OpenTextのホームページ。
技術トピックス

訴訟ホールドとは何ですか？

お問い合わせ関連製品を見る
電球を中心としたITアイテムの図解

概要

OpenText™ コア・リーガル・ホールドでリーガル・ホールド管理を簡素化し、リスクを軽減します。

リーガル・ホールド」とも呼ばれる訴訟保留は、潜在的に関連性のあるデータを保存する法的義務をサポートするもので、企業が従業員に特定のデータを保存するよう指示し、予想される訴訟や係争中の規制調査、その他の法的手続きに関連する通常の文書保存・破棄方針を一時停止する措置を講じるプロセスである。

訴訟ホールドとリーガル・ホールドのプロセスについて、またリーガル・ホールド・ソフトウェアを使ってどのように活動を最適化し、リスクを軽減できるかについては、こちらをお読みください。

訴訟ホールド

訴訟保留と法的保留の違いはありますか？

訴訟ホールドとリーガル・ホールドという用語は、一般的に同じ意味で使われている。リーガル・ホールドとは、訴訟、規制当局による調査、またはその他の法的手続きが合理的に予想される場合に、関連する可能性のある文書やデータを保存する義務を包含する、より広い用語である。

これは訴訟だけでなく、調査、規制当局からの要請、監査など、さまざまな法的事項が引き金となる可能性がある。訴訟ホールドは、訴訟が合理的に予想され、係属中であるか、または活動中である場合に生じる保存義務を指すため、より具体的である。これは基本的に、証拠隠滅を防ぎ、証拠開示のために確実に保全することを目的とした民事訴訟手続きに適用される法的拘束のサブセットである。

なぜ訴訟ホールドが必要なのか？

訴訟ホールド義務は、訴訟案件が予想される場合、または係争中の場合、証拠を確実に入手可能な状態に保ち、法廷で弁護できるようにし、証拠隠滅や改ざんを防止するために不可欠である。訴訟ホールドを実施することで、組織は、証拠が変更されずに精査に供されることを確実にするための重要な手順が踏まれていることをより確実にすることができる。訴訟ホールドプロセスの防御可能性は、データが適切に処理され、保存義務が遵守されたことを検証するのに役立つ。

訴訟ホールドはいつ発生するのか？

訴訟保留は、訴訟が合理的に予想される場合、または当事者が潜在的な請求や法的措置の脅威の通知を受けた場合に発動される。より広く言えば、法的保留は、証拠を保全する必要がある内部調査、規制手続き、その他の苦情のために開始されることが多い。 

訴訟ホールドに従わなかった場合のリスクは？

適切な訴訟ホールドの実施を怠ると、深刻な事態を招きかねない。訴訟ホールドに従わない場合、関連証拠を意図的に破棄したと非難される可能性がある。裁判所は証拠隠滅（証拠の破壊や改ざん）に対して制裁を科すことがあり、陪審員への不利な推論指示、金銭的罰則、ひどい場合には不履行判決などを科すこともある。リーガル・ホールド・プロセスを適切に管理することで、コンプライアンス・リスクを軽減し、データの取り扱い活動における完全性を確保することができる。

訴訟ホールドは誰が発行するのですか？

訴訟保留通知は、通常、社内の法務部門が発行するが、IT、人事、コンプライアンス、その他のチームが発行することもある。通知は、事件や事案に関連する可能性のある証拠を保全する義務を伝える正式な文書である。

訴訟ホールドを受けるのは誰ですか？

訴訟保留通知は通常、保管者（文書の維持・保管に責任を負う人々）に対して発行される。カストディアンには、従業員、重役、IT担当者、記録管理者、または情報を管理もしくはアクセスできるあらゆる個人が含まれる。場合によっては、外部ベンダー、サービスプロバイダー、関連情報にアクセスできる可能性のある元従業員など、関連するデータや記録を保有する第三者に対しても訴訟保留通知が発行されることがあります。これらの第三者も同様に、訴訟ホールド指令に従うことが期待されている。

カストディアンに通知せずにリーガル・ホールドを発行することはできますか？

特定のシナリオ、特に捜査で一般的なシナリオでは、通知が実際に証拠隠滅につながることが懸念される場合、IT部門はカストディアンのデータに対して（本人が知らないうちに）「サイレント」リーガル・ホールドを実施するよう指示されることがある。このような措置は、不正調査、規制当局からの照会、内部告発の申し立てなど、機密性の高い案件の初期段階をサポートするために必要な場合がある。このような場合、カストディアンが調査に気付く前にデータを保護し、故意または不注意による証拠隠滅のリスクを低減する必要がある。

