Was ist E-Invoicing?

Welche Rolle spielen Rechnungen im Geschäftsverkehr?

Rechnungen dienen als rechtsverbindliche Dokumente, die die Grundlage für geschäftliche Transaktionen und die Finanzbuchhaltung bilden. Sie spielen eine entscheidende Rolle in der Buchhaltung, bei der Einhaltung von Steuervorschriften und bei Prüfpfaden. In vielen Ländern müssen Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen, um für steuerliche Zwecke gültig zu sein. Dazu gehört, dass sie obligatorische Angaben wie Steuernummern, Artikelbeschreibungen und geltende Steuersätze enthalten.

Perspektiven der Steuerverwaltung
Die Steuerbehörden betrachten die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) zunehmend als ein wirksames Instrument zur Verringerung der Steuerhinterziehung und zur Verbesserung der Effizienz der Steuererhebung. Infolgedessen stellen immer mehr Steuerbehörden die traditionellen manuellen Rechnungen auf Papier und im PDF-Format ein und schreiben die vollautomatische elektronische Rechnungsstellung vor. Die meisten lateinamerikanischen Länder haben bereits seit langem obligatorische Systeme für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, und fast die Hälfte aller Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) hat entweder eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung eingeführt oder einen klaren Zeitplan dafür angekündigt, wobei ein EU-weites Mandat für 2032 vorgesehen ist. Viele andere Regionen folgen diesem Beispiel.

Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht einen Einblick in die Geschäftsvorgänge in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit, was den Steuerbehörden die Möglichkeit gibt:

Automatisieren Sie die Rechnungsvalidierung und -prüfung
Die Steuerverwaltungen können Rechnungsdaten automatisch mit den gemeldeten Steuererklärungen abgleichen und so Unstimmigkeiten und potenziellen Betrug effizienter erkennen als bei herkömmlichen papiergestützten Verfahren.

ihre Prüfungskapazitäten zu verstärken
Digitale Rechnungsdaten ermöglichen eine differenziertere Analyse und Risikobewertung, so dass die Steuerbehörden ihre Prüfungsressourcen gezielter einsetzen und die Einhaltung der Vorschriften besser überwachen können.

Was sind die Grundlagen der elektronischen Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungsprozesse abwickeln, grundlegend, indem sie den gesamten Lebenszyklus der Rechnungen digitalisiert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen umfasst die elektronische Rechnungsstellung die Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung und direkte Integration in Buchhaltungssysteme ermöglicht. Durch diese Automatisierung werden manuelle Eingriffe, einschließlich des Drucks und Versands von Rechnungen, erheblich reduziert, Fehler minimiert und die Zahlungszyklen beschleunigt.

Was ist eine e-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist mehr als nur eine digitale Version einer Papierrechnung. Es handelt sich um eine strukturierte Datendatei, die alle Rechnungsinformationen in einem standardisierten Format enthält und eine automatisierte Verarbeitung und Integration in Warenwirtschaftssysteme (ERP) ermöglicht. Die Datenstruktur folgt spezifischen Standards wie Peppol BIS, Factur-X oder länderspezifischen Formaten, die die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.

Was gilt nicht als elektronische Rechnung?

Um häufige Missverständnisse auszuräumen: Mehrere digitale Dokumenttypen werden nicht als echte elektronische Rechnungen betrachtet:

PDF-Rechnungen per E-Mail versenden
PDF-Dokumente, die per E-Mail verschickt werden, sind zwar eine gängige Praxis, gelten aber nicht als echte elektronische Rechnungen, da ihnen strukturierte Daten fehlen, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Diese Dokumente müssen immer noch manuell bearbeitet und Daten eingegeben werden.

Gescannte Papierrechnungen
Digitale Abbilder von Papierrechnungen, auch wenn sie elektronisch aufbewahrt werden, gelten nicht als elektronische Rechnungen, da ihnen ebenfalls das strukturierte Datenformat fehlt, das für die automatische Verarbeitung und die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften erforderlich ist.

