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¿Qué es la gestión de contenidos empresariales?

signo de interrogación azul rodeado de símbolos técnicos

Descripción general

La gestión de contenidos empresariales (ECM) es un enfoque integral para organizar, almacenar y utilizar los diversos activos de información de una organización. Abarca las estrategias, métodos y herramientas utilizados para capturar, gestionar, almacenar, entregar y gobernar contenidos en toda una empresa. Este contenido puede incluir documentos, imágenes, vídeos, correos electrónicos y cualquier otra forma de información digital crucial para las operaciones de una empresa.

Los sistemas ECM actúan como repositorios centralizados de todos los contenidos de una organización y proporcionan un marco estructurado para gestionar todo el ciclo de vida de la información, desde su creación hasta su archivo o eliminación. Estos sistemas están diseñados para agilizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración, garantizar el cumplimiento de la normativa y mejorar la eficacia operativa general.

Gestión de contenidos empresariales

¿Cómo ha evolucionado la gestión de contenidos empresariales?

Surgidas a partir de los sistemas de gestión de documentos de los años 90, las plataformas ECM se diseñaron originalmente para aportar una capa empresarial a la automatización de los principales procesos back-end centrados en los documentos. A pesar de abordar importantes funciones empresariales, muchas implantaciones de ECM se infrautilizaban porque las soluciones se centraban originalmente en la tecnología y no en los procesos empresariales y las personas que la utilizaban: las organizaciones estaban más interesadas en obtener el control de sus contenidos que en habilitar lo que las personas podían hacer con ellos.

Esto dio lugar a sistemas excelentes para capturar, almacenar y gestionar contenidos, pero difíciles de usar y muy laboriosos para el usuario final, que a menudo tenía que cambiar sus procesos de trabajo para adaptarlos al sistema. Como resultado, el sistema de gestión de contenidos empresariales se convirtió principalmente en un sistema de registro -lo que era estupendo para el control y la gobernanza de los registros oficiales de la empresa-, mientras que los silos aislados de información se extendían por toda la organización a medida que los usuarios creaban nuevos contenidos en sus sistemas preferidos.

Estas soluciones creaban un repositorio -una única fuente de verdad- donde almacenar, gestionar, buscar y recuperar contenidos. Y a medida que se creaba más y más contenido (estructurado y no estructurado), el software de gestión de contenidos empresariales evolucionó para proporcionar a los usuarios el contenido que necesitan, en sus aplicaciones preferidas, en el momento en que lo necesitan, garantizando que el contenido se pueda buscar y sea accesible para los usuarios, los auditores y el cumplimiento de normativas. Además, las herramientas actuales permiten un despliegue flexible -en las instalaciones, alojadas o SaaS- y ofrecen análisis avanzados para impulsar el conocimiento y la acción a partir de los datos del contenido.

¿Por qué es importante la gestión de contenidos empresariales para las empresas?

  • Mayor eficacia: Los sistemas ECM centralizan la información, facilitando a los empleados la búsqueda y el uso de los documentos que necesitan.
  • Aumento de la productividad: Al centralizar los contenidos y facilitar su acceso, los empleados dedican menos tiempo a buscar información y más a actividades que aporten valor.
  • Mejor toma de decisiones: ECM proporciona acceso rápido a información precisa y actualizada, lo que permite a los usuarios tomar decisiones más informadas con mayor rapidez.
  • Servicio al cliente de mayor calidad: Con un acceso rápido a la información del cliente y a los documentos relacionados, las empresas pueden ofrecer un servicio de atención al cliente más rápido y personalizado.
  • Mayor colaboración: La gestión de contenidos empresariales ofrece a los equipos una plataforma central para trabajar en documentos simultáneamente y compartir información sin problemas, todo ello manteniendo el control de versiones.
  • Un gobierno de la información más sólido: Consigue las herramientas que necesitas para gestionar todo el ciclo de vida de los contenidos, desde su creación hasta su eliminación. Esto garantiza que la información se gestiona adecuadamente, reduciendo los riesgos asociados a la violación de datos o al incumplimiento de la normativa.
  • Cumplimiento normativo más estricto: Cumpla los requisitos de conservación de documentos y privacidad de datos con almacenamiento seguro, controles de acceso y registros de auditoría.
  • Escalabilidad: ECM admite la capacidad de procesar de forma segura tantos objetos al día como sea necesario (potencialmente millones).

¿Qué funciones básicas debe buscar en una solución ECM?

