Was ist eine Prozesssperre?
Übersicht
Litigation Hold", auch bekannt als "Legal Hold", unterstützt die rechtliche Verpflichtung, potenziell relevante Daten aufzubewahren. Dabei handelt es sich um ein Verfahren, bei dem Unternehmen ihre Mitarbeiter anweisen, bestimmte Daten aufzubewahren und Maßnahmen zu ergreifen, um die normalen Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten im Zusammenhang mit erwarteten oder anhängigen Rechtsstreitigkeiten, behördlichen Untersuchungen oder anderen rechtlichen Verfahren auszusetzen.
Lesen Sie weiter, um mehr über die Prozesse der Prozessbeobachtung und der Rechtsbeobachtung zu erfahren und wie Sie die Software für die Rechtsbeobachtung einsetzen können, um die Aktivitäten zu optimieren und die Risiken zu minimieren.
Rechtsstreitigkeiten halten
Gibt es einen Unterschied zwischen einer Prozesssperre und einer rechtlichen Sperre?
Die Begriffe "litigation hold" und "legal hold" werden im Allgemeinen synonym verwendet. Legal Hold" ist ein weiter gefasster Begriff, der die Pflicht zur Aufbewahrung potenziell relevanter Dokumente und Daten umfasst, wenn ein Rechtsstreit, eine behördliche Untersuchung oder ein anderes Gerichtsverfahren zu erwarten ist.
Dies kann durch verschiedene rechtliche Angelegenheiten ausgelöst werden, die über Rechtsstreitigkeiten hinausgehen, z. B. Untersuchungen, behördliche Anfragen und Prüfungen. Der Begriff "Litigation Hold" ist spezifischer, da er sich auf die Aufbewahrungspflicht bezieht, die entsteht, wenn ein Rechtsstreit absehbar, anhängig oder aktiv ist. Es handelt sich im Wesentlichen um eine Unterkategorie des Rechtsschutzes, die in zivilrechtlichen Verfahren Anwendung findet und darauf abzielt, die Vernichtung von Beweismitteln zu verhindern und deren Aufbewahrung für die Offenlegung sicherzustellen.
Warum ist eine Prozesssperre notwendig?
Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Beweismitteln ist unerlässlich, wenn ein Rechtsstreit bevorsteht oder anhängig ist, um sicherzustellen, dass die Beweismittel verfügbar und vor Gericht vertretbar bleiben - und um die Zerstörung oder Manipulation von Beweismitteln zu verhindern. Durch die Implementierung einer Prozesssperre haben Unternehmen die Gewissheit, dass wichtige Schritte unternommen werden, um sicherzustellen, dass die Beweise unverändert und für eine Überprüfung verfügbar bleiben. Die Anfechtbarkeit des "Litigation Hold"-Prozesses hilft zu überprüfen, ob die Daten ordnungsgemäß behandelt und die Aufbewahrungspflichten eingehalten wurden.
Wann kommt es zu einer Prozessunterbrechung?
Eine Prozesssperre wird ausgelöst, wenn ein Rechtsstreit absehbar ist oder wenn die Parteien eine Mitteilung über mögliche Ansprüche oder die Androhung rechtlicher Schritte erhalten. Allgemeiner ausgedrückt: Legal Holds werden häufig bei internen Untersuchungen, behördlichen Verfahren oder anderen Beschwerden eingeleitet, bei denen Beweise gesichert werden müssen.
Welche Risiken birgt die Nichteinhaltung einer Prozesssperre?
Wird ein Rechtsstreit nicht ordnungsgemäß beendet, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Die Nichteinhaltung einer Prozesssperre kann zu Anschuldigungen wegen vorsätzlicher Vernichtung relevanter Beweise führen. Die Gerichte können für die Vernichtung oder Veränderung von Beweismitteln Sanktionen verhängen, die bis hin zu negativen Schlussfolgerungen für die Geschworenen, Geldstrafen oder in schweren Fällen sogar Versäumnisurteile reichen können. Eine ordnungsgemäße Verwaltung des Legal-Hold-Prozesses verringert die Risiken für die Einhaltung der Vorschriften und gewährleistet die Integrität der Datenverarbeitung.
Wer erlässt eine Prozesssperre?
Eine Mitteilung über die Unterbrechung eines Rechtsstreits wird in der Regel von der internen Rechtsabteilung herausgegeben, kann aber auch von der IT-Abteilung, der Personalabteilung, der Compliance-Abteilung oder anderen Teams stammen. Die Mitteilung ist ein förmliches Dokument, in dem die Verpflichtung zur Aufbewahrung potenziell relevanter Beweismittel für einen Fall oder eine Angelegenheit mitgeteilt wird.
