team, das Records-Management-Team, die Geschäftsbereichsleiter und die Mitarbeiter.

Informationspolitik und -verfahren

Information Governance umfasst mehrere verschiedene Richtlinien und Verfahren. Der Rahmen sollte ausdrücklich die Richtlinien auflisten, die sich auf die Informationsverwaltung auswirken, einschließlich der Richtlinien für die Informationssicherheit, die Aufbewahrung, die Entsorgung, die Archivierung, den Schutz der Privatsphäre, die IKT-Richtlinien, die Richtlinien für die Fernarbeit und den Informationsaustausch. In den Informationsverfahren wird dann festgelegt und definiert, wie die Organisation und die Mitarbeiter mit den Informationen entsprechend der jeweils festgelegten Politik umgehen.

Dritte Parteien

Einige Unternehmensdaten werden von Dritten erstellt und gespeichert. Der Rahmen legt fest, wie die Organisation Informationen mit Partnern, Lieferanten und Interessengruppen verwaltet. Definieren Sie, wie sich Information Governance auf vertragliche Verpflichtungen und Lieferantenbeziehungen auswirkt. Festlegung von Metriken, anhand derer Dritte bewertet werden, um die Übereinstimmung mit den Zielen der Information Governance zu bestätigen.

Geschäftsbetrieb, Kontinuität, Notfallwiederherstellung und Notfallplanung

Der Rahmen sollte das Verfahren für die Meldung von Informationsverlusten, die Meldung von Informationsverletzungen, das Vorfallsmanagement, die Eskalation von Vorfällen, die Wiederherstellung im Notfall und die Geschäftskontinuität festlegen.

Audit und Überprüfung

Kontinuierliche Überwachung des Informationszugangs, der Informationsnutzung, der Einhaltung von Vorschriften, der Informationssicherheit, der Infrastrukturleistung und der Speicherleistung. Durchführung regelmäßiger Risikobewertungen, Audits und Überprüfungen.

Eine starke generative KI-Strategie beginnt mit Information Governance

Das Informationsmanagement entwickelt sich mit der Einführung von generativen KI-Tools (GenAI) zur Beschleunigung der Informationsfindung und der informationsbasierten Produktivität rasant weiter. Um erfolgreiche GenAI-Anwendungsfälle und Fortschritte innerhalb einer Organisation zu gewährleisten, sollten Sie diese sechs Best Practices bei der Projektplanung und der Festlegung von Governance-Richtlinien berücksichtigen, um die Vertrauenswürdigkeit und den Nutzen von KI zu verbessern:

  • Kuratieren Sie vertrauenswürdige Inhalte. GenAI ist nur so gut wie die Informationen, die ihr zur Verfügung stehen. Kuratierte Inhalte, die zielgerichtet ausgewählt werden, können schnelle Erfolge bringen. Start von KI-Pilotprojekten mit ausdrücklich genehmigten, stark nachgefragten Inhalten. Beispiele sind abgeschlossene Verträge, RFPs, FAQs, Patentbibliotheken, SOPs und regulatorische Inhalte.
  • Kontrolle der Ausbreitung von Inhalten. Die Ausbreitung von Inhalten bezieht sich auf verstreute Bequemlichkeitskopien und verlassene bearbeitete Versionen von Dokumenten in E-Mails, Chat-Nachrichten und OneDrive. Diese Art von Inhalten kann kurzfristig nützlich sein, aber da sie verrauscht sind, können sie KI-Reaktionen weiter in die Irre führen. Ein gut geführter Informationsmanagementprozess wird die Genauigkeit und Relevanz der Antworten, die generative KI erzeugt, natürlich verbessern.
  • Daten des Etiketts. Der AI-Erdungsprozess wird effektiver sein, wenn genauere Erdungsdaten zur Verfügung stehen. Bereitstellung gekennzeichneter Daten oder umfangreicher, präziser Metadaten, die durch gut verwaltete Inhaltsdienste und automatisierte Prozesse erfasst werden, damit die Erdung genauer ist und KI-Fortschritte besser auf Quellenmaterial schließen können.
  • Einführung besserer Sicherheitskontrollen. Kommerzielle große Sprachmodelle verstehen nicht automatisch Prozesse und was gesichert werden muss. Sie können alles preisgeben, wozu sie Zugang haben. Die sorgfältige Sicherung von Content-Repositories und die Vermeidung von Schatten-IT sind von entscheidender Bedeutung.
  • Kontext bereitstellen. Der Kontext ist entscheidend. Im Idealfall möchten wir den KI-Erdungskontext aus dem aktuellen Arbeitskontext des Benutzers ableiten. Das Kontextfenster ist besonders wertvoll, wenn sich das Grounding auf einen einzelnen Geschäftsvorgang konzentriert, z. B. einen neuen Kunden, eine Projektakte, eine Personalakte oder einen Versicherungsfall.
  • KI-Governance einbeziehen. KI-Governance ist ein sich rasch entwickelndes Thema der öffentlichen und organisatorischen Politik, der Gesetzgebung und der Risikominderung. Zu den Grundsätzen der KI-Governance - einer Unterkategorie der Informations-Governance - gehören Transparenz und Erklärbarkeit, Fairness und Nichtdiskriminierung, Privatsphäre und Datenschutz, Rechenschaftspflicht und Kontrolle sowie Sicherheit und Robustheit.

GenAI ist ein enormer Sprung in der Benutzerfreundlichkeit und Produktivität, insbesondere bei großen Informationsbeständen. Wenn diese sechs grundlegenden Governance-Praktiken befolgt werden, ist die Wahrscheinlichkeit, dass generative KI-Systeme sicher und produktiv sind, sehr viel größer.

Beginnen Sie Ihre Reise zur Information Governance

Information Governance ist ein wesentliches Verfahren, um ein informationsgestütztes Unternehmen zu werden. Sie muss jedoch nach soliden Verfahren, in großem Umfang, sicher und in Zusammenarbeit mit den anderen beteiligten Prozessen und Informationssystemen verwaltet werden.

Nahezu jedes große Unternehmen behauptet heute, datengesteuert zu sein. Unternehmen, die eine solide Information-Governance-Strategie umsetzen, verbessern die Verfügbarkeit von Informationen, mindern Risiken, halten Kosten ein und erfüllen die gesetzlichen Vorschriften.

OpenText Information Governance Lösungen bieten intelligente, richtliniengesteuerte Automatisierung und Integration, die Unternehmen helfen, Risiken zu minimieren und Informationen zu schützen, um konform, sicher und produktiv zu bleiben und gleichzeitig modernes Arbeiten zu ermöglichen.

Unsere Lösungen umfassen:

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