Was ist eine Dokumentenprüfung?

Die Überprüfung von Dokumenten ist eine entscheidende Phase des eDiscovery-Prozesses, in der die gesammelten Dokumente daraufhin untersucht werden, ob sie für eine Rechtsangelegenheit oder eine behördliche Anfrage relevant sind und ob sie vertraulich sind.

Dokumente, die den Anforderungen entsprechen und nicht vertraulich sind, werden dann in digitaler Form für die gegnerischen Parteien oder die Aufsichtsbehörden bereitgestellt. Bei der traditionellen manuellen Überprüfung sind große Teams von Anwälten mit der Überprüfung von Dokumenten beschäftigt.

Aufgrund des exponentiellen Anstiegs des digitalen Datenvolumens werden die meisten Dokumentenprüfungen heute digital durchgeführt, wobei eDiscovery-Plattformen eingesetzt werden, um das zu rationalisieren, was früher eine arbeitsintensive manuelle Aufgabe war. Moderne KI, einschließlich technologiegestützter Überprüfung (TAR) und generativer KI-Überprüfung (GenAI), ist jetzt in führende eDiscovery-Plattformen integriert, um den Überprüfungsprozess zu automatisieren und die Notwendigkeit der manuellen Überprüfung von nicht beantworteten Dokumenten zu minimieren.

Warum ist die Überprüfung von Dokumenten wichtig?

Eine gründliche Überprüfung der Dokumente ermöglicht es den Anwälten, wichtige Beweise zu finden, ihre juristische Strategie zu formulieren und die Verpflichtungen in Bezug auf Offenlegung und Vertraulichkeit zu erfüllen. Es verringert das Risiko, wichtige Dokumente zu übersehen oder versehentlich sensible oder vertrauliche Informationen preiszugeben - Fehler, die rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Durch das Herausfiltern irrelevanter oder unbedeutender Daten trägt der Überprüfungsprozess außerdem zur Rationalisierung von Rechtsstreitigkeiten bei und ermöglicht es den Rechtsteams, sich auf die wichtigsten Fakten zu konzentrieren. In komplexen Angelegenheiten kann eine effektive Überprüfung von Dokumenten entscheidend für den Ausgang eines Falles sein, indem wichtige Zeugen identifiziert, rechtliche Argumente untermauert oder potenzielle Risiken vermieden werden, bevor sie entstehen.

Wie funktioniert die Überprüfung von Dokumenten?

Ein typischer Prozess zur Überprüfung von Dokumenten umfasst:

• Sammlung und Verarbeitung: Dokumente werden von E-Mail-Servern, Cloud-Anwendungen, Dateisystemen oder mobilen Geräten gesammelt und dann in ein durchsuchbares Format umgewandelt.
• Frühe Fallbewertung (ECA) / frühe Datenbewertung: Die Teams analysieren die Größe, den Umfang und die Reichhaltigkeit des Datensatzes, um Strategie und Zeitplan zu planen. Fortschrittliche ECA-Tools helfen den Rechtsteams, den Datensatz zu bereinigen, um eindeutig irrelevante Daten zu eliminieren.
• Überprüfung und Kennzeichnung: Juristen prüfen und kategorisieren Dokumente auf Relevanz, Vertraulichkeit und Probleme.
• Qualitätskontrolle: Stichproben werden geprüft, um die Richtigkeit und Konsistenz der Dokumente zu gewährleisten, bevor sie den gegnerischen Anwälten oder Aufsichtsbehörden vorgelegt werden.

Was ist eine verwaltete Dokumentenprüfung?

Managed Document Review (MDR) ist ein professioneller Service, der Experten und eDiscovery-Technologie kombiniert, um große Mengen von Dokumenten, in der Regel in elektronischer Form, für Rechtsstreitigkeiten, Untersuchungen oder die Einhaltung von Vorschriften zu überprüfen. Es ersetzt kostspielige, inkonsistente interne Überprüfungen durch skalierbare Workflows, verbessert die Genauigkeit, senkt die Kosten und verkürzt die Fristen. Damit ist es eine unverzichtbare Lösung für moderne Rechtsteams, die mit wachsenden Datenmengen konfrontiert sind und Unterstützung bei der Bewältigung dieses zeitintensiven Prozesses benötigen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Managed Document Review eine moderne, ausgelagerte Lösung ist, die juristisches Fachwissen, Technologie und bewährte Managementstrategien kombiniert, um eine genaue, zeitnahe und kosteneffiziente Überprüfung von Dokumenten in Rechtsangelegenheiten zu ermöglichen.

