¿Qué es la gobernanza de la información?
Descripción general
Las soluciones integradas y rigurosas de gestión de la información permiten a las organizaciones utilizar la información de forma segura y con confianza como ventaja operativa. Mediante la aplicación de políticas, la automatización y las mejores prácticas en torno a la forma en que se crea, almacena, consulta y utiliza la información, la gobernanza de la información proporciona una base de datos de alta calidad, fiables y dignos de confianza. Y, con un contenido bien gestionado como eje central, las empresas están en condiciones de utilizar la información para impulsar los resultados empresariales, alcanzando nuevos niveles de productividad, ampliando los procesos con gran cantidad de contenido y mejorando el rendimiento y la fiabilidad de la inteligencia artificial.
Gobernanza de la información
Conceptos básicos sobre la gobernanza de la información
La gobernanza de la información es el marco estratégico de políticas, procesos y tecnologías que garantiza que la información sea segura, precisa y conforme a la normativa a lo largo de todo su ciclo de vida. Las soluciones de gobernanza de la información permiten a las organizaciones automatizar políticas, proteger los datos confidenciales y facilitar el uso de una inteligencia artificial fiable y la transformación digital. A medida que el trabajo del conocimiento sigue evolucionando gracias a la inteligencia artificial y a la gestión inteligente de contenidos, resulta esencial para toda organización garantizar la rendición de cuentas, la integridad, la conservación y la protección de la información en toda la empresa.
¿Por qué es importante el software de gestión de la información?
Las soluciones de gobernanza de la información garantizan que la información adecuada sea fiable, esté protegida y esté a disposición de las personas adecuadas en el momento oportuno, mediante la definición de cómo las organizaciones gestionan y utilizan la información. Y sin una sólida gestión de la información, esta se convierte en un lastre en lugar de un activo.
Las soluciones de gobernanza de la información ayudan a las organizaciones a controlar los riesgos, garantizar el cumplimiento normativo y aprovechar todo el valor de su información, al proporcionar herramientas que:
- Protegerse frente a los riesgos de seguridad y privacidad: Los datos sensibles —como la información personal, financiera y de carácter confidencial— deben protegerse contra el acceso no autorizado y las filtraciones. El software de gestión de la información aplica controles de acceso, clasificación y supervisión para proteger los activos críticos.
- Facilitar el cumplimiento normativo: Las soluciones de gobernanza de la información ayudan a las organizaciones a cumplir los requisitos legales y normativos mediante la aplicación de políticas de conservación, controles de privacidad y políticas de eliminación justificables.
- Reduzca el caos informativo: el contenido no gestionado da lugar a información duplicada, versiones obsoletas y políticas incoherentes. La gobernanza establece una estructura y unos procesos automatizados para garantizar que los empleados dispongan de información precisa, pertinente y actualizada.
- Mejorar la integridad de los datos para facilitar la toma de decisiones: una información fiable y de alta calidad permite realizar análisis y elaborar informes más sólidos, así como tomar decisiones basadas en datos.
- Fomentar una adopción segura y responsable de la IA: las herramientas de IA requieren datos precisos, pertinentes y bien gestionados; de lo contrario, los resultados se verán afectados. El software de gestión de la información garantiza que la IA general utilice información autorizada, actualizada y pertinente, al tiempo que protege los datos sensibles y reduce los sesgos.
- Aumentar la productividad operativa: la automatización basada en políticas reduce las tareas manuales, ayuda a los empleados a encontrar información más rápidamente y elimina el riesgo de utilizar datos obsoletos o incompletos.
- Reducción de costes: Las organizaciones pueden reducir los costes de almacenamiento y gestión eliminando los datos redundantes u obsoletos y optimizando los procesos.
- Conservar la información valiosa: una buena gestión garantiza que los datos históricos y operativos importantes se conserven y sean accesibles a lo largo del tiempo.
- Optimice las retenciones legales, los procesos de cobro y el eDiscovery: Las retenciones legales y los procesos de recopilación deben llevarse a cabo con rapidez y eficacia para seleccionar el contenido destinado al eDiscovery y a su presentación.
¿Cuáles son los retos más habituales en materia de gobernanza de la información?
Las organizaciones se enfrentan a una complejidad cada vez mayor a medida que aumentan los volúmenes de información y la inteligencia artificial acelera el uso de los datos. Sin el software adecuado de gestión de la información, las organizaciones tendrán dificultades para hacer frente a:
- Diseminación del contenido: Las aplicaciones en la nube y los sistemas empresariales dispares generan contenido disperso y fragmentado, lo que dificulta su supervisión.
- Exigencias cada vez mayores en materia de privacidad y normativa: Las organizaciones deben proteger los datos personales y sensibles, al tiempo que cumplen con una normativa internacional en constante evolución.
- Riesgos de seguridad y sobreexposición: sin soluciones sólidas de gobernanza de la información, los datos confidenciales podrían ser objeto de un acceso o una divulgación indebidos.
- Shadow AI: Es posible que los empleados introduzcan contenido sensible en herramientas de IA no autorizadas, al margen de cualquier política de conservación o protección.
- Problemas relacionados con la calidad de la información: el contenido obsoleto o redundante reduce la productividad y socava la confianza en los resultados de los análisis y de la inteligencia artificial.
- Nuevos requisitos de gobernanza de la IA: los sistemas de IA deben funcionar a niveles óptimos con datos bien estructurados, seguros y sometidos a gobernanza, a fin de evitar errores o usos indebidos.
- Procesos manuales a gran escala: si los datos no circulan con fluidez entre los sistemas y los equipos, la fricción digital y los datos contradictorios pueden ralentizar el crecimiento operativo.