Wer erhält eine Prozesssperre?
Eine "Litigation Hold"-Mitteilung wird in der Regel an Verwahrer - Personen, die für die Pflege und Aufbewahrung von Dokumenten zuständig sind - verschickt. Zu den Verwahrern können Angestellte, Führungskräfte, IT-Personal, Archivverwalter oder jede andere Person mit Kontrolle oder Zugang zu den Informationen gehören. In einigen Fällen können auch Dritte, die im Besitz relevanter Daten oder Aufzeichnungen sind, wie z. B. externe Anbieter, Dienstleister oder ehemalige Mitarbeiter, die möglicherweise noch Zugang zu den relevanten Informationen haben, über die Einstellung des Verfahrens benachrichtigt werden. Von diesen Dritten wird ebenfalls erwartet, dass sie sich an die Richtlinien zur Beendigung von Rechtsstreitigkeiten halten.
Kann eine gerichtliche Verfügung erlassen werden, ohne die Sorgeberechtigten zu benachrichtigen?
In bestimmten Szenarien, insbesondere bei Ermittlungen, kann die IT-Abteilung angewiesen werden, die Daten eines Verwahrers (ohne dessen Wissen) stillschweigend zu sichern, wenn die Sorge besteht, dass die Benachrichtigung zur Vernichtung von Beweismitteln führen könnte. Diese Schritte können notwendig sein, um die Anfangsphase sensibler Angelegenheiten zu unterstützen - wie z. B. Betrugsermittlungen, behördliche Untersuchungen oder Anschuldigungen von Informanten -, in denen es notwendig ist, Daten zu sichern, bevor die Verwahrer von einer Untersuchung erfahren, um das Risiko einer absichtlichen oder versehentlichen Vernichtung von Beweisen zu verringern.
Was steht in einer Mitteilung über die Einstellung des Verfahrens?
Die "Litigation Hold Notice" ist eine rechtsverbindliche Anweisung, und die Verwahrer, die sie erhalten, sind verpflichtet, ihren Anweisungen Folge zu leisten. In der Mitteilung werden wahrscheinlich der Sachverhalt und die Notwendigkeit der Aufbewahrung potenziell relevanter Daten dargelegt und spezifische Anweisungen zur Art der aufzubewahrenden Daten sowie weitere Anweisungen für die Verwahrer gegeben. Zu den relevanten Daten gehören alle Arten von relevanten Informationen, wie Dokumente, E-Mails und elektronisch gespeicherte Inhalte, die mit dem Fall in Verbindung stehen.
Welches sind die wichtigsten Schritte im Verfahren der Rechtsaufsicht?
Das Legal Hold-Verfahren umfasst eine Reihe von Schritten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Das Verständnis dieser Komponenten hilft Unternehmen, robuste Verfahren zu entwickeln, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und gleichzeitig die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs minimieren. Diese Aufbewahrungspflicht besteht so lange, bis die Angelegenheit durch einen Vergleich, ein Urteil oder durch die Ausschöpfung aller Rechtsmittel erledigt ist.
Identifizierung der Aufsichtspersonen und Bewertung des Umfangs
Der erste Schritt für jedes Rechtsteam, das mit einem drohenden Rechtsstreit oder anderen Auslösern für die Aufbewahrung von Daten konfrontiert ist, besteht darin, die Verwahrer - die wichtigsten Personen mit Zugriff und Kontrolle über die Daten - zu identifizieren, die zur Aufbewahrung verpflichtet sind. Die Identifizierung der Verwahrer und Datenquellen ist die Grundlage für eine erfolgreiche rechtliche Kontrolle.
Aufsichtspersonen benachrichtigen
Sobald die für die Daten verantwortlichen Personen und die relevanten Datentypen bestimmt sind, wird das Rechtsteam eine Mitteilung an die verantwortlichen Personen herausgeben. Diese Mitteilungen informieren die betreffenden Personen über ihre Aufbewahrungspflicht und werden von spezifischen Anweisungen begleitet, die in ihrem Besitz befindlichen Daten nicht zu löschen, zu verändern oder zu modifizieren. Darin wird auch festgelegt, was aufbewahrt werden soll. Die Depotbanken sollten bestätigen, dass sie die Mitteilung erhalten haben und dass sie die Verpflichtungen verstehen und einhalten werden.
