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Was ist Enterprise Content Management?

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Übersicht

Enterprise Content Management (ECM) ist ein umfassender Ansatz zur Organisation, Speicherung und Nutzung der verschiedenen Informationsbestände eines Unternehmens. Sie umfasst die Strategien, Methoden und Werkzeuge, die zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bereitstellung und Verwaltung von Inhalten in einem Unternehmen eingesetzt werden. Diese Inhalte können Dokumente, Bilder, Videos, E-Mails und jede andere Form von digitalen Informationen umfassen, die für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens wichtig sind.

ECM-Systeme dienen als zentrale Repositories für alle Inhalte eines Unternehmens und bieten einen strukturierten Rahmen für die Verwaltung des gesamten Informationslebenszyklus - von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung. Diese Systeme wurden entwickelt, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die betriebliche Effizienz insgesamt zu steigern.

Enterprise Content Management

Wie hat sich das Enterprise Content Management entwickelt?

ECM-Plattformen, die aus den Dokumentenmanagementsystemen der 1990er Jahre hervorgegangen sind, wurden ursprünglich entwickelt, um eine unternehmensweite Ebene für die Automatisierung zentraler Back-End-Prozesse zu schaffen, die sich auf Dokumente konzentrieren. Obwohl sie wichtige Geschäftsfunktionen abdecken, wurden viele ECM-Implementierungen nur unzureichend genutzt, da sich die Lösungen ursprünglich auf die Technologie und nicht auf die Geschäftsprozesse und die Mitarbeiter konzentrierten, die sie nutzen.

Dies führte zu Systemen, die sich zwar hervorragend für die Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Inhalten eigneten, aber für den Endbenutzer schwierig zu bedienen und arbeitsintensiv waren - oft mussten sie ihre Arbeitsabläufe ändern, um das System anzupassen. Infolgedessen wurde das Enterprise-Content-Management-System in erster Linie ein Aufzeichnungssystem, das sich hervorragend für die Kontrolle und Steuerung offizieller Geschäftsunterlagen eignete, während sich isolierte Informationssilos im gesamten Unternehmen ausbreiteten, da die Benutzer neue Inhalte in ihren bevorzugten Systemen erstellten.

Diese Lösungen schufen ein Repository - eine einzige Quelle der Wahrheit - in dem Inhalte gespeichert, verwaltet, gesucht und abgerufen werden konnten. Und da immer mehr (strukturierte und unstrukturierte) Inhalte erstellt wurden, entwickelte sich die Software für die Verwaltung von Unternehmensinhalten weiter, um den Benutzern die benötigten Inhalte in den von ihnen bevorzugten Anwendungen zur Verfügung zu stellen, und zwar genau dann, wenn sie sie benötigen. Darüber hinaus ermöglichen die heutigen Tools eine flexible Bereitstellung vor Ort, gehostet oder als SaaS und bieten fortschrittliche Analysen, um Einblicke und Maßnahmen auf der Grundlage von Daten im Inhalt zu fördern.

Warum ist Enterprise Content Management für Unternehmen wichtig?

  • Verbesserte Effizienz: ECM-Systeme zentralisieren Informationen und erleichtern es den Mitarbeitern, die benötigten Dokumente zu finden und zu nutzen.
  • Gesteigerte Produktivität: Indem Inhalte zentralisiert und leicht zugänglich gemacht werden, verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und haben mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
  • Bessere Entscheidungsfindung: ECM bietet schnellen Zugriff auf genaue, aktuelle Informationen, so dass die Benutzer schneller fundierte Entscheidungen treffen können.
  • Besserer Kundenservice: Durch den schnellen Zugriff auf Kundeninformationen und zugehörige Dokumente können Unternehmen einen schnelleren und individuelleren Kundenservice bieten.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Enterprise Content Management bietet Teams eine zentrale Plattform für die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten und den nahtlosen Austausch von Informationen bei gleichzeitiger Versionskontrolle.
  • Stärkere Information Governance: Sie erhalten die Tools, die Sie für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Inhalten benötigen - von der Erstellung bis zur Entsorgung. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen ordnungsgemäß verwaltet werden, was die Risiken im Zusammenhang mit Datenschutzverletzungen oder der Nichteinhaltung von Vorschriften verringert.
  • Strengere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Erfüllen Sie die Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung und den Datenschutz durch sichere Speicherung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle.
  • Skalierbarkeit: ECM unterstützt die Fähigkeit, so viele Objekte pro Tag sicher zu verarbeiten, wie erforderlich (möglicherweise in Millionenhöhe).

Auf welche Kernfunktionen sollten Sie bei einer ECM-Lösung achten?

Unternehmen benötigen nach wie vor die Kernfunktionen, die eine Enterprise-Content-Management-Software bietet. Die Ausweitung auf einen Content-Services-Ansatz bringt ECM einen Schritt weiter und bietet Unternehmen eine neue Möglichkeit, Inhalte mit dem digitalen Geschäft zu verknüpfen und Endbenutzern Tools zur Verfügung zu stellen, mit denen sie einfach mit Inhalten arbeiten, sie gemeinsam nutzen und zusammenarbeiten können.

