統合的かつ厳格な情報ガバナンスソリューションにより、組織は情報を安全かつ自信を持って活用し、業務上の優位性として活かすことができます。情報の作成、保存、アクセス、利用に関するポリシー、自動化、およびベストプラクティスを適用することで、情報ガバナンスは、高品質で信頼性が高く、信頼できるデータの基盤を提供します。また、厳格に管理されたコンテンツを中核に据えることで、企業は情報を活用してビジネス成果を向上させることが可能となります。これにより、生産性を新たなレベルへと引き上げ、コンテンツを豊富に活用したプロセスを拡大し、AIのパフォーマンスと信頼性を向上させることができます。

情報ガバナンス

情報ガバナンスの基礎

情報ガバナンスとは、情報のライフサイクル全体を通じて、その安全性、正確性、およびコンプライアンスを確保するための、ポリシー、プロセス、およびテクノロジーからなる戦略的枠組みのことです。情報ガバナンスソリューションにより、組織はポリシーの自動化、機密データの保護、そして信頼性の高いAIやデジタルトランスフォーメーションの推進が可能になります。AIやインテリジェントなコンテンツ管理によってナレッジワークが進化し続ける中、企業全体における情報の説明責任、完全性、保存、および保護を確保することは、あらゆる組織にとって不可欠です。

情報ガバナンスソフトウェアはなぜ重要なのでしょうか？

情報ガバナンスソリューションは、組織が情報をどのように管理・活用するかを定義することで、適切な情報が信頼され、保護され、適切な人物が適切なタイミングで利用できるようにします。また、強力な情報ガバナンスがなければ、情報は資産ではなく、むしろ負債となってしまいます。

情報ガバナンスソリューションは、以下のようなツールを提供することで、組織がリスクを管理し、コンプライアンスを維持し、情報の価値を最大限に引き出すことを支援します。

セキュリティおよびプライバシー上のリスクから保護する： 個人情報、財務情報、機密情報などの機密データは、不正アクセスや情報漏洩から保護されなければなりません。情報ガバナンスソフトウェアは、アクセス制御、分類、および監視を実施し、重要な資産を保護します。
規制順守の支援：情報ガバナンスソリューションは、保存ポリシー、プライバシー管理、および正当性を立証可能な廃棄ポリシーの徹底を通じて、組織が法的および規制上の要件を満たすことを支援します。
情報の混乱を解消しましょう：管理されていないコンテンツは、情報の重複、古いバージョンの存在、およびポリシーの不統一を招きます。ガバナンスは、従業員が正確で、関連性が高く、最新の情報を活用できるよう、体制と自動化を確立します。
データの整合性を向上させ、意思決定を支援します：信頼性が高く質の高い情報は、より強力な分析、レポート作成、そしてデータに基づいた意思決定を促進します。
安全かつ責任あるAIの導入を実現する：AIツールには、正確で関連性が高く、適切に管理されたデータが必要です。そうでなければ、結果が損なわれてしまいます。情報ガバナンスソフトウェアは、機密データを保護し、バイアスを低減しつつ、GenAIが承認済みで最新かつ関連性の高い情報を使用することを保証します。
業務の生産性を向上させます：ポリシーに基づく自動化により、手作業が削減され、従業員が情報をより迅速に見つけられるようになり、古くなったデータや不完全なデータを使用してしまうリスクを排除できます。
コストの削減：組織は、冗長なデータや不要になったデータを排除し、プロセスを効率化することで、ストレージおよび管理コストを削減することができます。
貴重な情報を保存する：適切なガバナンスにより、重要な履歴データや運用データが長期にわたり保持され、いつでもアクセスできるようになります。
法的保存措置、証拠収集、およびeディスカバリの効率化： 法的保存措置および資料収集は、eディスカバリおよび資料提出に向けて、コンテンツを迅速かつ効率的に整理・選別する必要があります。

情報ガバナンスにおける一般的な課題にはどのようなものがありますか？

情報の量が増加し、AIによってデータの活用が加速するにつれ、組織はますます複雑化に直面しています。適切な情報ガバナンスソフトウェアがなければ、組織は以下の課題に対処するのに苦労することになります：

コンテンツの散在：クラウドアプリケーションやばらばらの業務システムにより、コンテンツが散在・断片化され、管理が困難になっています。
プライバシー保護や規制に関する要求の高まり：組織は、変化し続ける世界的な規制を遵守しつつ、個人情報や機密データを保護しなければなりません。
セキュリティリスクと情報の過度な公開：強力な情報ガバナンスソリューションがなければ、機密データが不正にアクセスされたり、共有されたりする恐れがあります。
Shadow AI：従業員が、保存や保護に関するポリシーの適用範囲外にある、承認されていないAIツールに機密性の高いコンテンツを入力してしまう可能性があります。
情報の質に関する問題：古くなったコンテンツや重複したコンテンツは、生産性を低下させ、分析結果やAIの出力に対する信頼を損なうことになります。
AIガバナンスに関する新たな要件：AIシステムは、エラーや誤用を防ぐため、適切に構造化され、安全かつ適切に管理されたデータを用いて、最適なパフォーマンスを発揮しなければなりません。
大規模な手作業のプロセス：システムやチーム間でデータが円滑に流れなければ、デジタル上の摩擦やデータの不整合が生じ、業務の成長を妨げる恐れがあります。
記録としてのAI生成コンテンツ：チャットログ、会議の議事録、およびエージェントの出力結果は、急速に拡大している新しいコンテンツの一種ですが、多くの組織において、これらには分類、保存期間、または廃棄手順が定められていません。
データの主権と保管地：国境を越えたAI処理は、特に欧州や規制の厳しい業界において、主権に関する要件と対立しています。