- El contenido generado por IA como documentos: los registros de chat, las transcripciones de reuniones y los resultados de los agentes forman parte de una nueva categoría de contenido en rápido crecimiento que, en la mayoría de las organizaciones, carece de clasificación, calendario de conservación o procedimiento de eliminación.
- Soberanía y residencia de los datos: el tratamiento transfronterizo de datos mediante inteligencia artificial entra en conflicto con los requisitos de soberanía, especialmente en Europa y en los sectores regulados.
¿Cuáles son los principios fundamentales de la gobernanza de la información?
Una gestión eficaz de la información se basa en principios que protegen los documentos, cumplen con los requisitos de las autoridades reguladoras y proporcionan a los trabajadores del conocimiento y a la inteligencia artificial información fiable en la que basar su trabajo futuro.
Responsabilidad
Los administradores designados asumen la responsabilidad de los activos de información y de los resultados generados por la inteligencia artificial a lo largo de todo el ciclo de vida de cada registro.
Transparencia
Las políticas, los calendarios de conservación y los comportamientos de la IA están documentados y son visibles, y se registran los accesos y las modificaciones para que los auditores dispongan de la cadena de custodia.
Integridad
La información se mantiene completa, precisa e inalterada desde su creación hasta su eliminación. De ello dependen unos registros contrastables y unos resultados de IA fiables.
Protección
La información se clasifica en función de su nivel de confidencialidad y su valor empresarial, y posteriormente se protege contra el acceso no autorizado y las filtraciones, mediante controles adaptados al riesgo real.
Conformidad
Los programas de gobernanza se ajustan a las leyes, normativas y estándares aplicables, lo que reduce el riesgo jurídico y cumple con los requisitos de auditoría.
Disponibilidad
La información adecuada llega a los usuarios y sistemas autorizados cuando es necesario. La buena gobernanza permite que la información sea accesible, y no que quede simplemente bloqueada.
Retención
La información se conserva durante períodos definidos y justificables, lo que permite gestionar adecuadamente las retenciones legales y demostrar que la organización ha conservado lo que estaba obligada a conservar.
Disposición
Cuando vencen los plazos de conservación, la información se elimina según lo previsto y de forma justificada.
¿De qué manera contribuye la gobernanza de la información a una IA en la que se pueda confiar?
El software de gobernanza de la información sienta las bases para una IA fiable, ya que garantiza que los datos utilizados para entrenar, validar y generar resultados de IA sean precisos, seguros y contextualmente relevantes. La fiabilidad de la IA depende en gran medida de la información en la que se basa, por lo que una gestión sólida de los contenidos, los metadatos y la aplicación de las políticas resultan esenciales para obtener resultados fiables. Al gestionar los datos a lo largo de todo su ciclo de vida —clasificación, control de acceso, conservación y calidad—, las organizaciones generan información preparada para la inteligencia artificial con el fin de mejorar la precisión de las respuestas y reducir el riesgo de «alucinaciones» o resultados engañosos.
Las soluciones de gobernanza de la información protegen los datos sensibles y garantizan el cumplimiento de las políticas de seguridad y de cumplimiento normativo, lo cual resulta fundamental para generar confianza en los sistemas de inteligencia artificial. Los marcos de gobernanza garantizan que los sistemas de inteligencia artificial respeten los permisos de los usuarios, eviten la divulgación no autorizada de datos y cumplan con los requisitos normativos y de privacidad. Este enfoque basado en políticas permite que las herramientas de IA funcionen dentro de los controles establecidos, garantizando que la IA no pueda eludir las normas de seguridad y que los datos confidenciales se mantengan en secreto.
La gobernanza debe extenderse también a los agentes de IA. Los agentes deben estar sujetos a las mismas políticas y medidas de seguridad que las personas, y deben rendir cuentas ante el usuario que los autoriza. El software de gestión de la información garantiza el principio del «privilegio mínimo», de modo que un agente hereda los permisos de su usuario autorizador y nunca los supera. Realiza un seguimiento de las acciones de los agentes mediante registros de auditoría a nivel de rastreo y gestiona los datos que estos generan, clasificando los resultados generados por los agentes y aplicando las mismas normas de conservación y eliminación que rigen para el resto de registros. La ampliación de la gobernanza a los agentes garantiza que las actividades automatizadas sean transparentes, estén controladas y sean justificables.
Además, la gobernanza de la información favorece una IA ética y transparente al integrar la rendición de cuentas, la auditabilidad y la supervisión en las operaciones de IA, mediante el uso de marcos de gobernanza que garantizan que los resultados se ajusten a los valores de la organización. Al proporcionar trazabilidad, supervisión y aplicación de políticas, el software de gobernanza de la información permite a las organizaciones demostrar un uso responsable de la IA y generar confianza a largo plazo, convirtiendo así la IA en un activo empresarial fiable y de confianza.
¿De qué manera puede OpenText contribuir a la gobernanza de la información de su organización?
Las soluciones de gobernanza de la información de OpenText ofrecen automatización e integración inteligentes y basadas en políticas para ayudar a las organizaciones a garantizar la seguridad de la información, mitigar los riesgos relacionados con los contenidos y asegurar que estos respalden una IA fiable.
Nuestras soluciones incluyen:
OpenText™ Core Content Management
Aproveche las ventajas de una gestión de contenidos en la nube segura y conforme a la normativa
OpenText™ Content Management
Integre la gestión de contenidos preparada para la nube con las aplicaciones empresariales clave
OpenText™ Documentum™ Content Management
Gestione grandes volúmenes de contenido con un software de gestión documental escalable
OpenText™ Information Archive
Modernizar y simplificar el archivo de datos
OpenText™ eDiscovery
Acelera el eDiscovery con la velocidad y precisión impulsadas por IA
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Descubra, analice y gestione los datos confidenciales en toda su organización
