2010 年代中期，随着企业越来越多地采用云计算来实现关键业务功能，云传真解决方案应运而生。它以服务形式提供数字传真功能，完全不需要内部基础设施。联邦通信委员会 2019 年发布的第 19-72 号意见备忘录和命令加快了这一进程，该命令允许各公司从 2022 年 8 月起停用铜线电话服务，从而使各组织能够过渡到不再使用模拟传真线路。

云传真具有多种优势，包括自动扩展以适应流量波动、地理冗余以提高可靠性、简化部署以及降低 IT 管理要求。它还提供更强的安全功能，并能更好地与基于云的现代业务应用程序集成。对于拥有混合工作环境的企业，云传真可确保无论员工身处何地，都能始终如一地访问传真功能，从而支持业务连续性和运营灵活性。

数字传真如何工作

与传统传真相比，数字传真的技术基础架构有本质区别，但其结果--安全的文档传输--仍然相同。这一过程通常遵循以下步骤：

文件创建或数字化：发送方创建数字文档或扫描实体文档，将其转换为数字格式。
传输准备：数字传真解决方案为传输文档进行准备，其中可能包括格式化、压缩和加密。
使用互联网 DID 号码进行路由：数字传真系统使用基于互联网的直接拨入 (DID) 号码来路由传真。这些虚拟号码通过 IP 网络接收传入的传真，取代了传统的电话线路，同时保持了与传统工作流程的兼容性。
数字传输：文件不是通过电话线音频传输，而是通过 IP 网络传输，其中可以包括互联网、专用网络或云基础设施。
安全交付：文件发送到收件人的数字传真系统、电子邮件或其他指定端点，并进行收件验证。
通知和存储：发送方和接收方都会收到成功传输的确认信息，文件会根据配置的保留政策安全存储。

这一过程无需纸张、墨粉和物理硬件，同时还能保持安全的点对点连接，使传真通信本质上是安全的。

为什么数字传真对现代企业仍然至关重要

仍是安全通信的必要条件

尽管电子邮件和数字工具兴起，传真仍是受监管行业值得信赖的安全通信方式。它的点对点传输确保了直接、安全的连接，而不像电子邮件那样可能被拦截。传真还提供带有时间戳和收件人详细信息的交付确认，支持合规需求。数字传真可通过加密、访问控制和审计跟踪来加强这一点。

使用数字传真的主要行业：

医疗保健
约有 70% 家医院仍在使用传真交换受保护健康信息 (PHI)，以帮助保持 HIPAA 合规性。数字传真与医疗记录系统集成，降低了与打印文档相关的风险。例如，得克萨斯州东南部的浸信会医院使用 OpenText 数字传真后，每年节省了 20 万美元，效率提高了 20% 。

法律
传真在许多地区仍具有法律约束力。律师事务所使用数字传真进行安全的文档交换、审计跟踪和电子取证。它可确保合规性和高效的信息管理。

金融服务
银行和保险公司使用数字传真安全地传输信贷申请和索赔等敏感文件。它支持合规性，并为 SWIFT 等网络提供了具有成本效益的替代方案。美国保险公司 The Standard 和 Hawksford 利用 OpenText 解决方案提高了效率和合规性。

美国公共部门
政府机构使用数字传真安全、合规地传输敏感文件。它支持 HIPAA 和 FedRAMP 等标准，提供加密、访问控制和审计日志。基于云的传真与安全 IP 路由使传统系统现代化。

