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公共部門

政府數位記錄保存

智慧掃描、分類和數位化紙本記錄，並整合到公共部門的工作流程中。

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聯邦轉型使用電子記錄

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政府機構持續使用紙本文件，導致回應時間變慢、輸入錯誤頻繁，且缺乏對無縫混合工作環境的支持。美國國家檔案與記錄管理局（NARA）已發佈 M-23-07 備忘錄，為所有美國聯邦機構轉換為數位電子記錄設定了緊迫的最後期限，但除此之外，各城市、州及全球政府也面臨類似的數位記錄保存挑戰。

透過運用最新的 AI 推動技術與網路安全參數，公共部門機關能安全且有效地利用 FedRAMP 授權的 OpenText™ 數位記錄保存系統，將紙本文件數位化。

數位政府轉型的好處

智慧地數位化和管理公共部門的記錄，並將安全性和合規性放在首位。

  • 智慧擷取數據

    使用 AI 和機器學習工具掃描紙張記錄，自動將內容傳送至需要的地方。

  • 自動歸檔資訊

    利用與政府檔案保存時間表相關的自動歸檔功能。

  • 增強分析與搜尋能力

    快速找到所需資訊—無論儲存和記錄格式為何—並即時偵測趨勢和模式。

  • 提升互操作性

    利用雲端原生軟體來促進與其他公共部門企業系統的互操作性。關鍵元件已在 FedRAMP 市場獲得全面授權。

  • 獲得內建安全性

    保護政府記錄免受駭客攻擊，利用符合零信任環境的網路安全平台，確保數位記錄安全。

  • 開箱即用的合規性

    遵循嚴格的政府記錄管理標準，例如國防部指令 8180.01 號和 5015.02 號指令

商業影響

  • 改善員工體驗

    政府機構需要輕鬆存取記錄，才能有效率地提供服務。使用紙本檔案會降低工作效率並增加錯誤率。將紙本記錄數位化，讓公務人員不論在何處登入，都能有效率地工作。

  • 防止資料遺失

    在政府機關內安全保存記錄至關重要。紙本檔案可能會因火災、水災或其他自然災害而遺失或損毀。數位化記錄，確保公共部門的使命無論如何都能持續。

  • 更好的合作

    政府機關必須跨部門密切合作。跨系統作業限制了協作，並可能造成文件混淆。支持跨機構和跨平台的資訊共享，並以單一真相來源作為依據。

  • 減少技術債務

    IT 部門旨在實現簡化高影響力公民服務的措施。管理和維護舊系統所需的時間和成本會限制其能力。透過保存記錄減少技術債務。 

  • 政府網路安全

    公共部門機構必須合規管理記錄中的敏感和個人資料。處理實體記錄會增加安全風險與不合規風險。透過數位化記錄，安全管理整個生命週期的記錄。

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產品

OpenText 為政府機構提供一套整合的數位化檔案管理解決方案。

專業服務

OpenText諮詢服務結合端到端解決方案的實施與全面的技術服務，以協助改善系統。

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  1. [1]M-23-07，總統行政辦公室，2022 年