OpenText 主页。
技术主题

什么是诉讼保留？

联系我们了解我们的相关产品
以灯泡为重点的信息技术项目图示

概述

利用 OpenText™ Core Legal Hold 简化法律持有管理并降低风险

诉讼保留，也称为 "法律保留"，支持保存潜在相关数据的法律责任，是公司指示其员工保存特定数据以及采取措施暂停与预期或未决诉讼、监管调查或其他法律程序有关的正常文档保留和销毁政策的过程。

请继续阅读，了解更多有关诉讼保留和法律保留流程的信息，以及如何使用法律保留软件来优化活动和降低风险。

诉讼搁置

诉讼搁置和法律搁置有区别吗？

诉讼保全和法律保全这两个术语通常可以互换使用。法律保留是一个更宽泛的术语，包括在合理预期诉讼、监管调查或其他法律程序的情况下保存潜在相关文件和数据的责任。

这可能是由诉讼之外的各种法律事务引发的，包括调查、监管要求和审计。诉讼保全更为具体，它指的是在合理预期、未决或正在进行的诉讼中产生的保全责任。它本质上是法律持有的一个子集，适用于民事诉讼程序，目的是防止证据遗失并确保为证据开示而保存证据。

为什么需要诉讼保留？

在预期或未决诉讼事项中，诉讼保全义务至关重要，可确保证据在法庭上可用和可辩护，并防止证据被销毁或篡改。通过实施诉讼保留，组织可以更有把握地采取关键步骤，确保证据不被更改，并可供审查。诉讼保留流程的可辩护性有助于验证数据是否得到了妥善处理，以及保存义务是否得到了遵守。

诉讼保留何时发生？

当有理由预计会发生诉讼，或当事人收到潜在索赔或法律诉讼威胁的通知时，就会触发诉讼搁置。更广泛地说，法律搁置通常是针对内部调查、监管程序或其他需要保留证据的投诉而启动的。 

不遵守诉讼保留的风险是什么？

如果未能实施适当的诉讼搁置，可能会造成严重后果。不遵守诉讼保留可导致被指控故意销毁相关证据。法院可能会对破坏证据（销毁或篡改证据）的行为进行制裁，包括对陪审团做出不利推论的指示、罚款，甚至在严重情况下做出缺席判决。妥善管理法律保留程序将降低合规风险，确保数据处理活动的完整性。

谁签发诉讼搁置令？

诉讼搁置通知通常由内部法律部门发出，但也可能来自 IT、人力资源、合规或其他团队。通知是一份正式文件，传达了保存与案件或事项可能相关的证据的义务。

谁会收到诉讼保留？

诉讼搁置通知通常发给保管人--负责维护和保管文件的人。保管人可包括雇员、管理人员、信息技术人员、记录管理人员或任何拥有信息控制权或访问权的个人。在某些情况下，还可能向拥有相关数据或记录的第三方（如外部供应商、服务提供商或仍有可能访问相关信息的前雇员）发出诉讼保留通知。同样，这些第三方也应遵守诉讼搁置指令。

是否可以在不通知保管人的情况下进行法律扣留？

在某些情况下，特别是在调查过程中，IT 部门可能会接到指示，要求在保管人不知情的情况下对其数据实施 "静默 "法律保留（如果担心发出通知实际上会导致证据被销毁）。这些步骤对于支持敏感事件的初始阶段可能是必要的，例如欺诈调查、监管调查或举报人指控，在这些事件中，需要在保管人意识到调查之前保护数据，以降低有意或无意销毁证据的风险。

诉讼保留通知包含哪些内容？

诉讼保留通知是具有法律约束力的指令，收到通知的保管人有义务遵守其指示。该通知可能会具体说明相关问题以及保存潜在相关数据的必要性，并具体说明可能需要保存的数据类型以及对保管人的其他指示。相关数据包括所有类型的相关信息，如与案件相关的文件、电子邮件和电子存储内容。

法律持有程序的关键步骤是什么？

法律保留程序包括一系列步骤，以保持合规性。了解这些组成部分有助于组织制定稳健的程序，在满足法律要求的同时最大限度地减少对业务运营的干扰。这种保全义务一直持续到问题通过和解、判决或用尽所有上诉手段得到解决为止。

确定保管人并评估范围

对于任何面临诉讼威胁或其他保存触发因素的法律团队来说，第一步是确定保管人--对数据有访问权和控制权的关键人物--是否负有保存义务。确定保管人和数据源是成功合法持有的基础。

通知保管人

确定数据保管人和相关数据类型后，法律团队将向保管人发出通知。这些通知告知这些个人他们有义务保存数据，并附有不得删除、更改或修改他们所掌握数据的具体说明。这也将明确规定保留哪些内容。托管人应确认收到通知，并确认他们理解并将遵守相关义务。

采访保管员

通常会对保管人进行访谈或填写后续问卷，以确认和审查潜在相关数据的存放位置。这些步骤有助于法律团队更多地了解他们使用什么设备，以及他们通常在哪里保存和存储数据。在此过程中，可能会发现更多的关键参与者或其他监护人。

数据保存和收集

采取措施保存相关信息至关重要。这一步骤包括采取措施保护数据不被篡改、丢失或破坏。在某些情况下，数据可以就地保存，而在其他情况下，则需要采取步骤，以符合取证要求的方式收集数据。