合规性和数字传真

对于面临严格数据隐私和安全法规的行业而言，数字传真仍然至关重要，它提供支持合规性的内置功能。

医疗保健领域的 HIPAA

数字传真通过以下方式支持 HIPAA 合规性

对传输中和静止状态下的 PHI 进行加密
限制文件访问的访问控制
跟踪文件活动的审计追踪
用于交货证明的传输确认

HIPAA 期刊》的一篇报道强调了俄亥俄州格兰特医疗中心的一次违规事件，该中心将 PHI 传真给了错误的收件人--这凸显了安全数字传真系统的必要性。

金融服务法规

数字传真有助于满足以下要求

GLBA：保护客户数据
PCI DSS：确保信用卡信息安全
SOX：确保妥善保存财务记录

这些系统提供安全传输、审计日志以及与文档管理工具的集成。

GDPR 和全球隐私法

数字传真通过以下方式支持 GDPR 等国际数据隐私法律：

尽量减少数据收集和存储
执行保留政策
确保数据传输安全
记录交易以便问责

行业认证

顶级数字传真提供商（如 OpenText）符合公认的标准：

ISO/IEC 27001：信息安全
SOC 2 类型 II：安全和隐私控制
PCI DSS：支付数据保护

这些认证可确保组织的传真系统符合较高的合规标准。

过渡到数字传真的好处

数字传真的商业利益

从模拟传真转换为数字传真可显著提高效率、节约成本和业务灵活性。除了合规性，数字传真还支持更广泛的数字化转型目标。

可扩展性和灵活性

模拟传真系统很难根据波动的需求进行扩展。数字传真可轻松适应不断变化的传真量，而无需增加基础设施。它还提供灵活的部署方式--内部部署、云或混合部署--以满足组织的需求和预算。

提高成本和效率

数字传真可降低与硬件、电话线、纸张和墨粉相关的成本。基于云的模式消除了资本支出，并以 "即用即付 "的方式运行。它还能消除打印和扫描等人工任务，将文件直接发送到收件箱或工作流程系统，从而简化操作。

工作流程集成

现代数字传真与关键企业系统（EMR、ERP、CRM 和多功能一体机）集成，实现文档处理自动化并将传真嵌入日常工作流程。这可以提高生产率，最大限度地减少培训需求，尤其是在传真对业务流程至关重要的环境中。

人工智能驱动的数据准备

人工智能可将传真信息转化为可在整个业务中立即使用的数据，从而提升数字传真的价值。人工智能不会将传真视为静态文档，而是识别其中有意义的内容，如关键细节、上下文和意图，并将这些信息直接传递到相关企业系统中。这样，EMR、ERP 和 CRM 中的工作流程就无需人工解释或重新输入即可进行。

通过将传真通信转换为结构化、工作流程就绪的数据，人工智能可加速决策、减少延迟并加强依赖传真的流程与核心运营生态系统之间的集成。

过渡到数字传真的常见挑战

虽然数字传真的好处令人信服，但企业在从模拟传真系统过渡到数字传真系统的过程中可能会遇到挑战。了解和应对这些挑战对于成功实施至关重要。

遗留系统集成

许多组织运行的传统系统是为与传统传真机配合使用而设计的。将这些系统与现代数字传真解决方案集成可能需要定制开发工作或中间件，以确保无缝操作。各组织应根据潜在的数字传真解决方案与现有系统集成的能力以及支持自定义集成要求的灵活性来评估这些解决方案。

用户采用和培训

习惯使用实体传真机的员工可能会因为熟悉现有流程而抵制改用数字传真机。要克服这种抵触情绪，就必须采取全面的变革管理策略，包括用户培训、明确告知好处，还可以采取分阶段实施的方法，让用户逐步过渡到新系统。

确保遵守行业法规

不同行业对文件传输和存储有特定的监管要求。各组织必须确保其选定的数字传真解决方案符合所有适用法规，包括与数据隐私、安全和记录保留相关的法规。这可能涉及配置保留政策、实施适当的访问控制和建立审计程序。

实施数字传真的最佳做法

评估与规划

在实施数字传真解决方案之前，企业应评估当前的传真使用情况、传真量和集成需求。该评估为选择解决方案提供指导，并有助于制定实施计划，最大限度地减少业务中断。规划还应确定成功指标，设定时间表，并确定风险和缓解战略。具有复杂需求的组织可能会受益于专门从事数字化转型的顾问。

解决方案选择标准

评估数字传真解决方案时需要考虑的关键因素包括

安全性：审查加密、访问控制和合规认证。
集成：确保与现有系统和工作流程的兼容性，尤其是关键任务应用程序。
可扩展性：确认解决方案能够应对未来的增长和数量变化。
支持& 可靠性：评估供应商的支持、服务水平协议和灾难恢复能力。
总体拥有成本：考虑实施、订阅和定制集成成本。

实施和变革管理

有效的实施需要详细的规划和强有力的变革管理。从受益最大的部门开始分阶段推广，有助于在大范围部署之前解决问题。变革管理应包括用户培训、清晰的效益沟通和便捷的支持。任命部门 "拥护者 "可以鼓励采用，并提供本地化援助。

