訴訟保全和法律保全這兩個詞通常可以交替使用。法律保留」是一個較廣義的名詞，包含在合理預期會發生訴訟、法規調查或其他法律程序時，保留潛在相關文件和資料的責任。這可能是由訴訟以外的各種法律事項觸發，包括調查、法規要求和稽核。訴訟保留更為具體，它是指在合理預期的訴訟、未決訴訟或行動訴訟中產生的保全責任。它基本上是法律持有的一個子集，適用於民事訴訟程序，目的在於防止證據被拋棄，並確保為證據開示而保存。

Q: 是否可以在不通知保管人的情況下發出法律保留？

在某些情況下，特別是在調查過程中，IT 可能會被指示在保管人不知情的情況下，對其資料實施"silent" 法律扣留 (如果擔心通知實際上可能會導致證據銷毀)。這些步驟對於支援敏感事件的初始階段可能是必要的，例如詐欺調查、法規調查或告發者指控，在這些事件中，需要在保管人意識到調查之前保護資料，以降低故意或不慎破壞證據的風險。

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概述

使用 OpenText™ Core Legal Hold 簡化法律保留管理並降低風險

訴訟保留 (Litigation hold)，也稱為「法律保留」，支持保存潛在相關資料的法律責任，也是公司指示員工保存特定資料，以及採取措施暫停與預期或未決訴訟、法規調查或其他法律程序相關的正常文件保留和銷毀政策的程序。

請繼續閱讀，瞭解更多關於訴訟保留和法律保留程序的資訊，以及如何使用法律保留軟體來最佳化活動並降低任何風險。

訴訟保留

訴訟保留與法律保留有差別嗎？

訴訟保全和法律保全這兩個詞通常可以交替使用。法律保留是一個較廣泛的術語，包含在合理預期會發生訴訟、法規調查或其他法律程序時，保留可能相關的文件和資料的責任。

這可能是由訴訟以外的各種法律事項觸發，包括調查、法規要求和稽核。訴訟保留更為具體，它是指在合理預期的訴訟、未決訴訟或行動訴訟中產生的保全責任。它基本上是法律持有的一個子集，適用於民事訴訟程序，目的在於防止證據被拋棄，並確保為證據開示而保存。

為什麼訴訟保留是必要的？

在預期或未決的訴訟事件中，訴訟保留義務非常重要，可確保證據在法庭上仍可使用和辯護，並防止證據遭破壞或竄改。透過實施訴訟保留，組織可更確信已採取關鍵步驟，以確保證據不變並可供審查。訴訟保留程序的可辯護性有助於驗證資料是否已妥善處理，以及是否已遵守保存義務。

訴訟保留何時發生？

當有合理的訴訟預期，或當當事人收到潛在索賠或法律訴訟威脅的通知時，就會啟動訴訟保留。更廣泛而言，法律保留通常是針對內部調查、法規程序或其他需要保留證據的申訴而啟動。

未遵守訴訟保留的風險為何？

未執行適當的訴訟保留可能會造成嚴重後果。不遵守訴訟保留可能會被指控蓄意破壞相關證據。法院可能會對拋棄證據 (毀滅或竄改證據) 施加制裁，其中可能包括對陪審團的不利推論指示、金錢上的處罰，甚至在嚴重的情況下，會做出缺席判決。妥善管理法律保留程序可降低合規風險，並確保資料處理活動的完整性。

誰會發出訴訟保留？

訴訟保留通知通常由內部法律部門發出，但也可能來自 IT、人力資源、合規或其他團隊。該通知是一份正式文件，傳達保存與案件或事項有關的潛在相關證據的義務。

誰會收到訴訟保留？

訴訟保留通知通常會發給保管人 - 負責維護和保管文件的人。保管人可包括員工、主管、IT 人員、記錄管理員或任何可控制或存取資訊的個人。在某些情況下，也可能會向擁有相關資料或記錄的第三方發出訴訟保留通知，例如外部供應商、服務供應商或可能仍可存取相關資訊的前員工。這些協力廠商同樣須遵守訴訟保留指令。

是否可以在不通知保管人的情況下發出法律保留？

在某些情況下（特別是調查中很普遍的情況），IT 可能會被指示對保管人的資料實施「無聲」法律扣留（在他們不知情的情況下），因為擔心通知實際上可能會導致證據銷毀。這些步驟對於支援敏感事件的初始階段可能是必要的，例如詐欺調查、法規調查或告發者指控，在這些事件中，需要在保管人意識到調查之前保護資料，以降低故意或不慎破壞證據的風險。

訴訟保留通知中包含哪些內容？

訴訟保留通知是具有法律約束力的指示，收到該通知的保管人有義務遵守其指示。該通知可能會明確說明事件的爭議點，以及保存潛在相關資料的必要性，並附帶有關可能需要保存的資料類型的具體指示，以及對保管人的其他指示。相關資料包括所有類型的相關資訊，例如與案件有關的文件、電子郵件和電子儲存內容。

法律持有程序的關鍵步驟是什麼？

法律保留程序包含一系列的步驟，以維持合規性。瞭解這些組成部分有助於組織開發健全的程序，以符合法律要求，同時將對業務運作的干擾降至最低。此保全義務會持續到事件透過和解、判決或所有上訴都已訴諸終止為止。

識別保管人並評估範圍

對於任何面臨訴訟威脅或其他保存觸發因素的法律團隊來說，第一步就是找出保管人，也就是擁有資料存取權與控制權且有保存義務的關鍵個人。辨識保管人和資料來源是成功合法持有的基礎。

