一般的な文書審査プロセス収集と処理：電子メールサーバー、クラウドアプリ、ファイルシステム、モバイルデバイスから文書を収集し、検索可能な形式に変換します。 早期症例評価（ECA）／早期データ評価 ：チームはデータセットのサイズ、範囲、豊富さを分析し、戦略とスケジュールを計画します。高度なECAツールは、法務チームがデータセットを選別し、明らかに無関係なデータを排除するのに役立ちます。レビューとタグ付け：法律専門家が文書をレビューし、関連性、特権、機密性、問題点を分類します。品質管理相手方弁護士や規制当局に文書を提出する前に、サンプルの正確性と一貫性を確認します。

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概要

文書レビューは、eDiscoveryプロセスの重要な段階であり、収集された文書を調査し、法的問題および/または規制上の要求の問題に対する応答性または関連性があるかどうか、および特権があるかどうかを判断する。

応答性があり、特権がない文書は、相手方当事者や規制機関のためにデジタル形式で作成される。従来の手作業によるレビュー手法には、大規模な文書レビュー弁護士チームが関与していた。

デジタルデータの量が飛躍的に増加したため、今日の文書レビューのほとんどは、eDiscoveryプラットフォームを使ってデジタルで行われ、かつては手間のかかる手作業だった作業が効率化されている。技術支援レビュー（TAR）や生成的AI（GenAI）レビューを含む最新のAIは、現在、レビュープロセスを自動化し、非回答文書の手動レビューの必要性を最小限に抑えるために、主要なeDiscoveryプラットフォームに統合されている。

ドキュメントレビュー

なぜ文書審査が重要なのか？

徹底した文書レビューにより、弁護士は重要な証拠を発見し、法的戦略を立て、証拠開示や守秘義務に関する義務を果たすことができる。重要な文書を見落としたり、機密情報や特権情報をうっかり開示してしまったりするリスクを減らすことができる。さらに、無関係なデータや重要でないデータをフィルタリングすることで、レビュー・プロセスは訴訟の合理化に役立ち、法務チームは最も影響力のある事実に集中することができる。複雑な案件では、効果的な文書レビューが、重要な証人の特定、法的主張の補強、潜在的リスクの未然回避など、訴訟結果の決め手となることがあります。

文書審査はどのように行われるのか？

典型的な文書審査プロセスには以下が含まれる：

収集と処理：ドキュメントはメールサーバー、クラウドアプリ、ファイルシステム、モバイルデバイスから収集され、検索可能なフォーマットに変換される。
早期症例評価（ECA）／早期データ評価：チームはデータセットのサイズ、範囲、豊富さを分析し、戦略とスケジュールを計画します。高度なECAツールは、明らかに無関係なデータを排除するために、法務チームがデータセットを選別するのに役立ちます。
レビューとタグ付け：法律専門家が文書をレビューし、関連性、特権、機密性、問題点を分類します。
品質管理：相手方弁護士や規制当局に文書を提出する前に、サンプルの正確性と一貫性を確認する。

マネージド・ドキュメント・レビューとは？

マネージド・ドキュメント・レビュー（MDR）とは、専門家によるレビューとeDiscoveryテクノロジーを組み合わせた専門サービスで、訴訟、調査、規制遵守のために、通常は電子化された大量の文書をレビューする。コストのかかる一貫性のない社内レビューに代わって、拡張性のあるワークフローを採用し、正確性の向上、コスト削減、タイムラインの短縮を実現します。データ量の増大に直面し、この時間のかかるプロセスをナビゲートするためのサポートを必要とする現代の法務チームにとって、不可欠なソリューションとなっています。

要約すると、マネージド・ドキュメント・レビューとは、法律に関する専門知識、テクノロジー、実績ある管理戦略を組み合わせた最新のアウトソーシング・ソリューションであり、法律案件の文書レビューを正確、タイムリー、かつコスト効率よく提供します。

