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Was ist Cloud Content Management?

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KI-gestütztes Cloud Content Management, das sich nahtlos in Ihre wichtigen Geschäftsanwendungen integrieren lässt

Denken Sie darüber nach, Ihre Inhalte in der Cloud zu verwalten? Die Lösungen für die Verwaltung von Inhalten entwickeln sich weiter und werden immer intelligenter und integrierter. Entdecken Sie die Produktivitäts- und Effizienzvorteile von SaaS-Content-Management, worauf Sie bei einer Cloud-Content-Management-Lösung achten sollten und welche wichtige Rolle generative KI spielt.

Content-Management-Systeme haben einen langen Weg hinter sich. Die ersten Systeme wurden für die Aktenverwaltung und die Rechtsabteilungen entwickelt und konzentrierten sich in erster Linie auf die Einhaltung von Vorschriften und die Minimierung von Risiken, ohne dass man sich Gedanken darüber machte, wie die Wissensarbeiter ihre Inhalte nutzen.

Heute ist eine neue Generation von Content-Management-Lösungen auf die Bedürfnisse der Benutzer ausgerichtet und macht Inhalte leicht zugänglich, um den Informationswert zu maximieren und die Effizienz und Produktivität zu steigern. Diese Systeme verwalten den Lebenszyklus von Informationen, von der Erstellung über die Speicherung bis hin zum Abruf und zur Verteilung, und wenden dabei die erforderlichen Sicherheitskontrollen und bewährte Governance-Verfahren an. Dank der Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) lassen sich Inhalte leicht durchsuchen, analysieren und zusammenfassen, wodurch verborgene Erkenntnisse aufgedeckt werden.

Cloud Content Management

Cloud-Content-Management ist die nächste Stufe der Entwicklung von Content-Services, bei der die Verwaltung von Inhalten in eine Cloud-Umgebung verlagert wird, um einen noch besseren Zugang, mehr Flexibilität, Sicherheit und Kostenkontrolle zu ermöglichen. Laut IDC setzen Unternehmen auf den Wechsel in die Cloud: Zwei Drittel der Befragten haben in den letzten 12 bis 18 Monaten in Content-Services investiert, 31 Prozent davon im Rahmen von technologischen Modernisierungsinitiativen, die eine Verlagerung in die Cloud beinhalten[1].

Was sind die Vorteile von Cloud Content Management Systemen?

Die Plattformen für die Verwaltung von Inhalten in der Cloud entwickeln sich ständig weiter, bieten Unternehmen mehr Funktionen und Vorteile, brechen Informationssilos auf und erleichtern die Integration von Inhalten in verschiedene Systeme und Anwendungen.

Die wichtigsten Vorteile sind:

  • Verringerung der Informationsflut und der Silos durch Zusammenführung von Informationen und Geschäftsprozessen.
  • Steigerung der Effizienz durch Verbesserung der Bearbeitungszeiten von Arbeitsabläufen und der Geschwindigkeit beim Abrufen von Dokumenten, wodurch Engpässe reduziert und Abläufe beschleunigt werden.
  • Schneller Zugriff auf Inhalte von jedem Ort aus, was die Geschäftskontinuität und Produktivität fördert.
  • Verbesserung der Zusammenarbeit, indem sichergestellt wird, dass die Benutzer Zugriff auf die aktuellsten Dokumente und Daten haben.
  • Extrahieren von Werten aus Inhalten und Daten, um genaue und rechtzeitige Entscheidungen zu treffen.
  • Verbesserung der Sicherheit durch mehrschichtigen Schutz, einschließlich erweiterter Zugriffskontrollen, automatischer Inhaltsklassifizierung und kontinuierlicher Sicherheitsüberwachung.
  • Automatisierung und Beschleunigung der Klassifizierung und Ablage von neu erstellten Inhalten.
  • Schnelle Bereitstellung mit schnell implementierten Content-Management-Systemen, die bei Bedarf skaliert werden können, um wachsende geschäftliche und inhaltliche Anforderungen zu erfüllen.

Worauf sollte man bei einer Cloud Content Management-Lösung achten?

Laut Forrester konzentrieren sich die wichtigsten Anwendungsfälle, die Unternehmen von Content-Management-Plattformen erwarten, auf dokumentenzentrierte Zusammenarbeit, dokumentenzentrierte Prozessautomatisierung und Information Governance[2].

Konkret:

Dokumentenzentrierte Zusammenarbeit: Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität durch gemeinsame Erstellung und Freigabe von Inhalten mit Projekt-Kollaborationsbereichen sowie durch Integration mit Produktivitätsanwendungen.

Dokumentenzentrierte Prozessautomatisierung: Rationalisierung von Routineaufgaben, Digitalisierung der manuellen Arbeit und Automatisierung von Geschäftsabläufen mit Funktionen wie digitale Prozessautomatisierung, elektronische Unterschrift und Tools für Anwendungsdesign und -entwicklung.

Information Governance: Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Regeln durch richtliniengesteuerten Schutz und Aufbewahrung von Dokumenten mit Zugriffskontrollen und Lebenszyklusmanagement.

