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Qu'est-ce que le passage de la commande à l'encaissement (O2C) ?

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Illustration des éléments informatiques avec un point d'interrogation en point de mire

Présentation

Le terme "Order to cash" (également appelé O2C ou OTC) désigne le processus commercial de bout en bout qui commence lorsqu'un client passe une commande et se termine lorsqu'une entreprise reçoit le paiement de cette commande. Pour la plupart des entreprises, il s'agit d'un élément essentiel de la chaîne d'approvisionnement et des opérations financières.

Dans une chaîne d'approvisionnement numérique, en particulier avec des plateformes comme OpenText™ Business Network, bon nombre de ces étapes sont automatisées et intégrées entre les partenaires commerciaux à l'aide de technologies d'intégration B2B (comme l'EDI, les API et les portails en libre-service), ce qui améliore la rapidité, la précision et la visibilité.

Ordre de paiement

Qu'est-ce que l'ordre au comptant ?

Le passage de la commande à l'encaissement est le processus commercial de bout en bout qui commence lorsqu'un client passe une commande et se termine lorsque l'entreprise reçoit le paiement. Il englobe tout, de la gestion des commandes et de l'exécution des commandes à la facturation et au recouvrement. Au sein d'une chaîne d'approvisionnement, O2C est un flux de travail essentiel qui relie la demande du client à la livraison du produit et à la réconciliation financière.

Pour les organisations B2B, en particulier celles qui opèrent dans des chaînes d'approvisionnement complexes, le processus O2C est essentiel pour maintenir la satisfaction des clients, optimiser les flux de trésorerie et assurer l'efficacité opérationnelle.

Pourquoi l'ordre de paiement est-il important ?

Le passage de la commande à l'encaissement est plus qu'une simple transaction financière, c'est un processus stratégique qui a un impact sur l'expérience client, la reconnaissance des revenus et l'agilité de la chaîne d'approvisionnement. Un cycle O2C rationalisé aide les entreprises :

  • Accélérer la réalisation des revenus en réduisant les délais de traitement des commandes et d'encaissement des paiements.
  • Améliorer la satisfaction des clients grâce à une exécution précise des commandes et à une facturation dans les délais.
  • Améliorer l'efficacité opérationnelle en automatisant les tâches manuelles et en réduisant les erreurs.
  • Obtenez une visibilité sur l'état des commandes, les niveaux de stock et les cycles de paiement.
  • Renforcer la conformité avec les réglementations fiscales, les normes de facturation et les exigences en matière d'audit.

Quelle est la différence entre le "order to cash" et le "procure to pay" (P2P) ?

La commande au comptant et l'approvisionnement au paiement sont deux processus commerciaux distincts qui servent les côtés opposés d'une transaction. O2C est un flux de travail orienté vers le client qui commence lorsqu'un client passe une commande et se termine lorsque l'entreprise reçoit le paiement. Il comprend des étapes telles que la gestion des commandes, les vérifications de solvabilité, l'exécution, la facturation et le recouvrement. Ce processus est essentiel pour générer des revenus, maintenir la satisfaction des clients et assurer un flux de trésorerie sain.

D'autre part, le P2P est un processus orienté vers le fournisseur qui commence lorsqu'une entreprise identifie un besoin et lance un bon de commande et se termine lorsque le fournisseur est payé. Il comprend la sélection des fournisseurs, la passation des commandes, la réception des marchandises, le traitement des factures et l'exécution des paiements. Le P2P est essentiel pour gérer les coûts, entretenir les relations avec les fournisseurs et garantir l'efficacité opérationnelle.

L'O2C consiste à vendre et à percevoir des paiements, tandis que le P2P consiste à acheter et à effectuer des paiements. Tous deux sont essentiels à la santé financière et à la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise, mais ils opèrent à des extrémités opposées du spectre des transactions.

Quelles sont les étapes du processus de conversion des commandes en liquidités ?

Le cycle de la commande à l'encaissement est l'épine dorsale des opérations de recettes. Il couvre tout, depuis le moment où un client passe une commande jusqu'à celui où le paiement est encaissé et rapproché. Bien menée, l'O2C garantit un flux de trésorerie sain, des relations plus solides avec les clients et une efficacité opérationnelle. Mal exécutée, elle est source d'erreurs, de retards et d'opportunités de revenus manquées.

Le processus comprend généralement les étapes suivantes :

  1. Gestion des commandes
    • Le client passe une commande (par EDI, portail, courriel, etc.)
    • La commande est saisie et validée (disponibilité du produit, prix, conditions).
  2. Gestion du crédit
    • Une vérification de la solvabilité est effectuée pour s'assurer que le client est en mesure de payer.
    • Les limites de crédit sont fixées ou vérifiées
  3. Exécution des commandes
    • Les produits sont prélevés, emballés et expédiés
    • Suivi des livraisons et coordination logistique
  4. Expédition et logistique
    • Gestion du transport et de la livraison, comme la sélection du transporteur, l'exécution de l'expédition et la confirmation de la livraison
    • Documentation telle que les connaissements et les formulaires douaniers (le cas échéant)
  5. Facturation
    • La facture est générée et envoyée au client.
    • Peut inclure la facturation EDI ou des formats de facturation électronique.
  6. Comptes débiteurs
    • Le paiement est reçu et enregistré
    • Rapprochement des paiements et des factures
  7. Recouvrement et règlement des litiges
    • Suivi des paiements en retard
    • Résoudre les litiges ou les divergences en matière de facturation ou de livraison
  8. Rapports et analyses
    • Mesures de performance (par exemple, le nombre de jours de vente en souffrance)
    • Connaissance du comportement des clients, des flux de trésorerie et de l'efficacité des processus

Étapes du processus de passage de la commande à l'encaissement (o2c)

Quel est un exemple d'O2C ?

