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¿Qué es la gobernanza de la información?

Ilustración de elementos informáticos centrados en un signo de interrogación

Descripción general

La gobernanza de la información pone orden en el caos informativo. Se trata de establecer políticas y buenas prácticas y automatizar el modo en que se crean, utilizan, almacenan y eliminan los datos. La gobernanza de la información, que engloba prácticas inteligentes como la gestión del ciclo de vida de los datos, la gobernanza de los datos y la gobernanza de la IA, garantiza que su información se utilice de forma eficiente para alcanzar sus objetivos. Piense en ella como la hoja de ruta que mantiene sus datos en el buen camino, ayudando a su organización a mantener la conformidad, la seguridad y la vanguardia.

Gobernanza de la información

La gobernanza de la información no consiste sólo en reconocer la información como un activo estratégico, sino en facultar a la organización para someterla a una coordinación y supervisión de alto nivel. Esta capacitación garantiza la responsabilidad, integridad, conservación y protección de la información en toda la empresa. Como enfoque disciplinado, pretende tratar la tarea de forma holística, eliminando los silos y la fragmentación, y mejorando el uso adecuado, eficiente y seguro de la tecnología y los recursos necesarios para gestionar la información.

¿Cuáles son las ventajas de un programa de gobernanza de la información?

Los programas de gobernanza de la información aportan muchos beneficios importantes a la organización. En muchos casos, el gobierno de la información está prescrito por la ley, la normativa y las mejores prácticas del sector. Incluso en ausencia de un fuerte imperativo normativo, el gobierno de la información sigue siendo esencial para el funcionamiento ordenado de los sistemas de gestión de la información.

  • Coherencia e integridad: Con políticas y procedimientos documentados y coherentes para gestionar la información, las organizaciones pueden garantizar que sus datos sean más precisos, completos y actualizados. 
  • Mayor seguridad y gestión de riesgos: La información confidencial y privada debe protegerse de accesos no autorizados utilizando las últimas normas y mejores prácticas de ciberseguridad.
  • Cumplimiento de la normativa: La mayoría de las organizaciones tienen requisitos legales y específicos del sector en materia de conservación de la información, seguridad, protección de la privacidad, accesibilidad y auditoría.
  • Mayor eficacia: Con la información bien organizada y más fácil de encontrar y utilizar, se ahorra tiempo y recursos, haciendo que el proceso de trabajo sea más ágil y cómodo.
  • Apoyo a la toma de decisiones: Con datos más fiables y accesibles, los dirigentes pueden tomar decisiones estratégicas más informadas.
  • Reducción de costes: Las organizaciones pueden reducir los costes de almacenamiento y gestión eliminando los datos redundantes u obsoletos y racionalizando los procesos.
  • Mejora de la colaboración: Unas políticas claras sobre el intercambio de información pueden facilitar una mejor cooperación entre departamentos y socios externos.
  • Mejora de la reputación: Demostrar una gestión responsable de la información puede aumentar la confianza de las partes interesadas y la credibilidad de la organización.
  • Preservar la información valiosa: Una gobernanza adecuada garantiza que los datos históricos y operativos importantes se conserven y sean accesibles a lo largo del tiempo.
  • Facilitación de la transformación digital: Un marco sólido de gobernanza de la información proporciona una base para adoptar nuevas tecnologías e iniciativas basadas en datos.

La gobernanza de la información se basa en la automatización

En la era moderna, incluso las organizaciones de tamaño modesto tienen terabytes e incluso petabytes de información. No es práctico lograr la gobernanza de la información sin un alto nivel de automatización y una fuerte relación entre el sistema de gestión de la información y sus capacidades de gobernanza. Los sistemas de gestión de la información de todo tipo incluyen invariablemente algunas características de gobernanza.