情報ガバナンスの重要な原則にはどのようなものがありますか？

効果的な情報ガバナンスは、記録を保護し、規制当局の要件を満たし、ナレッジワーカーやAIに対し、今後の業務の基盤となる信頼できる情報を提供するという原則に基づいています。

説明責任

指名されたスチュワードは、各レコードのライフサイクル全体を通じて、情報資産およびAIによって生成された成果物に対して責任を負います。

透明性

ポリシー、保存期間、AIの動作は文書化され、公開されており、アクセスや変更の履歴が記録されるため、監査担当者は証拠の保存経緯を把握することができます。

誠実さ

情報は、作成から廃棄に至るまで、完全かつ正確であり、改ざんされることはありません。説明可能な記録や信頼性の高いAIの出力は、これに依存しています。

保護

情報は機密性とビジネス価値に応じて分類され、実際のリスクに見合った管理措置を講じることで、不正アクセスや情報漏洩から保護されます。

コンプライアンス

ガバナンスプログラムは、適用される法令、規制、および基準に準拠しており、法的リスクを低減し、監査要件を満たします。

Availability

必要な情報が必要な時に、権限のあるユーザーやシステムに確実に届きます。適切なガバナンスとは、情報を単に厳重に管理するだけでなく、検索しやすくすることです。

定着率

情報は、明確に定められた、正当な根拠のある期間にわたり保管されます。これにより、法的保存義務の管理を容易にし、組織が保存を義務付けられた情報を確実に保持していたことを証明することができます。

処分

保存期間が満了した際には、情報は予定通りに、正当性を説明できる形で廃棄されます。

情報ガバナンスは、信頼できるAIをどのように支えるのでしょうか？

情報ガバナンスソフトウェアは、AIの学習、基盤構築、および出力生成に使用されるデータが正確で、安全であり、文脈に即したものであることを保証するため、信頼できるAIのための情報基盤を構築します。AIの信頼性は、その基盤となる情報の信頼性に左右されるため、信頼できる結果を得るためには、堅実なコンテンツ管理、メタデータ、およびポリシーの徹底が不可欠です。組織は、データのライフサイクル全体（分類、アクセス制御、保存期間、品質）にわたってデータを管理することで、AI対応の情報を整備し、応答の精度を向上させるとともに、誤った情報や誤解を招く結果が生じるリスクを低減することができます。

情報ガバナンスソリューションは、機密データを保護し、セキュリティおよびコンプライアンスポリシーを徹底するものであり、これらはAIシステムに対する信頼を築く上で極めて重要です。ガバナンスの枠組みにより、AIシステムがユーザーの許可を尊重し、不正なデータ漏洩を防止し、規制やプライバシーに関する要件を遵守することが保証されます。このポリシー主導型のアプローチにより、AIツールは確立された管理体制の範囲内で動作するようになり、AIがセキュリティルールを迂回できないこと、および機密データが守られることが保証されます。

ガバナンスは、AIエージェントにも及ぶ必要があります。エージェントは、人と同じポリシーやセキュリティ対策によって保護され、かつ、そのエージェントを承認したユーザーに対して説明責任を果たさなければなりません。情報ガバナンスソフトウェアは、最小権限のアクセス原則を適用するため、エージェントは権限を付与したユーザーの権限を継承し、それを超えることはありません。このシステムは、エージェントの行動をトレースレベルの監査ログで追跡するとともに、エージェントが生成した出力を分類し、他のすべての記録に適用されるのと同じ保存および処分ルールを適用することで、エージェントが作成した記録を管理します。ガバナンスをエージェントにまで拡大することで、自動化された活動を透明性のある、管理された、かつ説明責任を果たせる状態に保つことができます。

さらに、情報ガバナンスは、AIの運用に説明責任、監査可能性、および監督機能を組み込むことで、倫理的かつ透明性の高いAIの実現を支援します。これは、AIの出力が組織の価値観に沿ったものであることを保証するガバナンス・フレームワークを活用するものです。情報ガバナンスソフトウェアは、トレーサビリティの確保、監視、およびポリシーの適用を通じて、組織がAIを責任を持って活用していることを示し、長期的な信頼を築くことを可能にし、AIを信頼性の高いビジネス資産へと変えます。

OpenTextは、貴社の情報ガバナンスをどのように支援できるでしょうか？

OpenTextの情報ガバナンスソリューションは、インテリジェントでポリシー主導型の自動化と統合機能を提供し、組織が情報セキュリティを徹底し、コンテンツに関連するリスクを軽減し、コンテンツが信頼性の高いAIを支えることを保証できるよう支援します。

当社のソリューションには以下が含まれます：

OpenText™ Core Content Management
安全でコンプライアンスに準拠したクラウドコンテンツ管理をご活用ください

OpenText™ Content Management
クラウド対応のコンテンツ管理を主要な業務アプリケーションと統合する

OpenText™ Documentum™ Content Management
拡張性の高い文書管理ソフトウェアで、大量のコンテンツを管理しましょう

OpenText™ Information Archive
データアーカイブの近代化と簡素化

OpenText™ eDiscovery
AI駆動のスピードと精度でeDiscoveryを加速

OpenText™ Voltage™ Data Security Platform
組織全体にわたる機密データを発見、分析、管理します

Resources

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