Weitere Anwendungsfälle können sein:

  • Intelligente Dokumentenextraktion
  • Low-Code-Entwicklungsplattformen für inhaltszentrierte Anwendungen
  • Sichere Freigabe von Inhalten
  • Automatisierung der Wissensarbeit
  • Horizontale und vertikale inhaltszentrierte Anwendungen

Allerdings sind nicht alle Cloud-Content-Management-Systeme gleich: Einige konzentrieren sich auf einfache Dateifreigabedienste und Cloud-Speicher, andere sind für den weit verbreiteten, multifunktionalen Einsatz in Unternehmen konzipiert.

Cloud Content Management-Lösungen für Unternehmen bieten die Leistung, Verwaltung, Sicherheit, Compliance und Integration, die für die komplexen und einzigartigen Anforderungen von Unternehmen erforderlich sind.

    • Sicherheit: Erweiterte Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung, detaillierte Prüfprotokolle und anpassbare Sicherheitsrichtlinien.
    • Einhaltung von Vorschriften: Umfassende Compliance-Rahmenwerke, automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien und Legal Hold Management.
    • Flexibilität bei der Unternehmensintegration: Umfangreiche APIs, vorgefertigte Verbindungen und benutzerdefinierte Integrationsfunktionen.
    • Skalierbarkeit: Infrastruktur auf Unternehmensniveau, globale Bereitstellung von Inhalten und unbegrenzte Skalierbarkeit.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Cloud Content Management?

Bei der Bewertung von Cloud-Content-Management-Anbietern kann die Wahl des richtigen Partners den entscheidenden Unterschied ausmachen. Im Folgenden finden Sie vier wichtige Funktionen zur Optimierung und Anreicherung digitaler Inhalte, die Unternehmen langfristig zum Erfolg verhelfen:

  • Die Fähigkeit, jeden Anwendungsfall zu berücksichtigen: Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen an die Inhalte. Erkundigen Sie sich nach der Fähigkeit eines Anbieters, über die gemeinsame Nutzung von Unternehmensinhalten hinauszugehen und Herausforderungen wie Records Management, Inhaltserfassung und Informationsarchivierung zu lösen.
  • Integration mit allem und jedem, um Reibungsverluste zu vermeiden: Prüfen Sie, ob Content-Services und Content-Collaboration-Lösungen problemlos in die Anwendungen eingebettet werden können, mit denen die Benutzer bereits arbeiten, z. B. SAP® und Microsoft.
  • Schutz von Daten und Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften: Der notwendige Rahmen und die Kontrollen zum Schutz und zur Verwaltung wichtiger Informationen.
  • Flexibler und globaler Einsatz: Unternehmen benötigen Flexibilität, wenn es um Cloud-Bereitstellungen geht. Erkundigen Sie sich nach den Optionen für private, öffentliche oder hybride Cloud-Umgebungen sowie nach der Unterstützung durch globale Rechenzentren, um einen sicheren, unterbrechungsfreien Zugriff zu gewährleisten.

IDC gibt weitere Empfehlungen zu den Funktionen, auf die ein Anbieter bei der Modernisierung von Content Services-Anwendungen achten sollte:

    • Eine intuitive Benutzeroberfläche für alle Benutzer, die mit der Anwendung interagieren (z. B. HR, Finanzen, Marketing, Vertrieb, Kundenbetreuung, Lieferanten und Partner)
    • Eine moderne, API-basierte Architektur zur Gewährleistung von Leistung und einfacher Integration sowie zur Unterstützung von Entwicklern
    • Unterstützte Konnektoren zu benachbarten Anwendungen wie Autorenanwendungen, CRM-, ERP- und HR-Anwendungen oder Tools für die Zusammenarbeit, um den Bedarf an benutzerdefiniertem Code zu minimieren
    • Ein Workflow-Designer, Workflow-Vorlagen und Skripting-Funktionen für komplexere Workflows
    • Eine Innovationsstrategie mit Unterstützung für GenAI
    • Erfolgsbilanz im Bereich Innovation und nachgewiesene Fähigkeit, Verbesserungen regelmäßig und nahtlos umzusetzen
    • Ein starkes Partner- und Entwickler-Ökosystem für Implementierung, Support und Technologieintegrationen

Welche Rolle spielt GenAI beim Cloud Content Management?

Mit GenAI können Unternehmen den Wert von Cloud-Content-Management-Plattformen erhöhen, indem sie den Nutzern einen intuitiven KI-Content-Assistenten an die Hand geben. Mit KI-Content-Management-Lösungen können Unternehmen ein neues Maß an Verständnis, Produktivität und Kontrolle erreichen. Die Vorteile sind weitreichend und bieten eine Reihe von Möglichkeiten wie z. B.:

  • Neue Inhalte erstellen
  • Identifizierung von Inhalten über mehrere Quellen hinweg
  • Inhalte übersetzen
  • Inhalt zusammenfassen
  • Vorschlagen verwandter Inhalte
  • Sentiments-Analyse
  • Automatisierte Kennzeichnung und Kategorisierung

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Fußnoten

  1. [1] IDC, Stand der Content-Dienste: Investitionen in Enterprise Content Management und Content Sharing and Collaboration, Januar 2024
  2. [2] Forrester, The Content Platforms Landscape, Q3 2024