Wie funktioniert die verwaltete Dokumentenprüfung?

Managed Document Review ist ein strukturierter Prozess, an dem engagierte Teams von qualifizierten Anwälten beteiligt sind, die von erfahrenen Projektmanagern beaufsichtigt werden und bewährte Arbeitsabläufe und Qualitätskontrollverfahren anwenden. Diese Arbeitsabläufe sind darauf ausgelegt, Fehler zu reduzieren, die Konsistenz zu verbessern, die Anfechtbarkeit zu erhöhen und die Gesamtkosten im Vergleich zu herkömmlichen Ad-hoc-Überprüfungen zu senken.

Der Prozess stützt sich in hohem Maße auf fortschrittliche Technologien - wie eDiscovery-Plattformen, maschinelles Lernen und GenAI - um Dokumente effizienter als bei einer manuellen Überprüfung zu sichten, zu sortieren, zu filtern und zu kodieren.

Ein Prüfungsteam, das sich in der Regel aus Anwälten und Rechtsexperten zusammensetzt, analysiert die Dokumente mit Hilfe spezieller Prüfplattformen. Führende eDiscovery-Lösungen unterstützen umfangreiche Überprüfungen und bieten häufig Funktionen wie diese:

• Integrierte Datenanalyse und automatische Filter zum schnellen Sortieren und Identifizieren relevanter Dokumente.
• Konzeptanalyse zur Gruppierung von Dokumenten nach ihrer kontextuellen Bedeutung.
• Sentiment-Analyse und Identifizierung von Entitäten für einen schnellen Einblick.
• Visuelle Analysen für das Verständnis von Metadaten, Konzepten und Kommunikationsmustern auf einen Blick.
• Prädiktive Filter und Suche, um ähnliche Dokumente schnell zu finden.
• TAR- und GenAI-Workflows zur frühzeitigen Festlegung von Prioritäten für wahrscheinlich relevante Dokumente.
• Integrierte Prüfpfade, Dashboards und Workflow-Management sorgen für Transparenz und Effizienz.

Die Projektmanager überwachen das Tagesgeschäft und stimmen sich mit den externen Anwälten ab, um die Prüfungsstrategie mit den rechtlichen Zielen in Einklang zu bringen. Sie stellen sicher, dass der Fortschritt verfolgt wird, die Ressourcen optimiert werden und die Überprüfungsentscheidungen mit den Zielen des Falles im Einklang stehen.

Ein Eckpfeiler dieses Prozesses ist eine solide Qualitätskontrolle (QC). Vom ersten Tag an führen die Teams strukturierte Qualitätssicherungsmaßnahmen durch, wie z. B.:

• Tägliche Überprüfungsberichte und Entscheidungsprotokolle.
• Systematische Probenahme und Validierung.
• Laufende Kalibrierung unter den Gutachtern.

Wenn diese Kontrollen effektiv durchgeführt werden, reduzieren sie Fehler, beschleunigen den Zeitplan und geben den Rechtsteams ein größeres Vertrauen in die Genauigkeit und Vertretbarkeit des endgültigen Produktionssatzes.

Welche Vorteile bietet die verwaltete Überprüfung von Dokumenten für juristische Teams in Unternehmen?

Managed Document Review bietet Rechtsabteilungen von Unternehmen strategische Vorteile, die weit über Kosteneinsparungen hinausgehen.

