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Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?

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Erfahren Sie, wie Sie die betriebliche Effizienz durch Erfassung, KI und Automatisierung maximieren können.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) erweitert die intelligente Dokumentenerfassung durch KI und Automatisierung und verwandelt Dateien in organisierte Informationen, um die betriebliche Effizienz, den Kundenservice sowie die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern. Unabhängig davon, wie Informationen in ein Unternehmen gelangen, erkennen intelligente Dokumentenverarbeitungslösungen, wann ein Inhalt einen automatisierten Workflow auslösen sollte, extrahieren wichtige Metadaten und stellen sicher, dass die Informationen durchsuchbar und verwertbar sind - für Menschen oder KI-Inhaltsassistenten.

Intelligente Dokumentenverarbeitung

Warum ist intelligente Dokumentenverarbeitung wichtig?

Unternehmen haben mehr eingehende Inhalte als je zuvor zu bewältigen, die aus vielen Formaten bestehen, z. B. PDFs, E-Mails mit Anhängen, mobile Bilder und vieles mehr. Die manuelle Bearbeitung von Dateien ist zeitaufwändig, kostet Geld und führt häufig zu Fehlern.

Dateien wie Rechnungen, Verkaufsaufträge, Kundenkommunikation und Mitarbeiterdaten enthalten wertvolle Informationen, aber ohne die Möglichkeit, die darin enthaltenen Daten zu finden, zu verstehen und zu nutzen, werden wichtige Arbeitsabläufe verzögert. Allzu oft liegt die Last der effektiven Nutzung von Inhalten bei Einzelpersonen, wobei zusätzliche Schritte erforderlich sind, um Inhalte manuell zu prüfen, zu kennzeichnen und inhaltsintensive Workflows zu verwalten.

Als Reaktion darauf ersetzen Unternehmen aller Branchen die manuelle Dateneingabe und Dateikennzeichnung durch intelligente Lösungen für die Dokumentenverarbeitung. Durch die Automatisierung der Dokumentenerfassung, -klassifizierung, -verarbeitung und Datenextraktion werden manuelle Aufgaben reduziert, wodurch Mitarbeiter und Teams für höherwertige Aufgaben freigesetzt, Fehler reduziert und die Datennutzung verbessert werden.

Intelligente Datenverarbeitung ermöglicht es Unternehmen, die Informationserfassung mit den neuesten KI-Technologien und Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zu erweitern, um Umsatzabläufe zu beschleunigen und bessere Kunden- und Mitarbeitererlebnisse zu schaffen. Wenn Unternehmen die Automatisierung optimieren, geht alles schneller und konsistenter vonstatten, was entscheidend ist, um wettbewerbsfähig und konform zu bleiben.

Wie funktioniert die intelligente Dokumentenverarbeitung?

Intelligente Dokumentenverarbeitung beschleunigt nachgelagerte Arbeitsabläufe und steigert so die Effizienz und Produktivität durch drei zentrale Schritte:

  1. Informationserfassung: Intelligente Dokumentenverarbeitung sammelt Inhalte aus verschiedenen Quellen, z. B. E-Mails und mobilen Apps, und kennzeichnet und organisiert Dokumente automatisch.
  2. KI-unterstützte Datenextraktion und Dokumentenverständnis: Intelligente KI hilft intelligenten Dokumentenverarbeitungslösungen dabei, den Inhalt eines Dokuments zu verstehen, wichtige Details herauszuziehen, Muster zu erkennen und Tonalität und Stimmung zu erfassen. Außerdem lernt das KI-Modell mit der Zeit und verbessert so kontinuierlich die Ergebnisse und die Leistung.
  3. Automatisierung von Arbeitsabläufen: Sobald die Daten extrahiert sind, sendet die intelligente Dokumentenverarbeitungslösung die Daten an die richtige Stelle, um Workflows auszulösen, z. B. innerhalb eines Finanzsystems, eines HR-Tools oder einer Kundendienstplattform. Diese Automatisierung spart Zeit und verringert das Risiko von Fehlern.

Was sind gängige Anwendungsfälle für die intelligente Dokumentenverarbeitung?

Intelligente Dokumentenverarbeitungslösungen sind ideal für Dateien, die schnell organisiert, durchsucht und bearbeitet werden müssen. Das macht die intelligente Dokumentenverarbeitung zu einem wichtigen Instrument, das in vielen Branchen und bei wichtigen Geschäftsfunktionen neue Effizienzgewinne ermöglicht. Einige Beispiele sind:

Hier ein Beispiel für ein gängiges Onboarding-Szenario: Beantragung eines Bankkontos. Um die Identität des Kunden zu überprüfen, lädt die Person eine PDF-Datei mit einer Stromrechnung, einem Mietvertrag und einem eingescannten Führerschein hoch. Hinter den Kulissen macht sich eine intelligente Dokumentenverarbeitungslösung wie OpenText™ Capture an die Arbeit. Es trennt die drei Dokumente automatisch, klassifiziert jedes einzelne und extrahiert Schlüsseldaten wie Name, Adresse und Kontonummern. Fehlt eine Information oder ist sie unklar, markiert das System sie für eine schnelle menschliche Überprüfung über eine einfache Webschnittstelle. Nach Abschluss der intelligenten Dokumentenerfassung exportiert die IDP-Lösung die Dateien und Metadaten automatisch in das Banksystem und löst damit den nächsten Workflow im Onboarding-Prozess des Kunden aus.