Welche Vorteile bietet die Einführung einer Lösung für die elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile, die über die einfache Digitalisierung hinausgehen. Unternehmen, die die elektronische Rechnungsstellung einführen, erzielen in der Regel Kosteneinsparungen von 60-80% im Vergleich zu papiergestützten Verfahren. Diese Einsparungen ergeben sich aus einer geringeren manuellen Bearbeitung, niedrigeren Druck- und Versandkosten, geringeren Speicherkosten im Zusammenhang mit der Datenaufbewahrung und weniger Fehlern, die korrigiert werden müssen. Darüber hinaus verbessert die elektronische Rechnungsstellung den Einblick in den Cashflow und die Verwaltung des Betriebskapitals erheblich und ermöglicht eine bessere Finanzplanung und Entscheidungsfindung.

Wie haben sich die Fakturierungsmodelle entwickelt?

Der Weg von der papiergestützten Rechnungsstellung zu modernen elektronischen Rechnungssystemen erstreckt sich über mehrere Jahrzehnte. Die ersten Digitalisierungsbemühungen begannen mit einfachen PDF-Dokumenten, die per E-Mail verschickt wurden, aber nur begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten boten. Die moderne elektronische Rechnungsstellung umfasst hochentwickelte Plattformen, die eine Transaktionsverarbeitung in Echtzeit, automatische Konformitätsprüfungen und eine nahtlose Integration mit Geschäftssystemen in globalen Lieferketten ermöglichen.

Welche Arten von e-Invoicing-Systemen werden heute verwendet?

Die Systeme für die elektronische Rechnungsstellung unterscheiden sich je nach Geschäftsanforderungen, gesetzlichen Vorschriften und technologischen Möglichkeiten erheblich. Diese Systeme können grob in mehrere Haupttypen unterteilt werden:

Direkte Integrationssysteme, die eine direkte Kommunikation zwischen Lieferanten- und Käufersystemen über festgelegte Protokolle und Standards ermöglichen. Dieser Ansatz erfordert in der Regel eine beträchtliche technische Infrastruktur, bietet jedoch den höchsten Grad an Automatisierung und Effizienz für große Unternehmen, die ein hohes Rechnungsvolumen bearbeiten.

Cloud-basierte Plattformen, die Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung bereitstellen, ohne dass eine umfangreiche interne Infrastruktur erforderlich ist. Diese Plattformen umfassen häufig zusätzliche Funktionen wie Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, wodurch sie sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen eignen.

Hybride Systeme, die Elemente der direkten Integration und cloudbasierter Lösungen kombinieren, bieten Flexibilität, um unterschiedliche Fähigkeiten und Anforderungen der Handelspartner zu berücksichtigen. Diese Systeme sind in der Lage, mehrere Rechnungsformate und Übermittlungsmethoden zu verarbeiten und gleichzeitig eine zentrale Kontrolle und Transparenz zu gewährleisten.

Welche gängigen e-Invoicing-Formate und Standards werden verwendet?

Die Kenntnis der verschiedenen e-Invoicing-Formate und -Standards ist entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung:

Strukturierte Formate
XML-basierte Formate wie UBL (Universal Business Language) und CII (Cross-Industry Invoice) ermöglichen eine automatische Verarbeitung und Validierung der Einhaltung von Vorschriften. Diese Formate enthalten strukturierte Datenfelder, die Systeme automatisch interpretieren und verarbeiten können.

Hybride Formate
Formate wie ZUGFeRD und Factur-X kombinieren menschenlesbare PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten und bieten so Flexibilität bei gleichzeitiger Automatisierungsfähigkeit.

Branchenspezifische Normen
Bestimmte Branchen haben ihre eigenen Standards für die elektronische Rechnungsstellung, um branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen, wie z. B. EDIFACT im Einzelhandel und in der Automobilindustrie.

Kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC)
Die CTCs stellen einen bedeutenden Wandel in der Art und Weise dar, wie Steuerbehörden Geschäftsvorgänge überwachen und regulieren. Diese Systeme erfordern die Meldung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörden in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit, was eine bessere Steuererhebung und weniger Betrug ermöglicht. Länder, die CTC-Modelle einführen, verlangen in der Regel von den Unternehmen, dass sie Rechnungen über staatliche Plattformen validieren, bevor sie als rechtsgültig angesehen werden können.

Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA)
Die ViDA-Initiative der Europäischen Union stellt einen umfassenden Ansatz zur Modernisierung der Mehrwertsteuersysteme durch digitale Transformation dar. Dieser Rahmen zielt darauf ab, die elektronischen Meldepflichten in den EU-Mitgliedstaaten zu standardisieren, die Effizienz der Steuererhebung zu verbessern und die Mehrwertsteuerlücke durch verbesserte digitale Möglichkeiten zu verringern.

Welche bewährten Verfahren gibt es für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung?

Die erfolgreiche Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erfordert eine sorgfältige Planung und die Berücksichtigung mehrerer Schlüsselfaktoren:

Strategischer Ansatz
Unternehmen sollten eine umfassende Strategie entwickeln, die aktuelle Prozesse, technische Möglichkeiten und künftige Anforderungen an die Skalierbarkeit berücksichtigt. Diese Strategie sollte mit umfassenderen Initiativen zur digitalen Transformation abgestimmt sein und den Bedürfnissen aller Beteiligten Rechnung tragen.

Engagement der Partner
Die frühzeitige Einbindung von Handelspartnern in den Implementierungsprozess trägt dazu bei, dass die Einführung reibungslos verläuft und der größtmögliche Nutzen erzielt wird. Dazu gehört die Einrichtung klarer Kommunikationskanäle und die Bereitstellung der notwendigen Unterstützung während der Übergangszeit.

Auswahl der Technologie
Die Wahl der richtigen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung erfordert eine sorgfältige Bewertung verschiedener Faktoren, darunter technische Anforderungen, Compliance-Funktionen und Gesamtbetriebskosten. Unternehmen sollten bei der Auswahl einer Lösung sowohl den unmittelbaren Bedarf als auch künftige Skalierbarkeitsanforderungen berücksichtigen.

Was sind B2B-, B2C- und B2G-e-Invoicing?

Unterschiedliche Geschäftsbeziehungen erfordern unterschiedliche Ansätze für die elektronische Rechnungsstellung:

Business-to-Business (B2B)
Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist in der Regel mit komplexen Integrationsanforderungen verbunden und muss je nach Branche und geografischen Anforderungen verschiedene Standards und Formate berücksichtigen. Diese Systeme enthalten häufig Funktionen für den Bestellabgleich, die Wareneingangsprüfung und den Zahlungsabgleich.

Business-to-Consumer (B2C)
Die elektronische Rechnungsstellung im B2C-Bereich konzentriert sich auf die Zustellung von Rechnungen an einzelne Verbraucher, häufig über Verbraucherportale oder E-Mail-Versandsysteme. Diese Lösungen legen in der Regel Wert auf benutzerfreundliche Schnittstellen und mobile Zugänglichkeit.

Business-to-Government (B2G)
Die behördlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung schreiben häufig bestimmte Formate und Übertragungsverfahren vor. In vielen Ländern müssen Lieferanten ihre Rechnungen über bestimmte Plattformen oder Netzwerke einreichen, die strenge Validierungs- und Compliance-Anforderungen erfüllen.

Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung?

Unternehmen, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Erwägung ziehen, sollten mehrere Schlüsselbereiche berücksichtigen:

Anforderungen an die technische Infrastruktur
Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert eine angemessene technische Infrastruktur, einschließlich sicherer Kommunikationskanäle, Datenspeichersysteme und Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Geschäftssystemen.

Change Management
Unternehmen müssen umfassende Change-Management-Strategien entwickeln, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten. Dazu gehören Schulungsprogramme, Dokumentation und Support-Prozesse sowohl für interne Benutzer als auch für Handelspartner.

Kosten-Nutzen-Analyse
Eine gründliche Analyse sollte sowohl die direkten Kosten (Software, Implementierung, Wartung) als auch die indirekten Vorteile (Prozesseffizienz, verbesserter Cashflow, weniger Fehler) berücksichtigen, um die Investition in Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung zu rechtfertigen.

Wie kann OpenText bei der elektronischen Rechnungsstellung helfen?

OpenText ist ein weltweit führender Anbieter von E-Invoicing-Lösungen und bietet umfassende Business-Netzwerk-Funktionen, die Unternehmen mit ihren Handelspartnern weltweit verbinden. Die Trading Grid e-Invoicing Lösung von OpenText kombiniert fortschrittliche Technologie mit fundiertem Fachwissen, um End-to-End e-Invoicing Lösungen zu liefern, die den komplexen Anforderungen moderner Unternehmen gerecht werden und jährlich über 26 Milliarden Transaktionen sicher und konform verarbeiten. Cloud-basierte Lösung.