Las organizaciones siguen necesitando las funciones básicas que ofrece el software de gestión de contenidos empresariales. La ampliación a un enfoque de servicios de contenido lleva a ECM un paso más allá, ofreciendo a las organizaciones una nueva forma de conectar el contenido con el negocio digital, proporcionando herramientas que los usuarios finales pueden utilizar para trabajar, compartir y colaborar fácilmente con el contenido.

Las soluciones de gestión de contenidos empresariales más eficaces utilizan la integración de contenidos para ofrecer a los usuarios acceso al contenido adecuado dentro de las aplicaciones que ya utilizan actualmente, como SAP®, Microsoft® 365, Salesforce, Guidewire y SAP SuccessFactors®. Al mismo tiempo, las herramientas ECM avanzadas se basan en funciones de control y gobernanza para permitir el intercambio seguro de información y la colaboración en toda la empresa y con socios externos.

Otros servicios de contenidos que puede aprovechar son:

  • Captura de contenidos: Permite digitalizar documentos físicos y recopilar contenidos digitales de diversas fuentes. La captura de contenidos puede incluir tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir documentos escaneados en texto que permita realizar búsquedas.
  • Integraciones profundas y listas para usar: Minimiza la necesidad de cambiar de aplicación integrando las herramientas ECM con las aplicaciones principales en las que los equipos trabajan a diario.
  • Flujo de trabajo/gestión de procesos empresariales: Automatiza y optimiza los procesos empresariales que implican contenidos, como los procesos de aprobación o el procesamiento de facturas.
  • Herramientas de colaboración: Facilitan la colaboración en equipo sobre documentos y proyectos, a menudo incluyendo funciones como la edición y los comentarios simultáneos.
  • Búsqueda y recuperación: Permite a los usuarios encontrar rápidamente los contenidos con potentes funciones de búsqueda, incluida la búsqueda de texto completo, la búsqueda de metadatos y la búsqueda facetada.
  • Acceso móvil y remoto: Permite el acceso seguro a los contenidos desde cualquier dispositivo o ubicación, algo cada vez más importante en los entornos de trabajo híbridos.
  • Gestión de archivos: Garantiza la conservación a largo plazo de los contenidos, los calendarios de retención y la eliminación justificable de conformidad con los requisitos legales y reglamentarios.
  • Cumplimiento y gobernanza de la información: Admite la aplicación de políticas, registros de auditoría y controles de acceso basados en funciones para gestionar el riesgo y cumplir las normas reglamentarias, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA).
  • Análisis e informes: Proporciona información sobre el uso de los contenidos, el comportamiento de los usuarios y la eficiencia de los procesos para orientar la mejora continua.

¿Qué hay de nuevo en la gestión de contenidos empresariales?

El software de gestión de contenidos empresariales debe seguir el ritmo de las demandas del mercado ofreciendo nuevas funcionalidades que ayuden a las empresas a elevar la gestión de la información e impulsar el retorno de la inversión.

Entre las funciones avanzadas se incluyen:

  • ECM basado en la nube: Muchas organizaciones se están pasando a las soluciones ECM basadas en la nube, que ofrecen mayor flexibilidad, escalabilidad y accesibilidad.
  • Herramientas de inteligencia artificial (IA): Con un asistente de contenidos de IA y aprendizaje automático, las organizaciones pueden mejorar la clasificación de contenidos, las capacidades de búsqueda y la automatización de procesos, además de aprovechar los análisis avanzados para obtener nuevos conocimientos sobre contenidos.
  • Integraciones generalizadas: Los sistemas de gestión de contenidos empresariales se integran cada vez más con herramientas de colaboración populares como Microsoft Teams y Slack para mejorar los flujos de trabajo y la adopción por parte de los usuarios.
  • Compatibilidad con varias nubes: Las principales plataformas ECM son compatibles con entornos híbridos y multicloud, lo que proporciona a las organizaciones la flexibilidad necesaria para optimizar el rendimiento, evitar la dependencia de un proveedor y mantener la conformidad entre proveedores de nube.

¿Qué herramientas de gestión de contenidos empresariales ofrece OpenText?

OpenText ofrece un conjunto completo de herramientas de gestión de contenidos empresariales que pueden ayudar a las organizaciones a mejorar la eficiencia, reducir los costes y mejorar el cumplimiento normativo. Al proporcionar un repositorio centralizado de contenidos digitales, automatizar los flujos de trabajo y permitir un acceso seguro, OpenText permite a las empresas hacer un mejor uso de sus activos de información.

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