Befragung der Aufsichtspersonen
Die Verwahrer werden häufig befragt oder füllen Follow-up-Fragebögen aus, um zu bestätigen und zu überprüfen, wo sich potenziell relevante Daten befinden könnten. Diese Schritte helfen Rechtsteams dabei, mehr darüber zu erfahren, welche Geräte sie verwenden und wo sie normalerweise Daten speichern und aufbewahren. Im Rahmen dieses Prozesses können weitere wichtige Akteure oder andere Betreuer identifiziert werden.
Aufbewahrung und Sammlung von Daten
Es ist wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um relevante Informationen zu erhalten. Dieser Schritt umfasst die Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz der Daten vor Veränderung, Verlust oder Zerstörung. In einigen Fällen können die Daten an Ort und Stelle aufbewahrt werden, in anderen Fällen werden Schritte unternommen, um die Daten auf forensisch einwandfreie Weise zu sammeln.
Aufbewahrungsrichtlinien aussetzen
Unternehmen sollten auch vorübergehend routinemäßige Datenverwaltungspraktiken aussetzen, die mit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in Konflikt geraten könnten, wie z. B. Datenlöschung, Archivierung, Dokumentenzerstörung oder Recycling-Richtlinien. In diesem Fall arbeiten die IT-Abteilung und andere Abteilungsleiter, wie z. B. Aktenverwalter, daran, sicherzustellen, dass potenziell relevante Daten nicht versehentlich zerstört werden.
Überwachen und Dokumentieren der gesetzlichen Haltepflichten
Die Rechtsteams müssen die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten regelmäßig überwachen und kontinuierlich verfolgen. Im Rahmen dieses Prozesses werden regelmäßige Erinnerungsschreiben an die Verwahrer verteilt, damit sie wissen, welche Daten noch gesperrt sind, und um sicherzustellen, dass die Daten nicht verändert, missachtet oder vernichtet werden. Die laufende Überwachung hilft, Probleme umgehend zu beheben und gewährleistet, dass die erforderlichen Informationen geschützt bleiben.
Freigabe der Prozesssperre
Sobald die Angelegenheit oder der Fall abgeschlossen ist, wird die Prozesssperre aufgehoben. Dadurch kann die Organisation die Datenverwaltung gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens wieder aufnehmen.
Was sind einige der wichtigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Rechtsansprüchen?
Wenn sie manuell durchgeführt werden, sind die Verfahren zur Aufbewahrung von Beweismitteln äußerst ineffizient und fehleranfällig und können das Risiko einer Beweismittelunterschlagung erhöhen. Unternehmen, die sich auf Tabellenkalkulationen, E-Mails und manuelle Nachverfolgung verlassen, haben oft Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften. Die manuelle Dateneingabe wird immer schwieriger zu verwalten und genau zu pflegen. Darüber hinaus müssen Unternehmen Änderungen in der Beschäftigung, Versetzungen und Abgänge kontinuierlich überwachen und die Aufzeichnungen über Rechtsstreitigkeiten entsprechend aktualisieren. Unternehmen mit hoher Mitarbeiterfluktuation oder komplexen Organisationsstrukturen empfinden diesen Prozess als zu aufwändig und risikobehaftet.
Wie unterstützt die Legal Hold-Technologie diesen Prozess?
Software für die Rechtsabteilung automatisiert wichtige Aspekte des Arbeitsablaufs bei der Rechtsabteilung. Es hilft, die Verwaltung von Rechtsbeständen zu zentralisieren, so dass die Teams effizienter arbeiten und die Abhängigkeit von risikoreichen manuellen Prozessen verringern können - so wird die Zeit, die für manuelle, sich wiederholende Aufgaben aufgewendet wird, in produktive, höherwertige Arbeit umgewandelt. Legal Hold Software bietet entscheidende Vorteile gegenüber manuellen Prozessen und sorgt für Effizienz, Risikominderung und verbesserte Compliance.Was sind die wichtigsten Vorteile von Legal Hold Software?
Automatisierung verkürzt die Zeit für die Umsetzung rechtlicher Maßnahmen
Mit Legal Hold Software können Rechtsteams mit wenigen Klicks Sperrvermerke erstellen und an Hunderte oder Tausende von Verwahrern verteilen, anstatt einzelne E-Mails zu verschicken. Automatisierte Erinnerungsfunktionen machen manuelle Nachfassaktionen bei nicht reagierenden Verwahrern überflüssig, so dass sich die Mitarbeiter der Rechtsabteilung auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren können. Legal Hold-Tools verfolgen Bestätigungen und Antworten auf Fragebögen und bieten einen Echtzeitüberblick über den Stand der Einhaltung der Vorschriften ohne manuelle Dateneingabe.