Integrationsfähigkeit
Die OpenText Trading Grid-Plattform, eine einheitliche B2B-Plattform für die Verwaltung und Integration von Handelspartnern, die es Unternehmen ermöglicht, sich einmalig mit dem OpenText-Netzwerk von über 1 Million bereits angeschlossenen Unternehmen zu verbinden, bietet flexible Integrationsoptionen für unterschiedliche technische Umgebungen und Geschäftsanforderungen:

• Native ERP-Integrationen mit wichtigen Systemen wie SAP, Oracle und Microsoft Dynamics, die einen nahtlosen Datenaustausch und Prozessautomatisierung ermöglichen. Diese vorgefertigten Konnektoren reduzieren die Implementierungszeit und -komplexität erheblich.
• Unterstützung mehrerer Datenformate und -standards, darunter EDIFACT, X12, XML und JSON, so dass Unternehmen ihre bestehenden Dokumentenformate beibehalten und gleichzeitig ihren Handelspartnern ermöglichen können, Rechnungen durch automatische Übersetzungsdienste in ihrem bevorzugten Format zu erhalten.

Globales Compliance-ManagementTrading
Grid e-Invoicing von OpenText gewährleistet die kontinuierliche Einhaltung von Vorschriften durch Echtzeit-Überwachung und Aktualisierungen der gesetzlichen Bestimmungen in mehr als 50 Ländern. Die Plattform unterstützt verschiedene Compliance-Modelle, darunter Clearance, Post-Audit und hybride Ansätze, die sowohl Business-to-Business (B2B)- als auch Business-to-Government (B2G)-Transaktionen unterstützen:

• Verwaltung und Archivierung digitaler Signaturen, die den länderspezifischen Anforderungen an elektronische Signaturen und Langzeitspeicherung entsprechen. Dazu gehört auch die Unterstützung qualifizierter elektronischer Signaturen in der Europäischen Union und anderen Regionen, in denen besondere Anforderungen an die digitale Zertifizierung gelten.
• Integration von Steuerbehörden und Echtzeit-Berichtsfunktionen, die eine direkte Kommunikation mit staatlichen Plattformen wie PEPPOL in Europa, Carta Porte in Mexiko und verschiedenen anderen nationalen Systemen ermöglichen. Diese Integrationen stellen sicher, dass die Rechnungen vor der Einreichung alle Validierungsanforderungen erfüllen.

Optimierung der Supply Chain
Trading Grid e-Invoicing von OpenText geht über die reine Rechnungsverarbeitung hinaus und bietet umfassende Funktionen für das Supply Chain Management:

• Erweiterte Analyse- und Berichtstools, die in Echtzeit Einblicke in den Rechnungsstatus, Zahlungstrends und Compliance-Kennzahlen bieten. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, Engpässe zu erkennen, Zahlungsfristen zu optimieren und das Working Capital Management zu verbessern.
• Funktionen für das Onboarding und die Verwaltung von Lieferanten, die den Prozess der Kontaktaufnahme mit neuen Handelspartnern und die Pflege bestehender Beziehungen rationalisieren. Die Plattform umfasst Self-Service-Tools und Managed-Services-Optionen, um die Einführung bei den Lieferanten zu beschleunigen.

Branchenspezifische Lösungen
OpenText Trading Grid e-Invoicing bietet spezialisierte e-Invoicing-Lösungen, die auf spezifische Branchenanforderungen zugeschnitten sind, zum Beispiel:

• Fertigungs-/Automobilindustrie, die komplexe Lieferkettenanforderungen unterstützt, einschließlich der Unterstützung von Bewertungseingängen, Gutschriften und Konsignationslagerprozessen.
• Einzelhandel und Konsumgüterindustrie, die hohe Transaktionsvolumina, Werbevereinbarungen und komplexe Preisszenarien abwickeln.

Gesundheits- und Pharmazieunternehmen, die die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften sicherstellen und spezielle Dokumenttypen, wie z. B. die Verarbeitung von Rückerstattungen und Rückbuchungen, unterstützen müssen.

