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Was ist Dokumentenmanagement?

Illustration von IT-Elementen mit Schwerpunkt auf einem Fragezeichen

Übersicht

Die Dokumentenverwaltung spielt in Unternehmen eine entscheidende Rolle, da sie sicherstellt, dass Informationen effektiv erfasst, indiziert, organisiert, gespeichert und abgerufen werden können, um die Unternehmensziele zu unterstützen.

Als grundlegende Komponente des Unternehmenserfolgs ermöglichen es Dokumentenmanagement-Lösungen Unternehmen, den vollen Wert von Daten zu nutzen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, die Sicherheit zu verbessern und die Effizienz zu steigern - über Teams, Abteilungen, Geschäftsbereiche und das gesamte Unternehmen hinweg.

Eine Umfrage von Foundry Research ergab, dass Unternehmen nach wie vor mit Herausforderungen konfrontiert sind, die mit der Verwaltung von Informationen zusammenhängen. Die drei größten Hindernisse, die sich auf das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter auswirken, sind

  1. Suche nach Lösungen, die sich in bestehende Technologien und Systeme integrieren lassen.
  2. Komplexe Prozesse und Arbeitsabläufe.
  3. Schwierigkeiten beim Zugang zu verfügbarem Wissen.

Unternehmen, die in robuste Dokumentenverwaltungssysteme investieren, beseitigen digitale Reibungsverluste und schaffen eine Umgebung, in der Inhalte unternehmensweit verbunden, gemeinsam genutzt und verwaltet werden können. Das Ergebnis ist ein Wettbewerbs- und Produktivitätsvorteil für diese Unternehmen, die Inhalte im Kontext und ein sicheres Informationsmanagement in großem Umfang bereitstellen können.

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Document Management

Warum ist Dokumentenmanagement wichtig?

Laut einer Forrester-Studie zu den wirtschaftlichen Auswirkungen™ bringen erfolgreiche Dokumentenmanagement-Programme die Produktivitätsanforderungen von Informationsmitarbeitern mit dem Bedürfnis interner Interessengruppen in Einklang, Routinetätigkeiten zu automatisieren und digitale Dokumente zu verwalten, um gesetzliche oder behördliche Anforderungen zu erfüllen. Und wenn sie gut gemacht sind, sind die Ergebnisse beeindruckend - sie wirken sich positiv auf Kapital- und Betriebskosten, Mitarbeiter- und Kundenerfahrung sowie Datenintegrität aus.

Viele Unternehmen verlassen sich jedoch nach wie vor auf eine Vielzahl von Geschäftstools und Anwendungen, die auf unterschiedliche Plattformen verteilt sind, was das effiziente Auffinden von Informationen erschwert, insbesondere bei unstrukturierten Inhalten. Durch die Integration von Dokumentenmanagement-Lösungen mit führenden Geschäftsanwendungen - wie SAP®, Salesforce®, Microsoft®, Guidewire und Google Workspace - können Unternehmen Brücken zwischen wichtigen Anwendungen bauen und sicherstellen, dass Wissensarbeiter unabhängig von ihrer bevorzugten Schnittstelle über alle Informationen verfügen, die sie für wichtige Geschäftsentscheidungen benötigen.

Effiziente Lösungen für die Dokumentenverwaltung sind von entscheidender Bedeutung, da sie es Unternehmen ermöglichen,:

  • Beseitigung von Integrationsproblemen bei weit verzweigten Technologiepaketen.
  • Skalierung von Inhaltsdiensten für spezielle Anwendungsfälle.
  • Verbessern Sie die Art und Weise, wie Mitarbeiter Informationen finden, nutzen und austauschen.
  • Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Teams und externen Interessengruppen überall.
  • Sicherstellung von Information Governance, Datenschutz und Compliance.
  • Steigern Sie die Flexibilität, um schnell auf veränderte Geschäftsanforderungen zu reagieren.

Wie können Unternehmen von einer Dokumentenmanagementlösung profitieren?

Eine gut umgesetzte Dokumentenmanagementlösung bietet Unternehmen mehrere Vorteile, darunter die Möglichkeit,:

  • Entwickeln Sie die digitale Transformation weiter: Nutzen Sie die neuesten Fortschritte in den Bereichen KI, Cloud Computing und Wissensmanagement, um Innovation und Wachstum voranzutreiben.
  • Steigern Sie die Produktivität: Verringern Sie die Zeit, die Sie für die Suche nach Dokumenten aufwenden müssen, indem Sie im gesamten Unternehmen auf eine einzige Quelle der Wahrheit vertrauen.
  • Ermöglichen Sie datengesteuerte Entscheidungen: Stellen Sie den Nutzern genaue Echtzeitdaten zur Verfügung, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
  • Wenden Sie KI bei der täglichen Arbeit an: Nutzen Sie generative KI, um auf einfache Weise relevante Erkenntnisse, Trends und Analysen zu ermitteln.
  • Verbessern Sie die betriebliche Effizienz: Nutzen Sie die Workflow- und Prozessautomatisierung, um Redundanzen und manuelle Schritte zu reduzieren.
  • Erleichtern Sie den Wissensaustausch: Fördern Sie den nahtlosen Informationsaustausch mit aktueller Dokumentation, nahtloser Zusammenarbeit und strenger Versionskontrolle.
  • Verbessern Sie Compliance und Risikomanagement: Halten Sie gesetzliche und branchenspezifische Vorschriften ein, indem Sie automatisch strenge Zugriffskontrollen, Aufzeichnungsmanagement und Datensicherheitsrichtlinien implementieren.
  • Senkung der Betriebskosten: Konsolidieren Sie Informationsmanagementsysteme und -prozesse, um die IT-Infrastruktur zu rationalisieren und den technischen Verwaltungs- und Überwachungsaufwand zu verringern.

