¿Qué es el análisis de archivos?

El análisis de archivos ayuda a las organizaciones a abordar sus crecientes volúmenes de datos mediante el mapeo de las ubicaciones de sus datos y la identificación de quién tiene acceso a qué datos (incluidos los recursos compartidos de archivos, bases de datos de correo electrónico, sincronización y uso compartido de archivos empresariales, gestión de registros, gestión de contenidos empresariales, Microsoft SharePoint y archivos de datos).

Las soluciones de análisis de archivos analizan, indexan, buscan, rastrean e informan sobre los metadatos y el contenido de los archivos. Esto permite a las organizaciones ver y organizar metadatos detallados e información contextual, mejorar la supervisión de la IIP y la gobernanza de la información, y gestionar los datos no estructurados de forma más eficiente.

Las soluciones de análisis de archivos también protegen y aseguran los datos no estructurados. Las organizaciones pueden tomar mejores decisiones sobre el análisis de contenidos, al tiempo que mitigan el riesgo y reducen los costes asociados a los datos. Estas soluciones ayudan a garantizar la seguridad de los datos, la gestión del ciclo de vida, la gobernanza del acceso a los datos, el mapeo y la clasificación, al tiempo que permiten obtener información y análisis de datos clave que impulsan y protegen la empresa. Estas capacidades clave ayudan a las organizaciones a abordar casos de uso de transformación digital para la mitigación de riesgos, gobernanza y cumplimiento, eficiencia y optimización, y conocimiento de datos.

¿Por qué analizar los expedientes?

Las organizaciones están sometidas a una presión cada vez mayor para transformar su negocio. Tanto si ese viaje comienza con la aceleración de los esfuerzos para pasar a la nube, dar soporte a los trabajadores remotos o prepararse para la privacidad de los datos, las soluciones de análisis de archivos pueden ayudar a optimizar los datos y las aplicaciones y a identificar, proteger y clasificar los datos de forma inteligente. Las soluciones de análisis de archivos también pueden proporcionar información sobre los datos para garantizar el cumplimiento de la normativa y permitir migraciones de datos más inteligentes.

Las soluciones de análisis de archivos pueden ampliarse para satisfacer las necesidades de las cargas de trabajo modernas de hoy en día e identificar las áreas en las que los datos pueden optimizarse y eliminarse de forma segura, reduciendo costes, mejorando la eficiencia y garantizando el cumplimiento de las normativas. Los proyectos que implantan el análisis de archivos requieren velocidad para seguir el ritmo de un entorno empresarial en constante cambio. La velocidad, la escala y la rápida rentabilización son esenciales para maximizar el valor de estas soluciones.

Las soluciones de análisis de archivos proporcionan acceso a las fuentes más comunes de datos no estructurados (en las instalaciones o en la nube) para evaluar el riesgo, identificar los datos confidenciales y de alto valor, y proporcionar acciones que protejan, aseguren y gobiernen los datos a lo largo de su ciclo de vida.

¿Cómo ayuda el análisis de archivos a la eficiencia y optimización de los datos?

La eficiencia y optimización de los datos no estructurados empieza por comprender qué datos tiene y dónde están almacenados. Mediante el mapeo de datos, puede utilizar el análisis de archivos para identificar dónde se encuentran todos sus datos e identificar los "datos oscuros" que están fuera de lugar, huérfanos, duplicados, obsoletos o triviales. Los proyectos que aprovechan el análisis de archivos proporcionan un retorno de la inversión más rápido al eliminar u optimizar activamente los datos que no aportan ningún valor a la organización.

¿Cómo ayuda el análisis de expedientes a mitigar los riesgos?

Las soluciones de análisis de archivos ayudan a mitigar el riesgo de los datos optimizando, protegiendo y asegurando los datos encontrados durante la fase de análisis de contenido. Esto incluye:

• Detección, gestión y procesamiento de PII, PCI, PHI e IP.
• Gestión del flujo de información.
• Tratamiento de datos sensibles.
• Proporciona protección de identidades, informes de metadatos, derechos de acceso de identidades, protección de acceso centrada en datos, controles de políticas y registros de auditoría.

Una vez completada la optimización de datos, los datos que no tienen valor empresarial dejan de consumir espacio de almacenamiento. Sólo se conservan los datos de gran valor y que la empresa utiliza activamente.

Comprender el acceso y los permisos es esencial. Las soluciones de análisis de archivos que proporcionan herramientas de corrección ayudan a garantizar que se aplican los controles adecuados a los datos mientras están en uso activo. Algunas soluciones incluyen protecciones adicionales, como la posibilidad de cifrar los datos en el punto final para garantizar un uso adecuado. Y, por último, las soluciones de análisis de archivos correctamente implantadas pueden impedir que los usuarios muevan o eliminen datos sin comprender su finalidad empresarial. Las soluciones de análisis de archivos que implantan un modelo de "gestión in situ" minimizan el riesgo de interrupción para los usuarios de la empresa.