Welche staatlichen Vorschriften und Anforderungen gibt es für die elektronische Rechnungsstellung?

Das Regelungsumfeld für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt sich rasant weiter, da Regierungen weltweit Initiativen zur digitalen Transformation umsetzen. In vielen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden vorgeschrieben, in einigen werden die Anforderungen auf Transaktionen zwischen Unternehmen ausgeweitet. Für Unternehmen, die in mehreren Regionen tätig sind, ist es von entscheidender Bedeutung, diese Vorschriften zu verstehen und einzuhalten.

OpenText kann Ihrem Unternehmen helfen, die elektronische Rechnungsstellung vor dem Inkrafttreten in Ihrem Land zu implementieren. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren.

Die wichtigsten globalen Vorschriften und Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung
Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union

• Verpflichtet alle öffentlichen Stellen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten
• Erfordert die Einhaltung der europäischen Norm EN 16931
• Spezifiziert Anforderungen an semantische Datenmodelle für Kernelemente elektronischer Rechnungen

Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG (mit Änderungen 2010/45/EU)

• Gleichbehandlung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen
• Erfordert garantierte Echtheit der Herkunft, Integrität des Inhalts und Lesbarkeit
• Ermöglicht Geschäftskontrollen oder technologische Lösungen (z. B. EDI, QES) für die Einhaltung der Vorschriften

Lateinamerika
Brasilien (NF-e System)

• Obligatorische elektronische B2B-Rechnungsstellung über das System Nota Fiscal Eletrônica
• Echtzeit-Freigabemodell, das die Genehmigung der Regierung vor der Rechnungsstellung erfordert
• Anforderungen an digitale Signaturen und standardisiertes XML-Format
• Getrennte Anforderungen für verschiedene Transaktionsarten (NF-e, NFS-e, CT-e)

Mexiko (CFDI)

• Obligatorische Verwendung von Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
• Echtzeit-Validierung durch autorisierte Zertifizierungsanbieter (PACs)
• Spezifische Anforderungen für verschiedene Dokumentenarten (Einkommen, Gehaltsabrechnung, Zahlungen)
• XML-Format mit digitalen Signaturen und staatlich zugewiesenen Folio-Nummern

Asia-Pacific
Singapur

• Peppol-basiertes e-Invoicing-Netzwerk (InvoiceNow)
• Freiwillige Annahme, aber starke staatliche Anreize
• Übereinstimmung mit dem Peppol BIS Billing 3.0 Standard
• Erfordernis einer eindeutigen Unternehmensidentifizierung durch UEN

Indien

• Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen, die bestimmte Umsatzschwellen überschreiten
• Echtzeit-Validierung des Rechnungsregistrierungsportals (IRP)
• Generierung von Rechnungsreferenznummer (IRN) und QR-Code
• Integration mit GST-Anforderungen

Grundlegende Konformitätsanforderungen
Technische Normen

1. Document formats
• XML (am weitesten verbreitet)
• PDF/A-3 (für die Langzeitarchivierung)
• UBL 2.1/2.2
• Länderspezifische Formate
2. Digitale Signaturen
• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)
• Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES)
• Digitale Zertifikate von autorisierten Anbietern

Anforderungen an den Prozess

1. Archivierung
• Mindestaufbewahrungsfristen (in der Regel 5-10 Jahre)
• Garantierte Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist
• Sichere Lagerung mit Zugangskontrolle
• Pflege des Prüfpfads
2. Authentifizierung und Integrität
• Geschäftskontrollen zur Gewährleistung eines zuverlässigen Prüfpfads
• Systeme für den elektronischen Datenaustausch (EDI)
• Verfahren zur Überprüfung digitaler Signaturen
• Dokumentation der Überwachungskette

Datensicherheit

1. Schutzmaßnahmen
• Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
• Mechanismen der Zugangskontrolle
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle
2. Einhaltung des Datenschutzes
• GDPR-Konformität für EU-bezogene Transaktionen
• Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten
• Grundsätze der Datenminimierung
• Kontrolle der grenzüberschreitenden Datenübermittlung

Welche neuen Trends und künftigen Anforderungen gibt es im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung?