Algunos ejemplos de automatización del gobierno de la información son

  • Los sistemas de gestión de contenidos y registros suelen incluir controles y automatización muy avanzados para el gobierno de la información, y los sistemas auxiliares suelen integrarse en un programa de gobierno de la información o mejorarlo.
  • El procesamiento inteligente de documentos automatiza la captura, el etiquetado, el procesamiento y el almacenamiento de grandes volúmenes de información, eliminando el tedioso trabajo de transcribir millones de páginas en papel, formularios, faxes, impresos médicos, etc., a un sistema de gestión de la información seguro y accesible.
  • El software de análisis de contenidos y mitigación de riesgos puede escanear grandes volúmenes de información existente y entrante en busca de información sensible, datos de identificación personal, información sanitaria y otros marcadores de riesgo para identificar los contenidos que deben revisarse, asegurarse, etiquetarse adecuadamente y protegerse en un sistema de gestión de contenidos.
  • El software de archivado y gestión del almacenamiento puede reducir los costes de conservación a largo plazo de datos y contenidos, trasladándolos a una plataforma de almacenamiento más sencilla y económica, al tiempo que los preserva de forma eficaz y los mantiene accesibles en caso necesario.
  • Los sistemas de eDiscovery y evaluación temprana de casos ayudan a los equipos de investigación y jurídicos a secuestrar y revisar grandes volúmenes de contenido para casos legales, solicitudes FOIA y evaluación de riesgos. Gracias a la IA, la búsqueda y el flujo de trabajo, estos sistemas proporcionan una ayuda inestimable para cumplir las solicitudes de presentación de pruebas, las retenciones legales y otros procesos críticos que requieren la revisión de documentos.

¿Qué es un marco de gobernanza de la información?

El propósito de un marco de gobierno de la tecnología de la información es establecer el enfoque de la organización hacia la gestión de la información dentro de un contexto empresarial, legal y normativo. Un marco eficaz abarca los siguientes ámbitos.

Ámbito de aplicación y estatutos

Establecer el alcance del programa de gobierno de la información. Establecer los procedimientos que rigen la creación, el intercambio, el almacenamiento y la eliminación de la información. Definir la gestión de toda la información y los sistemas asociados que afectan a las obligaciones legales y reglamentarias de la empresa.

Funciones y responsabilidades

Definir las funciones y responsabilidades clave en el gobierno de la información. Esto incluye al comité de gobierno de la información, al equipo de gobierno de la información, al equipo de gestión de riesgos de la información, al equipo de gestión de activos de la información, al equipo de gestión de registros, a los directores de línea de negocio y a los empleados.

Políticas y procedimientos de información

La gobernanza de la información incluye múltiples políticas y procedimientos distintos. El marco debe enumerar explícitamente las políticas que afectan al gobierno de la información, incluida la política de seguridad de la información, la política de retención, la política de eliminación, la política de archivo, la política de privacidad, la política de TIC, la política de trabajo a distancia y la política de intercambio de información. A continuación, los procedimientos de información determinan y definen el modo en que la organización y los empleados interactúan con la información de acuerdo con cada política estipulada.

Terceros

Parte de la información empresarial será creada y almacenada por terceros. El marco establece el modo en que la organización gestiona la información con socios, proveedores y partes interesadas. Definir cómo afecta la gobernanza de la información a las obligaciones contractuales y a las relaciones con los proveedores. Establecer métricas con las que se evalúe a terceros para confirmar la conformidad con los objetivos de gobernanza de la información.

Empresa, continuidad, recuperación en caso de catástrofe y contingencias

El marco debe establecer el proceso de notificación de pérdidas de información, notificación de violaciones de la información, gestión de incidentes, escalada de incidentes, recuperación de desastres y continuidad de la actividad.

Auditoría y revisión

Supervisión continua del acceso a la información, el uso de la información, el cumplimiento de la normativa, la seguridad de la información, el rendimiento de la infraestructura y el rendimiento del almacenamiento. Realizar evaluaciones de riesgos, auditorías y revisiones periódicas.