¿Cómo ayuda el análisis de archivos a la gobernanza y el cumplimiento?

La implantación de una solución de análisis de archivos puede ayudar a garantizar que los datos correctos estén disponibles para el usuario adecuado en el momento oportuno. Ayuda a las organizaciones a cumplir sus objetivos normativos, jurídicos y de gobernanza interna y conformidad mediante:

• Gestión de metadatos, retenciones legales, cuarentena y localización.
• Optimización de los volúmenes de datos.
• Regulación de los permisos apropiados.
• Concesión de acceso basado en funciones.
• Identificación de activos de alto valor.
• Aplicación de políticas de ciclo de vida de los datos.

¿Cómo ayuda el análisis de archivos al cumplimiento de la normativa sobre datos personales y privacidad de datos?

Las organizaciones se encuentran en una carrera por encontrar, proteger y asegurar los datos personales (incluidos los datos de consumidores, ciudadanos y empleados). Esta tendencia mundial -que incluye GDPR (UE), CCPA (California), KVKK (Turquía), PIPEDA (Canadá) y POPIA (Sudáfrica)- ha atraído una nueva atención hacia las soluciones de análisis de archivos. Al aprovechar las capacidades de análisis de contenidos y las técnicas de detección, las soluciones de análisis de archivos son ideales para garantizar el cumplimiento de la normativa y ayudar a responder a las peticiones de los consumidores o a las solicitudes de acceso de los interesados.

La preparación para la privacidad de los datos es un ejemplo de dónde brillan las soluciones de análisis de archivos. También hace hincapié en la necesidad de un proceso en el que los ficheros PII puedan identificarse, indexarse y recuperarse fácilmente.

El proceso de principio a fin debería parecerse a esto:

1. Encontrar repositorios e identificar archivos.
2. Extrae todos los metadatos y el contenido del archivo.
3. Analizar el contenido del archivo y los metadatos en busca de entidades específicas o clasificar el archivo basándose en el contenido conceptual.
4. Proteger los datos aplicando reglas de negocio basadas en los resultados del análisis para garantizar niveles de acceso adecuados y el tratamiento de datos sensibles (es decir, encriptación). También puede aplicar una categoría o clasificación para ayudar a gestionar el ciclo de vida de los activos.

¿Qué es la clasificación o categorización de ficheros?

Las soluciones de análisis de archivos utilizan métodos sencillos de clasificación basados en etiquetas de metadatos, palabras clave o listas de términos. Algunas soluciones aprovechan la clasificación conceptual del contenido del archivo y combinan estos métodos con documentos, imágenes o entidades de datos encontrados para mejorar la precisión de la categorización. Otras soluciones van un paso más allá con el aprendizaje automático y el aprendizaje guiado mediante documentos de muestra, que permiten definir las clasificaciones que se utilizarán.

Por ejemplo, un documento de Recursos Humanos con información sobre salud o seguros puede utilizar una política de clasificación de datos basada en datos de muestra. Para otros elementos, como la edad y la ubicación, puede aplicar una puntuación de riesgo y permisos adicionales para definir mejor la política.

¿Cómo contribuye el análisis de archivos a la gobernanza y la conservación de los datos?

Las soluciones de análisis de archivos ofrecen funciones para ayudar a las organizaciones a actuar automáticamente sobre los datos, así como un rico conjunto de herramientas para ayudar a gobernar y preservar los datos. Las soluciones suelen incluir las siguientes opciones, impulsadas por la gobernanza de los datos corporativos:

• Borra los datos. Si no es necesario conservar el archivo, elimínelo. ¿Es demasiado viejo? ¿Es un duplicado? ¿Aporta algún valor a la empresa? ¿Ha solicitado el consumidor que se destruyan sus datos? Las soluciones de análisis de archivos mantienen un registro de auditoría tanto de lo que hizo como de por qué lo hizo.
• Asegura los datos. Si necesita conservar los datos, asegúrelos. Algunas soluciones de análisis de archivos pueden modificar los controles de acceso o cifrar los datos. Otra opción es trasladarla a un lugar seguro, como una herramienta de gestión de archivos, para su conservación a largo plazo.
• Redacta los datos. Puede que necesite conservar algunos de los datos, pero no la IIP. Algunas soluciones de análisis de archivos admiten la redacción para crear una copia limpia del archivo original sin el contenido PII. A continuación, el archivo original se elimina o se asegura como se ha descrito anteriormente.