Integration mit anderen Systemen mindert das Risiko
Die Integration mit HR-Systemen ermöglicht eine automatische Benachrichtigung, wenn Verwahrer ihre Rolle wechseln oder das Unternehmen verlassen, so dass die Aufbewahrungspflichten entsprechend übertragen werden können. Vollständige Prüfprotokolle dokumentieren alle Aufbewahrungsaktivitäten und liefern einen stichhaltigen Nachweis für die Einhaltung der Vorschriften, mit dem Unternehmen Sanktionen vermeiden können.
Verbesserte Zusammenarbeit zwischen abteilungsübergreifenden Teams
Rechts- und IT-Teams können auf eine einheitliche Plattform zugreifen, auf der der aktuelle Status von Beständen, die Einhaltung von Aufbewahrungsvorschriften und Archivierungsaktivitäten angezeigt werden. Diese Transparenz beseitigt Informationssilos und erleichtert ein koordiniertes Vorgehen, wenn Herausforderungen bei der Bewahrung auftreten. Die zentralisierte Berichterstattung ermöglicht es den Rechtsteams auch, schnell auf gerichtliche Anfragen zu Beweissicherungsmaßnahmen zu reagieren und so einen systematischen, vertretbaren Ansatz zur Beweissicherung zu demonstrieren.
Verbesserte Erfahrung der Depotbank zur Verbesserung der Compliance
Benutzerfreundliche Schnittstellen erleichtern den Verwahrern das Bestätigen von Sperrungen, das Ausfüllen von Fragebögen und das Verständnis ihrer Aufbewahrungspflichten. Vereinfachte Prozesse verringern Widerstände und erhöhen die Reaktionszeit, während automatische Erinnerungen dafür sorgen, dass die Verpflichtungen im Blick bleiben, ohne dass ein ständiges Eingreifen der juristischen Mitarbeiter erforderlich ist.
Warum ist die Prozessbeobachtung bei eDiscovery wichtig?
Litigation Hold ist ein wesentlicher Schritt im eDiscovery-Prozess, da er bei richtiger Umsetzung sicherstellt, dass relevante Daten erhalten bleiben und nicht verloren gehen oder gelöscht werden, wenn ein Rechtsstreit zu erwarten ist.
Dieser Schritt stellt sicher, dass wichtige Informationen für die Sammlung, Überprüfung und Produktion zu einem späteren Zeitpunkt im eDiscovery-Prozess zur Verfügung stehen.
Darüber hinaus können alle Informationen, die während der Befragung der Sorgeberechtigten und der Fragebögen gesammelt werden, zusätzliche Einblicke und Einblicke in andere wichtige Zeugen oder andere Datenquellen bieten, die für eine frühzeitige Fallbeurteilung zusätzlich zur Aufbewahrung und Erfassung verfolgt werden sollten. Überprüfungsstrategien können mit der Gewissheit formuliert werden, dass keine Daten fehlen, und dies ermöglicht ein größeres Vertrauen in die Effektivität von Analysen, die auf den in eDiscovery-Lösungen überprüften Datenkorpus angewendet werden.
Wie unterstützt OpenText Core Legal Hold unsere Kunden?
OpenText™ Core Legal Hold ist eine kostengünstige, Cloud-basierte Legal Hold Software , die den Prozess der Prozessunterbrechung zentralisiert und automatisiert, indem sie bewährte und anpassbare Experten-Workflows für jede Phase des Prozesses nutzt. Sie lässt sich mit anderen Unternehmenssystemen integrieren, um Arbeitsabläufe effizient auszuführen, die genaue und vertretbare Ergebnisse liefern - und das zu einem Bruchteil der Kosten von Legal Hold Software der Konkurrenz.
Die wichtigsten Vorteile
- Implementierung leicht gemacht: Profitieren Sie innerhalb von Wochen, nicht Monaten, durch die Bereitstellung in einer mandantenfähigen SaaS-Cloud.
- Nahtlose Integration in gängige Systeme für nahtlosen Informationstransfer. Erstellen Sie einen zuverlässigen, präzisen und automatisierten Arbeitsablauf für die Verwaltung von Betreuerprofilen und die Umgestaltung des Änderungsmanagements für Mitarbeiter.
- Erzielen Sie Kostensicherheit und niedrigere TCO. Nutzen Sie Pauschalabonnements und verringern Sie die Abhängigkeit von IT-Ressourcen, um Software für den Rechtsverkehr kostengünstig zu verwalten.