訴訟保留通知には何が記載されていますか？

訴訟ホールド通知は法的拘束力を持つ指令であり、それを受け取ったカストディアンはその指示に従う義務がある。この通知には、おそらく、カストディアンに対するその他の指示とともに、保存が必要となる可能性のあるデータの種類に関する具体的な指示とともに、問題の争点と、関連する可能性のあるデータを保存する必要性が明記されるであろう。関連データには、文書、電子メール、電子的に保存されたコンテンツなど、事件に関連するあらゆる種類の関連情報が含まれる。

リーガル・ホールド・プロセスの主なステップは？

法的保留のプロセスには、コンプライアンスを維持するための一連のステップが含まれる。これらの構成要素を理解することは、組織が法的要件を満たし、同時に事業運営への混乱を最小限に抑える強固な手順を開発するのに役立つ。この保全義務は、和解や判決によって問題が解決するまで、あるいはすべての不服申し立てが出尽くすまで続く。

カストディアンを特定し、その範囲を評価する

訴訟の脅威やその他の保存のきっかけに直面した法務チームの最初のステップは、保存義務のあるカストディアン（データにアクセスし、管理する重要な個人）を特定することである。カストディアンとデータソースを特定することは、合法的なホールドを成功させるための基礎である。

カストディアンへの通知

データ管理者と関連するデータタイプが決定されると、法務チームは管理者に通知を発行する。これらの通知には、個人に対して保存義務があることを通知し、個人が所有するデータを削除、変更、修正しないよう具体的な指示を伴います。これらはまた、何を保持するかも指定する。カストディアンは、通知を受け取ったことを認め、義務を理解し遵守することを確認する必要があります。

カストディアンへのインタビュー

カストディアンは、関連する可能性のあるデータの所在を確認し、検討するために、しばしばインタビューを受けたり、フォローアップのアンケートに答えたりする。これらのステップは、法務チームが、どのようなデバイスを使用し、どこにデータを保存・保管しているかを知るのに役立つ。このプロセスを通じて、さらなるキーパーソンや他の管理者が現れるかもしれない。

データの保存と収集

関連情報を保存するための措置を講じることは極めて重要である。このステップでは、データを改ざん、紛失、破壊から保護するための対策を実施する。データをそのまま保存できる場合もあれば、フォレンジック的に健全な方法でデータを収集するための措置が取られる場合もある。

保持ポリシーの一時停止

組織はまた、データ削除、アーカイブ、文書破棄、リサイクル方針など、法的保留に抵触する可能性のある日常的なデータ管理慣行を一時的に停止すべきである。このような場合、IT部門や記録管理者などの他の部門のリーダーは、関連する可能性のあるデータが不注意で破棄されないようにする。

法的ホールド義務の監視と文書化

法務チームは、リーガルホールド義務の遵守状況を定期的に監視し、継続的に追跡する必要がある。このプロセスの一環として、カストディアンには定期的にリマインダーが配布され、どのデータがまだホールドの対象であるかを把握し、データが変更されず、無視され、または破棄されないようにする。継続的な監視により、問題に迅速に対処し、必要な情報を確実に保護することができます。

訴訟ホールドの解除

案件が完了すれば、訴訟保留は解除される。これにより、組織は会社の保存ポリシーに従ってデータ管理を再開することができる。

リーガル・ホールド・マネジメントに関する主な課題は何ですか？

手作業で行う場合、リーガル・ホールド・プロセスは非常に非効率的でミスが発生しやすく、証拠隠滅のリスクを高める可能性がある。スプレッドシート、電子メール、手作業による追跡に頼っている組織は、しばしばコンプライアンス上の問題に直面する。手作業によるデータ入力は、正確な管理と維持がますます難しくなる。また、組織は、雇用の変更、異動、離職を継続的に監視し、それに応じて訴訟保留記録を更新しなければならない。従業員の離職率が高い組織や複雑な組織構造を持つ組織は、このプロセスに過度の負担とリスクを感じている。

リーガル・ホールド・テクノロジーはこのプロセスをどのようにサポートするのか？

法的保留ソフトウェアは、法的保留ワークフローの重要な側面を自動化します。リーガル・ホールドを一元管理できるため、チームはより効率的になり、リスクの高い手作業プロセスへの依存を減らすことができます。リーガル・ホールド・ソフトウェアは、効率性、リスク削減、コンプライアンス強化を実現し、手作業によるプロセスとは一線を画す利点を提供します。