Una estrategia sólida de IA generativa empieza por la gobernanza de la información

La gestión de la información está evolucionando rápidamente con la introducción de herramientas de IA generativa (GenAI) para acelerar el descubrimiento de información y la productividad basada en ella. Para garantizar el éxito de los casos de uso y avances de GenAI dentro de una organización, tenga en cuenta estas seis mejores prácticas en la planificación de proyectos y la elaboración de políticas de gobernanza para mejorar la fiabilidad y utilidad de la IA:

  • Curar contenidos de confianza. GenAI es tan buena como la información de que dispone. Los contenidos comisariados y seleccionados a propósito pueden proporcionar ganancias rápidas. Lanzar proyectos piloto de IA con contenidos explícitamente aprobados y de gran demanda. Algunos ejemplos son contratos, solicitudes de propuestas, preguntas frecuentes, bibliotecas de patentes, procedimientos normalizados de trabajo y contenido normativo.
  • Controlar la dispersión de contenidos. La dispersión de contenidos se refiere a copias de conveniencia y versiones editadas abandonadas de documentos en el correo electrónico, los mensajes de chat y OneDrive. Este tipo de contenido puede ser útil a corto plazo, pero al ser ruidoso, puede tender a desviar aún más las respuestas de la IA. Un proceso de gestión de la información bien gestionado mejorará de forma natural la precisión y pertinencia de las respuestas que produce la IA generativa.
  • Datos de la etiqueta. El proceso de puesta a tierra de la IA será más eficaz cuando se disponga de datos de puesta a tierra más precisos. Proporcionar datos etiquetados o metadatos ricos y precisos recopilados a través de servicios de contenidos bien gestionados y procesos automatizados para que la base sea más precisa y los avances de la IA puedan inferir mejor el material de origen.
  • Instituir mejores controles de seguridad. Los grandes modelos lingüísticos comerciales no comprenden automáticamente los procesos y lo que debe asegurarse. Pueden revelar cualquier cosa a la que tengan acceso. Es esencial proteger con diligencia los repositorios de contenidos y evitar la TI en la sombra.
  • Proporcionar contexto. El contexto es fundamental. Idealmente, queremos inferir el contexto de base de la IA a partir del contexto laboral actual del usuario. La ventana de contexto es más valiosa si la conexión a tierra se centra en una única transacción comercial, como un nuevo cliente, un expediente de proyecto, un expediente de RRHH o una reclamación al seguro.
  • Incorporar la gobernanza de la IA. La gobernanza de la IA es un tema en rápida evolución de política pública y organizativa, legislación y mitigación de riesgos. Algunos de los principios de la gobernanza de la IA -una subcategoría de la gobernanza de la información- son la transparencia y la explicabilidad, la equidad y la no discriminación, la privacidad y la protección de datos, la responsabilidad y la supervisión, y la seguridad y la solidez.

GenAI supone un enorme salto en usabilidad y productividad, especialmente con vastos repositorios de información. Siguiendo estas seis prácticas esenciales de gobernanza, es mucho más probable que los sistemas de IA generativa sean seguros y productivos.

Comience su viaje hacia la gobernanza de la información

La gobernanza de la información es una práctica esencial para convertirse en una organización con capacidad de información. Sin embargo, debe administrarse con arreglo a prácticas sólidas, a escala, de forma segura y en colaboración con los demás procesos y sistemas de información en juego.

Hoy en día, casi todas las grandes organizaciones afirman basarse en datos. Las empresas que aplican una sólida estrategia de gobernanza de la información refuerzan la disponibilidad de la información, mitigan los riesgos, contienen los costes y cumplen la normativa.

Las soluciones de gobierno de la información de OpenText ofrecen automatización e integración inteligentes y basadas en políticas que ayudan a las organizaciones a mitigar los riesgos y proteger la información para mantener la conformidad, la seguridad y la productividad a la vez que impulsan el trabajo moderno.

Nuestras soluciones incluyen:

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