1. Vorhersehbare Kosten und Budgetkontrolle
   Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumentenprüfverfahren, die auf Stundenbasis abgerechnet werden, arbeiten Managed Document Review Services häufig mit Festpreisen. Dies bietet den Rechtsteams Preistransparenz und ermöglicht eine genaue Budgetierung der Ausgaben für Rechtsstreitigkeiten und Untersuchungen, während gleichzeitig das Risiko unerwarteter Überschreitungen durch große Prüfungsteams verringert wird.
2. Effizienz durch technologiegestützte Überprüfung
   Die technologiegestützte Überprüfung (TAR) durch kontinuierliches aktives Lernen (CAL) trägt dazu bei, den Umfang der Dokumente zu verringern, die von Menschen überprüft werden müssen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Stichwortsuchen, bei denen große Mengen von Dokumenten auftauchen können, priorisiert CAL die relevantesten Elemente und rationalisiert den Prozess, ohne die Genauigkeit zu beeinträchtigen. Das Ergebnis sind kürzere Fristen, niedrigere Prüfungskosten und eine geringere Belastung der internen Ressourcen. Durch das Outsourcing können die Rechtsteams auch auf zusätzliches internes Personal verzichten, wodurch die Gemeinkosten für die Rechtsabteilungen der Unternehmen niedriger bleiben.
3. Höhere Genauigkeit und geringeres Risiko
   Ein verwalteter Überprüfungsprozess führt durch automatisierte Prüfungen und gezielte Stichproben stärkere Qualitätskontrollen ein und gewährleistet so ein höheres Maß an Qualitätssicherung. Dies führt zu einheitlicheren Berechtigungsbezeichnungen, weniger Fehlern und einer höheren Gesamtgenauigkeit. Es verringert auch das Risiko einer versehentlichen Offenlegung, unterstützt die Fallstrategie und gewährleistet vertretbare, wiederholbare Ergebnisse.
4. Skalierbarkeit
   Die verwaltete Überprüfung kann jede Menge von Dokumenten und jede Komplexität von Rechtsfragen bewältigen, was sie zu einer bevorzugten Option für moderne Rechtsstreitigkeiten und Compliance-Anforderungen macht.
5. Juristische Expertenteams zur Überprüfung
   Spezialisierte Prüfer bringen fundierte Fachkenntnisse und gezieltes Fachwissen mit. Dadurch wird die konsistente Identifizierung von Schlüsseldokumenten gewährleistet, insbesondere von solchen, die bei wichtigen Rechtsstreitigkeiten und behördlichen Untersuchungen von entscheidender Bedeutung sind.

Wann sollten Unternehmen eine verwaltete Dokumentenprüfung in Betracht ziehen?

Unternehmen sollten eine verwaltete Dokumentenprüfung in Erwägung ziehen, wenn sie mit umfangreichen oder komplexen Projekten konfrontiert sind, z. B. mit umfangreichen Rechtsstreitigkeiten, behördlichen und staatlichen Untersuchungen, Vorladungen Dritter, internen Untersuchungen oder Due-Diligence-Prüfungen.

Große Datenmengen, kurze Fristen und begrenzte Budgets können selbst erfahrene Teams überfordern. Managed Review wurde für genau diese Szenarien entwickelt und bietet den Umfang, die Genauigkeit und die Vorhersagbarkeit, die traditionelle Ansätze nicht bieten können.

Überprüfung umfangreicher Dokumente
Die verwaltete Überprüfung von Dokumenten ist bei der Bearbeitung großer Datenmengen unerlässlich. Dank der Skalierbarkeit und Effizienz von spezialisierten Prüfdienstleistern können die Teams diese Mengen ohne Qualitätseinbußen oder längere Fristen bewältigen.

Begrenzte interne Kapazitäten
Wenn die juristischen Teams zu sehr ausgelastet sind oder es ihnen an spezialisierten Fachkenntnissen für die Überprüfung von Dokumenten fehlt, wäre es von Vorteil, einen verwalteten Überprüfungsprozess für eDiscovery in Betracht zu ziehen. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass ihre internen Ressourcen auf die Kernstrategie oder höherwertige juristische Tätigkeiten konzentriert werden. Wenn Unternehmen die Kosten für die Einstellung, Schulung und Verwaltung großer Prüfungsteams für kurzfristige oder schwankende Projekte senken möchten

Enge Fristen und aggressive Produktionspläne
Wenn strenge gerichtliche oder behördliche Fristen im Spiel sind, benötigen Unternehmen eine rationelle, schnelle Dokumentenprüfung, um kostspielige Verzögerungen und rechtliche Risiken zu vermeiden. Managed-Review-Teams lösen dieses Problem, indem sie durch optimierte Workflows und KI-gestützte Priorisierung für Schnelligkeit sorgen. Ihre Infrastruktur ist für eine schnelle Überprüfung ausgelegt, ohne dass die Genauigkeit darunter leidet.

