情報ガバナンスは、情報の混沌に秩序をもたらします。ポリシーとベストプラクティスを設定し、データの作成、使用、保存、削除を自動化することだ。データ・ライフサイクル管理、データ・ガバナンス、AIガバナンスなどのスマートなプラクティスを包含する情報ガバナンスは、貴社の情報が目標を達成するために効率的に使用されることを保証します。データを軌道に乗せるためのロードマップであり、組織がコンプライアンスに準拠し、安全で、ゲームの最先端を走り続けるためのものだと考えてください。

情報ガバナンス

情報ガバナンスとは、情報を戦略的資産として認識するだけでなく、情報をハイレベルな調整と監視の対象とする権限を組織に与えることである。この権限委譲により、企業全体の情報の説明責任、完全性、保全、保護が保証される。規律あるアプローチとして、サイロ化や断片化を取り除き、情報管理に必要なテクノロジーやリソースの適切かつ効率的で安全な利用を改善しながら、タスクを総合的に扱うことを目的としている。

情報ガバナンス・プログラムの利点とは？

情報ガバナンス・プログラムは、組織に多くの重要な利益をもたらす。多くの場合、情報ガバナンスは法律、規制、業界のベストプラクティスによって規定されている。強力な規制上の要請がない場合でも、情報管理システムの秩序ある運用には情報ガバナンスが不可欠である。

一貫性と完全性：情報を管理するための一貫した方針と手順が文書化されていれば、組織はデータの正確性、完全性、最新性を確保できる。
セキュリティとリスク管理の強化：機密情報、専有情報、個人情報は、最新のサイバーセキュリティ基準とベストプラクティスを用いて、不正アクセスから保護されなければならない。
規制コンプライアンス：ほとんどの組織には、情報の保持、セキュリティ、プライバシー保護、アクセシビリティ、監査に関する法的要件や業界固有の要件があります。
効率の向上：探しやすく、使いやすく整理された情報は、時間とリソースを節約し、作業プロセスをより合理的で便利なものにする。
意思決定のサポート：より信頼性が高く、アクセスしやすいデータがあれば、リーダーはより多くの情報に基づいた戦略的意思決定を行うことができる。
コスト削減：組織は、冗長または陳腐化したデータを排除し、プロセスを合理化することで、ストレージおよび管理コストを削減できる。
協力関係の改善：情報共有に関する明確な方針は、部門間や外部パートナーとのより良い協力を促進する。
レピュテーションの向上：責任ある情報管理を示すことで、利害関係者の信頼と組織の信用を高めることができる。
貴重な情報の保全：適切なガバナンスにより、重要な履歴データや業務データが保持され、長期にわたってアクセスできるようにする。
デジタルトランスフォーメーションの促進強固な情報ガバナンスの枠組みは、新しいテクノロジーやデータ主導のイニシアチブを採用するための基盤となる。

情報ガバナンスは自動化に依存する

現代では、中規模の組織でさえ、テラバイトからペタバイトの情報を持っている。高度な自動化と、情報管理システムとそのガバナンス能力の強い関係なしに、情報ガバナンスを実現することは現実的ではない。あらゆるタイプの情報管理システムには、必ず何らかのガバナンス機能が含まれている。

情報ガバナンスの自動化の例としては、以下のようなものがある：

コンテンツと記録管理システムには、高度な情報ガバナンス・コントロールと自動化が含まれていることが多く、補助的なシステムは情報ガバナンス・プログラムに統合されたり、強化されたりすることが多い。
インテリジェント・ドキュメント・プロセッシングは、大量の情報のキャプチャ、ラベリング、処理、保管を自動化し、何百万ページものハードコピー、フォーム、ファックス、医療フォームなどを安全でアクセス可能な情報管理システムに書き写す面倒な作業を排除します。
コンテンツ分析およびリスク軽減 ソフトウェアは、大量の既存および受信情報をスキャンして、機密情報、個人を特定できる情報、健康情報、その他のリスクマーカーを検出し、コンテンツ管理システムでレビュー、セキュリティ保護、適切なラベル付け、保護が必要なコンテンツを特定することができます。
アーカイブとストレージ管理 ソフトウェアは、データやコンテンツをよりシンプルで経済的なストレージプラットフォームに移動させながら、効果的に保存し、必要に応じてアクセスできるようにしておくことで、データやコンテンツの長期保存にかかるコストを削減することができる。
eDiscoveryと早期案件評価システムは、訴訟、情報公開請求、リスク評価のために、捜査チームや法務チームが大量のコンテンツを隔離し、レビューするのを支援します。AI、検索、ワークフローを利用したこれらのシステムは、証拠開示請求、法的保留、その他文書レビューを必要とする重要なプロセスへの対応において、貴重な支援を提供する。

情報ガバナンス・フレームワークとは何か？

情報技術ガバナンスのフレームワークの目的は、ビジネス、法律、規制のコンテクストの中で、情報管理に対する組織のアプローチを確立することである。効果的なフレームワークは以下の分野をカバーする。

範囲と憲章

情報ガバナンスプログラムの範囲を確立する。情報の作成、共有、保管、廃棄を規定する手順を定める。企業の法的および規制上の義務に影響するすべての情報と関連システムの管理を定義する。