マネージド・ドキュメント・レビューの仕組み

マネージド・ドキュメント・レビューは、経験豊富なプロジェクト・マネージャーが監督し、資格のある弁護士からなる専門チームが、実証済みのワークフローと品質管理手順に従って行う、構造化されたプロセスです。これらのワークフローは、従来の場当たり的なレビューに比べて、エラーを減らし、一貫性を高め、弁護性を強化し、全体的なコストを削減するように設計されている。

このプロセスは、eDiscoveryプラットフォーム、機械学習、GenAIなどの高度なテクノロジーに大きく依存し、手作業によるレビューよりも効率的に文書を選別、ソート、フィルタリング、コード化する。

通常、弁護士や法律の専門家で構成されるレビューチームが、専門の文書レビュープラットフォーム内で分析を行う。主要なeDiscoveryソリューションは、大規模なレビューをサポートし、多くの場合、次のような機能を備えています：

内蔵のデータ分析と自動化されたフィルターにより、関連文書をすばやく分類・特定。
文脈上の意味によって文書をグループ化する概念分析。
迅速な洞察のためのセンチメント分析とエンティティ識別。
メタデータ、コンセプト、コミュニケーションパターンを一目で理解するためのビジュアル分析。
予測フィルタと検索で、類似文書を素早く表示。
TARとGenAIのワークフローにより、プロセスの初期段階で、回答可能性の高い文書に優先順位をつける。
統合された監査証跡、ダッシュボード、ワークフロー管理による透明性と効率性。

プロジェクト・マネージャーは日常業務を監督し、外部弁護士と調整しながら、レビュー戦略と法的目標を一致させる。進捗状況の追跡、リソースの最適化、審査判断がケースの目標に沿ったものであることを保証する。

このプロセスの要となるのが、しっかりとした品質管理（QC）である。チームは初日から、次のような構造的なQC対策を実施する：

レビュアーの日報と決定記録
体系的なサンプリングと検証。
査読者間の継続的な校正。

これらのコントロールが効果的に実行されれば、ミスが減り、タイムラインが短縮され、最終的なプロダクション・セットの正確性と弁護可能性について、リーガル・チームはより大きな信頼を得ることができる。

企業法務チームにとってのマネージド・ドキュメント・レビューのメリットとは？

マネージド・ドキュメント・レビューは、企業の法務部門にコスト削減をはるかに超える戦略的メリットを提供する。

予測可能なコストと予算管理
時間単位で請求される従来の文書レビュープロセスとは異なり、マネージド・ドキュメント・レビュー・サービスは固定料金モデルで運営されることが多い。これにより、法務チームには価格設定の透明性が提供され、訴訟や調査費用の正確な予算編成が可能になるとともに、大規模なレビューチームによる予期せぬオーバーランのリスクも軽減される。
テクノロジー主導の見直しによる効率化
継続的能動学習（CAL）を活用した技術支援レビュー（TAR）は、人間のレビューが必要な文書の量を減らすのに役立つ。大量の文書を検索する従来のキーワード検索とは異なり、CALは最も関連性の高い項目に優先順位を付け、精度を犠牲にすることなくプロセスを合理化します。その結果、タイムラインの短縮、レビューコストの削減、社内リソースへの負担の軽減が実現する。また、アウトソーシングすることで、法務チームは社内スタッフを増やさずに済み、企業の法務部門のオーバーヘッドを低く抑えることができる。
より高い精度とリスクの低減
マネージド・レビュー・プロセスは、自動化されたチェックと的を絞ったサンプリングによって、より強力な品質管理を導入し、より高いレベルの品質保証を保証する。これにより、より一貫性のある特権指定が可能になり、ミスが減り、全体的な精度が向上します。また、偶発的な情報漏洩の可能性を低くし、ケース戦略をサポートし、弁護可能で再現性のある結果を保証する。
拡張性
マネージド・レビューは、文書の量や法的問題の複雑さを問わず対応できるため、現代の訴訟やコンプライアンスニーズに適したオプションとなっている。
専門家によるリーガル・レビュー・チーム
専門のレビュアーは、深い専門知識と集中的な専門知識をもたらす。これにより、重要な文書、特に訴訟や規制当局の調査において重要な文書の一貫した識別が保証されます。

