エンタープライズコンテンツ管理ソフトウェアは、企業が情報管理を強化し、ROIを向上させるための新しい機能を提供することで、市場の需要に対応する必要があります。高度な機能は以下のとおりです：クラウドベースのECM：多くの組織が クラウドベースのECMソリューションに 移行しており、柔軟性、拡張性、アクセシビリティが向上しています。人工知能（AI）ツール： AIコンテンツアシスタントと 機械学習により、企業はコンテンツの分類、検索機能、プロセスの自動化を改善し、さらに高度なアナリティクスを活用して新たなコンテンツインサイトを得ることができます。幅広い統合：企業向けコンテンツ管理システムは、Microsoft TeamsやSlackのような一般的なコラボレーションツールとの統合が進んでおり、ワークフローとユーザー導入を改善しています。マルチクラウドのサポート：主要なECMプラットフォームはハイブリッドおよびマルチクラウド環境をサポートしているため、企業は柔軟にパフォーマンスを最適化し、ベンダーロックインを回避し、クラウドプロバイダー間でのコンプライアンスを維持できます。

概要

エンタープライズコンテンツ管理（ECM）は、組織の多様な情報資産を整理、保管、活用するための包括的なアプローチである。これは、企業全体のコンテンツを取得、管理、保存、配信、管理するために使用される戦略、方法、およびツールを包含する。このコンテンツには、文書、画像、ビデオ、電子メール、その他あらゆる形式のデジタル情報が含まれる。

ECMシステムは、組織の全コンテンツを一元管理するリポジトリとして機能し、作成からアーカイブ、削除に至るまで、情報のライフサイクル全体を管理するための構造化されたフレームワークを提供する。これらのシステムは、ワークフローを合理化し、コラボレーションを強化し、規制へのコンプライアンスを確保し、全体的な業務効率を向上させるように設計されている。

エンタープライズコンテンツ管理

エンタープライズ・コンテンツ管理はどのように進化したのか？

1990年代の文書管理システムから発展したECMプラットフォームは、もともと、ドキュメントに焦点を当てたバックエンドのコアプロセスの自動化にエンタープライズレイヤーをもたらすために設計された。重要なビジネス機能に対応しているにもかかわらず、多くのECM実装が十分に活用されていないのは、ソリューションがもともと、ビジネスプロセスやそれを使用する人よりもテクノロジーに重点を置いていたためである。

その結果、コンテンツの取得、保存、管理には優れているが、エンドユーザーにとっては使いにくく、手間のかかるシステムが生まれた。その結果、エンタープライズ・コンテンツ管理システムは主に記録システムとなり、公式なビジネス記録の管理とガバナンスには最適だったが、ユーザーが好みのシステムで新しいコンテンツを作成するにつれて、孤立した情報のサイロが組織全体に広がっていった。

これらのソリューションは、コンテンツの保存、管理、検索、取得が可能な、単一の真実の情報源であるリポジトリを作成した。そして、より多くのコンテンツ（構造化および非構造化）が作成されるにつれて、エンタープライズ・コンテンツ管理ソフトウェアは、ユーザーが必要なときに、必要なアプリケーションで、必要なコンテンツを提供するように進化した。さらに、今日のツールは、オンプレミス、ホスト型、SaaSの柔軟な展開を可能にし、コンテンツ内のデータに基づいて洞察と行動を促す高度な分析を提供する。

なぜエンタープライズ・コンテンツ管理が企業にとって重要なのか？

効率性の向上：ECMシステムは情報を一元化し、従業員が必要な文書を見つけやすく、使いやすくする。
生産性の向上：コンテンツを一元化し、簡単にアクセスできるようにすることで、従業員は情報を探す時間を減らし、付加価値の高い活動に時間を割くことができる。
より良い意思決定：ECMは正確で最新の情報に素早くアクセスできるため、ユーザーはより多くの情報に基づいた意思決定を迅速に行うことができる。
より質の高い顧客サービス：顧客情報や関連文書に素早くアクセスできるため、企業はより迅速で、よりパーソナライズされた顧客サービスを提供することができます。
コラボレーションの強化：エンタープライズ・コンテンツ管理は、バージョン管理を維持しながら、同時に文書に取り組み、シームレスに情報を共有するための中心的なプラットフォームをチームに提供します。
情報ガバナンスの強化：作成から廃棄まで、コンテンツのライフサイクル全体を管理するために必要なツールを入手できます。これにより、情報が適切に管理され、データ漏洩や規制の不遵守に関連するリスクが軽減される。
より厳格な規制遵守：セキュアなストレージ、アクセス制御、監査証跡により、文書保持およびデータプライバシー要件を満たします。
スケーラビリティ：ECMは、1日に必要な数のオブジェクトを安全に処理する能力をサポートする（潜在的には数百万に及ぶ）。

