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¿Qué es la gestión de activos digitales?

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Ilustración de elementos informáticos centrada en una bombilla

Descripción general

Descubre cómo las marcas globales crean y distribuyen contenido digital atractivo

La gestión de activos digitales (DAM) es una solución tecnológica y de procesos empresariales que permite a las organizaciones organizar, almacenar, recuperar, compartir y mantener eficazmente sus activos digitales durante todo el ciclo de vida de los contenidos. Los activos digitales incluyen imágenes, vídeos, documentos, archivos de audio y otros elementos multimedia que constituyen la base de la presencia digital y la identidad de marca de una organización. En el actual entorno empresarial digital, los sistemas DAM se han convertido en herramientas esenciales para mantener la ventaja competitiva y la eficiencia operativa.

Gestión de activos digitales

¿Por qué es importante la gestión de activos digitales?

La gestión de activos digitales engloba algo más que soluciones de almacenamiento; representa un planteamiento integral de la gestión de contenidos digitales en el entorno empresarial. Las organizaciones generan y adquieren a diario ingentes cantidades de contenidos digitales, desde materiales de marketing y fotos de productos hasta vídeos de formación y directrices de marca. Sin un sistema DAM adecuado, estos valiosos activos pueden quedar dispersos en distintos lugares de almacenamiento, lo que genera ineficacia, incoherencia y posibles riesgos para la seguridad. La implantación de soluciones DAM ayuda a las organizaciones a mantener el control sobre sus activos digitales al tiempo que maximiza su valor y utilidad en los distintos departamentos y casos de uso.

El valor empresarial de la gestión de activos digitales

La implantación de un sistema DAM aporta un valor empresarial sustancial en múltiples dimensiones de las operaciones organizativas. En esencia, la tecnología DAM agiliza los flujos de trabajo y reduce el tiempo dedicado a buscar y gestionar activos digitales, lo que puede suponer un importante ahorro de costes, una mejora de la productividad y una reducción del riesgo de uso no autorizado de activos. Las organizaciones que utilizan sistemas DAM suelen mejorar la colaboración entre equipos, aceleran la comercialización de campañas y productos y refuerzan la coherencia de la marca en todos los canales y puntos de contacto.

Rentabilidad y optimización de recursos
Los sistemas de gestión de activos digitales generan ahorros de costes a través de diversos mecanismos. Al centralizar el almacenamiento y la gestión de activos, las organizaciones pueden eliminar la creación y adquisición de activos redundantes, lo que reduce tanto los costes directos como el tiempo del personal invertido en la gestión de activos, además de consolidar los sistemas de almacenamiento heredados para reducir la duplicación de archivos. Los flujos de trabajo automatizados y las funciones de búsqueda avanzada permiten a los equipos localizar y utilizar rápidamente los activos existentes, evitando la recreación innecesaria de contenidos similares. Además, los sistemas DAM ayudan a las organizaciones a mantener un seguimiento adecuado de las licencias y los derechos de uso, reduciendo el riesgo de costosos problemas de cumplimiento o infracciones de los derechos de autor.

Coherencia y control de la marca
Una de las principales ventajas de implantar un sistema DAM es la capacidad de mantener una estricta coherencia de marca en todos los canales de marketing y puntos de contacto con el cliente. Las soluciones DAM proporcionan un control centralizado de los activos de marca, garantizando que todos los usuarios accedan a las versiones más actualizadas y aprobadas de logotipos, imágenes y otros elementos de marca. Esta centralización ayuda a evitar el uso de activos obsoletos o no aprobados, manteniendo la integridad de la marca y la apariencia profesional en todas las comunicaciones y materiales de marketing.

Mejore la experiencia del cliente con experiencias digitales impulsadas por DAM
Maximice el valor de los contenidos combinando la gestión de activos digitales con la gestión de la experiencia digital. Agilice los flujos de trabajo, acelere la entrega de contenidos y garantice la coherencia de la marca en todos los canales. Potencie a los equipos con automatización basada en IA, colaboración en tiempo real y experiencias personalizadas que impulsan el compromiso. Ofrezca experiencias digitales fluidas y basadas en datos que mejoren el éxito de los clientes, fomenten la fidelidad e impulsen el crecimiento empresarial a escala.