Haushaltsrelevante Rechtsangelegenheiten
Angesichts des Kostendrucks bietet die verwaltete Überprüfung Preisvorhersehbarkeit. Festpreis-Modelle können Rechtsteams dabei helfen, die Ausgaben für externe Berater zu kontrollieren und die Ungewissheit der stundenweisen Abrechnung zu beseitigen.

Welche Technologie wird bei der verwalteten Dokumentenprüfung eingesetzt?

Führende eDiscovery-Plattformen unterstützen das Sammeln, Verarbeiten, Durchsuchen und Kodieren großer Dokumente während des gesamten verwalteten Überprüfungsprozesses.

Das Herzstück der verwalteten Dokumentenprüfung ist die technologiegestützte Prüfung (TAR), die durch kontinuierliches aktives Lernen (CAL), prädiktive Kodierung und fortschrittliche Analytik unterstützt wird. Diese Funktion hilft Anwälten, große Datensätze schnell zu priorisieren, zu klassifizieren und auszusortieren, wodurch die Anzahl der manuell zu prüfenden Dokumente reduziert wird.

Moderne Überprüfungsplattformen nutzen diese Technologien, um die Identifizierung potenziell relevanter, privilegierter und sensibler Daten zu automatisieren. Viele nutzen fortschrittliche Analysefunktionen, wie z. B. Konzept-Clustering, E-Mail-Threading, Erkennung von Beinahe-Duplikaten und Suchwerkzeuge, um Redundanzen zu reduzieren und die Arbeit zu rationalisieren. Robuste Kodierschnittstellen unterstützen Reaktionsfähigkeit, Privilegien und Vertraulichkeitskennzeichnung, während Prüfpfade und Qualitätskontrollen jede Entscheidung verfolgen.

Da Fernüberprüfungen heute die Norm sind, ist Sicherheit nicht verhandelbar. Eine sichere virtuelle Desktop-Infrastruktur sorgt dafür, dass sensible Kundendaten die geschützten Umgebungen nie verlassen, während Zugriffskontrollen, Audit-Protokollierung und Tools zum Schutz vor Datenverlust die Vertraulichkeit während des gesamten Prüfungsprozesses gewährleisten. Diese Sicherheitsmaßnahmen ermöglichen es Unternehmen, Prüfungen aus der Ferne durchzuführen und gleichzeitig strenge Datenschutzanforderungen und Vertraulichkeitsverpflichtungen gegenüber Kunden zu erfüllen.

Die verwaltete Dokumentenprüfung nutzt eine Kombination aus speziell entwickelter eDiscovery-Software, künstlicher Intelligenz und sicherer Infrastruktur, um schnelle, genaue und vertretbare Prozesse zur Prüfung von Dokumenten in komplexen rechtlichen und regulatorischen Angelegenheiten zu ermöglichen.

Wie OpenText™ Software und Lösungen das Managed Document Review verbessern

OpenText™ Managed Document Review vereint fortschrittliche Technologie, globale Review-Teams und fundiertes juristisches Fachwissen, um eine effiziente, präzise und sichere Managed Document Review in großem Umfang zu ermöglichen.

Das OpenText™ Managed-Review-Team nutzt unsere proprietären technologiegestützten Überprüfungsfunktionen (TAR) mit kontinuierlichen maschinellen und aktiven Lernprotokollen, um die Effizienz und Genauigkeit der Überprüfung im Vergleich zu früheren Iterationen deutlich zu verbessern. Es ermöglicht ein dynamisches, iteratives Training des KI-Modells im Verlauf der Überprüfung, wodurch relevante Dokumente gezielter und schneller identifiziert werden können.