組織はいつマネージド・ドキュメント・レビューを検討すべきか？

企業は、大量の訴訟、規制当局や政府による調査、第三者による召喚、内部調査、デューデリジェンス評価など、大規模で複雑なプロジェクトに直面した場合、マネージド・ドキュメント・レビューを検討すべきである。

大量のデータ、短い納期、限られた予算は、経験豊富なチームをも圧倒する。マネージド・レビューは、まさにこうしたシナリオのために設計されており、従来のアプローチでは不可能だった規模、精度、予測可能性を提供する。

大量の文書レビュー
大規模なデータセットを扱う場合、管理された文書レビューが不可欠となる。レビュー専門プロバイダーのスケーラビリティと効率性により、チームは品質を犠牲にすることなく、またタイムラインを延長することなく、これらのボリュームを管理することができる。

限られた社内能力
法務チームが手薄であったり、専門的な文書レビューの専門知識が不足していたりする場合は、eDiscoveryのための管理されたレビュープロセスを検討することが有益であろう。そうすれば、社内のリソースをコア戦略やより価値の高い法務活動に集中させることができる。短期的なプロジェクトや変動するプロジェクトのために大規模なレビューチームを雇用、トレーニング、管理するコストを削減したい場合

厳しい納期とアグレッシブな生産スケジュール
厳格な裁判所や規制のスケジュールがある場合、企業はコストのかかる遅延や法的リスクを避けるために、合理化された迅速な文書レビューを必要とします。マネージド・レビュー・チームは、最適化されたワークフローとAIによって強化された優先順位付けによってスピードを提供することで、この問題に対処している。そのインフラは、正確さを損なうことなく、迅速なレビューのために構築されている。

予算が重要な法律問題
コストプレッシャーの下、マネージドレビューは価格設定の予測可能性を提供する。固定料金モデルは、法務チームが外部弁護士の費用を管理し、時間制請求の不確実性を排除するのに役立つ。

マネージド・ドキュメント・レビューにはどのような技術が使われているのか？

主要なeDiscoveryプラットフォームは、膨大な文書の収集、処理、検索、コーディングをサポートし、管理されたレビュープロセス全体を支援します。

マネージド・ドキュメント・レビューの中核をなすのは、継続的能動学習（CAL）、予測コーディング、高度な分析を駆使した技術支援レビュー（TAR）です。この機能により、弁護士は大規模なデータセットに素早く優先順位を付け、分類し、選別することができ、手作業でレビューする必要がある文書の数を減らすことができる。

最新のレビュー・プラットフォームは、これらのテクノロジーを使用して、関連する可能性のある、特権のある、機密性の高いデータの特定を自動化する。その多くは、コンセプトのクラスタリング、電子メールのスレッド化、重複検知、検索ツールなどの高度な分析機能を活用し、冗長性を減らして作業を効率化している。堅牢なコーディング・インターフェースは、応答性、特権、機密性のタグ付けをサポートし、監査証跡と品質管理はすべての決定を追跡します。

リモートレビューが当たり前になった今、セキュリティは譲れない。セキュアな仮想デスクトップインフラストラクチャは、機密性の高いクライアントデータが保護された環境から離れることがないようにし、アクセス制御、監査ロギング、およびデータ損失防止ツールは、レビュープロセス全体を通じて機密性を維持します。このようなセキュリティ対策により、企業は厳しいデータ保護要件と顧客の守秘義務を満たしながら、遠隔地からレビューを実施することができる。

基本的に、マネージド・ドキュメント・レビューは、専用に構築されたeDiscoveryソフトウェア、AI、およびセキュアなインフラストラクチャの組み合わせを活用し、複雑な法務および規制案件に対して、迅速、正確、かつ防御可能なドキュメント・レビュー・プロセスを提供します。