暂停保留政策

各组织还应暂时中止可能与法律保留相冲突的常规数据管理做法，如数据删除、归档、文件销毁或回收政策。在这种情况下，信息技术部门和其他部门的领导（如记录管理员）要努力确保潜在的相关数据不会在无意中被销毁。

监测和记录法律持有义务

法律团队需要定期监控和持续跟踪遵守法律持有义务的情况。作为该流程的一部分，我们会定期向保管人发送提醒函，以便他们了解哪些数据仍受到扣留，并确保数据不被更改、忽略或销毁。持续监控有助于及时解决问题，并确保必要的信息得到保护。

解除诉讼搁置

一旦事项或案件结案，诉讼搁置就会解除。这样，组织就可以重新按照公司的保留政策管理数据。

与法律持有管理相关的主要挑战有哪些？

人工执行法律保留程序效率极低，容易出错，而且会增加证据被遗弃的风险。依赖电子表格、电子邮件和人工跟踪的组织往往面临合规方面的困难。手工输入数据越来越难以准确管理和维护。此外，组织必须持续监控雇佣关系的变更、调动和离职，并相应更新诉讼保留记录。员工更替率高或组织结构复杂的组织会发现这一过程过于繁琐且充满风险。

法律持有技术如何支持这一过程？

法律保留软件实现了法律保留工作流程关键环节的自动化。它有助于集中管理法律持有量，从而提高团队效率，减少对高风险人工流程的依赖--将花费在人工、重复性任务上的时间转化为高效、高价值的工作。与人工流程相比，Legal Hold 软件具有变革性优势，可提高效率、降低风险并增强合规性。

法律保留软件有哪些主要优势？

自动化缩短了实施法律保留的时间

法律扣留软件使法律团队只需点击几下，就能创建并向数百或数千名保管人分发扣留通知，而不是通过单个电子邮件。通过自动提醒功能，法务人员无需再对未回复的托管人进行人工跟进，从而可以专注于价值更高的活动。法律保留工具可跟踪确认和问卷答复，实时了解合规状态，无需手动输入数据。

与其他系统集成可降低风险

与人力资源系统集成后，当保管员改变角色或离开组织时，系统会自动发出通知，确保妥善转移保管职责。完整的审计跟踪记录了所有保存活动，为合规性提供了站得住脚的证据，可帮助组织避免制裁。

加强跨部门团队之间的协作

法律和 IT 团队可以访问一个统一的平台，了解持有、保管人合规性和保存活动的当前状态。这种可视性消除了信息孤岛，有利于在出现保护挑战时采取协调行动。集中报告还使法律团队能够快速回应法庭关于证据保存工作的询问，从而展示出一种系统化、站得住脚的证据保存方法。

增强托管人体验，促进合规性

用户友好的界面使保管人能够轻松确认持有、完成问卷调查并了解其保存义务。简化的流程可减少阻力，提高响应的及时性，而自动提醒功能则可确保人们始终牢记应尽的义务，而无需法律工作人员的不断干预。

为什么诉讼保留在电子发现中很重要？

诉讼保留是电子发现流程中的一个重要步骤，因为如果实施得当，它可以确保相关数据得到保存，而不会在预期诉讼发生时丢失或删除。

这一步骤可确保关键信息在电子取证流程的稍后阶段可供收集、审查和制作。

此外，监护人访谈和问卷调查中收集到的任何信息都可以为其他关键证人或其他数据来源提供额外的洞察力和能见度，以便在保存和收集之外进行早期案件评估。在制定审查策略时，可以确信数据不会丢失，这样就能对针对电子发现解决方案中审查的数据语料库进行分析的有效性更有信心。

OpenText Core Legal Hold 如何为我们的客户提供支持？

OpenText™ Core Legal Hold 是一款基于云计算的低成本法律保留软件 ，它利用经过验证且可定制的专家工作流程，将诉讼保留流程的每个阶段集中化和自动化。它与其他企业系统集成，可高效执行工作流程，产生准确、可辩护的结果，而成本仅为竞争对手法律保留软件的一小部分。

主要优势

  • 轻松实施：通过在多用户 SaaS 云中部署，在数周而非数月内开始受益。
  • 与通用系统无缝集成，实现无缝信息传输。创建可靠、精确和自动化的工作流程，用于管理托管人档案和转变员工变更管理。
  • 实现成本确定性，降低总体拥有成本。利用统一收费订阅，减少对 IT 资源的依赖，以经济实惠的方式管理法律保留软件。

相关产品

OpenText™ Core Legal Hold

消除耗时且高风险的人工诉讼保留流程

OpenText™ eDiscovery

简化整个电子发现流程，以降低成本、加快审查速度并降低法律风险

OpenText™ 数字取证和收藏

收集和分析数字证据，为诉讼、调查和合规提供专家支持

OpenText™ Investigation

利用内置分析功能加快早期案件评估和调查，快速查找关键证据

OpenText™ Recon 调查服务

获得端到端支持，以分析非结构化数据并推动更快、更具成本效益的调查成果

查看所有相关产品

我们能提供什么帮助？

脚注