Die effektivsten Enterprise-Content-Management-Lösungen nutzen die Content-Integration, um Anwendern den Zugriff auf die richtigen Inhalte innerhalb der Anwendungen zu ermöglichen, die sie bereits heute nutzen, wie SAP®, Microsoft® 365, Salesforce, Guidewire und SAP SuccessFactors®. Gleichzeitig bauen fortschrittliche ECM-Tools auf Kontroll- und Governance-Funktionen auf, um den sicheren Informationsaustausch und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern zu ermöglichen.

Weitere Inhaltsdienste, die Sie nutzen können, sind:

  • Erfassung von Inhalten: Ermöglicht es Ihnen, physische Dokumente zu digitalisieren und digitale Inhalte aus verschiedenen Quellen zu erfassen. Die Inhaltserfassung kann Technologien wie die optische Zeichenerkennung (OCR) zur Umwandlung gescannter Dokumente in durchsuchbaren Text umfassen.
  • Tiefgreifende, sofort einsatzbereite Integrationen: Durch die Integration von ECM-Tools in die Hauptanwendungen, mit denen die Teams täglich arbeiten, wird die Notwendigkeit eines Anwendungswechsels minimiert.
  • Workflow/Geschäftsprozessmanagement: Automatisiert und optimiert Geschäftsprozesse, die mit Inhalten zu tun haben, wie z. B. Genehmigungsverfahren oder Rechnungsbearbeitung.
  • Werkzeuge für die Zusammenarbeit: Erleichtert die Zusammenarbeit von Teams bei Dokumenten und Projekten, oft mit Funktionen wie gleichzeitiger Bearbeitung und Kommentierung.
  • Suche und Abruf: Ermöglicht Nutzern das schnelle Auffinden von Inhalten mit leistungsstarken Suchfunktionen, einschließlich Volltextsuche, Metadatensuche und facettierter Suche.
  • Mobiler und Fernzugriff: Ermöglicht den sicheren Zugriff auf Inhalte von jedem Gerät oder Standort aus, was in hybriden Arbeitsumgebungen immer wichtiger wird.
  • Verwaltung von Aufzeichnungen: Gewährleistet die langfristige Aufbewahrung von Inhalten, Aufbewahrungszeitpläne und eine vertretbare Entsorgung in Übereinstimmung mit rechtlichen und behördlichen Anforderungen.
  • Information Governance und Compliance: Unterstützt die Durchsetzung von Richtlinien, Prüfprotokollen und rollenbasierten Zugriffskontrollen zur Verwaltung von Risiken und zur Einhaltung gesetzlicher Standards wie der General Data Protection Regulation (GDPR) oder des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
  • Analysen und Berichte: Bietet Einblicke in die Nutzung von Inhalten, das Nutzerverhalten und die Prozesseffizienz, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Was gibt es Neues beim Enterprise Content Management?

Enterprise-Content-Management-Software muss mit den Anforderungen des Marktes Schritt halten, indem sie neue Funktionen bereitstellt, die Unternehmen dabei helfen, das Informationsmanagement zu verbessern und den ROI zu steigern.

Zu den erweiterten Funktionen gehören:

  • Cloud-basiertes ECM: Viele Unternehmen setzen auf Cloud-basierte ECM-Lösungen, die eine größere Flexibilität, Skalierbarkeit und Zugänglichkeit bieten.
  • Werkzeuge für künstliche Intelligenz (KI): Mit einem KI-Content-Assistenten und maschinellem Lernen können Unternehmen die Klassifizierung von Inhalten, die Suchfunktionen und die Prozessautomatisierung verbessern sowie fortschrittliche Analysen für neue Erkenntnisse über Inhalte nutzen.
  • Weitverbreitete Integrationen: Content-Management-Systeme für Unternehmen werden zunehmend in beliebte Kollaborationstools wie Microsoft Teams und Slack integriert, um Arbeitsabläufe und Benutzerakzeptanz zu verbessern.
  • Multi-Cloud-Unterstützung: Führende ECM-Plattformen unterstützen hybride und Multi-Cloud-Umgebungen und geben Unternehmen die Flexibilität, die Leistung zu optimieren, die Bindung an einen bestimmten Anbieter zu vermeiden und die Compliance über verschiedene Cloud-Anbieter hinweg zu gewährleisten.

Welche Enterprise Content Management-Tools bietet OpenText an?

OpenText bietet eine umfassende Suite von Enterprise Content Management-Tools, die Unternehmen dabei helfen können, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Compliance zu verbessern. Durch die Bereitstellung eines zentralen Speichers für digitalen Content, die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Ermöglichung eines sicheren Zugriffs versetzt OpenText Unternehmen in die Lage, ihre Informationsbestände besser zu nutzen.

Erfahren Sie, wie die marktführende Enterprise Content Management Software von OpenText Ihr Unternehmen verändern kann:

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Sichere Steuerung des Informationslebenszyklus durch Integration mit führenden Anwendungen wie SAP®, Microsoft® 365, Salesforce und SAP SuccessFactors®.

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