ECMソリューションに求めるべきコア機能とは？

企業は、エンタープライズ・コンテンツ管理ソフトウェアが提供する中核機能を引き続き必要としている。コンテンツ・サービス・アプローチに拡大することで、ECMはさらに一歩進み、コンテンツをデジタル・ビジネスにつなげる新たな方法を提供し、エンドユーザーがコンテンツを簡単に操作、共有、コラボレーションできるツールを提供する。

最も効果的なエンタープライズ・コンテンツ管理ソリューションは、コンテンツ統合を利用して、SAP® 、Microsoft® 365、Salesforce、Guidewire、SAP SuccessFactors® など、ユーザーが現在すでに使用しているアプリケーション内で適切なコンテンツにアクセスできるようにしている。同時に、先進的なECMツールはコントロールとガバナンスの機能を構築し、企業全体や外部パートナーとの安全な情報共有とコラボレーションを可能にする。

その他のコンテンツサービスも利用できる：

コンテンツキャプチャ：物理的な文書をデジタル化し、さまざまなソースからデジタルコンテンツを収集できます。コンテンツキャプチャには、スキャンした文書を検索可能なテキストに変換するための光学式文字認識（OCR）などの技術が含まれる場合がある。
深く、すぐに使える統合：ECMツールをチームが毎日使用している主要アプリケーションと統合することで、アプリケーション切り替えの必要性を最小限に抑えます。
ワークフロー/ビジネスプロセス管理：承認プロセスや請求書処理など、コンテンツに関わるビジネスプロセスを自動化・最適化します。
コラボレーションツール：ドキュメントやプロジェクトにおけるチームコラボレーションを促進し、多くの場合、同時編集やコメントなどの機能が含まれます。
検索と取得：フルテキスト検索、メタデータ検索、ファセット検索などの強力な検索機能により、ユーザーはコンテンツをすばやく見つけることができます。
モバイルアクセスとリモートアクセス：あらゆるデバイスや場所からコンテンツへの安全なアクセスを可能にします。これは、ハイブリッドな職場環境でますます重要になっています。
記録管理：コンテンツの長期保存、保管スケジュール、法的および規制要件に準拠した正当な処分を保証する。
情報ガバナンスとコンプライアンスポリシー実施、監査証跡、役割ベースのアクセス制御をサポートし、リスクを管理し、一般データ保護規則（GDPR）や医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）などの規制基準を満たします。
分析とレポート：コンテンツの利用状況、ユーザー行動、プロセス効率に関する洞察を提供し、継続的な改善を導きます。

エンタープライズ・コンテンツ管理の新機能とは？

エンタープライズコンテンツ管理ソフトウェアは、企業が情報管理を向上させ、ROIを高めるための新しい機能を提供することで、市場の需要に対応する必要があります。

高度な機能は以下の通り：

クラウドベースのECM：多くの組織がクラウドベースのECMソリューションに移行しており、柔軟性、拡張性、アクセシビリティが向上している。
人工知能（AI）ツール： AIコンテンツアシスタントと機械学習により、組織はコンテンツの分類、検索機能、プロセスの自動化を改善し、さらに高度な分析を活用して新たなコンテンツインサイトを得ることができます。
幅広い統合：企業のコンテンツ管理システムは、Microsoft TeamsやSlackのような一般的なコラボレーションツールとますます統合され、ワークフローとユーザー導入を改善している。
マルチクラウドのサポート：主要なECMプラットフォームはハイブリッドおよびマルチクラウド環境をサポートしているため、企業は柔軟にパフォーマンスを最適化し、ベンダーロックインを回避し、クラウドプロバイダー間でのコンプライアンスを維持することができます。

OpenTextはどのようなエンタープライズコンテンツ管理ツールを提供していますか？

OpenTextは、企業の効率向上、コスト削減、コンプライアンス強化を支援する、エンタープライズコンテンツ管理ツールの包括的なスイートを提供しています。デジタルコンテンツの集中リポジトリの提供、ワークフローの自動化、セキュアなアクセスの実現により、OpenTextは企業の情報資産の有効活用を支援します。

市場をリードするオープンテキストのエンタープライズコンテンツ管理ソフトウェアが、お客様のビジネスをどのように変革できるかをご紹介します：

OpenText™ Content Management
SAP® 、Microsoft® 365、Salesforce、SAP SuccessFactors® などの主要なアプリケーションと統合することで、情報のライフサイクルを安全に管理します。

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