Características principales de los sistemas de gestión de activos digitales

Los sistemas DAM modernos ofrecen un sólido conjunto de funciones diseñadas para responder a las complejas necesidades de la gestión de activos empresariales. Estos sistemas combinan tecnología sofisticada con interfaces fáciles de usar para ofrecer soluciones integrales a organizaciones de todos los tamaños.

Organización de activos y gestión de metadatos
Los sistemas DAM eficaces proporcionan sólidas capacidades organizativas a través de sistemas inteligentes de gestión de metadatos y etiquetado. Las organizaciones pueden crear esquemas personalizados de taxonomía y metadatos que se ajusten a sus necesidades y flujos de trabajo específicos, permitiendo una categorización precisa y una fácil recuperación de los activos. La gestión avanzada de metadatos permite a los usuarios realizar un seguimiento de la información esencial, como los derechos de uso, las fechas de caducidad y el estado de aprobación, garantizando el cumplimiento y la utilización adecuada de los activos durante todo el ciclo de vida de los contenidos.

Automatización de flujos de trabajo y herramientas de colaboración
Los sistemas DAM agilizan los flujos de trabajo de contenidos mediante procesos automatizados y funciones de colaboración. Estos sistemas pueden automatizar tareas rutinarias como la conversión de formatos, las marcas de agua y el enrutamiento de aprobaciones, reduciendo el esfuerzo manual y acelerando la entrega de contenidos. Las herramientas de colaboración integradas permiten a los equipos compartir, comentar y aprobar activos dentro del sistema, lo que elimina la necesidad de canales de comunicación externos y garantiza que todos los comentarios y revisiones queden debidamente documentados.

Soluciones de gestión de activos digitales de OpenText

OpenText ofrece dos soluciones integrales de gestión de activos digitales diseñadas para satisfacer las diversas necesidades de las empresas modernas: OpenText™ Digital Asset Management (DAM) y OpenText™ Core DAM. Estas soluciones aprovechan la IA práctica a través de OpenText™ Experience Aviator para gestionar los contenidos multimedia enriquecidos a lo largo de su ciclo de vida, desde la creación y distribución hasta su retirada.

OpenText Digital Asset Management
OpenText Digital Asset Management es nuestro software insignia de gestión de activos digitales empresariales, que ofrece potentes capacidades para organizaciones con complejos requisitos de activos digitales. El sistema ofrece funciones líderes en el sector, como la búsqueda basada en inteligencia artificial, una potente automatización del flujo de trabajo y sofisticadas herramientas de gestión de derechos. Las organizaciones que utilizan OpenText DAM se benefician de una escalabilidad ilimitada, manejando miles de millones de activos y petabytes de datos sin degradación del rendimiento.

Las capacidades clave de OpenText DAM incluyen:

  • Máxima extensibilidad mediante API completas y marcos de integración versátiles, que permiten a las organizaciones ampliar los servicios de medios digitales a otros sistemas y procesos con potentes herramientas de optimización sin código.
  • Control de acceso y personalización avanzados que combinan una integración de autenticación sencilla con potentes herramientas para gobernar las experiencias de los usuarios y el acceso a los contenidos.
  • Gestión flexible de metadatos que ofrece tanto plantillas predefinidas como modelos de metadatos personalizables para realizar un seguimiento de la información esencial de los activos, incluidas etiquetas, fechas de caducidad, derechos de uso e historial de aprobaciones.

OpenText Core DAM
OpenText Core Digital Asset Management (DAM) es un software de gestión de activos digitales nativo en la nube inteligente, sencillo y ágil, diseñado para equipos de marketing y comunicación que buscan una implementación rápida y un valor inmediato en OpenText Experience Cloud. Esta solución SaaS multiempresa ofrece una experiencia de usuario intuitiva y personalizada, adaptada específicamente a los profesionales del marketing, que permite una rápida incorporación y una gestión eficaz de los activos. Core DAM se integra a la perfección con las soluciones de OpenText™ Customer Communications and Experience Cloud, proporcionando un enfoque optimizado para la gestión de activos digitales.

