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¿Qué es la gestión de contenidos en la nube?

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Ilustración de elementos informáticos centrada en una bombilla

Descripción general

Gestión de contenido en la nube impulsada por IA que se integra perfectamente en sus aplicaciones empresariales críticas.

¿Está pensando en trasladar la gestión de contenidos a la nube? Las soluciones de gestión de contenidos siguen evolucionando, haciéndose más inteligentes e integradas. Descubra las ventajas de productividad y eficiencia de la gestión de contenidos SaaS, qué buscar en una solución de gestión de contenidos en la nube y el importante papel de la IA generativa.

Los sistemas de gestión de contenidos han avanzado mucho. Los primeros sistemas se crearon para los departamentos jurídicos y de gestión de archivos, centrados principalmente en el cumplimiento de la normativa y en minimizar los riesgos, sin pensar apenas en cómo utilizaban los trabajadores del conocimiento los contenidos que guardaban.

Hoy en día, una nueva generación de soluciones de gestión de contenidos se diseña pensando en los usuarios, facilitando el acceso a los contenidos para maximizar el valor de la información e impulsar la eficiencia y la productividad. Estos sistemas gestionan el ciclo de vida de la información, desde su creación y almacenamiento hasta su recuperación y distribución, al tiempo que aplican los controles de seguridad necesarios y las mejores prácticas de gobernanza. Gracias a los avances en las herramientas de inteligencia artificial (IA), los contenidos se pueden buscar, analizar y resumir fácilmente, lo que permite descubrir información oculta.

Gestión de contenidos en la nube

La gestión de contenidos en la nube es la próxima evolución de los servicios de contenidos, que traslada la gestión de contenidos a un entorno en la nube para ofrecer un acceso, una agilidad, una seguridad y un control de costes aún mayores. Según IDC, las organizaciones están adoptando el paso a la nube, y dos tercios de los encuestados han realizado inversiones en servicios de contenidos en los últimos 12-18 meses, con un 31% impulsado por iniciativas de modernización tecnológica que incluyen el paso a la nube[1].

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión de contenidos en la nube?

Las plataformas de gestión de contenidos en la nube siguen evolucionando, proporcionando a las organizaciones más capacidades y ventajas, acabando con los silos de información y facilitando la integración de contenidos entre sistemas y aplicaciones.

Las principales ventajas son:

  • Reducir la dispersión de la información y los silos reuniendo la información y los procesos empresariales.
  • Aumento de la eficiencia con mejoras en los tiempos de procesamiento del flujo de trabajo y en la velocidad de recuperación de documentos, reduciendo los cuellos de botella y acelerando las operaciones.
  • Acceso rápido a los contenidos desde cualquier lugar, impulsando la continuidad y la productividad de la empresa.
  • Mejorar la colaboración garantizando a los usuarios el acceso a los documentos y datos más actualizados.
  • Extraer valor de los contenidos y los datos para impulsar una toma de decisiones precisa y oportuna.
  • Mejora de la seguridad con múltiples capas de protección de la seguridad, incluidos controles de acceso avanzados, clasificaciones automáticas de contenidos y supervisión continua de la seguridad.
  • Automatización y aceleración de la clasificación y el archivo de contenidos de nueva creación.
  • Despliegue rápido con sistemas de gestión de contenidos implantados con rapidez, capaces de ampliarse según sea necesario para satisfacer las crecientes demandas empresariales y de contenidos.

¿Qué buscar en una solución de gestión de contenidos en la nube?

Según Forrester, los principales casos de uso que las organizaciones esperan que aborden las plataformas de gestión de contenidos se centran en la colaboración centrada en documentos, la automatización de procesos centrada en documentos y el gobierno de la información[2].

Específicamente:

Colaboración centrada en los documentos: Mejora de la productividad de los empleados a través de la co-creación y el intercambio de contenidos con espacios de colaboración de proyectos, así como la integración con aplicaciones de productividad.

Automatización de procesos centrada en documentos: Racionalización de las tareas rutinarias, digitalización del trabajo manual y automatización de los flujos de trabajo empresariales con funciones como la automatización de procesos digitales, la firma electrónica y las herramientas de diseño y desarrollo de aplicaciones.

Gobernanza de la información: Cumplimiento de leyes, reglamentos y normas mediante la protección y conservación de documentos basada en políticas con controles de acceso y gestión del ciclo de vida.