役割と責任

情報ガバナンスにおける主要な役割と責任を定義する。これには、情報ガバナンス委員会、情報ガバナンス・チーム、情報リスク管理チーム、情報資産管理チーム、記録管理チーム、ビジネスライン・マネージャー、従業員が含まれる。

情報ポリシーと手順

情報ガバナンスには、複数の明確な方針と手続きが含まれる。フレームワークは、情報ガバナンスに影響を与えるポリシー（情報セキュリティポリシー、保持ポリシー、廃棄ポリシー、アーカイブポリシー、プライバシーポリシー、ICTポリシー、リモートワークポリシー、情報共有ポリシーなど）を明示的に列挙すべきである。そして、情報手順は、規定された各方針に従って、組織と従業員が情報をどのように扱うかを決定し、定義する。

第三者

一部の企業情報は第三者によって作成され、保存されます。このフレームワークは、組織がパートナー、サプライヤー、利害関係者とどのように情報を管理するかを定めるものである。情報ガバナンスが契約上の義務やサプライヤーとの関係にどのように影響するかを定義する。情報ガバナンスの目標への適合性を確認するために、第三者が評価される指標を確立する。

事業、継続性、災害復旧、不測の事態

枠組みは、情報損失の報告、情報漏えいの報告、インシデント管理、インシデントのエスカレーション、災害復旧、事業継続のプロセスを定めるべきである。

監査とレビュー

情報アクセス、情報利用、法規制遵守、情報セキュリティ、インフラストラクチャパフォーマンス、ストレージパフォーマンスを継続的に監視。定期的なリスク評価、監査、レビューを実施する。

強力なジェネレーティブAI戦略は情報ガバナンスから始まる

情報管理は、情報発見と情報ベースの生産性を加速させるジェネレーティブAI（GenAI）ツールの導入により急速に進化している。組織内でGenAIのユースケースと進歩を成功させるために、プロジェクト計画とガバナンスの方針決定において、AIの信頼性と有用性を向上させるための6つのベストプラクティスを検討する：

信頼できるコンテンツをキュレートする。GenAIは、利用可能な情報と同じくらい良いものでしかない。意図的に選択されたキュレーション・コンテンツは、迅速な勝利をもたらす。需要の高いコンテンツが明示的に承認されたAIパイロット・プロジェクトを立ち上げる。例えば、完成した契約書、RFP、FAQ、特許ライブラリ、SOP、規制コンテンツなどです。
コンテンツのスプロールをコントロールする。コンテンツ・スプロールとは、電子メール、チャット・メッセージ、OneDriveに含まれる、迷子になった利便性の高いコピーや、放置された編集バージョンの文書のことである。この種のコンテンツは短期的には有用だが、ノイズが多いため、AIの反応をさらに迷わせる傾向がある。適切に管理された情報管理プロセスは、ジェネレーティブAIが生成する回答の精度と関連性を自然に向上させる。
ラベルデータ。 より正確な接地データが得られれば、AIによる接地プロセスはより効果的なものになるだろう。適切に管理されたコンテンツサービスや自動化されたプロセスを通じて収集された、ラベル付けされたデータ、または豊富で正確なメタデータを提供することで、より正確な根拠付けを行い、AIの進歩によってより適切にソースを推測できるようにする。
セキュリティ管理を強化する。市販の大規模な言語モデルは、プロセスや確保しなければならないものを自動的に理解することはできない。彼らは何でも明らかにすることができる。コンテンツ・リポジトリの安全確保とシャドーITの回避を徹底することが不可欠である。
文脈を提供する。文脈が重要だ。理想的には、ユーザーの現在の仕事のコンテキストからAIの接地コンテキストを推測したい。コンテキスト・ウィンドウは、新規顧客、プロジェクト・ファイル、人事ファイル、保険金請求など、単一のビジネス・トランザクションに焦点を当てたグラウンディングを行う場合に最も価値がある。
AIガバナンスを組み込む。AIガバナンスは、公共および組織の政策、法律、リスク軽減のテーマとして急速に発展している。情報ガバナンスのサブカテゴリーであるAIガバナンスの原則には、透明性と説明可能性、公平性と無差別、プライバシーとデータ保護、説明責任と監督、安全性と堅牢性が含まれる。

GenAIは、使いやすさと生産性において大きな飛躍をもたらす。これら6つの重要なガバナンスの実践に従うことで、ジェネレーティブAIシステムは、安全でセキュアで生産的なものになる可能性がはるかに高くなる。

情報ガバナンスの旅を始めよう

情報ガバナンスは、情報力を備えた組織になるために不可欠な実践方法である。しかし、それは健全な慣行に従い、規模を拡大し、安全に、他のプロセスや情報システムと連携して管理されなければならない。

今日、ほとんどすべての大組織がデータ・ドリブンを謳っている。健全な情報ガバナンス戦略を実施する企業は、情報の可用性を強化し、リスクを軽減し、コストを抑制し、規制に準拠する。

OpenTextの情報ガバナンスソリューションは、インテリジェントでポリシー駆動型の自動化と統合を実現し、企業がリスクを軽減して情報を保護し、コンプライアンス、セキュリティ、生産性を維持しながら、最新の業務を推進できるよう支援します。

当社のソリューションには以下が含まれます：

Resources

Trustworthy, secure GenAI starts with strong governance

Information governance imperatives for Microsoft 365 environments

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