リーガル・ホールド・ソフトウェアの主な利点は何ですか？

自動化により法的ホールドの実施時間を短縮

リーガル・ホールド・ソフトウェアにより、法務チームは、個々の電子メールではなく、数回クリックするだけで、数百人または数千人のカストディアンにホールド通知を作成し、配布することができます。自動化されたリマインダーは、応答のないカストディアンへの手動フォローアップの必要性を排除し、法務スタッフはより価値の高い活動に集中することができます。リーガル・ホールド・ツールは、確認書や質問票への回答を追跡し、手作業でデータを入力することなく、コンプライアンス状況をリアルタイムで可視化します。

他のシステムとの統合がリスクを軽減

HRシステムとの統合により、カストディアンが役割を変更したり、組織を離れたりした場合に自動的に通知されるようになり、保存業務が適切に引き継がれるようになります。完全な監査証跡は、すべての保存活動を文書化し、組織が制裁を回避するのに役立つコンプライアンスの防御可能な証拠を提供します。

部門を超えたチーム間のコラボレーションを改善

法務チームとITチームは、ホールド、カストディアンのコンプライアンス、保存活動の現状を示す統一プラットフォームにアクセスできる。この可視性により、情報の縦割りをなくし、保全上の課題が発生した際の協調行動を促進することができる。一元化されたレポーティングにより、法務チームは証拠保全の取り組みに関する裁判所からの問い合わせに迅速に対応することができ、証拠保全に対する体系的で弁護可能なアプローチを示すことができる。

コンプライアンスを推進するためのカストディアン・エクスペリエンスの強化

ユーザーフレンドリーなインターフェースは、カストディアンがホールドを確認し、アンケートに回答し、保存義務を理解することを容易にします。簡素化されたプロセスは、抵抗を減らし、タイムリーな応答を増加させ、自動化されたリマインダーは、法務スタッフが常に介入することなく、義務を最優先事項として維持することを保証する。

なぜeDiscoveryにおいて訴訟ホールドが重要なのか？

訴訟ホールドは、eDiscoveryプロセスにおいて不可欠なステップである。なぜなら、正しく実施されれば、訴訟が予想される時点で、関連データが失われたり削除されたりすることなく、確実に保存されるからである。

このステップにより、eDiscoveryプロセスの後半で、重要な情報が収集、レビュー、および提出に利用できるようになる。

さらに、親権者のインタビューやアンケートで収集された情報は、保存や収集に加えて、他の重要な証人や早期事件評価のために追求すべき他のデータソースについて、さらなる洞察や可視性を提供することができる。レビュー戦略は、データが欠落していないという確信を持って策定することができ、これにより、eDiscoveryソリューションでレビューされたデータコーパスに対して適用されるアナリティクスの有効性をより確信することができます。

OpenText Core Legal Holdはどのようにお客様をサポートしていますか？

OpenText™ Core Legal Holdは、低コストでクラウドベースのリーガル・ホールド・ソフトウェアです 。実績のあるカスタマイズ可能な専門家による各段階のワークフローを使用して、訴訟ホールド・プロセスを一元化し、自動化します。他の企業システムと統合することで、正確で擁護可能な結果をもたらすワークフローを効率的に実行することができます。

主なメリット

  • 導入が簡単：マルチテナント型SaaSクラウドに導入することで、数カ月ではなく数週間でメリットを享受し始めることができます。
  • 一般的なシステムとシームレスに統合し、シームレスな情報伝達を実現。カストディアンのプロファイルを管理し、従業員の変更管理を変革するための、信頼性が高く、正確で、自動化されたワークフローを作成します。
  • コストの確実性とTCOの削減を実現する。定額制のサブスクリプションを活用し、ITリソースへの依存を減らすことで、リーガル・ホールド・ソフトウェアを手頃な価格で管理できます。

関連製品

OpenText™ Core Legal Hold

時間とリスクのかかる手作業による証拠保全プロセスを排除

OpenText™ eDiscovery

eDiscoveryプロセス全体を合理化し、コスト削減、レビューの迅速化、法的リスクの軽減を実現します。

OpenText™ デジタル・フォレンジックとコレクション

訴訟、調査、コンプライアンスのために、専門家のサポートを得てデジタル証拠を収集・分析する。

OpenText™ Investigation

内蔵の分析機能により、重要な証拠を迅速に見つけ、ケースの早期評価と調査を迅速化

OpenText™ Recon 調査サービス

非構造化データの分析をエンドツーエンドでサポートし、迅速かつコスト効率の高い調査結果を実現します。

関連商品をすべて見る

お問い合わせはこちら

脚注