OpenText 数字传真解决方案如何改变业务通信

OpenText 数字传真解决方案

OpenText 为各行各业提供量身定制的强大数字传真解决方案。OpenText 拥有 40 多年的经验，每年处理的文档超过 120 亿份，是数字传真领域值得信赖的领导者。

OpenText™ Fax (RightFax)

OpenText Fax 是一个可扩展的传真服务器，可为用户、应用程序和系统实现安全的无纸传真。它通过连接模拟、数字、VoIP 或云电话降低成本，并与电子邮件和桌面工具集成，以提高工作效率并支持合规性。

部署选项包括内部部署、混合部署和托管服务，可灵活配合 IT 战略。OpenText Fax 还与 SAP、Oracle、Microsoft SharePoint 等企业平台以及 Epic、Meditech、Cerner 和 Veradigm 等 EMR 系统集成。

OpenText™ Fax Aviator

OpenText Fax Aviator 是一款功能强大的人工智能助手，可使数字传真更加智能、自动化和可靠。它通过减少人工操作、加快时效性流程以及将结果无缝集成到电子病历 (EMR)、药房平台或企业应用程序中，将传真转化为下游系统的可操作信息。

Fax Aviator 为传真流程的每个阶段带来智能，帮助企业从人工操作转变为自动化影响：

Fax Aviator Assist：即时 Q&A 支持，可节省搜索手册的时间。
传真 Aviator 路由：自动路由提高了准确性并加快了交付速度。
Fax Aviator 摘要：在几秒钟内汇总传真内容或历史记录。
Fax Aviator Extract：从传真文件中捕获关键数据并构建其结构。

OpenText™ Core Fax

OpenText Core Fax 是一个 SaaS 云解决方案，支持从台式机、电子邮件、移动设备、业务应用程序和多功能一体机安全发送传真。它简化了工作流程，不再需要电话线和实体传真设备。OpenText Core Fax 的基础设施遍布美国、加拿大、欧洲和澳大利亚，支持数据驻留需求，并通过安全交付和集中记录保存提高合规性。

客户成功

各组织已通过 OpenText 传真解决方案取得了可衡量的成果。堪萨斯大学卫生系统将不可靠的云外系统转换为 OpenText Fax，从而减少了传输故障，改善了病人护理。ZOLL Medical 面临着传真量激增的问题，他们采用 OpenText Fax Cloud Connect 来提高可扩展性、安全性和可靠性，从而支持他们完成提供救生护理的使命。

数字传真的未来

随着企业继续其数字化转型之旅，数字传真仍将是安全信息交换的重要组成部分，特别是在受监管行业。数字传真的未来包括几个将进一步提升其价值主张的新兴趋势。

与人工智能和机器学习相结合

数字传真解决方案将越来越多地结合人工智能（AI）和机器学习功能，以实现文档分类、数据提取和路由的自动化。这些功能将使企业能够简化以文档为中心的工作流程，并通过自动提取和处理相关信息从传真文档中获取更大价值。 OpenText Fax Aviator 为文档驱动的工作流程带来了人工智能功能，将生产力提升到了新的水平。

增强移动功能

随着远程工作越来越普遍，数字传真解决方案将继续增强其移动功能，实现随时随地安全传真。这些增强功能将包括改进移动应用程序、更好地集成移动生产力工具以及针对移动设备进行优化的用户界面。

与云生态系统的深度整合

数字传真解决方案将与基于云的生产力套件、协作平台和业务应用程序更紧密地集成。这种集成将在用户日常使用的应用程序中实现无缝传真，进一步减少摩擦，提高生产率。

数字传真提高生产力

电子和数字传真是传统通信方法的重要演变，在安全信息交换中继续发挥着重要作用。通过从模拟传真过渡到电子传真，企业可以增强安全性、提高合规性、降低成本并提高运营效率，同时保持固有的安全优势，这些优势使传真成为受监管行业的首选通信方式。

随着企业继续其数字化转型之旅，实施强大的数字传真解决方案应被视为其安全信息交换总体战略的重要组成部分。通过正确的解决方案和实施方法，数字传真可以成为传统文档工作流程和现代数字流程之间的桥梁，使组织能够在不影响安全性或合规性的情况下向前迈进。

信任数字传真领域的领导者

IDC MarketScape：2024 年全球数字传真供应商评估》对数字传真市场进行了研究。了解 OpenText 被评为领导者的原因。

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