Was sind die wichtigsten Vorteile einer intelligenten Dokumentenverarbeitungslösung?

Intelligente Dokumentenverarbeitung maximiert die Effizienz durch Informationserfassung, KI und Prozessautomatisierung. Kunden und Mitarbeiter profitieren von einem schnelleren Onboarding und einer schnelleren Falllösung - selbst der Tonfall einer Kundenkommunikation kann auslösen, wen das System einem Support-Ticket zuweist. Beide Gruppen erleben auch weniger Frustration durch manuelle Aufgaben und verlorene Dokumente.

Unabhängig davon, wie Informationen in ein Unternehmen gelangen, werden die Inhalte sofort umgewandelt, um sie nutzbar und durchsuchbar zu machen. Sie speist automatisierte Geschäftsprozesse und entlastet den Benutzer von der manuellen Überprüfung von Inhalten, dem Hinzufügen von Tags und der Entscheidung, ob der nächste Workflow gestartet werden soll.

Die Unternehmen profitieren davon:

  • Neue Dimensionen der Geschwindigkeit und Effizienz: Intelligente Dokumentenverarbeitung verkürzt die Zeit, die für die Bearbeitung von Dokumenten benötigt wird, automatisiert manuelle Arbeiten und reduziert Verzögerungen in kritischen Prozessen.
  • Erhöhte Genauigkeit: Durch die automatisierte Datenextraktion werden Fehler minimiert und eine genaue Erfassung der Informationen gewährleistet.
  • Höhere Kundenzufriedenheit: Schnellere Reaktionszeiten und individuellere Interaktionen auf der Grundlage genauer Daten führen zu höherer Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.
  • Kosteneinsparungen: Durch die Verringerung der manuellen Arbeit senken intelligente Dokumentenverarbeitungslösungen die Betriebskosten und verbessern die Gesamteffizienz.
  • Strenge Compliance und Information Governance: Die automatische Klassifizierung, Ablage und Archivierung von Dokumenten mit strukturierten, halbstrukturierten und unstrukturierten Inhalten vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften.

Wie kann OpenText Sie bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung unterstützen?

OpenText bietet mit der OpenText™ Content Cloud eine Komplettlösung für die intelligente Dokumentenverarbeitung an, die intelligente Erfassung, KI-gestützte Automatisierung und tiefe Integration mit Unternehmenssystemen kombiniert, damit Unternehmen intelligenter und schneller arbeiten können.

Im Gegensatz zu Einzellösungen, die nur einen Teil des Dokumentenlebenszyklus abdecken, bietet OpenText End-to-End-Funktionen - von der Dokumentenerfassung und -klassifizierung bis hin zur Datenextraktion, Workflow-Automatisierung und sicheren Archivierung. Dieser einheitliche Ansatz reduziert die Komplexität, verbessert die Genauigkeit und verkürzt die Zeit bis zur Wertschöpfung.

Das ist der Unterschied zwischen OpenText und anderen Anbietern:

  • Ein Anbieter für alles: OpenText bietet Erfassung, IDP, Content Services, Archivierung und Analyse in einer einzigen Lösung. Damit entfällt die Notwendigkeit, mehrere Anbieter oder unzusammenhängende Tools zu verwalten.
  • KI-gestützte Automatisierung: OpenText nutzt maschinelles Lernen und umfangreiche Sprachmodelle, um Datenextraktion, Klassifizierung und Workflow-Entscheidungen kontinuierlich zu verbessern. Dies verringert die manuelle Überprüfung und erhöht die Genauigkeit im Laufe der Zeit.
  • Tiefgreifende Integrationen: OpenText lässt sich nativ in Systeme wie SAP und Salesforce integrieren. Das macht es einfacher, IDP in bestehende Geschäftsprozesse einzubinden, ohne dass dafür eigene Entwicklungen notwendig sind.
  • Flexible Bereitstellung: Egal, ob Sie SaaS, Private Cloud, Hybrid oder On-Premises-Bereitstellung benötigen, OpenText unterstützt Ihre Strategie. Sie können in Ihrem eigenen Tempo und mit Ihrem bevorzugten Hyperscaler - Google® Cloud, AWS™ oder Microsoft® Azure™- in die Cloud wechseln.
  • Globale Größe und Unterstützung: Mit Niederlassungen in 180 Ländern und über 23.000 Mitarbeitern verfügt OpenText über die nötige Größe und Expertise, um komplexe, globale Implementierungen zu unterstützen.

Mit OpenText reduzieren Unternehmen die manuelle Arbeit, verbessern die Datenqualität und beschleunigen die digitale Transformation, während sie die Kontrolle über ihre Inhalte und Arbeitsabläufe behalten.

Entdecken Sie, warum Unternehmen OpenText für intelligente Dokumentenverarbeitung wählen

2025 Global Capture & IDP Software Vendor Matrix Report Excerpt

Erfahren Sie, warum OpenText zum führenden Anbieter von Lösungen für die Informationserfassung und intelligente Dokumentenverarbeitung ernannt wurde.

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