Entre las características distintivas de Core DAM se incluyen:

  • Una interfaz de usuario intuitiva diseñada específicamente para profesionales creativos y de marketing ocupados, que minimiza el tiempo de formación y maximiza la productividad.
  • Capacidades integradas de IA generativa a través de OpenText Experience Aviator para la creación automática de metadatos y la generación de imágenes.
  • Flexibilidad de publicación sin fisuras que permite la distribución de contenidos a través de cualquier canal manteniendo la coherencia de la marca.

Integración y extensibilidad de DAM
Las soluciones DAM de OpenText ofrecen amplias posibilidades de integración con las principales aplicaciones empresariales y herramientas creativas. Las plataformas se integran con soluciones de Adobe, Microsoft, Google y muchas otras, entre ellas:

  • Herramientas de diseño creativo: Paquete Adobe Creative Cloud, incluidos Photoshop, Illustrator e InDesign.
  • Almacenamiento y colaboración en la nube: Microsoft OneDrive, Google Drive y SharePoint.
  • Sistemas empresariales: Salesforce, SAP y diversas plataformas de gestión de contenidos.
  • Servicios de IA: AWS Rekognition, Google Vision AI y Microsoft Azure AI.

Este completo ecosistema de integración garantiza flujos de trabajo fluidos y una gestión eficaz de los activos a lo largo de todo el ciclo de vida de los contenidos digitales.

Implantación de DAM y mejores prácticas

Para implantar con éxito un sistema de gestión de activos digitales es necesario planificarlo cuidadosamente y tener en cuenta las necesidades y objetivos de la organización. Las organizaciones deben empezar por realizar una evaluación de su panorama actual de activos digitales, que incluya un inventario de los activos existentes, un análisis de los flujos de trabajo y la identificación de las principales partes interesadas y usuarios.

Planificación y preparación
Antes de implantar un sistema DAM, las organizaciones deben establecer objetivos claros y métricas de éxito para su iniciativa de gestión de activos digitales. Esta fase de planificación debe incluir el análisis de los flujos de trabajo actuales, las necesidades de los usuarios y los requisitos técnicos. Las organizaciones también deben tener en cuenta factores como los requisitos de almacenamiento, las necesidades de seguridad y los requisitos de integración con los sistemas y flujos de trabajo existentes.

Adopción y formación de los usuarios
El éxito de la implantación de un DAM depende de la adopción por parte de los usuarios, la formación específica y la gobernanza continua. A diferencia de los sistemas de gestión de contenidos empresariales, las soluciones DAM suelen tener un número reducido de colaboradores y una comunidad mucho mayor de usuarios de sólo lectura que quizá sólo accedan al sistema unas pocas veces al año. Ofrecer con elegancia experiencias optimizadas para distintos tipos de usuarios es el sello distintivo de una solución DAM bien implementada.

La gestión de activos digitales crea valor de marca

La gestión de activos digitales representa una inversión fundamental para las organizaciones que buscan optimizar sus operaciones de contenidos digitales y mantener una ventaja competitiva en el mercado digital actual. Mediante la implantación estratégica de soluciones DAM, las organizaciones pueden lograr mejoras significativas en la eficacia operativa, la coherencia de la marca y la seguridad de los contenidos. Las completas funciones que ofrecen los sistemas DAM modernos -especialmente los de OpenText, líder mundial en gestión de la información- permiten a las organizaciones gestionar eficazmente sus activos digitales a lo largo de todo el ciclo de vida de los contenidos, al tiempo que ofrecen un valor empresarial y un retorno de la inversión cuantificables.

OpenText nombrada líder en gestión inteligente de activos digitales

"Considere OpenText si es una gran empresa, una organización sin ánimo de lucro o una organización gubernamental con necesidades de amplia gestión de medios, derechos digitales y seguridad." IDC MarketScape 2024

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