Das Ergebnis: mehr Präzision, weniger Nacharbeit und kürzere Produktionszeiten. Die TAR-Technologie von OpenText kann die Gesamtkosten für die Überprüfung um bis zu 80 Prozent oder mehr senken und lässt sich dabei effizient über verschiedene Projekttypen und -größen hinweg skalieren.

Unsere Prüfungsteams, die sich aus geschulten Anwälten und Technologen zusammensetzen, arbeiten innerhalb sicherer, speziell entwickelter Plattformen, die eine durchgängige Prüfung unterstützen. Die Kunden können davon profitieren:

• Flexible Preisgestaltung, die Festpreisvereinbarungen mit vorhersehbaren Kosten und Budgetkontrolle umfassen kann, aber alle Preise werden an die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden angepasst, einschließlich Volumen, Komplexität und Service Level Support.
• Review-Teams, die einen Anreiz haben, die Leistungsfähigkeit der OpenText™ Technologie zu demonstrieren, indem sie so wenig Dokumente wie nötig prüfen, anstatt die Anzahl der geprüften Dokumente aufzublähen, um den Umsatz zu maximieren.
• Sichere Infrastruktur mit virtuellen Desktops, Audit-Protokollierung und Datenzugriffskontrolle.
• Weltweite Lieferung in Nordamerika, Großbritannien und der EU.
• Automatisierte Qualitätskontrolle zur Gewährleistung der Konsistenz und zur Verringerung der Validierungsrate durch externe Berater.

Unser Überprüfungsprozess wird durch eine kontinuierliche Leistungsüberwachung und die Anpassung an die juristische Strategie unterstützt, um die Konsistenz zu verbessern und vertretbare Ergebnisse zu fördern.

Die Überprüfung von Dokumenten ist nicht länger eine "Check-the-Box"-Übung. Es handelt sich um eine strategische Funktion, die Ergebnisse, Zeitpläne und Budgets beeinflussen kann. OpenText gibt Rechtsabteilungen die Werkzeuge und den Support, um Reviews intelligenter zu verwalten, Kosten zu senken, die Qualität zu verbessern und die Compliance in jeder Phase sicherzustellen.

Wie nutzt OpenText die generative KI im verwalteten Überprüfungsprozess?

OpenText führt weiterhin KI-gestützte Technologien der nächsten Generation in den Prüfungsprozess ein. Unsere Managed-Review-Experten setzen auch unsere OpenText™ eDiscovery Aviator™ Technologie ein, um die Dokumentenprüfung mit GenAI zu beschleunigen. Diese Funktionen ergänzen die Unterstützung durch Experten und verbessern die TAR-Arbeitsabläufe, um schnellere Prüfungen und eine größere Kostensicherheit zu gewährleisten.

Durch die Anwendung von GenAI auf die verwaltete Prüfung von Dokumenten, insbesondere auf die hochvolumige Prüfung im ersten Durchgang, können Rechtsabteilungen ihre Vorgehensweise ändern und die Prüfungszeit um bis zu 80% verkürzen, die Konsistenz erhöhen, die Effizienz deutlich steigern und die Budgetvorhersage verbessern.

Während viele Anbieter Teile des Puzzles anbieten, liefert OpenText einen vollständig integrierten GenAI-first Managed Review Service, der Technologie, Prozesse und Mitarbeiter zur Unterstützung des Prozesses umfasst. Wir kombinieren unsere eigene fortschrittliche, proprietäre Technologie mit unserem Fachwissen.

In unseren Managed-Review-Teams arbeiten KI-Prompt-Ingenieure, Rechtstechnologen und Case Manager täglich mit den Rechtsabteilungen von Unternehmen und Kanzleien zusammen. Mit ihrer umfassenden Erfahrung in verschiedenen Anwendungsfällen bei Rechtsstreitigkeiten verstehen sie sowohl die technische als auch die rechtliche Dimension der Dokumentenprüfung und stellen sicher, dass GenAI effektiv und vertretbar eingesetzt wird.