Otros casos de uso pueden ser:

  • Extracción inteligente de documentos
  • Plataformas de desarrollo de bajo código para aplicaciones centradas en los contenidos
  • Compartir contenidos de forma segura
  • Automatización del trabajo del conocimiento
  • Aplicaciones horizontales y verticales centradas en los contenidos

Sin embargo, no todos los sistemas de gestión de contenidos en la nube son iguales: algunos se centran en servicios básicos de intercambio de archivos y almacenamiento en la nube, mientras que otros están diseñados para un uso generalizado y multifuncional en la empresa.

Las soluciones empresariales de gestión de contenidos en la nube ofrecen el rendimiento, la gestión, la seguridad, la conformidad y las integraciones necesarias para las necesidades complejas y únicas de las organizaciones.

    • Seguridad: Cifrado avanzado, autenticación multifactor, registros de auditoría detallados y políticas de seguridad personalizables.
    • Cumplimiento: Marcos de cumplimiento exhaustivos, políticas de retención automatizadas y gestión de retenciones legales.
    • Flexibilidad de integración empresarial: Amplias API, conectores preconstruidos y capacidades de integración personalizadas.
    • Escalabilidad: Infraestructura de nivel empresarial, entrega global de contenidos y escalabilidad ilimitada.

¿Cuáles son las principales funciones de la gestión de contenidos en la nube?

A la hora de evaluar proveedores de gestión de contenidos en la nube, elegir al socio adecuado puede marcar la diferencia. A continuación se presentan cuatro funciones principales para ayudar a optimizar y enriquecer los contenidos digitales y preparar a las organizaciones para el éxito a largo plazo:

  • La capacidad de abordar cualquier caso de uso: Cada empresa tiene unos requisitos de contenido únicos. Pregunte por la capacidad de un proveedor para ir más allá del intercambio de contenidos empresariales, resolviendo retos como la gestión de registros, la captura de contenidos y el archivo de información.
  • Integrarse con cualquier cosa y en cualquier lugar para eliminar fricciones en los procesos: Evalúe si los servicios de contenidos y las soluciones de colaboración de contenidos se integran fácilmente en las aplicaciones con las que ya trabajan los usuarios, como SAP® y Microsoft.-
  • Salvaguardar los datos y garantizar el cumplimiento de la normativa: El marco y los controles necesarios para proteger y gestionar la información crítica.
  • Despliegue flexible y global: Las organizaciones necesitan flexibilidad a la hora de implantar la nube. Pregunte por las opciones para elegir entre entornos de nube privada, pública o híbrida, así como por el soporte de centros de datos globales para garantizar un acceso seguro e interrumpido.

IDC ofrece sugerencias adicionales sobre las capacidades que se deben buscar en una solución de proveedor a la hora de modernizar las aplicaciones de servicios de contenidos:

    • Una interfaz de usuario intuitiva para todos los usuarios que interactúan con la aplicación (como RRHH, finanzas, marketing, ventas, atención al cliente, proveedores y socios).
    • Una arquitectura moderna basada en API para garantizar el rendimiento y la facilidad de integración, así como el apoyo a los desarrolladores.
    • Conectores compatibles con aplicaciones adyacentes, como aplicaciones de creación; aplicaciones CRM, ERP y RR.HH.; o herramientas de colaboración para minimizar el código personalizado necesario.
    • Un diseñador de flujos de trabajo, plantillas de flujos de trabajo y funciones de secuencias de comandos para flujos de trabajo más complejos.
    • Una estrategia de innovación con apoyo a GenAI
    • Un historial de innovación y una capacidad demostrada para introducir mejoras con regularidad y sin interrupciones.
    • Un sólido ecosistema de socios y desarrolladores para la implantación, asistencia e integraciones tecnológicas.

¿Qué papel desempeña GenAI en la gestión de contenidos en la nube?

Aprovechando GenAI, las organizaciones pueden ampliar el valor de las plataformas de gestión de contenidos en la nube, poniendo en manos de los usuarios un asistente de contenidos intuitivo basado en IA. Con las soluciones de gestión de contenidos de IA, las organizaciones pueden desbloquear nuevos niveles de comprensión, productividad y control. Los beneficios son de gran alcance, ya que ofrecen una serie de capacidades como:

  • Creación de nuevos contenidos
  • Identificación de contenidos en múltiples fuentes
  • Traducir contenidos
  • Resumir contenidos
  • Sugerir contenidos relacionados
  • Análisis del sentimiento
  • Etiquetado y categorización automatizados

¿Cómo puede ayudarle OpenText con la gestión de contenidos en la nube?

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Notas al pie

  1. [1] IDC, Estado de los servicios de contenidos: Investing in Enterprise Content Management and Content Sharing and Collaboration, enero de 2024 .
  2. [2] Forrester, The Content Platforms Landscape, tercer trimestre de 2024 .