通知保管人

確定資料保管人和相關資料類型後，法律團隊會向保管人發出通知。這些通知會告知這些個人其保存資料的責任，並會附上不得刪除、變更或修改其所持有資料的特定指示。這些也會指定要保留的內容。保管人應確認已收到通知，並確認他們了解並將遵守義務。

採訪保管人

保管人通常會接受訪談或完成後續問卷，以確認和檢視可能相關的資料所在位置。這些步驟可協助法律團隊進一步瞭解他們使用的裝置，以及他們通常儲存資料的位置。在此過程中，可能會出現其他主要參與者或其他保管人。

資料保存與收集

採取措施保存相關資訊至關重要。此步驟包括實施措施，以保護資料不被篡改、遺失或破壞。在某些情況下，資料可以就地保存，而在其他情況下，則會採取步驟，以符合鑑識標準的方式收集資料。

暫停保留政策

組織也應暫時停止可能與法律保留相衝突的例行資料管理作業，例如資料刪除、歸檔、文件銷毀或回收政策。在這種情況下，IT 和其他部門的領導者（例如記錄管理員）會努力確保可能相關的資料不會因疏忽而被銷毀。

監控和記錄法律持有義務

法務團隊需要定期監控並持續追蹤遵守法律持有義務的情況。作為此程序的一部分，會定期向保管人分發提醒函，讓他們知道哪些資料仍受扣留，並確保資料不被篡改、漠視或銷毀。持續監控有助於迅速解決問題，並確保必要的資訊仍然受到保護。

解除訴訟保留

一旦事項或案件完成，即解除訴訟保留。這可讓組織恢復依照公司保留政策管理資料。

與合法持有管理相關的主要挑戰有哪些？

若以手動方式執行，法律保留程序會非常低效且容易出錯，並可能增加證據被拋棄的風險。依賴試算表、電子郵件和手動追蹤的機構經常面臨合規困難。手動資料輸入對於準確管理和維護的挑戰越來越大。此外，組織必須持續監控雇用變更、調職和離職，並據此更新訴訟保留記錄。員工更替率高或組織結構複雜的組織會發現此程序過於繁複且充滿風險。

法律持有技術如何支援此流程？

法律保留軟體可將法律保留工作流程的關鍵部分自動化。它有助於集中管理法律文件持有量，使團隊能夠更有效率，並減少對有風險的手動流程的依賴 - 將花在手動重複任務上的時間轉換為具生產力的高價值工作。與手動流程相比，Legal Hold 軟體具有轉型優勢，可提高效率、降低風險並增強合規性。

合法持有軟體的主要優點是什麼？

自動化可縮短實施法律保留的時間

法律扣留軟體可讓法務團隊透過點擊幾下就能建立扣留通知，並分發給成百上千的保管人，而不是透過個別的電子郵件。自動化提醒功能可省去手動跟進沒有回應的保管人的需要，讓法務人員可以專注於更高價值的活動。法律保留工具可追蹤認收和問卷回覆，提供即時的合規狀態可見性，無須手動輸入資料。

與其他系統整合可降低風險

與人力資源系統整合，可在保管人變更角色或離開組織時自動通知，確保保存職責適當轉移。完整的稽核軌跡可記錄所有的保存活動，提供可信賴的合規證據，可協助組織避免制裁。

改善跨部門團隊之間的合作

法律和 IT 團隊可存取統一平台，顯示持有、保管人合規性和保存活動的目前狀態。這種可視性消除了資訊孤島，有助於在出現保存挑戰時採取協調行動。集中式報告也可讓法律團隊快速回應法院有關保存工作的詢問，展現有系統、可辯護的證據保存方式。

強化保管人體驗以推動合規性

友善的使用者介面可讓保管人輕鬆確認持有、填寫問卷，並瞭解其保存義務。簡化的流程可減少阻力並提高回應的及時性，而自動化的提醒功能則可確保義務保持在最重要的位置，不需要法務人員的不斷介入。

為什麼訴訟保留在 eDiscovery 中很重要？

訴訟保留是eDiscovery流程中不可或缺的步驟，因為若能正確執行，可確保相關資料得以保存，而不會在預期訴訟發生時遺失或刪除。

此步驟可確保在後續的 eDiscovery 程序中，關鍵資訊可供收集、檢閱和製作。

此外，在監護人訪談和問卷調查中收集到的任何資訊，都可以提供額外的洞察力和能見度，讓我們瞭解其他關鍵證人或其他資料來源，以便在保存和收集之餘，進行早期案件評估。在制定檢閱策略時，可以確信資料不會遺失，這也讓人更有信心針對 eDiscovery 解決方案中檢閱的資料庫應用分析的有效性。

OpenText Core Legal Hold 如何支援我們的客戶？

OpenText™ Core Legal Hold 是低成本、基於雲端的法律保留軟體，可針對訴訟保留流程的每個階段，使用經過驗證且可自訂的專家工作流程，將訴訟保留流程集中化、自動化。它可與其他企業系統整合，有效率地執行工作流程，產生精確且可辯護的結果，而成本僅是競爭對手法律保留軟體的一小部分。

主要優點

輕鬆實作：透過在多租戶 SaaS 雲端部署，在數週而非數月內開始獲益。
與通用系統無縫整合，實現無縫資訊傳輸。建立可靠、精確且自動化的工作流程，以管理保管人檔案，並改變員工變更管理。
達成成本確定性並降低 TCO。利用定額收費訂閱並降低對 IT 資源的依賴，以可負擔的價格管理 Legal hold 軟體。

Resources

Ebook: Legal holds without the headaches

OpenText Core Legal Hold: Minimize risks and drive efficient, defensible legal hold and preservation activities

5 key steps to implement OpenText Core Legal Hold

What is document review?