OpenText™ のソフトウェアとソリューションが、どのようにマネージド・ドキュメント・レビューを強化するか

OpenText™ Managed Document Reviewは、高度なテクノロジー、グローバルなレビューチーム、法務に関する深い専門知識を結集し、効率的で正確、かつセキュアなマネージド・ドキュメント・レビューを大規模に提供します。

OpenText™ マネージドレビューチームは、継続的な機械学習と継続的な能動学習プロトコルを特徴とする当社独自のテクノロジー支援レビュー（TAR）機能を活用し、以前の反復と比較してレビューの効率と精度を大幅に向上させるよう設計されています。レビューの進行に合わせてAIモデルをダイナミックに反復学習させることで、関連文書の特定を集中的かつ迅速に行うことができる。

その結果、精度が向上し、手戻りが減り、生産までの時間が短縮された。OpenTextのTARテクノロジーは、さまざまなタイプや規模のプロジェクトで効率的に拡張しながら、レビューの総コストを最大80%以上削減することができます。

訓練を受けた弁護士と技術者で構成される当社の審査チームは、エンド・ツー・エンドの審査をサポートする安全な専用プラットフォームで業務を行っています。顧客は恩恵を受けることができる：

予測可能なコストと予算コントロールが可能な固定料金を含む柔軟な価格設定ですが、すべての価格設定は、ボリューム、複雑さ、サービスレベルのサポートなど、各クライアントの特定のニーズに合わせてカスタマイズされます。
レビューチームは、収益を最大化するためにレビュー文書数を増やすのではなく、必要最小限の文書をレビューすることで、OpenText™ 。
仮想デスクトップ、監査ログ、データアクセス制御によるセキュアなインフラストラクチャ。
北米、英国、EU全域にグローバル配送。
自動化された品質管理により一貫性を確保し、外部の弁護士による検証率を低減。

私たちのレビュー・プロセスは、継続的なパフォーマンス・モニタリングと法的戦略との整合性に裏打ちされており、一貫性を高め、擁護可能な結果をサポートしています。

文書審査はもはやチェック・ザ・ボックスのエクササイズではない。結果、スケジュール、予算に影響を与えることができる戦略的機能だ。OpenTextは、法務部門がレビューをよりインテリジェントに管理できるツールとサポートを提供し、コストの削減、品質の向上、あらゆる段階でのコンプライアンスの確保を支援します。

OpenTextは、マネージド・レビュー・プロセスでジェネレーティブAIをどのように活用しているのか？

OpenTextは、AIを活用した次世代テクノロジーを審査プロセスに導入し続けています。また、当社のマネージド・レビュー・エキスパートは、OpenText™ eDiscovery Aviator™ テクノロジーを活用して、GenAIによる文書レビューの高速化を実現しています。これらの機能は、専門家によるレビューサポートを補強し、TARワークフローを強化することで、より迅速なレビューとより確実なコストを提供する。

GenAIをマネージド・ドキュメント・レビュー、特に大量のファーストパス・レビューに適用することで、法務部門はそのアプローチを変革し、レビュー時間を最大80% 削減し、一貫性を高め、効率を大幅に改善し、予算の予測可能性を向上させることができる。

多くのベンダーがパズルの断片を提供する中、OpenTextはテクノロジー、プロセス、そしてプロセスをサポートする人材を包括した、完全に統合されたGenAIファーストのマネージドレビューサービスを提供しています。当社独自の高度な技術と専門知識を組み合わせています。

当社のマネージド・レビュー・チームは、AIプロンプト・エンジニア、リーガル・テクノロジスト、ケース・マネジャーを擁し、企業の法務部門や法律事務所と日々連携しています。多様な訴訟ユースケースでの深い経験を持つ彼らは、文書レビューの技術的側面と法的側面の両方を理解しており、GenAIが効果的かつ防御的に適用されることを保証します。

Resources

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