Berichterstattung in Echtzeit

• Kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC)
• Steuerberichte in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit
• Integration mit Systemen der Steuerbehörden
• Automatisierte Konformitätsprüfungen

Initiativen zur Standardisierung

• Ausbau des Peppol-Netzes
• Weltweite Einführung der EN 16931
• Grenzüberschreitende Interoperabilität
• Bemühungen um Formatkonvergenz

Umweltbezogene Überlegungen

• Anforderungen zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks
• Nachhaltige Praxisdokumentation
• Berichterstattung über Umweltauswirkungen
• Maßnahmen zur Einführung umweltfreundlicher Technologien

Kritische Zeitpläne für die Umsetzung 2024-2026
Europäische Union

1. Frankreich
• 1. Januar 2024: Verpflichtende elektronische B2B-Rechnungsstellung für große Unternehmen
• 1. Januar 2025: Mittelständische Unternehmen müssen einhalten
• 1. Januar 2026: Obligatorisch für alle übrigen Unternehmen
• Alle Unternehmen müssen die Regierungsplattform Chorus Pro verwenden
2. Polen
• 1. Juli 2024: Verpflichtendes KSeF-System (Krajowy System e-Faktur) für alle Steuerzahler
• Echtzeit-Clearance-System über Regierungsplattform
• Gilt für inländische B2B-Transaktionen
3. Deutschland
• 1. Januar 2025: XRechnung/Peppol erforderlich für alle Lieferanten von Bundesbehörden
• Voraussichtliche Ankündigung des B2B-Mandats im Jahr 2024

Asia-Pacific

1. Indien
• 1. April 2024: Elektronische Rechnungsstellung obligatorisch für Unternehmen mit einem Umsatz von >₹5 crore
• Schrittweise Umsetzung bis 2024-2025
2. Vietnam
• 1. Juli 2024: Phase 2 der verpflichtenden Einführung der elektronischen Rechnungsstellung
• Alle Unternehmen müssen sich in das System der Steuerbehörde integrieren (HDDT)
3. Japan
• 1. Oktober 2023 - 31. März 2024: Übergangsfrist für das qualifizierte Rechnungssystem
• 1. April 2024: Vollständige Umsetzung des Systems der qualifizierten Rechnungen

Lateinamerika

1. Kolumbien
• Januar 2024: Elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnungen verpflichtend
• Juli 2024: Erweiterung der Dokumentenarten, die elektronisch eingereicht werden müssen
2. Chile
• Zweite Hälfte des Jahres 2024: Neue technische Anforderungen für das DTE-System
• Januar 2025: Einführung aktualisierter Validierungsregeln

Nordamerika

1. Vereinigte Staaten
• 1. Januar 2024: Pilotprojekt der Business Payment Coalition (BPC) für den Austausch elektronischer Rechnungen
• 2025: Erwartete Ausweitung der Anforderungen des Bundes an die elektronische Rechnungsstellung

Kritische Fristen für die Einhaltung von Vorschriften

1. Technische Integration
• Systemaktualisierungen für neue Formate: 3-6 Monate vor den Mandatsterminen
• Testzeiträume: 1-2 Monate vor dem Go-Live
• Anmeldung bei den Steuerbehörden: 2-3 Monate im Voraus
2. Anforderungen an die Dokumentation
• Aktualisierungen des Archivsystems: 1 Monat vor neuen Mandaten
• Prozessdokumentation: Fällig bei der Implementierung
• Einrichtung eines Prüfpfads: Muss vom ersten Tag an aktiv sein
3. Verwaltung der Handelspartner
• Benachrichtigung der Partner: Mindestens 3 Monate
• Koordination der Tests: 1-2 Monate
• Ausweichverfahren: Beim Start erforderlich

Fristen für die Risikominderung

1. Vorbereitung des Systems
• Abschluss der Folgenabschätzung: 6 Monate vor dem Mandat
• Software-Updates: 3 Monate vor dem Mandat
• Schulung des Personals: 1-2 Monate vor dem Mandat
2. Dokumentation zur Einhaltung der Vorschriften
• Interne Aktualisierungen der Politik: 2 Monate vor dem Mandat
• Dokumentation des Verfahrens: 1 Monat vor dem Mandat
• Notfallpläne: Beim Start erforderlich