Dans le secteur de la vente au détail, un exemple courant du processus "de la commande à l'encaissement" commence lorsqu'un grand détaillant passe un bon de commande auprès d'un fournisseur. La commande est transmise par voie électronique, validée par rapport aux stocks disponibles et aux prix convenus, puis validée pour exécution.

Le fournisseur prépare, emballe et expédie les marchandises, tandis que le détaillant reçoit des mises à jour en temps réel sur l'état de la livraison. Une fois l'envoi confirmé, le fournisseur émet une facture électronique conforme aux réglementations fiscales régionales.

Le détaillant effectue le paiement, qui est automatiquement comparé à la facture, et les deux parties ont une visibilité sur la transaction, depuis la création de la commande jusqu'à l'encaissement.

Ce cycle transparent réduit le travail manuel, accélère les paiements et aide les détaillants et les fournisseurs à entretenir des relations commerciales solides et efficaces.

Quels sont les défis de l'O2C ?

De nombreuses organisations sont confrontées à des défis dans la gestion du processus O2C, notamment

  • Saisie manuelle des données et systèmes déconnectés qui ralentissent le traitement des commandes.
  • Facturation inexacte ou tardive entraînant des litiges de paiement.
  • Visibilité limitée sur l'état des commandes et les délais de paiement.
  • Risques de non-conformité dus à l'évolution des réglementations en matière de fiscalité et de facturation électronique.
  • Un délai de recouvrement des créances élevé qui a un impact sur le flux de trésorerie.

Pour relever ces défis, il est souvent nécessaire de numériser et d'automatiser la chaîne d'approvisionnement. Les solutions modernes de paiement à la commande rationalisent les flux de données entre les systèmes, réduisent les erreurs grâce à la facturation électronique, offrent une visibilité en temps réel sur les commandes et les paiements et garantissent la conformité avec les réglementations fiscales internationales.

En remplaçant les processus manuels et fragmentés par des outils numériques intégrés, les entreprises peuvent accélérer l'encaissement, améliorer la satisfaction des clients et renforcer les performances financières.

Qu'est-ce que OpenText O2C et comment contribue-t-il à l'intégration des clients ?

Les solutions Order to Cash d'OpenText automatisent et optimisent la partie de la chaîne logistique en contact avec le client, de la gestion des commandes à la facturation et au recouvrement. Ces solutions favorisent l'intégration des clients en

  • Permettre un traitement transparent des commandes grâce à la saisie et à la validation électroniques des commandes.
  • Faciliter la communication en temps réel avec les clients via les canaux numériques.
  • Accélérer les cycles de facturation et de paiement grâce à la facturation automatisée et à la facturation électronique.
  • Améliorer la satisfaction des clients grâce à une exécution précise et rapide des commandes et à une assistance.
  • Fournir des analyses et des informations pour améliorer les prévisions et le service à la clientèle.

En intégrant les clients dans la chaîne d'approvisionnement numérique, les entreprises peuvent améliorer les flux de trésorerie, réduire les erreurs et renforcer les relations avec les clients.

Quelles sont les solutions proposées par OpenText pour aider à la mise en place de l'O2C ?

OpenText propose une suite de solutions au sein de l'OpenText™ Business Network Cloud qui aide les organisations à numériser, automatiser et optimiser le processus de la commande à l'encaissement :

OpenText Business Network Cloud

Relie les partenaires commerciaux par le biais d'une intégration B2B sécurisée et évolutive, permettant l'échange transparent de commandes, de factures et de documents d'expédition. Il prend en charge de nombreux formats et protocoles, y compris l'EDI et les API, afin de garantir l'interopérabilité des chaînes d'approvisionnement mondiales.

Intégration B2B d'OpenText

Automatise l' échange de documents O2C tels que les bons de commande, les confirmations de commande, les préavis de livraison (ASN) et les factures. Il réduit les interventions manuelles, améliore la précision des données et accélère les cycles de transaction.

OpenText e-Invoicing

Assurer la conformité avec les mandats de facturation électronique et les réglementations fiscales au niveau mondial. Il permet la création, la validation et la soumission de factures électroniques dans toutes les juridictions, aidant ainsi les entreprises à éviter les pénalités et à rationaliser leurs comptes clients.

Ensemble, ces solutions aident les entreprises :

  • Réduire les DSO et améliorer les flux de trésorerie.
  • Améliorer l'expérience client grâce à une exécution plus rapide et plus précise des commandes.
  • Veiller au respect des normes mondiales de facturation.
  • Obtenir une visibilité en temps réel des mesures de performance de l'O2C.

Comment pouvons-nous vous aider ?

Notes de bas de page