¿Qué es la gestión in situ?

La gestión in situ es un concepto clave de la gestión y gobernanza del ciclo de vida de los datos. Es "cómo" los metadatos (incluyendo ubicación, permisos y contenido) son analizados por la solución de análisis de archivos donde residen. El objeto real no se desplaza, copia ni almacena en otra ubicación o zona de conservación durante el análisis.

Comprender las gramáticas de las entidades

Para describir las entidades que se intenta identificar se utilizan dos tipos básicos de gramáticas de descubrimiento de datos (conjuntos de reglas): curadas y generadas por el usuario.

Las gramáticas incluyen:

• IIP: Información personal identificable, que puede diferir de una región a otra (incluido el formato, que puede causar falsos positivos).
• PHI: Información sanitaria personal, típicamente asociada a la industria sanitaria norteamericana.
• PCI: Información personal sobre tarjetas de crédito.
• PSI: Información personal de seguridad, para las claves de acceso a los detalles de la cuenta.

Busque gramáticas curadas y optimizadas, que no puedan ser modificadas por el usuario. Estas gramáticas utilizan el contexto y los puntos de referencia para obtener resultados más precisos y proporcionan una "puntuación de confianza" para ayudarle a filtrar los falsos positivos. El contexto y los puntos de referencia pueden ser frases, palabras sueltas o caracteres individuales.

El contexto es clave. Las soluciones de análisis de archivos que utilizan la proximidad a la entidad candidata y la fuerza del contexto (basadas en técnicas de procesamiento del lenguaje natural) contribuyen a las puntuaciones de confianza. Puede obtener puntuaciones más granulares aprovechando listas completas de entidades, países o regiones específicos.

Afinación y flexibilidad. Si ninguna de estas gramáticas cubre su caso de uso específico, puede utilizar una solución de análisis de archivos que permita crear gramáticas personalizadas. Estas gramáticas suelen definirse mediante el uso de RegX de formato descriptivo o listas simples.

¿Qué son los falsos positivos?

Por definición, un "falso positivo" es un resultado de una prueba que indica incorrectamente la presencia de una afección o atributo concreto1. En el caso de las soluciones de análisis de archivos, un falso positivo indica una coincidencia de patrón, gramática o palabra clave que se identifica incorrectamente durante el análisis de contenido. Las soluciones de análisis de archivos que se limitan a utilizar la concordancia de patrones o palabras clave suelen tener tasas de falsos positivos más elevadas que las que cuentan con funciones de análisis de contenido contextual.

Documentos escaneados y grabaciones de audio

Las soluciones de análisis de archivos pueden analizar documentos basados en texto para detectar riesgos, pero la IIP también puede residir en otras formas de datos. Cada vez es más habitual realizar análisis de archivos en documentos escaneados, conversaciones grabadas y grabaciones de videoconferencias. Algunas soluciones de análisis de archivos pueden procesar estos archivos antes de aplicar técnicas de descubrimiento de PII.

Los documentos en papel escaneados y almacenados como imágenes (dentro de un archivo PDF, por ejemplo) deben procesarse con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer el texto e, idealmente, la información estructural asociada. Muchas organizaciones conservan documentos de identidad escaneados, como los permisos de conducir o los pasaportes de los empleados.

Las soluciones de análisis de archivos que admiten el análisis de grabaciones de audio o vídeo requieren el procesamiento por parte de un motor de conversión de voz a texto que pueda crear una transcripción escrita para su análisis.

Ventajas del análisis contextual de contenidos basado en IA:

• Aumenta la precisión y la detección de datos sensibles y de gran valor.
• Reduce los falsos positivos.
• Aumenta la eficiencia mediante la categorización entrenada por IA y reduce la intervención manual necesaria para clasificar los datos.

Ventajas de los modelos de "gestión in situ":

• Los datos son fáciles de encontrar y están donde los usuarios finales esperan que estén.
• Reduce la amenaza de pérdida de datos, pérdida de productividad e interrupciones para el usuario final.
• Aumenta el ahorro de costes y la velocidad al eliminar la necesidad de transferir datos a través de la red o a la nube para analizarlos.

Diferencia entre soluciones locales y SaaS para el análisis de archivos

¿Qué es una solución SaaS de análisis de archivos?