Wie verbessert GenAI die Dokumentenmanagement-Plattformen?

Mit der KI-gestützten konversationellen Suche und der generativen KI, die direkt in einer Dokumentenmanagement-Plattform verfügbar sind, können Unternehmen ihre Dokumentenmanagement-Lösungen und ihre Produktivität auf die nächste Stufe heben. Ein intuitiver KI-Content-Assistent hilft Anwendern, Inhalte einfacher zu identifizieren, zu erstellen, zu übersetzen und zusammenzufassen - und eröffnet so neue Wege, Informationen mit natürlichsprachlichen Fragen zu verstehen und zu nutzen. Dynamische KI-Agenten werden nicht mehr nur als Content-Assistenten fungieren, sondern im Auftrag von Wissensarbeitern komplexe Aufgaben system- und toolübergreifend ausführen, um Prozesse zu beschleunigen.

Was sind die wichtigsten Funktionen, auf die man bei einer Dokumentenmanagementlösung achten sollte?

Die Forrester-Studie "Total Economic Impact" ergab, dass Unternehmen, die nach einer Dokumentenmanagementlösung suchen, fünf Hauptanforderungen an den Anbieter ihrer Wahl stellen:

  1. Geschäftskritische Integrationen mit führenden Anwendungen wie ERP- und Produktivitätstools.
  2. Geografische Präsenz und lokales Fachwissen über komplexe Compliance-Anforderungen.
  3. Sofort einsatzbereite Automatisierungen für Produktivität und eingebettete Sicherheit und Information Governance.
  4. Fachkenntnisse in den Bereichen Datensicherheit, Disaster Recovery und Backup.
  5. Ein sicherer, gesetzeskonformer und durchgängig verfügbarer zentraler Arbeitsbereich für die unternehmensweite Nutzung.

Bei der Bewertung von Dokumentenverwaltungslösungen sind zusätzliche Funktionen zu berücksichtigen. Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Informationen und vorhandenen Geschäftsinstrumenten zu ziehen, sollte eine Lösung über folgende Eigenschaften verfügen:

  • Einfache, intuitive und leicht zu bedienende Benutzeroberfläche zur Steigerung der Akzeptanz.
  • End-to-End-Content-Management mit Unterstützung für Inhaltserfassung, Dokumentenerstellung, gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit, Integration von Unternehmensanwendungen und Workflow-Automatisierung.
  • KI-fähige Funktionen wie integriertes Metadaten-Tagging, Indexierung und Kategorisierung zur Organisation von Inhalten für bessere GenAI-Ergebnisse.
  • Automatisierte Governance hinter den Kulissen zum Schutz und zur Sicherheit von Informationen während des gesamten Lebenszyklus.
  • Plattform- und Bereitstellungsflexibilität mit Optionen für die Bereitstellung vor Ort, hybrid oder in der Cloud.

Wie nutzen die verschiedenen Abteilungen und Branchen Dokumentenmanagement-Lösungen?

Dokumentenmanagement-Lösungen unterstützen eine Vielzahl von Anwendungsfällen in verschiedenen Abteilungen und Branchen, die jeweils eigene Anforderungen an die Speicherung, den Zugriff und die Sicherung von Informationen stellen. Durch die Zentralisierung von Inhalten und deren Einbettung in zentrale Geschäftsanwendungen können Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, digitale Reibungsverluste zu verringern und bessere Entscheidungen zu treffen.

Hier erfahren Sie, wie verschiedene Teams und Sektoren davon profitieren:

  • Vertrieb: Rationalisieren Sie die Angebotserstellung, automatisieren Sie Vertragsgenehmigungen und greifen Sie direkt von CRM-Plattformen auf die neuesten Unterlagen zu, um die Vertriebszyklen und die Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden zu verbessern.
  • Personalwesen (HR): Sichere Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Einführungsunterlagen und Leistungsdokumenten bei gleichzeitiger Einhaltung von arbeitsrechtlichen Vorschriften und Datenschutzanforderungen.
  • Kundenbetreuung: Bieten Sie Agenten einen schnellen Zugriff auf aktuelle Wissensdatenbanken, Serviceaufzeichnungen und Kundenkommunikationshistorien, um die Lösungszeiten und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
  • Rechtliches: Zentralisieren Sie Rechtsdokumente, Fallakten und Compliance-Materialien mit Versionskontrolle, E-Signatur-Unterstützung und Prüfpfaden, um die rechtliche Integrität und Bereitschaft zu wahren.
  • Technik: Verwalten Sie große Mengen an technischen Zeichnungen, Produktdokumentation und Änderungsprotokollen und unterstützen Sie dabei die Zusammenarbeit globaler Teams und die Einhaltung der Versionsgenauigkeit.
  • Biowissenschaften: Führen Sie eine vorschriftenkonforme Dokumentation in den Bereichen Forschung, klinische Studien und Produktion, die Genauigkeit, Rückverfolgbarkeit und Auditfähigkeit in Übereinstimmung mit den Branchenstandards gewährleistet.
  • Behörden: Ermöglichen Sie eine sichere, konforme Verwaltung von Bürgerakten, Genehmigungen und behördlichen Dokumenten und unterstützen Sie gleichzeitig Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz im öffentlichen Dienst.

Wie kann OpenText beim Dokumentenmanagement helfen?

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Fußnoten