El análisis de archivos puede ofrecerse mediante software como servicio (SaaS), en el que el cliente consume los servicios prestados por un proveedor de seguridad de aplicaciones por una cuota mensual o anual. Este enfoque no requiere la adquisición de hardware ni las tradicionales licencias perpetuas. Depende parcial o totalmente del proveedor de SaaS (o de un proveedor de servicios gestionados en algunos casos) para proporcionar acceso a la aplicación con el fin de realizar análisis de contenido, búsquedas, acciones de gobierno y análisis. SaaS proporciona una forma sencilla de iniciarse en el análisis de contenidos y ofrece gran escalabilidad, velocidad y rápida rentabilización. Dependiendo de la ubicación del entorno de alojamiento de SaaS, puede ser necesario sopesar los problemas de residencia y soberanía de los datos frente a las ventajas comerciales de SaaS.

¿Qué es una solución local de análisis de archivos?

Las soluciones de análisis de archivos también pueden funcionar in situ y ser gestionadas y mantenidas por equipos internos. Este enfoque requiere que las organizaciones proporcionen la infraestructura y el personal y adquieran y gestionen soluciones de seguridad de las aplicaciones. Las soluciones in situ garantizan a las organizaciones que los datos de sus aplicaciones no se comparten con terceros y no salen de sus instalaciones. Normalmente, las soluciones locales se venden mediante una licencia perpetua. Más recientemente, las licencias de suscripción se han utilizado para ofrecer más flexibilidad en la forma de consumir y facturar el software.

OpenText proporciona herramientas de análisis de archivos

Voltage File Analysis Suite de OpenText™ La solución SaaS de análisis de archivos permite a las organizaciones reducir de forma rápida y eficaz el riesgo de la información; garantizar la privacidad de los datos; y analizar, optimizar y proteger el acceso de los empleados a los datos críticos que impulsan y protegen la empresa. Nuestra solución garantiza la gestión del ciclo de vida de los datos y la gobernanza del acceso a los mismos, al tiempo que mitiga el riesgo asociado a la gestión de datos confidenciales. El análisis de archivos también proporciona control de identidades y accesos, visibilidad completa de los datos, reducción de los costes de almacenamiento, análisis procesables que mejoran la eficiencia y la calidad de los datos. Además, apoya el cumplimiento de la privacidad de los datos al tiempo que aborda la gobernanza de los activos de alto valor (por ejemplo, contratos, propiedad intelectual, patentes, etc.) y los datos sensibles (por ejemplo, PI/ PII, PCI, PHI, etc.).

OpenText™ File Reporter realiza inventarios de los sistemas de archivos de red y proporciona la información detallada sobre el almacenamiento de archivos que necesita para optimizar y proteger su red en aras de la eficiencia y el cumplimiento de normativas. Le permite identificar riesgos de acceso al descubrir y analizar archivos y permisos asociados para datos almacenados en toda su empresa. Diseñado para la generación de informes de sistemas de archivos empresariales, File Reporter recopila datos de los millones de archivos y carpetas dispersos entre los distintos dispositivos de almacenamiento en red que componen su red. Las opciones flexibles de generación de informes, filtrado y consulta presentan los resultados exactos que necesita para demostrar el cumplimiento o tomar medidas correctivas.

OpenText™ File Dynamics ofrece amplios servicios para responder a las crecientes exigencias de la gestión de datos en red. Las políticas basadas en la identidad automatizan tareas que tradicionalmente se hacían manualmente, lo que supone un ahorro de costes y la garantía de que las tareas se realizan correctamente. Las políticas basadas en objetivos ofrecen protección frente a accesos no autorizados, así como migración y limpieza de datos. File Dynamics también protege contra la corrupción de datos y el tiempo de inactividad a través de copias de seguridad de almacenamiento casi en línea de objetivos de alto valor, lo que permite una rápida recuperación de los archivos y sus permisos asociados. File Dynamics ofrece las restricciones de acceso basadas en funciones, la corrección, la mitigación de riesgos y la gestión proactiva necesarias para el cumplimiento de la normativa sobre gestión de datos.

OpenText™ ControlPoint es una solución de análisis de archivos que aprovecha la inteligencia artificial de OpenText™ Knowledge Discovery para el análisis de datos no estructurados. Permite a las organizaciones identificar y clasificar automáticamente los datos sensibles (por ejemplo, PII, PCI, PHI); limpiar los datos heredados; y descubrir los riesgos ocultos en los datos oscuros que se encuentran sin gestionar en repositorios de correo electrónico, archivos compartidos, sitios de SharePoint y repositorios en la nube (como Office365, Google Drive y Dropbox). ControlPoint también permite a las organizaciones ahorrar en costes de almacenamiento al reducir los datos redundantes, obsoletos y triviales. Esto proporciona un mejor acceso a la información valiosa y refuerza la conservación de los datos mediante la aplicación de políticas que ayudan en la gestión del ciclo de vida de los datos, el cumplimiento de la normativa y la seguridad de los datos.